Access数据库基础及应用教程第5章 数据表.ppt

Access数据库基础及应用,第5章 数据表教学知识点表的创建表的维护表中数据的操作表间关系数据的导入与导出,Access数据库基础及应用,数据表(表)是Access数据库最重要最基础的对象。数据库只是一个框架，数据表才是其实质内容。一个数据库中可能包含若干个数据表。如“教学管理系统”中，“教学管理”数据库包含分别围绕特定主题的6个数据表：“教师”表、“课程”表、“成绩”表、“学生”表、“班级”表和“授课”表，用来管理教学过程中学生、教师、课程等信息。6个各自独立的数据表通过建立关系被联接起来。,Access数据库基础及应用,5.1 创建数据表 完成数据库设计后，就可以开发Access数据库应用系统了。开发应用系统的第一步是建立Access数据库，第二步工作是在该数据库中创建表对象。Access允许一个数据库中包含多个表。表用于存储和管理与特定主题有关的数据,是Access数据库的对象之一，其他数据库对象,如查询、窗体、报表等都以表对象为基础。,Access数据库基础及应用,5.1 创建数据表在用户看来，与特定主题有关的数据集合表是一张二维表，其中的每一列称为表的字段，每一行称为表的记录。如“教师”表等。表对象由表结构和表数据两部分组成，其中表结构指构成表的框架，具体说就是指表中所包含的每个字段的字段名、字段的数据类型和字段长度等属性，表数据就是指表中的记录。,Access数据库基础及应用,5.1 创建数据表5.1.1 建表原则 为减少数据输入错误，并能使数据库高效工作，表设计应按照一定原则对信息进行分类，同时为确保表结构设计的合理性，通常还要对表进行规范化设计，以消除表中存在的冗余，保证一个表只围绕一个主题，并使表容易维护。,Access数据库基础及应用,1.信息分类原则(1)每个表应该只包含关于一个主题的信息 当每个表只包含关于一个主题的信息时，就可以独立于其他主题来维护该主题的信息。例如，应将教师基本信息保存在“教师”表中。如果将这些基本息保存在“授课”表中，则在删除某教师的授课信息，就会将其基本信息一同删除。(2)表中不应包含重复信息，表间也不应有重复信息 每条信息只保存在一个表中，需要时只在一处进行更新，效率更高。例如，每个学生的姓名、性别等信息，只在“学生”表中保存，而“成绩”中不再保存这些信息。,Access数据库基础及应用,2.规范化设计 表的规范化形式按规范化程度从宽松到严格，分别为第一范式、第二范式、第三范式等。(1)第一范式 第一范式（1NF）是指在关系中每个属性都是不可再分的数据项。1NF是关系数据库应满足的最基本的条件，一个不满足1NF的数据库不能称为关系型数据库。,Access数据库基础及应用,表5-1中,“联系电话”可以拆分,该关系不满足1NF,现将“固定电话”和“移动电话”均作为表中字段，使每个数据项不可拆分,就满足1NF了。,表5-1,表5-2满足1NF的关系,Access数据库基础及应用,(2)第二范式 在一个满足lNF的关系中，如果所有非主属性都完全依赖于主属性，则称这个关系满足第二范式(2NF)。表5-3中的主关键字是（学号、课程编号）,该关系满足1NF,但应用中会出现以下问题：,表5-3,Access数据库基础及应用,原因分析：学号和课程编号是主属性,分数和学分是非主属性,其中分数完全依赖于主属性学号和课程编号,而学分仅依赖于课程编号，即对主属性属于部分依赖，可见该关系不满足2NF。要避免上述问题，关系模式必须满足2NF，方法是：将此关系模式进行分解，生成两个关系模式：课程（课程编号，课程名称，课程类别，学分)（根据需要，增加了“课程类别”属性）、成绩（学号，课程编号，分数）,Access数据库基础及应用,满足2NF的关系中，如果其所有非主属性都不传递依赖于主属性，则称该关系满足第三范式(3NF)。表5-4主关键字是“学号”,满足2NF。但“班级编号”,“班级名称”,“班主任”重复存储，存在数据冗余、插入异常、删除异常、更新异常等问题。,表5-4,Access数据库基础及应用,原因分析：非主属性“班级名称”、“班主任”依赖于“班级编号”,而“班级编号”又依赖于“学号”,存在传递依赖现象，即不满足3NF。解决问题的方法：使关系模式满足3NF。将该关系模式进行分解（根据需要增加若干属性）：学生（学号，姓名，性别，出生日期，政治面貌，班级编号，照片）班级（班级编号，班级名称，入学时间，专业，培养层次，人数，班主任）。,Access数据库基础及应用,一个好的关系模式，应该保持尽可能少的数据冗余，而且不存在插入异常、删除异常和更新异常等问题。