现代地产企业采购成本管理的精细化培训-东大NBA班.ppt
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1、采购和约与成本管理的精细化之道,演讲人:杨凡,现代房地产开发企业,目前对于很多房地产企业来说,如何花钱、把钱花好确实是个问题。位于整个价值链较前段的采购招投标管理就是如何花好钱的重要一环。纵观国内房地产企业采招管理现状,整体仍处于较粗放阶段,主要表现为重进度、轻管理、电话传真多、电子信息化少、事情做得多、知识积淀少等。,采购管理的精细化,如何解决采招领域的上述问题?如何让采招走向精细化管理?对此,我们提出在采招管理的三大框架基础资料管理,合作伙伴管理,采购流程管理下,实现“84321”协同效益,即规范8个流程,清晰4个岗位职能与权限,沉淀3个核心数据库,打通2个核心业务,处理好一个关系。下面就
2、对此蓝图进行详解,并通过供应商管理与招标平台管理的两个应用案例来阐明应用效果。,采购管理的8 4 3 2 1,一、管理思路设计精细化实现采招管理精细化的根本,二、供应商管理精细化解决战略层面的源头问题,三、采招流程管理精细化解决战术层面的必备问题,采购管理的精细化,一个好的精细化管理设计思路,必须能够起到固化流程且提高效率的效果,而无论多么复杂的流程,都能最终化繁为简,实现企业的明确要求。,8 4 3 2 1具体解释,采购管理精细化必须要有-8大流程,8大流程是指产品库维护,供应商库维护,资质与履约评估,采购计划,标书编制,资格预审,发标、回标、评标和定标,合同制作。这8个流程是采招管理顺利实
3、现的流程平台,对其的规范化可以让采招过程透明,减少消耗及暗箱的道德风险。,4个岗位是指需求与技术负责人即:业务部门或项目公司,采购组织人即:采购管理部主管,经济负责人即:成本管理部主管以及评标人:项目公司的招标小组或集团的招标委员会。这是在房企招标中涉及的4个主要岗位或部门,其中,业务部门是需求发起方,采购主管负责具体采购,而成本主管负责成本控制,评标人则决定最终供应商。4个部门缺一不可,互相制衡,要在流程上清晰划分、设定固话好这4个岗位的职能与权限,以减少现实中招投标过程的扯皮、责任推诿、越权、“先斩后奏”等管理问题。,采购管理精细化要有-4个主要岗位或部门,采购精细化管理要求沉淀-3个核心
4、数据库,3个核心数据库是指产品库、供应商库、采购过程资料库。在现实中,每一笔采购完成后,如果缺乏易于沉淀的电子化积累手段,很多不是纸上资料丢失不全,就是根本没有沉淀积累,导致企业每一次采购过程都要重复一些不必要的部分,损耗部分效率与效益。通过固化的管理设计,在管理平台上实现的招投标过程,都能自动生成这3个核心数据库,不仅沉淀知识以供后来查备之需,更能为企业累积核心资源。,采购精细化管理要求打通-2层业务,即上游业务和下游业务。上游业务包括合约规划和进度计划,下游业务包括合同签订和履约情况。虽然采招管理是一个一体化的管理过程,但是在具体执行时,不同的业务阶段分属于不同的部门岗位。在明确划分岗位职
5、责的基础上,一定要在管理平台上打通上下游业务,实现有效的协同沟通,从而保证采购过程的效率、效益最大化。,采购管理精细化要求处理好-1个关系,即招标人或供应商关系。在采招过程的每个环节,都会涉及到供应商。一个好的管理软件平台,能够实现在招投标过程完成前,准确联系到符合条件的供应商;招投标过程完成后,供应商的评价、归为都同步实现。,一、管理思路设计精细化实现采招管理精细化的根本,二、供应商管理精细化解决战略层面的源头问题,三、采招流程管理精细化解决战术层面的必备问题,采购管理的精细化-要点,供应商管理是采招管理的一项重要内容,房企可以从“合作前评估、合作过程中评估,合作后评估”三大阶段对供应商进行
6、识别和管理,这种全过程精细化的评估机制能有效实现房企对供应商的优胜劣汰。,采购管理的源头-供应商,合作前评估,把握源头-筛选和比较,可以在入库阶段,对所有供应商进行资质评估,综合定级,确定潜在供应商的范围以及合格供应商。在招投标阶段通过资格预审来确定:哪些潜在供应商能够入围?并最终确定中标合作伙伴。,合作中评估,合作伙伴-定量分级,量化标准,合作过程是房企与供应商合作业务的直接“交锋”,房企需要有标准化节点去评估合作过的程中供应商的各种表现,并最终形成基于过程评估、总结评估和保修评估的整体评价。整个评估结果要求可量化,而非简单的定性评价,最终确立出不同合作伙伴的不同评估分值,从而对合作伙伴形成
