Access数据库基础及应用教程第5章 数据表.ppt
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1、Access数据库基础及应用,第5章 数据表教学知识点表的创建表的维护表中数据的操作表间关系数据的导入与导出,Access数据库基础及应用,数据表(表)是Access数据库最重要最基础的对象。数据库只是一个框架,数据表才是其实质内容。一个数据库中可能包含若干个数据表。如“教学管理系统”中,“教学管理”数据库包含分别围绕特定主题的6个数据表:“教师”表、“课程”表、“成绩”表、“学生”表、“班级”表和“授课”表,用来管理教学过程中学生、教师、课程等信息。6个各自独立的数据表通过建立关系被联接起来。,Access数据库基础及应用,5.1 创建数据表 完成数据库设计后,就可以开发Access数据库应
2、用系统了。开发应用系统的第一步是建立Access数据库,第二步工作是在该数据库中创建表对象。Access允许一个数据库中包含多个表。表用于存储和管理与特定主题有关的数据,是Access数据库的对象之一,其他数据库对象,如查询、窗体、报表等都以表对象为基础。,Access数据库基础及应用,5.1 创建数据表在用户看来,与特定主题有关的数据集合表是一张二维表,其中的每一列称为表的字段,每一行称为表的记录。如“教师”表等。表对象由表结构和表数据两部分组成,其中表结构指构成表的框架,具体说就是指表中所包含的每个字段的字段名、字段的数据类型和字段长度等属性,表数据就是指表中的记录。,Access数据库基
3、础及应用,5.1 创建数据表5.1.1 建表原则 为减少数据输入错误,并能使数据库高效工作,表设计应按照一定原则对信息进行分类,同时为确保表结构设计的合理性,通常还要对表进行规范化设计,以消除表中存在的冗余,保证一个表只围绕一个主题,并使表容易维护。,Access数据库基础及应用,1.信息分类原则(1)每个表应该只包含关于一个主题的信息 当每个表只包含关于一个主题的信息时,就可以独立于其他主题来维护该主题的信息。例如,应将教师基本信息保存在“教师”表中。如果将这些基本息保存在“授课”表中,则在删除某教师的授课信息,就会将其基本信息一同删除。(2)表中不应包含重复信息,表间也不应有重复信息 每条
4、信息只保存在一个表中,需要时只在一处进行更新,效率更高。例如,每个学生的姓名、性别等信息,只在“学生”表中保存,而“成绩”中不再保存这些信息。,Access数据库基础及应用,2.规范化设计 表的规范化形式按规范化程度从宽松到严格,分别为第一范式、第二范式、第三范式等。(1)第一范式 第一范式(1NF)是指在关系中每个属性都是不可再分的数据项。1NF是关系数据库应满足的最基本的条件,一个不满足1NF的数据库不能称为关系型数据库。,Access数据库基础及应用,表5-1中,“联系电话”可以拆分,该关系不满足1NF,现将“固定电话”和“移动电话”均作为表中字段,使每个数据项不可拆分,就满足1NF了。
5、,表5-1,表5-2满足1NF的关系,Access数据库基础及应用,(2)第二范式 在一个满足lNF的关系中,如果所有非主属性都完全依赖于主属性,则称这个关系满足第二范式(2NF)。表5-3中的主关键字是(学号、课程编号),该关系满足1NF,但应用中会出现以下问题:,表5-3,Access数据库基础及应用,原因分析:学号和课程编号是主属性,分数和学分是非主属性,其中分数完全依赖于主属性学号和课程编号,而学分仅依赖于课程编号,即对主属性属于部分依赖,可见该关系不满足2NF。要避免上述问题,关系模式必须满足2NF,方法是:将此关系模式进行分解,生成两个关系模式:课程(课程编号,课程名称,课程类别,
6、学分)(根据需要,增加了“课程类别”属性)、成绩(学号,课程编号,分数),Access数据库基础及应用,满足2NF的关系中,如果其所有非主属性都不传递依赖于主属性,则称该关系满足第三范式(3NF)。表5-4主关键字是“学号”,满足2NF。但“班级编号”,“班级名称”,“班主任”重复存储,存在数据冗余、插入异常、删除异常、更新异常等问题。,表5-4,Access数据库基础及应用,原因分析:非主属性“班级名称”、“班主任”依赖于“班级编号”,而“班级编号”又依赖于“学号”,存在传递依赖现象,即不满足3NF。解决问题的方法:使关系模式满足3NF。将该关系模式进行分解(根据需要增加若干属性):学生(学