规范化是为了将不好的关系模式转化为好的关系模式，转化的方法是：将关系模式分解成两个或两个以上的关系模式。在设计表时，应该保证数据库中的所有表都能满足2NF，并力求绝大多数表满足3NF。,Access数据库基础及应用,5.1.2 定义表结构 创建表可分为两步完成：创建表结构；向表中输入数据。创建表结构时，首先要定义表结构，即定义表中各字段的字段名、字段类型、字段大小和字段的其它属性等。然后使用“设计器”或“表向导”建立表结构。表结构建立后，就可以向表中输入数据了。1.定义字段名 每个字段都应具有唯一的字段名，以标识表中的列。Access要求字段名符合以下规则：(1)字段名最长达64个字符（包括空格）。(2)字段名可采用字母、汉字、数字、空格和其他字符。,Access数据库基础及应用,(3)字段名不能以空格开头,不能包含点（.）、感叹号（!）、方括号（）,先导空格以及不可打印字符（如回车符等）。(4)不能使用ASCII值为032的字符。2.定义字段类型 一个数据表中同一列的数据必须具有共同的数据特征，称其为字段的数据类型（简称为字段类型）。Access中支持10种字段类型：文本型、备注型、数字型、日期/时间型、货币型、自动编号型、是/否（逻辑）型、OLE对象型、超级链接型以及查阅向导型。,Access数据库基础及应用,表5-5Access中的数据类型,Access数据库基础及应用,表5-6“数字”数据类型字段的大小属性 在定义字段类型时应考虑以下几个方面：(1)字段中允许什么类型的值 如不能在“数字”类型的字段中保存文本数据。,Access数据库基础及应用,(2)用多少存储空间来保存字段中的值 如当文本数据的长度超过了255个字符，则应该考虑使用“备注”数据类型。(3)对字段中的值将执行什么类型的运算 如Access能够对“数字”类型或“货币”类型字段中的值求和，但不能对“文本”类型的值或“OLE对象”类型的值进行求和操作。(4)是否需要排序或索引字段 例如，“OLE对象”类型的字段不能排序或索引。(5)是否需要在查询或报表中使用字段对记录进行分组。如“OLE对象”类型的字段不能用于记录分组。,Access数据库基础及应用,(6)如何排序字段中的值 在“文本”类型的字段中，将数字以字符串的形式进行排序(如：1、10、100、2、20、200等)，而不是作为数值来排序。“数字”类型或“货币”类型的字段按数值排序。如果将日期数据输入到“文本”类型的字段中，将不能正确排序。使用“日期/时间”类型的字段则可确保正确地对日期排序。,Access数据库基础及应用,3.定义字段大小 Access中,表中一列所能容纳的字符个数（即列宽）被称为字段大小，采用字节数表示。当字段类型为文本或数字时，其“字段大小”才可设置。文本类型字段的大小可设置值为1255;数字类型字段的大小可设置值如表5-7所示。,表5-7,Access数据库基础及应用,设置“字段大小”时，应注意：(1)合理的情况下，应该尽可能小地设置字段大小，以便数据的处理速度更快，需要的内存更少。(2)当一个字段已存有数据时，将字段大小的设置值由大变小，可能会造成数据丢失。例如，如果把某一文本类型字段的字段大小从255变成50，那么超过50个字符的数据会丢失。(3)如果要对含有14位小数位的数据字段执行大量运算，可以使用货币数据类型，以提高运算速度。因为单精度和双精度数据类型字段要求浮点运算，货币数据类型字段则使用较快的定点运算。,Access数据库基础及应用,提示：Access中，一个汉字和一个西文字符一样，均占一个字符。定义表结构时，每个字段的字段名、字段类型以及文本类型和数字类型字段的字段大小必须要定义。如果某字段设置为自动编号数据类型，在向表中添加一条新纪录时，Access会为其指定一个唯一的顺序号（每次加1）或随机数。该字段类型占4个字节。自动编号数据类型一旦被确定，就会永久地与记录链接，该值在表中为唯一存在，不会随着增删记录而改变，同时也不能人工干预。,Access数据库基础及应用,5.1.3建立表结构 Access中建立表结构的方法主要有三种：使用“表向导”;使用“数据表视图”;使用“设计视图”。1.使用“表向导”创建表 利用表向导建立表结构只需按系统提示操作即可。例5-1 利用“表向导”创建“教学管理”数据库中的“课程”表（参照教材表5-15）。1)打开“教学管理”数据库窗口。选择“表”对象，双击“使用向导创建表”，或者单击“新建”按钮，在“新建表”对话框中双击“表向导”，如图5-1所示。