7、不同分值段的A/B/C三个等级划分。,合作伙伴的评估案例-分级,合作后年度总评,动态刷新-合作伙伴身份,通过合作前资质评估和合作中的打分定级后,还需要对供应商进行年度总评,维系和刷新供应商每年的动态表现,实现供应商合作级别的动态调整,将合作供应商分为战略级、优秀级、普通级和不合格四类,使之后的采购招投标过程快速识别供应商、节约采招成本,最终实现供应商的规范精细化管理。,供应商管理的阶段划分,供应商级别动态调整规则,供应商级别动态调整流程,案例一:,某大型房企的采购内容比较定向化,主要集中于工程承包与材料设备类,首先战略采购,因此十分重视供应商评价管理,希望高效准确解决战略层面供应商筛选问题。根
8、据这一特点与需要,按照上述五个效益的指导思路,在该企业的供方管理系统解决方案中,首先固化了4个流程供应商库管理,资格预审,资质与履约评估,产品库管理;划分了4个岗位的职能与权限需求与技术负责人即技术部或项目部,经济负责人即成本管理中心或合约预算部,采购组织人即招标采购部或工程技术部,以及根据授权手册确定的招投标决策人;沉淀了2个数据库供方资源库与 库;打通了2层业务上游的进度计划与下游的合同履约;最后是处理好供方关系,便于完成战略筛选。这样,解决方案帮助该企业建立了标准化供应商分类管理和细分原则,为规范管理打下了基础,也形成了有效的获取供应商资料的途径和政策,建立、健全供应商资源库,从而发挥评
9、估价值,提高运营效率,降低交易成本。,案例启示,重视供应商管理的好处在于,通过对供应商的综合评估与分类评估,形成项目供应商的优胜劣汰机制,实现了供方评价贯穿供应商合作全生命周期,帮助共同产业链的供应商成长,从而最终选拔各个采购领域优秀的供应商作为长期战略伙伴,从战略层面解决企业的采招源头问题。在这一解决方案中,由于企业的需求一定时期内集中于供方管理,所以八大流程简化成了4个集中于供方管理的流程,沉淀的数据库里也少了一个采购过程资料库,没有突出采购流程管理的内容,如若进一步结合,将实现更好的协同效应。,一、管理思路设计精细化实现采招管理精细化的根本,二、供应商管理精细化解决战略层面的源头问题,三
10、、采招流程管理精细化解决战术层面的必备问题,采购管理的精细化-要点,如果说供应商管理更侧重于战略层面,是企业采招管理的长线,那么如何构建一个日常高效、协同、共享、透明的采招流程自动化系统,则是企业每天都需面对的必备战术。在以往企业采招管理的信息化过程中,经常出现的问题是,“实际工作中式手工招完标再在网上专人走一遍,造成“两套制度”,使电子化招投标流于形式。或者是,干脆在日后的使用中,信息化系统成为摆设,“雷声大,雨点小”,根本不能为企业带来管理效益,更体会不到采招流程管理精细化、电子化的成本与效率优势。,采购管理的战术问题-采招流程,案例二,某知名地产企业的开发产品中,以商用物业为主,采购内同
11、非常广泛,不同的采招标合同发生频率高,因此更注重采招过程的精细化管理。鉴于这一特点与需要,同样按照上述五个效益的指导思路,在该企业的招投标平台解决方案中,首先固化了4个流程标书在线编制,采购计划,发表、回标、评标和定标,合同制作;划分了4个岗位的职能与权限需求与技术负责人即项目部,经济负责人即预算部成本中心,采购组织人即采购部、预算部合约中心,招投标决策人(即会签后,根据金额不同到预算部总监、分管总裁);沉淀了1个数据库采购招投标过程资料库;打通了2层业务上游合约规划与下游合同签订。最终,该企业按照解决方案,形成了自己的管理特色:把成本与招投标放在一个部门,即预算部总监下,便于效率最大化;形成
12、了明确的合同分阶段管理;形成了标准的招投标精细管理流程;形成了自己的一套标准化标书模板,实现了标书在线编制。,案例启示,成本与采招部门打通,紧密耦合,数据准确、可靠;工作流程实现了通过邮件提醒和预警,提高了各部门衔接效率;在线编制避免了线下、线上两张皮,很容易实现招标过程的全纪录,也实现了知识沉淀于信息共享;过程中的月报自动输出,通过月度分析,可以发现并控制异常。这个应用例子也表明,只要有贴合企业特色的标准化流程工具,采招领域所说的“很难形成可用报表”就不再是个问题,而电子化招标过程的信息透明、审核、备案和监督,有利于防范企业责任人的道德风险。在这一解决方案中,该企业的诉求点集中于招标过程精细
