公文格式与公文写作.ppt
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1、公文写作与公文格式,公文写作与公文格式,一、公文处理的最新标准二、公文种类三、公文格式四、公文拟制,一、公文处理的最新标准,1、党政机关公文处理工作条例中办发201214 号 2012年7月1日起施行 1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000 年8 月24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。2、党政机关公文格式GB/T 9704-2012代替GB/T 9704-1999(中华人民共和国国家标准)3、江苏省党政机关实施党政机关公文处理工作条例细则(试行),党政机关公文处理工作条例的新变化,2012年4月6日,中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党
2、政机关公文处理工作条例(以下简称条例),同时废止了1996年中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)。条例的发布施行,对推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化将发挥重要作用。与办法对比,条例中出现了许多新的变化,主要表现在以下七个方面:一、公文处理的概念。办法规定“公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”,条例中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节,简洁明了,“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节(办法中隶属于发文办理),同
3、时将整理(立卷)、归档划归至公文办理范畴。,党政机关公文处理工作条例的新变化,二、公文的种类。原办法中规定公文种类为13种,新条例中规定公文种类为15种,决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。增加了“决议”(适用于会议讨论通过的重大决策事项)和“公报”(适用于公布重要决定或者重大事项),同时将“会议纪要”改为“纪要”。条例比办法增加了决议、公报2种;比党务增加了命令(令)、公告、通告、议案4种,减少了指示、条例、规定3种。因为指示在公文中从来没用过;条例规定可以用通知印发。,党政机关公文处理工作条例的新变化,三、公文要素做出了调整。办法第
4、三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”,增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”,减少了“主题词”。同时,对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定:涉密文件要标注份号,紧急公文标注“特急”“加急”,联合发文可以单独用主办机关名称,公文标题应标明发文机关,有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。,党政机关公文处理工作条例的新变化,四、行文规则上做了具体规定。条例中规定向上级机关行文“原则上主送一个上级机关
5、”;“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权”;“请示”应当一文一事,并要提出倾向性意见;“除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;向下级机关行文也有明确的规定,“党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意”、“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部
6、门行文”。,党政机关公文处理工作条例的新变化,五、文件签发程序更加规范。条例规定“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”(办法只对上行文作此规定),“党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发”。,党政机关公文处理工作条例的新变化,六、公文办理环节更加简明。收文办理环节增加了“承办”和“传阅”环节,对“承办”和“传阅”环节也做出了具体的规定和要求;发文办理环节减少为四个,将“起草”、“审核”、“签发”环节划归到“公文拟制”部分了,“用印”划分到“印制”部分了。,党政机关公文处理工作条例的新变化,七、公文管理环节更加严格。“党政机关公文由文
7、秘部门或者专人统一管理。设立党委(党组)的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备”,第三十二条对“复制、汇编机密级、秘密级公文”也做出了明确详细的规定。,二、公文种类,公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。公文各类是根据公文功能属性进行的分类,简称文种。文种具有四大作用:一是体现公文性质。如决议、决定属于议诀性公文;命令属于指令性公文;公报、公告、通知属于告知性公文;纪要属于记录性公文。二是反映行文方向。上行文、下行文、平行文
8、。三是表达行文目的。无目的的公文是没有的。四是揭示公文特点。,1、公文的分类,按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其时限要求,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,2、常用公文介绍,决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。请示
9、。适用于向上级机关请求指示、批准。批复。适用于答复下级机关请示事项。函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,决定,1、适用范围:用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、主要特点:一是适用广泛,适用于党和国家各级组织和领导机关。二是使用方式灵活,既可对事也可对人。三是具有较强约束力,一旦作出决定,有关组织和个人必须遵照执行,不能轻易改变。,意见,1、适用范围:用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行、平行和下行文,上行文主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议;平
10、行文是就某项工作、某些问题提出意见供对方参考。2、特点:一是意见所涉及的必须是重要问题;二是意见写作形式特定,对重要问题不仅要有所见解,而且要有处理的办法;三是指导性,下行文时具有指示性质,对下级机关开展工作具备指导作用;四是针对性,就某一重要问题制发;五是原则性,就重要问题提出见解和处理办法时,总是从宏观上提出原则性意见。,通知,1、适用范围:用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。凡上级机关发布下级机关的来文,用批转性通知;凡下级机关转发上级机关来文,或者党政机关办公室根据授权,发布平行机关或不相隶属机关的来文,用转发性通知;凡上级机关向下级机关行文时使
11、用条例规定的15种文种以外的文种,如准则、规定、条例、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等,用印发性通知。2、特点:通知多是专项的,一事一通知,内容必须具体明确,表达简练准确。,通报,1、适用范围:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。2、特点:一是目的性,无论哪种类型的通报,都是介绍典型事例,目的性明确。二是时效性,特别是处置突发事件的情况通报等。,报告,1、适用范围:用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。2、特点:内容以陈述为主,下级机关向上级机关单向行文。报告是事后性,事前请示,事后报告。,请示,1、适用范围:用于向上级机关请求指示、批准。2、特点:逐
12、级请示,不得越级行文,特殊情况需越级请示,要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。一事一请示。上级机关无论同意与否,都要给予答复。必须是事前请示,不能先斩后奏。,批复,1、适用范围:用于答复下级机关请示事项。2、特点:针对性,针对请示事项;权威性,批复提出的决策、意见对下级机关具有法定的约束力;简明扼要。对 请示件中请示事项只用原则性、结论性的表态、指示、决定或提出方向性意见,无须作具体分析和阐述。,函,1、适用范围:用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请示批准和答复审批事项。2、特点:凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、召开会议、报送材料均可用函,还可用来请
13、求批准和答复审批有关事项等。一函一事,简短明了。,纪要,1、适用范围:用于记载会议主要情况和议定事项。2、特点:纪实性,如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等;概括性,不同于记录,要集中反映会议精神实质,高度概括;内部性,内部文件,可以印发参会单位和其他相关单位,但不需要向社会公开。,3、近似文种辨析:请示与报告,“请示”和“报告”都是上行文,是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有:将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关,请求上级机关批复(答复),这样就容易贻误工作。因此,在撰写“请示”和“报告”时,要特别注意二者之间八个方面的区别。一是作用不同。“请
14、示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级讯问,报送文件、物品等。二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议,须上级机关知道的事项。三是容量不同。“请示”应一文一事;“报告”可多事一报,但不得夹带请示的事项。四是时间不同。“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文。五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关,其他上级机关也可以抄送。六是处理不同。上级机关收到下级的请示后,应及时
15、批准、批复(答复),是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后,主要是了解情况,可以不答复,下级不用等待上级答复。七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短,一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长,但一般不超过3000字。八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示,请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”。,3、近似文种辨析:请示与函,“函”是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛,其主要作用有两个方面:一是不
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