,Access数据库基础及应用,2)打开“表向导”对话框，如图5-2。单击“商务”，单击“示例表”中 的“学生和课程”，在“示例字段”中选择所需字段。如图5-2所示。,图5-1,Access数据库基础及应用,图5-2,Access数据库基础及应用,3)更改字段名称。在“新表中的字段”中，选择需命名的字段，单击“重命名字段”按钮，打开“重命名字段”对话框更改字段名称后，“确定”如图5-3所示。,图5-3,Access数据库基础及应用,4)单击“下一步”，在出现对话框的“请指定表的名称”文本框中输入表名称，选择设置主键的单选按钮，如图5-4所示。,图5-4,Access数据库基础及应用,5)单击“下一步”，在“请确定哪个字段将拥有唯一标识每个记录都是唯一的数据”文本框中输入“课程编号”，设定“课程编号”为“主键”。如图5-5。6)单击“下一步”,按照提示操作，最后单击“完成”.,图5-5,Access数据库基础及应用,2.通过“数据表视图”创建表 例5-2 通过“输入数据”创建“教学管理”系统中的“授课”表（参照教材表5-16）。1)在“教学管理”数据库窗口选择“表”对象，打开“数据表视图”窗口，如图5-7所示。,图5-7,Access数据库基础及应用,2)修改字段名。通过双击字段名来重新命名字段。生成所有的字段名后关闭窗体。字段类型默认为“文本”型，字段大小自动设置为50。,Access数据库基础及应用,3)在另存为对话框中输入表名“授课”，单击“确定”，出现提示定义“主键”对话框。如图5-8。4)单击“否”,不定义主键,建表完成；单击“是”，Access自行添加一个名为“编号”、数据类型为“自动编号”、字段大小为“长整型”的字段作为该表的主键，即定义“自动编号主键”，建表完成。这里选择不定义主键。,图5-8,Access数据库基础及应用,说明：可以直接在“数据表视图”中输入数据，字段名依次为“字段1”、“字段2”等，字段列数由数据列数决定。各字段的数据类型由Access依据所输入的数据进行判断，如输入字符时，被认为是“文本”类型，输入数值时，被认为是“数字”型。各字段的大小则按默认值设定，如“文本”大小为50个字符，整数为“长整型”等。同样也可定义“自动编号主键”。不论是在“数据表视图”通过重命名字段创建的表结构，还是通过输入数据创建的表结构，通常都要在“设计视图”中对其进行修改才能满足实际需要。,Access数据库基础及应用,3.使用“设计视图”创建表“设计视图”是用来显示数据库对象（包括表、查询、窗体、宏和数据访问页等）的设计窗口，不仅可以用于新建数据库对象，而且可以修改已有数据库对象的设计。使用“表向导”和“数据表视图”创建的表，通常都需要在“设计视图”中进一步修改完善。,Access数据库基础及应用,例5-3 利用“设计视图”创建“教学管理”数据库中的“教师”表（参照教材表5-14）。1)进入表“设计视图”在“教学管理”数据库窗口，选择“表”对象，双击“使用设计器创建表”,或者单击“新建”按钮，“新建表”对话框中双击“设计视图”,打开表“设计视图”,如图5-9所示。,Access数据库基础及应用,图5-9,Access数据库基础及应用,2)定义每个字段 在表“设计视图”窗口，按照表结构的定义，建立各字段：输入字段名，选择数据类型，输入说明文字（可读性注解不是必需的）。在字段属性区，输入字段的属性值，例如字段大小（字段其余属性下节介绍）。如图5-10。,Access数据库基础及应用,图5-10,Access数据库基础及应用,3)定义主键 单击“教师编号”字段前的字段选定器按钮，选择“教师编号”所在的行，单击工具栏上的“主键”按钮，则“教师编号”字段的选定器按钮上出现“主键”标志，如图5-10所示。“主键”也称为“主关键字”。为了能将存储在不同表中的所需信息快速查找出来，并将他们组合在一起，供查询、窗体和报表使用，每个表都应该有一个或多个字段能够唯一标识表中的每一条记录，这样的字段被称为表的主键。,Access数据库基础及应用,Access不允许在定义为主键的字段中输入重复值或Null值。Access中可定义三种主键：单字段主键、多字段主键和自动编号主键。单字段主键：如果某个字段能够唯一标识表中的每一条记录，该字段被指定为主键时，称为单字段主键，如“教师”表中的“教师编号”。定义的方法是：单击字段前的字段选定器选定字段所在行，单击工具栏上的“主键”按钮。多字段主键：在不能保证任何单字段的取值唯一时，可将两个或更多的字段指定为主键，这样的主键称为多字段主键。