13、化管理,所以,同样8大流程缩减为集中反映招标过程电子化的4个流程,沉淀的数据库只有采招过程资料库,忽略了供应商库与产品库,且没有形成最终的供应商关系处理。如能进一步重视积淀供应商管理,则能进一步提高企业采购效能。,采招管理的精细化-总结,长短结合,战略战术结合,这些要点同样适用于采招管理,如何把这些优势结合运用,也是未来采招管理继续探索的问题。房地产企业的竞争不仅体现在惊涛骇浪的前期土地市场与善于腾挪的资本市场,更已经深入到看似细微、实则亦能影响大局的成本领域,包括采招管理领域。随着竞争的加剧与房地产行业的洗牌,精细化管理成功与否越发能突显房企的竞争力高低。在采招环节,能否运用好供应商主体数据
14、库、能否实现流程优化、能否最大限度避免重复与效率地下、能否做好部门协同形成合力,都将影响一个项目乃至企业的产品成本与品质,从而影响企业的发展。,采招与成本管理的新理念,成本管理是一门花钱的学问突破承建市场的成本控制观念,建立开发商投资控制的理念。成本只为创造价值目标成本是纲、价值利润是魂成本管理与合约采购管理是全成本管理不可分割的有机组成部分。成本管理是项目管理的一个有机组成部分,必须要纳入项目管理中去综合考虑。,目标成本管理是主线 成本策划与合约规划是核心 价值工程分析贯穿始终 概预算/审算:是基本功 贯穿始终 成本 发包:是“虚实转换点”,承上启下,项目成本管理的全过程,【工程采购】采购内
15、容:工程总(分)包工作内容:工程招投标,合同管理【材料设备采购】项目采购采购内容:建筑材料与设备战略采购工作内容:采购招投标,供应商管理,房地产项目采购管理,1、为什么房地产企业仍然感觉成本难于控制?(1)关于目标成本的研究和制定已经相当深入;(2)建筑市场竞争日趋激烈,建筑采购成本日益低廉;(3)ISO业务流程管理已经在各大房地产企业广泛运用。2、设计、工程人员的苦恼(1)成本目标束缚设计;(2)招投标与项目采购分判混乱;(3)变更签证管理混乱;(4)遵守流程和赶进度的矛盾。,项目成本管理的苦恼,1、成本管理的宗旨与原则不明确管理思想:“成本核算成本控制成本管理”管理目的:“节约、省钱、不被
16、骗”表现特点:造价计算(概、预、结)定额模式下,强调个人经验,追求算得快、算量准、定额熟、套价正确。结果:成本管理经验肤浅,缺乏管理知识和经验的沉淀。2、成本管理无“全面组织”保障两个极端:(1)强势地位:权威部门 官僚机构 成本管理降低造价(2)无成本意识:成本部审算部 成本管理处于核算水准,传统“成本管理”的误区:,以标准化合同文本与流程化管理为核心 工程量清单计价模式 结合产品和市场,以造价计算和成本分析为基础,以目标管理为方法,以项目营销定位与技术管理为依托,以产品价值的实现为目标展开成本管理工作。强调企业/团队的共同目标:利润,讲求性价比,发掘价值,创造价值。主动、全面、动态成本管理
17、原则:成本超前先行(成本控制的重心前移);积极、主动围绕目标成本的实现进行控制;全过程、全方位、全环节、全员参与的动态成本管理;目标成本管理贯穿于建设项目的每一个阶段,凡是做到事先控制为主,事中事后控制为辅,在立项、设计、施工之前发现问题,减少无效成本。核算型的成本管理已濒临淘汰,控制型的成本管理模式已不能满足市场的要求,成本管理必须向价值创造型转变核心就是产品“价值工程”研究。,现代地产企业成本管理理念:,1、项目成本管理的目的 提升价值2、项目成本的构成 全成本,空间与时间分布3、项目成本管理的阶段 全过程4、项目成本管理的责任人 全员5、项目成本管理的方法 目标成本管理6、项目成本管理的
18、要点 合理确定与动态控制,现代地产企业-成本管理理念,1、房地产公司是企业,利润是企业用永恒目标2、利润与成本的关系收入一定的情况下,成本越低,利润越大3、成本管理的目的与企业的目标是一致的项目公司的目标4、成本管理的目标是保证成本的支出获得最有效的收益 提升价值 成本控制不等于省钱,花得多会浪费,花得少也会有浪费,花多花少不是重点,花的有效才是关键,项目成本管理的目的:,1、成本构成:建造成本=前期工程费+基础设施费建安工程费(土建安装)+公共配套设施费 开发成本=土地成本+建造成本+开发期间费用 全成本(即项目总投资成本)开发成本+开发费用(管理费用营销费用财务费用)2、时间与空间上的分布
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