新项目进驻方案.docx
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1、新项目进驻方案目的:规范新接项目的管理程序,确保新项目顺利进驻。适用范围:适用于公司新接的多业主项目、单业主项目。内容:1、新接项目签订合同后,由发展经营副总组织相关人员和职能部门对 合同进行分解、说明。并把合同移交至办公室、财务部留存。2、由项目管理副总提议召开高层领导会议,商榷新项目进驻的组织架 构。3、由发展经营副总组织管理副总及项目部负责人和相关人员到新接项 进行目现场交底工作和与甲方领导对接。并协助管理部门做好新项目进驻 工作。4、成立前期筹备小组,按照合同要求确定新项目组织架构,协助做好 新项目承接查验、交接验收、开荒准备工作。5、按照公司体系文件要求和相关制度要求收集、整理各种数
2、据、资料 并存档,项目部组织编写管理方案。目录一、成立筹备小组二、成立项目组织架构三、承接查验、交接验收四、新项目开荒工作五、资料收集、整理六、准备表格、物资图样一、成立筹备小组第一阶段:前期筹备阶段1、管理准备f-r-一一.责任人内容_负责人配合人员或部门1、成立筹备小组,工作人员分工主管项目副总2、确定机构编制企管部人资部、2、制定制度责任人内容 负责人1、行政管理制度企管部办公室2、岗位运行程序及标准企管部人资部、工程部3、考核规定、办法企管部人资部3、培训准备责任人 内容负责人1、制定培训计划项目经理企管部、人资部、工程部2、编写培训内容项目经理企管部、人资部、工程部3、拟定培训时间、
3、事宜项目经理企管部、人资部、工程部管理人员培训项目经理人资部、企管部保安人员培训项目经理保洁人员培训项目经理会务人员培训项目经理维修人员培训项目经理迎宾人员培训项目经理4、物资准备责任人 内容负责人1、制定物资配备计划项目经理企管部、办公室2、制定物资采购计划项目经理企管部、办公室3、工装、胸卡样式选择和制作企管部、办公室项目经理4、物品采购、入库、整理、建账企管部、办公室项目经理5、办公用房准备一一责任人内容负责人1、确定管理用房地点及面积项目经理发展部2、经理办公室项目经理发展部3、物业办公室项目经理发展部5、护管用房项目经理发展部6、保洁用房项目经理发展部7、仓库用房项目经理发展部6、人
4、员招聘及到岗时间一、责任人内容 ffr*.负责人1、确定招聘人数、形式、途径项目经理人资部2、确定被录用人员名单项目经理人资部3、人员到岗时间项目经理人资部各部门负责人项目经理人资部管理人员项目经理人资部维修班长项目经理人资部保安班长项目经理人资部保洁班长项目经理人资部保安人员项目经理人资部保洁人员项目经理人资部会务人员项目经理人资部7、工程跟进责任人 内容负责人1、前期介入项目经理工程部2、工程跟进设备主管工程部3、与甲方、厂家的接洽设备主管工程部4、拟定交接验收程序,准备相关资料设备主管工程部5、参与设备调试设备主管工程部6、各种数据的纪录设备主管工程部7、设备试运行设备主管工程部8、交接
5、验收设备主管工程部9、资料、图纸建档设备主管工程部10、设备建档设备主管工程部11、与厂家签订设备售后服务协议设备主管工程部12、厂家技术培训设备主管工程部13、工种初级技术考核设备主管工程部8、开荒工作准备责任人内容一负责人1、确定开荒方式项目经理企管部物业公司自做项目经理保洁主管及企管部委托专业公司项目经理企管部2、自做开荒的准备工作项目经理保洁主管人员准备项目经理企管部物料准备项目经理办公室费用准备项目经理企管部3、请专业公司项目经理企管部联系专业公司企管部市场调查行情企管部费用测算企管部签订协议企管部现场检查与监督、验收项目经理4、开荒完成日期项目经理项目保洁主管第二阶段:迎接入驻准备
6、一一责任人内容负责人1、拟定入驻工作流程项目经理2、拟定入驻应急预案项目经理3、拟定入驻期间服务措施项目经理4、核对甲方入驻时间,科室分布情况项目经理5、制作各种标示、公示、宣传内容项目经理6、设备运行及水电计量等数据记录完毕设备主管7、各种记录表格准备完毕客服主管10、管理用房整理完毕保洁主管11、物资准备完毕客服主管12、设备设施检查完毕设备主管13、大楼安全检查完毕设备主管、护管 队长14、开荒工作完毕保洁主管15、人员培训完毕项目经理16、召开预备会,布置入驻期间工作项目经理17、各种应急预案的演练项目经理18、入驻前人员的考核人资部19、周边关系的协调项目经理筹备小组成员及分工、成立