定义的方法是：按下Ctrl键，依次单击多个字段前的字段选定器，单击工具栏上的“主键”按钮。,Access数据库基础及应用,自动编号主键：如果保存新建表之前未定义主键，Access会询问是否定义主键，如果回答“是”，Access将创建一个名称为“编号”,类型为“自动编号”的字段，并将其作为自动编号主键。当向表中添加每一条记录时，“编号”字段自动设置为连续的数字。这是定义主键最简单的方法。4)保存表 单击工具栏上“保存”按钮或者表“设计视图”的关闭按钮，在“另存为”对话框中输入表名“教师”，单击“确定”，建表完成。,Access数据库基础及应用,5.1.3 设置字段属性 字段属性是字段特征的集合，它将控制字段的工作方式和表现形式。每个字段都拥有字段属性，不同数据类型的字段所拥有的字段属性各不相同。为字段定义了字段名称、数据类型、字段大小和说明后，Access进一步要求用户定义其他的字段属性。在表“设计视图”中，可以设置这些属性，从而决定字段的数据存储、输入和显示方式。字段属性分为常规属性和查阅属性两种。,Access数据库基础及应用,1.常规属性(1)字段大小(2)格式“格式”属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据的显示方式。该属性值影响数据的显示方式，但不影响数据的存储方式。对不同的字段类型使用不同的设置，例如，一个日期型字段的格式属性可设置为图5-11中的任意一种。如将一个日期型字段的格式属性设置为长日期，则当输入2008-8-8”时，将显示“2008年8月8日”。,图5-11,Access数据库基础及应用,对于“文本”类型和“备注”类型的字段，可在“格式”属性的设置中使用特殊的符号格式。特殊符号及示例如表5-7。(3)输入掩码“输入掩码”属性用于定义数据的输入格式。使用“输入掩码”可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中输入的值。例如可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，向用户显示如何准确输入新号码。,表5-7,Access数据库基础及应用,创建输入掩码时,可使用特殊字符来定义输入掩码。特殊字符如表5-8所示。,表5-8,Access数据库基础及应用,(4)标题“标题”属性值用于在数据表视图、窗体和报表中替换字段名，但并不改变表中的字段名。(5)默认值“默认值”属性用于定义字段的缺省值。当希望某个特定的数据被自动填入某个字段时，将此数据设置为默认值。如将“男”设置为“学生”表中“性别”字段的默认值，当在表中添加记录时,“男”就会自动成为该记录“性别”字段的值。,Access数据库基础及应用,(6)有效性规则、有效性文本“有效性规则”用于对输入到记录中的字段数据指定要求或限制条件,“有效性文本”用于设置输入数据违反“有效性规则”时显示的提示信息。例如，输入的数据不能为0，有效性规则可设置为：0，有效性文本可设置为：“请输入一个非零数”。表5-9中列举了一些有效性规则示例。,表5-9,Access数据库基础及应用,(7)必填字段“必填字段”属性取值为“是”或“否”,用于确定字段中是否必须有值。“是”表示必须填写本字段，不允许该字段数据为空；“否”表示可以不必填写本字段数据，允许该字段数据为空。(8)允许空字符串“允许空字符串”属性取值为“是”或“否”，用于定义文本、备注和超链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串。零长度字符串是指不含任何字符的字符串。可以使用零长度字符串来表明已知该字段没有值。,Access数据库基础及应用,Access中有两类空值：Null值和零长度字符串。Null值表示丢失或未知的数据。主键字段不允许包含Null值。例如，对“教师”表中的“联系电话”字段，如果不知道某些教师的联系电话，或者不知道其是否有联系电话，则可将“联系电话”字段留空,这种情况下，将字段留空可以输入Null值，意味着不知道值是什么。如果事后确认没有联系电话，则可以在该字段中输入一个零长度字符串，表明已知道这里没有值。,Access数据库基础及应用,(9)索引“索引”属性可用于设置单一字段索引。设置索引不仅能够加速对索引字段的查询速度，还能加速排序及分组操作。通常对经常搜索的字段、查询中的连接字段以及排序字段建立索引，以提高操作速度。该属性取值：“无”,表示本字段无索引；“有(有重复)”,表示本字段有索引，且各记录中的数据允许重复；“有(无重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。