7、号,姓名,性别,出生日期,政治面貌,班级编号,照片)班级(班级编号,班级名称,入学时间,专业,培养层次,人数,班主任)。,Access数据库基础及应用,一个好的关系模式,应该保持尽可能少的数据冗余,而且不存在插入异常、删除异常和更新异常等问题。规范化是为了将不好的关系模式转化为好的关系模式,转化的方法是:将关系模式分解成两个或两个以上的关系模式。在设计表时,应该保证数据库中的所有表都能满足2NF,并力求绝大多数表满足3NF。,Access数据库基础及应用,5.1.2 定义表结构 创建表可分为两步完成:创建表结构;向表中输入数据。创建表结构时,首先要定义表结构,即定义表中各字段的字段名、字段类型
8、、字段大小和字段的其它属性等。然后使用“设计器”或“表向导”建立表结构。表结构建立后,就可以向表中输入数据了。1.定义字段名 每个字段都应具有唯一的字段名,以标识表中的列。Access要求字段名符合以下规则:(1)字段名最长达64个字符(包括空格)。(2)字段名可采用字母、汉字、数字、空格和其他字符。,Access数据库基础及应用,(3)字段名不能以空格开头,不能包含点(.)、感叹号(!)、方括号(),先导空格以及不可打印字符(如回车符等)。(4)不能使用ASCII值为032的字符。2.定义字段类型 一个数据表中同一列的数据必须具有共同的数据特征,称其为字段的数据类型(简称为字段类型)。Acc
9、ess中支持10种字段类型:文本型、备注型、数字型、日期/时间型、货币型、自动编号型、是/否(逻辑)型、OLE对象型、超级链接型以及查阅向导型。,Access数据库基础及应用,表5-5Access中的数据类型,Access数据库基础及应用,表5-6“数字”数据类型字段的大小属性 在定义字段类型时应考虑以下几个方面:(1)字段中允许什么类型的值 如不能在“数字”类型的字段中保存文本数据。,Access数据库基础及应用,(2)用多少存储空间来保存字段中的值 如当文本数据的长度超过了255个字符,则应该考虑使用“备注”数据类型。(3)对字段中的值将执行什么类型的运算 如Access能够对“数字”类型
10、或“货币”类型字段中的值求和,但不能对“文本”类型的值或“OLE对象”类型的值进行求和操作。(4)是否需要排序或索引字段 例如,“OLE对象”类型的字段不能排序或索引。(5)是否需要在查询或报表中使用字段对记录进行分组。如“OLE对象”类型的字段不能用于记录分组。,Access数据库基础及应用,(6)如何排序字段中的值 在“文本”类型的字段中,将数字以字符串的形式进行排序(如:1、10、100、2、20、200等),而不是作为数值来排序。“数字”类型或“货币”类型的字段按数值排序。如果将日期数据输入到“文本”类型的字段中,将不能正确排序。使用“日期/时间”类型的字段则可确保正确地对日期排序。,
11、Access数据库基础及应用,3.定义字段大小 Access中,表中一列所能容纳的字符个数(即列宽)被称为字段大小,采用字节数表示。当字段类型为文本或数字时,其“字段大小”才可设置。文本类型字段的大小可设置值为1255;数字类型字段的大小可设置值如表5-7所示。,表5-7,Access数据库基础及应用,设置“字段大小”时,应注意:(1)合理的情况下,应该尽可能小地设置字段大小,以便数据的处理速度更快,需要的内存更少。(2)当一个字段已存有数据时,将字段大小的设置值由大变小,可能会造成数据丢失。例如,如果把某一文本类型字段的字段大小从255变成50,那么超过50个字符的数据会丢失。(3)如果要对
12、含有14位小数位的数据字段执行大量运算,可以使用货币数据类型,以提高运算速度。因为单精度和双精度数据类型字段要求浮点运算,货币数据类型字段则使用较快的定点运算。,Access数据库基础及应用,提示:Access中,一个汉字和一个西文字符一样,均占一个字符。定义表结构时,每个字段的字段名、字段类型以及文本类型和数字类型字段的字段大小必须要定义。如果某字段设置为自动编号数据类型,在向表中添加一条新纪录时,Access会为其指定一个唯一的顺序号(每次加1)或随机数。该字段类型占4个字节。自动编号数据类型一旦被确定,就会永久地与记录链接,该值在表中为唯一存在,不会随着增删记录而改变,同时也不能人工干预
13、。,Access数据库基础及应用,5.1.3建立表结构 Access中建立表结构的方法主要有三种:使用“表向导”;使用“数据表视图”;使用“设计视图”。1.使用“表向导”创建表 利用表向导建立表结构只需按系统提示操作即可。例5-1 利用“表向导”创建“教学管理”数据库中的“课程”表(参照教材表5-15)。1)打开“教学管理”数据库窗口。选择“表”对象,双击“使用向导创建表”,或者单击“新建”按钮,在“新建表”对话框中双击“表向导”,如图5-1所示。,Access数据库基础及应用,2)打开“表向导”对话框,如图5-2。单击“商务”,单击“示例表”中 的“学生和课程”,在“示例字段”中选择所需字段