7、筹备小组1、组长:项目主管副总经理工作职责:负责新进驻项目的全面协调、调配、协助工作。2、成员:项目负责人、企管部、工程部、人资部、办公室、财务部工作职责:8)与甲方工作对接及业务沟通一一管理副总、项目负责人(排序)1)项目工程负责人、工程部负责房屋及设施设备的承接查验;(责权利细化,职能部门分工)2)项目工程负责人、工程部负责房屋及设施设备资料的交接验收;3)项目环境部负责人、企管部(人员协调或外包)负责开荒服务;4)项目负责人负责公共秩序管理和消防管理;5)项目客服人员负责资料的收集、整理、归档。6)人员招聘及培训一一人资部7)后勤保障一一企管部、办公室、财务部9)绿化(室内及室外)交接验
8、收或配置一一企管部二、筹备小组组织架构项目管理副总经理项目负责人 企管部工程部人资部 办公室财务部三、项目组织机构(一)正式进驻阶段1、项目组织机构2、工作职责(按体系要求1)管理人员岗位职责描述管理处负责人主要工作内容:全面负责管理处工作,对管理处出现的工作失误和问 题负责;制定管理处工作计划,设立管理处组织机构。负责管理处材料计划、财务开支 的审批。负责检查、考核、总结、改进管理处工作,确定奖惩。负责对外联络、接待工 作。分管客户中心、护管部、环境部和工程部,具体安排、指导和检查相关工作。客服主管主要工作内容:分管客户中心,具体安排、指导和检查相关工作,资料整 理;负责客户投诉的接待处工作
9、及与客户的沟通回访工作;负责大型活动的策划与实 施,向管理处主任提出班组人员的工作调配建议;负责培训方案的制定和实施。设备主管、护管队长、环境主管主要工作内容:分别负责设备部、护管部和环境部的工作,具体 安排、指导和检查相关工作。负责分管范围内的成本控制、工作计划的制定和实施,投诉处理。负 责分管范围内培训方案的制定和实施。2)基层员工岗位职责描述护管班长:负责护管班组的整体管理工作;护管员:负责各岗位的执勤工作。会务班长:负责会务班组的整体管理工作;会务员人员:为大、中、小型会议及贵 宾接待提供倒茶水、调试音响等会务服务;负责会议室卫生及会场布置工作;负责节日 庆典、重大接待的配合协调工作;
10、负责突发事件的应急协调处理工作;负责邮件收发工作。保洁员:负责公共区域及规定区域内的保洁清洁工作。维修工:负责中央空调系统、给排水系统、消防系统、电梯系统、保安监控系统、 电视系统、高低压配电系统、热力系统及会议室音响控制等的维修、巡检工作。三、交接验收程序一、物业交接,资料交接程序物业、资料交接验收应包括物业项目规划设计的全部内容。不仅包括主体建筑 结构,附属设施、配套设备,而且还包括道路、场地和环境绿化等综合功能。主要 是: 建筑工程:所有规划设计中的建筑主体工程。 建筑设备安装工程。 区内道路及附属工程。 区内园林绿化环境工程。 所有工程的图纸、说明文件和管理资料。 物业资料。(更迭物业
11、) 物业共用部位及共用设施设备管理工作。(更迭物业) 人、财、物的交接。(更迭物业)物业交接验收的标准(带附件) 建设部颁布的房屋接管验收标准ZBP3001-90 物业项目的规划设计及引用的规范、标准。 企业制定的交房标准。二物业项目交接验收实施(加客服交接钥匙、资料、物品):1、交接条件(适合多业主):(1)、项目建设工程按设计全部施工完毕,并业经竣工验收合格;(2)、供电、供气、采暖、给排水、通讯、网络、有线电视、道路、消防、安防监 控、标识、绿化等设施和设备正常使用;(3)、房屋栋、户编号业经有关部门确认;(4)、按规定配备物业经营、管理用房及器具齐全;(5)、项目整体达到企业交房标准,
12、也经企业组织验收合格;(6)、按规定通过政府综合验收合格。2、交接验收应检索提交的资料(1)产权资料(细化&、项目批准文件;b、土地批准文件;c、建设执照;d、资质证书;e、拆迁安置资料。(2)技术资料3、竣工图一一包括总平面、建筑、结构、设施、设备、附属工程及隐蔽管线的 全套图纸;b、完整的全套竣工资料:地质勘察报告,工程合同及开、竣工报告,工程预、 决算,图纸会审记录,工程设计变更记录及技术核定单(包括质量事故处理记录),隐 蔽工程验收签证,沉降观察记录,竣工验收证明书,钢材、水泥等主要材料的质量保证 书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备的检验合 格证书,砂