多字段索引通过“视图”菜单中的“索引”设置。多字段索引排序时，先按索引中的第一个字段排序，第一个字段有重复值时再按索引中的第二个字段排序，依此类推。,Access数据库基础及应用,(10)Unicode压缩 用于定义是否允许对文本、备注和超链接数据类型字段进行Unicode压缩（Unicode将每个字符表示为两个字节）。(11)输入法模式 仅对文本数据类型的字段有效，有两个设置值：输入法开启，表示进入该字段的输入域时自动启动汉字输入法；输入法关闭，表示进入该字段的输入域时自动关闭汉字输入法。例如，可以在“教师”表和“学生”表的“姓名”字段中，将输入法模式设置为输入法开启，以便输入汉字姓名。,Access数据库基础及应用,2.查阅属性 设置查阅属性可使字段的内容取自一组固定的数据。用户向带有查阅属性的字段中输入数据时，系统会提供一个列表，用户可从列表中选择数据作为字段的值。表设计视图中单击“字段属性”下的“查阅”选项卡，可为字段设置查阅属性，如图5-11所示。,Access数据库基础及应用,2.查阅属性,图5-11,Access数据库基础及应用,“查阅”选项卡中各项的含义如下：(1)显示控件“显示控件”用于定义输入字段值时，用何种类型的控件显示数据列表，用户可从列表中选择一个数据作为字段的值。(2)行来源类型“行来源类型”用于定义输入字段值时，列表中所供数据的来源。表5-10分别说明三种可能的数据来源的含义。,表5-10,Access数据库基础及应用,(3)行来源“行来源”的设置取决于行来源类型属性的设置。表5-11列出了各种行来源类型所对应的行来源应该如何设置。例5-4 设置“学生”表中“性别”字段的查阅属性，使得输入“性别”字段值时，可以从“男”、“女”值列表中选择完成。,表5-11,Access数据库基础及应用,1)在设计视图中选中“性别”字段，单击“查阅”选项卡，如图5-11所示。2)设置显示控件属性为“列表框”。3)设置行来源类型属性为“值列表”。4)在行来源属性中输入：“男”;“女”。设置完成后，当在“数据表视图”中为“性别”字段输入数据时，会出现如图5-12所示的下拉列表框，可通过选择来输入“性别”字段的值，,图5-12,Access数据库基础及应用,5.1.4 向表中输入数据 建立了表结构之后，就可以利用“数据表视图”向表中输入数据记录了。操作步骤如下：1)在“数据库”窗口，单击“表”对象。2)双击要输入数据的表名，或者单击要输入数据的表名，然后单击窗口工具栏上的“打开”按钮，打开“数据表视图”。3)在全屏幕编辑方式下输入数据。4)单击“保存”按钮。关闭数据表窗口，结束输入。,Access数据库基础及应用,几种特殊数据的输入方法：(1)展开字段输入数据 对于较长字段的输入，比如长的文本输入、备注类型字段的输入，可以展开字段以便对其进行编辑。方法是：打开数据表，单击要输入的字段，按下Shift+F2键，弹出“显示比例”对话框，在其中输入数据后，单击“确定”按钮，把输入的数据保存到字段中。如图5-14所示。,图5-14,Access数据库基础及应用,(2)输入“是/否”类型数据 数据表中,“是/否”类型的字段中显示一个复选框。选中复选框表示输入“是”，否则表示输入“否”。(3）输入“日期/时间”类型数据 可用日期格式中的任意一种来输入日期型数据，但在输入数据后，Access会自动按照设计表时格式属性中定义的格式显示数据。如果在日期后面带有时间，日期和时间之间要用空格隔开。(4)输入“OLE对象”类型数据 OLE对象字段用来存储诸如Word文档、Excel电子表格、图片、声音或在别的程序中创建的其他二进制数据。OLE类型字段值需要使用插入对象的方式来输入。,Access数据库基础及应用,例5-5“学生”表中的“照片”为OLE对象类型字段，为第一条记录的“照片”字段输入数据。1)打开“学生”表的数据表视图，单击第一条记录的OLE字段，然后单击“插入”菜单中的“对象”命令，弹出插入对象对话框，如图5-15所示。,图5-15,Access数据库基础及应用,2)在该对话框中，选择“由文件创建”单选按钮，单击“浏览”按钮选择图片，然后单击“确定”按钮，选择的图片便插入到“照片”字段中，字段中显示对象名称“位图图像”。双击可看到图片。在插入对象对话框中，也可单击“新建”按钮，后在“对象类型”框中单击要创建的对象种类，打开相应的应用程序，创建一个新对象，插入到字段中。