14、。如图5-2所示。,图5-1,Access数据库基础及应用,图5-2,Access数据库基础及应用,3)更改字段名称。在“新表中的字段”中,选择需命名的字段,单击“重命名字段”按钮,打开“重命名字段”对话框更改字段名称后,“确定”如图5-3所示。,图5-3,Access数据库基础及应用,4)单击“下一步”,在出现对话框的“请指定表的名称”文本框中输入表名称,选择设置主键的单选按钮,如图5-4所示。,图5-4,Access数据库基础及应用,5)单击“下一步”,在“请确定哪个字段将拥有唯一标识每个记录都是唯一的数据”文本框中输入“课程编号”,设定“课程编号”为“主键”。如图5-5。6)单击“下一步
15、”,按照提示操作,最后单击“完成”.,图5-5,Access数据库基础及应用,2.通过“数据表视图”创建表 例5-2 通过“输入数据”创建“教学管理”系统中的“授课”表(参照教材表5-16)。1)在“教学管理”数据库窗口选择“表”对象,打开“数据表视图”窗口,如图5-7所示。,图5-7,Access数据库基础及应用,2)修改字段名。通过双击字段名来重新命名字段。生成所有的字段名后关闭窗体。字段类型默认为“文本”型,字段大小自动设置为50。,Access数据库基础及应用,3)在另存为对话框中输入表名“授课”,单击“确定”,出现提示定义“主键”对话框。如图5-8。4)单击“否”,不定义主键,建表完
16、成;单击“是”,Access自行添加一个名为“编号”、数据类型为“自动编号”、字段大小为“长整型”的字段作为该表的主键,即定义“自动编号主键”,建表完成。这里选择不定义主键。,图5-8,Access数据库基础及应用,说明:可以直接在“数据表视图”中输入数据,字段名依次为“字段1”、“字段2”等,字段列数由数据列数决定。各字段的数据类型由Access依据所输入的数据进行判断,如输入字符时,被认为是“文本”类型,输入数值时,被认为是“数字”型。各字段的大小则按默认值设定,如“文本”大小为50个字符,整数为“长整型”等。同样也可定义“自动编号主键”。不论是在“数据表视图”通过重命名字段创建的表结构,
17、还是通过输入数据创建的表结构,通常都要在“设计视图”中对其进行修改才能满足实际需要。,Access数据库基础及应用,3.使用“设计视图”创建表“设计视图”是用来显示数据库对象(包括表、查询、窗体、宏和数据访问页等)的设计窗口,不仅可以用于新建数据库对象,而且可以修改已有数据库对象的设计。使用“表向导”和“数据表视图”创建的表,通常都需要在“设计视图”中进一步修改完善。,Access数据库基础及应用,例5-3 利用“设计视图”创建“教学管理”数据库中的“教师”表(参照教材表5-14)。1)进入表“设计视图”在“教学管理”数据库窗口,选择“表”对象,双击“使用设计器创建表”,或者单击“新建”按钮,
18、“新建表”对话框中双击“设计视图”,打开表“设计视图”,如图5-9所示。,Access数据库基础及应用,图5-9,Access数据库基础及应用,2)定义每个字段 在表“设计视图”窗口,按照表结构的定义,建立各字段:输入字段名,选择数据类型,输入说明文字(可读性注解不是必需的)。在字段属性区,输入字段的属性值,例如字段大小(字段其余属性下节介绍)。如图5-10。,Access数据库基础及应用,图5-10,Access数据库基础及应用,3)定义主键 单击“教师编号”字段前的字段选定器按钮,选择“教师编号”所在的行,单击工具栏上的“主键”按钮,则“教师编号”字段的选定器按钮上出现“主键”标志,如图5
19、-10所示。“主键”也称为“主关键字”。为了能将存储在不同表中的所需信息快速查找出来,并将他们组合在一起,供查询、窗体和报表使用,每个表都应该有一个或多个字段能够唯一标识表中的每一条记录,这样的字段被称为表的主键。,Access数据库基础及应用,Access不允许在定义为主键的字段中输入重复值或Null值。Access中可定义三种主键:单字段主键、多字段主键和自动编号主键。单字段主键:如果某个字段能够唯一标识表中的每一条记录,该字段被指定为主键时,称为单字段主键,如“教师”表中的“教师编号”。定义的方法是:单击字段前的字段选定器选定字段所在行,单击工具栏上的“主键”按钮。多字段主键:在不能保证