13、浆、混凝土试块试压报告,供水、供暖的试压报告等。c、设施设备的安装、使用和维修保养等技术资料;(3)物业质量保修文件和物业使用说明文件;(4)物业管理所必需的其他资料。3、交接程序(1)项目达到交接条件,由项目开发建设公司向物业管理公司发出交接验收的书 面通知;(2)物业公司按交接条件进行审核,对具备条件的,应在15内签发验收通知并约 定验收时间;(3)交接双方按条件进行检验;(4)对验收中发现的质量问题,按第“5”条“质量问题的处理”进行处理;(5)经验收合格的项目,双方应签署项目合格证,签发交接文件。4、质量和使用功能的检验交管双方根据设计要求、标准规定和企业交房标准对项目的主体建筑、结构
14、、防水、 屋面、内外装修、安装和配套设施、设备、绿化、道路、标识等进行全面现场检验。5、质量问题的处理(1)、影响房屋结构安全和设备使用安全的质量问题,必须约定期限由项目开发建 设公司负责进行返修,直至合格。(2)、对于不影响房屋结构安全和设备使用安全的质量问题,可约定期限由项目开 发建设公司负责维修,也可双方协商采取费用补偿的办法,由接受(或第三方)单位处 理。6、物业保修责任(多业主)(1)、项目建设承包单位在向项目开发建设公司提交项目工程验收报告时,应出具 质量保修书和房屋使用说明书。在两书中应当按政府法规规定写明建设工程的保修范围、保修期限和保修责任。(2)、建设部规定,在正常使用条件
15、下,建设工程的最低保修期限为:a、基础设施工程、房屋建筑的地基基础工程和主体工程,为设计文件规定的该项工 程的合理使用年限;b、屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙的防渗漏,为5年;c、供热与供冷系统,为2个采暖期、供冷期;d、电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程,为2年;其他项目的保修期限由发包方与承包方约定。建设工程的保修期,自竣工验收合格之日起计算。(3)、建设工程在保修期限内发生质量问题,施工单位应当履行保修义务,并对造 成的损失承担赔偿责任。(4)、项目开发建设公司与物业公司要严格按照保证书的规定和双方协议约定共同 做好房屋保修期内的维修工作,尽快解决出现的房屋质量问题,
16、提高客户满意度。三、护管交接验收程序(一)进驻前的准备1、人员的储备按照合同规定人数进行人员储备,并针对项目情况及特点进行培训,制定布控和岗 位分配。2、物品的储备结合“标书”,并严格按“合同”约定对我方人员进驻后的衣、食、住、工作等物品 进行储备。(二)交接验收1、甲方设备、设施的验收(消防、监控)根据甲方设备、设施清单,对照现场实物检查,是否对应,是否完好,能否保证使 用。2、物品器材的验收根据甲方清单,对照现场物品,损坏丢失数量,并及时向甲方以文字形式说明,并 要求甲方进行补充。3、各种资料、记录的回收(1)消防资料消防设施分布图大厦消防平面图消防器械:头盔、消防绳、消防斧、消防面罩、消
17、防控制柜、钥匙、备用消防水带。消防值班记录(2)现场管理甲方通信录甲方车辆号牌记录监控记录4、通道、房间、仓库、门钥匙的交接(与客服如何转接依据清单,对照钥匙是否对应、数量是否一致,如有不一致或数量不够,及时与甲 方沟通,以书面形式要求换锁。(三)归档整理1、建立资料交接完毕后,我方将对甲方物品、设施设备、钥匙等物品填写清单,各种资料整理 归档,妥善保管。2、明确责任按照岗位划分建立设施、设备、物品、钥匙等保管责任人。四、清洁交接验收程序(一)人员岗位分配按照合同规定人数进行人员储备,并针对项目情况及特点进行培训,制定岗位分配。(二)交接验收1、保洁范围交接保洁内容及楼层的特点等(如,领导的办
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