,Access数据库基础及应用,(5)输入“超链接”类型数据 在表、窗体和数据访问页中，将鼠标指针放于超链接上，变为手形时单击超链接，会打开超链接的目标。超链接的目标可以是文档、文件、Web页、电子邮件地址或者当前数据库的某一对象。超链接字段数据的输入可使用“插入超链接”对话框来实现。操作步骤：1)在表的数据表视图单击要输入数据的超链接字段，单击“插入”菜单中的“超链接”命令，弹出“插入超链接”对话框。如图5-17所示。,Access数据库基础及应用,2)单击对话框左侧的按钮，选择超链接的种类，建立超链接目标。在“地址”栏输入网页地址后回车。,图5-17,Access数据库基础及应用,5.2 维护数据表 表结构和表内容需要经常维护。维护表的基本操作包括修改表结构、更新表内容、设置表格式和对表进行查询、排序、筛选等。维护表的操作需要用到两种视图：“设计视图”和“数据表视图”。前者用于维护表结构；后者用于维护表内容。5.2.1 修改表结构 包括添加字段、删除字段、移动字段的位置等。,Access数据库基础及应用,1.选定字段行 在设计视图中，单击行选定器，选定相应的一个字段；按Ctrl键，单击多个字段，选定所需的多个字段。2.添加字段 在设计视图中打开表，选定在其前面插入字段行的行，单击工具栏中的“插入行”按钮插入空白行，再在该行输入要添加字段的各项信息，单击“保存”按钮。3.删除字段 在设计视图中打开表，选定要删除的字段行，单击工具栏中的“删除行”按钮，单击“保存”按钮。4.移动字段位置 在设计视图中打开表，选定要移动的字段行，用鼠标拖动被选定字段行的行选定器到所需位置。,Access数据库基础及应用,5.2.2 编辑表 编辑表主要包括定位记录、选定记录、添加记录、删除记录、修改记录和复制记录等。1.定位记录 在数据表视图中，用鼠标单击某个数据项，则其所在行的行选定器状态显示为，表示该行是正在被操作（或即将被操作）的记录对象，称其为“当前记录”。Access系统提供一个被称为“记录指针”的工具来指示当前记录的位置。当需要对数据表中的某记录进行操作时，首先要使记录指针指向该记录（即进行记录定位，使之成为当前记录）。通常，定位、查找等操作均可对记录指针的位置进行控制。,Access数据库基础及应用,在数据表视图中，使用记录导航按钮可以定位并浏览记录，使用字段选定器、记录选定器以及表选定器，可以进行记录数据的选择。使用导航按钮可以使记录指针在记录间快速移动。,图5-16,Access数据库基础及应用,2.选定记录 在数据表视图，用鼠标对3种选定器进行单击操作，可完成数据选择任务。(1)选定一条记录的某字段的全部数据：移动鼠标指针，靠近字段左侧，鼠标指针变为 时，单击鼠标。(2)选定一条记录：单击该记录的记录选定器。(3)选定连续多条记录：在首记录的记录选定器上，按住鼠标左键拖动，到末记录的记录选择器。也可先选定首记录，按住Shift键，再选定末记录。,Access数据库基础及应用,(4)选定一个字段列：单击字段选定器。(5)选定连续多个字段列：在第一个字段的字段选择器上，按住鼠标左键拖动，到最后一个字段的字段选择器，释放鼠标左键。也可先选定首字段，然后按住Shift键，再选定末字段。(6)选定整个表：单击表选择器，或选择“编辑”菜单中“选择所有记录”命令,Access数据库基础及应用,3.添加记录 打开表的数据表视图。单击导航按钮中的“新记录”按钮，或者单击工具栏上的“新记录”按钮，键入数据后，按Tab键转至下一个字段。当指针移动到另一个记录时，Microsoft Access 会保存对前一个记录的更改。“添加记录”操作只能在表末增加一条记录。4.删除记录 打开表的数据表视图，选定需要删除的记录，单击工具栏上的“删除记录”按钮。(这些记录不连续时，只能分几次删除),Access数据库基础及应用,5.修改记录 Access 2003数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所要修改的数据位置，就可以修改数据。6.复制记录 输入和编辑数据时，有些数据可能相同或相似。可使用剪板，将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中去。1)打开表的数据表视图。2)选中要复制或移动的数据。3)单击工具栏上的“复制”按钮复制数据；单“剪切”按钮移动数据。4)单击放置数据的位置。5)单击工具栏上“粘贴”按钮。,Access数据库基础及应用,5.2.3 调整表外观 调整表外观的主要操有：改变字段的显示次序、设置数据表格式、调整行高或列宽、设置字体、隐藏/显示列、冻结列/取消冻结列等。