20、任何单字段的取值唯一时,可将两个或更多的字段指定为主键,这样的主键称为多字段主键。定义的方法是:按下Ctrl键,依次单击多个字段前的字段选定器,单击工具栏上的“主键”按钮。,Access数据库基础及应用,自动编号主键:如果保存新建表之前未定义主键,Access会询问是否定义主键,如果回答“是”,Access将创建一个名称为“编号”,类型为“自动编号”的字段,并将其作为自动编号主键。当向表中添加每一条记录时,“编号”字段自动设置为连续的数字。这是定义主键最简单的方法。4)保存表 单击工具栏上“保存”按钮或者表“设计视图”的关闭按钮,在“另存为”对话框中输入表名“教师”,单击“确定”,建表完成。,
21、Access数据库基础及应用,5.1.3 设置字段属性 字段属性是字段特征的集合,它将控制字段的工作方式和表现形式。每个字段都拥有字段属性,不同数据类型的字段所拥有的字段属性各不相同。为字段定义了字段名称、数据类型、字段大小和说明后,Access进一步要求用户定义其他的字段属性。在表“设计视图”中,可以设置这些属性,从而决定字段的数据存储、输入和显示方式。字段属性分为常规属性和查阅属性两种。,Access数据库基础及应用,1.常规属性(1)字段大小(2)格式“格式”属性用于定义数字、日期、时间及文本等数据的显示方式。该属性值影响数据的显示方式,但不影响数据的存储方式。对不同的字段类型使用不同的
22、设置,例如,一个日期型字段的格式属性可设置为图5-11中的任意一种。如将一个日期型字段的格式属性设置为长日期,则当输入2008-8-8”时,将显示“2008年8月8日”。,图5-11,Access数据库基础及应用,对于“文本”类型和“备注”类型的字段,可在“格式”属性的设置中使用特殊的符号格式。特殊符号及示例如表5-7。(3)输入掩码“输入掩码”属性用于定义数据的输入格式。使用“输入掩码”可以使数据输入更容易,并且可以控制用户在文本框类型的控件中输入的值。例如可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码,向用户显示如何准确输入新号码。,表5-7,Access数据库基础及应用,创建输入掩码时,可使用特
23、殊字符来定义输入掩码。特殊字符如表5-8所示。,表5-8,Access数据库基础及应用,(4)标题“标题”属性值用于在数据表视图、窗体和报表中替换字段名,但并不改变表中的字段名。(5)默认值“默认值”属性用于定义字段的缺省值。当希望某个特定的数据被自动填入某个字段时,将此数据设置为默认值。如将“男”设置为“学生”表中“性别”字段的默认值,当在表中添加记录时,“男”就会自动成为该记录“性别”字段的值。,Access数据库基础及应用,(6)有效性规则、有效性文本“有效性规则”用于对输入到记录中的字段数据指定要求或限制条件,“有效性文本”用于设置输入数据违反“有效性规则”时显示的提示信息。例如,输入
24、的数据不能为0,有效性规则可设置为:0,有效性文本可设置为:“请输入一个非零数”。表5-9中列举了一些有效性规则示例。,表5-9,Access数据库基础及应用,(7)必填字段“必填字段”属性取值为“是”或“否”,用于确定字段中是否必须有值。“是”表示必须填写本字段,不允许该字段数据为空;“否”表示可以不必填写本字段数据,允许该字段数据为空。(8)允许空字符串“允许空字符串”属性取值为“是”或“否”,用于定义文本、备注和超链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串。零长度字符串是指不含任何字符的字符串。可以使用零长度字符串来表明已知该字段没有值。,Access数据库基础及应用,Access中有两类
25、空值:Null值和零长度字符串。Null值表示丢失或未知的数据。主键字段不允许包含Null值。例如,对“教师”表中的“联系电话”字段,如果不知道某些教师的联系电话,或者不知道其是否有联系电话,则可将“联系电话”字段留空,这种情况下,将字段留空可以输入Null值,意味着不知道值是什么。如果事后确认没有联系电话,则可以在该字段中输入一个零长度字符串,表明已知道这里没有值。,Access数据库基础及应用,(9)索引“索引”属性可用于设置单一字段索引。设置索引不仅能够加速对索引字段的查询速度,还能加速排序及分组操作。通常对经常搜索的字段、查询中的连接字段以及排序字段建立索引,以提高操作速度。该属性取值
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