1.调整字段的显示次序 操作步骤如下：1)在数据表视图中打开表，如“教师”表。2)选定要改变显示顺序的字段列，如“姓名”。3)将鼠标放在“姓名”字段列的字段名上，然后按下鼠标左键并拖动至“教师编号”字段前，释放鼠标左键，则“姓名”成为第一个显示列，“教师编号”自动调整为第二个显示列。,Access数据库基础及应用,2.设置数据表格式 主要包括设置网格线样式和背景色。数据表视图的默认表格样式是白底黑字、细表格线形式。用户可根据实际设定自己喜好或需要的表格样式。操作步骤：1)在数据表视图中打开表。2)单击“格式”菜单中的“数据表”选项，弹“设置数据表格式”对话框,选定所需选项，单击“确定”按钮。如图5-21。,Access数据库基础及应用,3.调整行高或列宽(1)通过拖动鼠标调整行高、列宽 在数据表视图，将指针放在数据表的任意两个记录选定器之间或者需要调整列宽的字段名的右边缘，拖动鼠标到所需位置。(2)通过对话框精确调整行高、列宽 在数据表视图，单击“格式”菜单中的“行高”或“列宽”选项，弹出“行高”或“列宽”对话框，设置需要的行高或列宽，单击“确定”按钮。4.设置字体 在数据表视图，单击“格式”菜单中的“字体”选项，弹出“字体”对话框，设置所需选项，单击“确定”按钮。,Access数据库基础及应用,5.隐藏列和显示列 在数据表视图中，为了便于查看表中的主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。隐藏是指将指定的字段暂时不予显示。隐藏以字段列为单位。操作步骤：1)在数据表视图中打开表，如“教师”表。2)选定要隐藏的字段，如“姓名”字段。3)执行“格式”菜单中的“隐藏列”命令，“姓名”字段将会被隐藏起来。,Access数据库基础及应用,6.冻结列和取消冻结列 表中字段较多时，数据表视图中的有些字段列即使利用水平滚动条也无法看到。利用Access提供的“冻结列”功能可将字段列冻结，达到查看的效果。冻结是指将指定字段列固定，即使使用水平滚动条也不会将该字段移出屏幕显示区。操作步骤如下：1)在数据表视图中打开表。2)选定要冻结的字段。3)执行“格式”菜单中的“冻结列”，可以看到被冻结的字段列始终显示在数据表视图的最左侧。,Access数据库基础及应用,5.3表中数据的操作 对表中数据的操作，主要有查找、筛选、排序等。5.3.1 查找表中数据 当数据表中存储的记录很多时，不易找到需要的数据。通过Access提供的字段数据查找功能可以实现快速“查找”以及“查找并替换”操作。1.查找 操作步骤：1)打开数据表视图，如“教师”表视图。2)选定要搜索的字段，如“姓名”。3)单击工具栏中的“查找”按钮或单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，单击“查找”选项卡。,Access数据库基础及应用,4)在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，如“肖莉”（可使用通配符）。5）在“查找范围”下拉列表框中指定查找范围，可以是整个表中的字段，也可以是当前所选字段。6）在“匹配”下拉列表框中定义不同的查找方式：“字段任何部分”或“整个字段”或“字段开头”。7)单击“查找下一个”按钮，找出第一个匹配数据。单击“查找下一个”,可搜索到所有的匹配数据项。,图5-28,Access数据库基础及应用,2.查找并替换 使用“替换”可以对数据表中某字段的值进行批量修改。操作步骤如下：1)在数据表视图中选择要搜索的字段。2)单击工具栏上的“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框，单击“替换”选项卡。3)在“查找内容”文本框中输入要查找的内容(可使用通配符)，在“替换为”文本框输入要替换成的内容。4)根据需要设置其他选项，如查找范围、查找方式、搜索方向等。5)一次性替换查找到的全部指定内容，单击“全部替换”；一次替换一个，单击“查找下一个”，然后再单击“替换”；要跳过下一个并继续查找指定的内容，单击“查找下一个”。,Access数据库基础及应用,3.通配符,Access数据库基础及应用,4.查找空字段或空字符串 比较空字段和空字符串的区别。Access允许两类空值：Null值和零长度字符串。(1)Null是未曾输入过数据的字段 零长度字符串是不含字符的字符串，可通过键入一对中间没有空格的引号来输入。键入引号对，并将插入点移至另一个字段时，Access将隐藏引号，该字段显示为空。必须将字段的“允许空字符串”属性设置为“是”，才可以输入零长度字符串。(2)Null表示数据丢失或数据未知，零长度字符串表明该字段没有值。(3)Null值的字段可以是任何类型的字段 空字符串通常只出现在文本类型、备注类型或者超链接类型的字段中。,Access数据库基础及应用,Access中，可以使用查找功能查找空字段或空字符串字段，操作步骤如下：1)打开数据表视图，选中要查找的字段，单击工具栏上的“查找”按钮。2)查找空字段，在“查找内容”文本框中键入Null或Is Null；查找空字符串，在“查找内容”文本框中键入不包含空格的双引号()。3)在“查找和替换”对话框中按需要设置其他选项。4)单击“查找下一个”按钮。,Access数据库基础及应用,5.优化查找和替换的性能 在大量数据中进行查找时，查找速度很重要。对字段进行查找时，在“查找和替换”对话框中的“匹配”列表框中设置查找“整个字段”可能比查找“字段任何部分”和“字段开头”的速度要快。如果经常要在某一字段中进行查找，应该对该字段进行索引。,Access数据库基础及应用,5.3.2 排序表中记录 为了提高查找效率，需要重新整理表中数据，最有效的方法就是对表中记录进行排序。Access中可以进行两种类型的排序，即简单排序和高级排序。排序是根据当前表的一个或多个字段的值对整个表中的记录进行重新排列。排序可按升序，也可按降序。排序规则：英文按字母顺序排序，不区分大、小写，升序时按A-Z排列，降序时按Z-A排列；中文按拼音字母的顺序排序，升序时按A-Z排列，降序时按Z-A排列；数字按数字的大小排序，升序时按从小到大排列，降序时从大到小排列；而日期和时间，则按日期的先后顺序排序，升序时按从先到后排列，降序时按从后向前排列。,Access数据库基础及应用,1.简单排序 简单排序可以按一个字段、两个或两个以上的相邻字段来排序记录。需要注意的是：要么都按照升序，要么都按照降序，不能有些字段按升序，而另外一些字段按降序。操作步骤：1)在数据表视图中打开表。2)选定要排序的字段。排序字段为相邻的多个字段时，选中这些字段（排序的依据字段不相邻时，要使用高级排序）。3)单击工具栏的“升序排序”或“降序排序”按钮。,Access数据库基础及应用,2.高级排序 当要排序的多个字段不相邻时，或者某些字段按升序排序，某些字段按降序排序时，需要使用高级排序。操作步骤：1)在数据表视图中打开表。2)打开“记录”菜单，选择“筛选”中的“高级筛选/排序”选项，打开“高级筛选/排序”窗口。3)单击设计网格中第一列的“字段”单元格，从下拉列表中选择排序字段(第一个排序字段)，再单击第一列的“排序”单元格，从下拉列表中选择“升序”或“降序”。在第二列设置第二个排序字段。以此类推，可以定义多个排序字段。如图5-30。,Access数据库基础及应用,4)单击“筛选”菜单中的“应用筛选/排序”，结果如图5-30。,图5-30,图5-31,Access数据库基础及应用,3.保存排序和取消排序 5.3.3 筛选表中记录 当希望只显示符合一定条件的记录时，可使用筛选功能。Access提供了4种筛选记录的方法：按选定内容筛选、按窗体筛选、输入筛选目标筛选和高级筛选/排序窗口筛选。1.按选定内容筛选 按选定内容筛选是一种对窗体、数据表或数据访问页中的记录进行筛选的技术。该方法以数据表中的某个字段值为筛选的基准条件，只有包含选定值的记录才会被筛选出来。,Access数据库基础及应用,操作步骤：1)在数据表视图中打开表，如“学生”表。2)在筛选字段中选定一个字段值，可以是整个值，也可以是字段值的开头部分、结尾部分或字段值的中间部分，如选定“出生日期”字段值“1988-8-22”。3)单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，或者打开“记录”菜单，执行“筛选”中的“按选定内容筛选”命令，获得筛选结果，如图5-33所示。,图5-33,Access数据库基础及应用,2.按窗体筛选 当数据表中记录很多，使用“按选定内容筛选”不容易找到要筛选的条件，或者希望一次输入多个筛选条件时，可使用“按窗体筛选”的方法进行筛选。“按窗体筛选”通过在窗体或数据表的空白视图中输入值来筛选记录。操作步骤：1)在数据表视图中打开表，如“学生”表。2)单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮，切换到“按窗体筛选”窗口，如图5-37所示。,Access数据