机关文件材料与文书档案.doc
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1、机关文件材料与文书档案第一节 机关文件材料归档范围机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。一、机关文件材料归档范围(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、机关文件材料不归档范围(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等
2、;(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一
3、般分为30年、10年。第二节 文书档案保管期限规定1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报 永久1.3 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年1.4 讨论未通过的文件 10年2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席
4、团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久2.2 讨论未通过的文件 10年3本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录永久4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年5机关联合召开会议的文件材料5.1 本机关为主办的5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30
5、年5.2 本机关为协办的5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计永久6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排 10年7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1 重要
6、的 永久7.2 一般的 30年7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年8本机关业务文件材料8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料 永久8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1 重要业务问题的 永久8.2.2 一般业务问题的 30年8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1 重要业务问题的 永久8.3.2 一般业务问题的 30年8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年8.5 机关联合行文的文件材料8.5.1 本机关为主办的8.5.1.1 重要业务问题的 永久8
7、.5.1.2 一般业务问题的 30年8.5.2 本机关为协办的8.5.2.1 重要业务问题的 30年8.5.2.2 一般业务问题的 10年8.6 本机关编辑、编写的文件材料8.6.1 大事记、组织沿革等 永久8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久8.7.2 执法检查情况汇总、通报,整改通知等 永久8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料 永久8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使
8、用权确认的文件材料 永久8.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料8.7.5.1 重要的 永久8.7.5.2 一般的 30年8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永
9、久8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料8.9.1 发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等永久8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年9.3 人事任免文件 永久9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料9.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的 永久9
10、.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年9.5 对本机关有关人员的处分材料9.5.1 受到警告(不含)以上处分的 永久9.5.2 受到警告处分的 30年9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久9.9 职工名册 永久9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料9.10.1 工作报告、总结,换届选举结果 永久9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久9.10.3 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料 永久9.10.
11、4 情况反映、工作简报 10年9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料9.11.1 重要的 永久9.11.2 一般的 30年9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久9.13.2 其他有处理结果的 30年10本机关事务管理文件材料10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1 重要的 永久10.2.2 一般的 10年10.3 接待工作的计划、方案10.3.1 重要的 30年10.3.2 一般的 10年10.4 机关财
12、务预算 30年10.5 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年10.6 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料10.6.1 重要的 永久10.6.2 一般的 10年10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年11上级机关制发的文件材料11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料11.1.1 重要的 永久11.1.2 一般的 10年11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要
13、贯彻执行的文件材料 10年11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久12同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年13下级机关报送的文件材料13.1 重大问题的专题报告 30年13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或
14、其他形式的副本归档。各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。第三节 城乡建设档案保管期限暂行规定 根据国务院批
15、准颁发的科学技术档案工作条例规定,为便于各级城乡建设部门确定城乡建设档案保管期限,科学地进行档案鉴定工作,特制定城乡建设档案保管期限暂行规定。第一条城乡建设档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种,长期为二十至六十年左右,短期为二十年以下。凡定为短、长期的档案,到期再鉴定时,视其价值可延长保管期限。第二条确定档案保管期限的原则:(1)凡是能够反映城乡建设发展历史面貌,在城乡规划、建设、管理及科学、历史研究等方面具有长久查考和利用价值的档案,均应永久保存;(2)凡是在较长时间内对城乡建设,及科学、历史研究等,具有查考和利用价值的城乡建设档案均应长期保存;(3)凡在短时期内,对城乡建设,及科学、历
16、史研究具有查考和利用价值的城乡建设档案,应短期保存;(4)凡介于两种保管期限之间的城乡建设档案,其保管期限一律从长。第三条划为长期以下的工程竣工档案,一般应保存到该项工程拆除为止。凡中外合资建设档案保管期限,一律列为永久保存。第四条鉴定档案一定要坚持历史的、发展的观点,全面分析档案材料的现时作用和历史作用,准确地判定档案的保存价值,适当地确定档案的保管期限,保证档案的精炼、齐全和便于利用。第五条各城乡建设单位,应当做好城乡建设档案价值的鉴定工作。鉴定方法应采取直接鉴定档案的内容。鉴定工作要由主管业务领导、专业技术领导干部、熟悉有关专业的人员和档案人员共同进行。城乡建设档案馆(室)应邀请移交档案
17、的单位技术负责人、业务人员或档案人员参加,共同对已到期的城乡建设档案进行科学的鉴定工作。第六条各单位经鉴定确定销毁的城建档案,必须造具销毁清册,由各专业主管部门和城乡建设档案馆(室)共同审核无误后方可销毁,并报送上级档案主管机关备案。第七条各级城乡建设档案馆(室)和各有关单位,应结合工作需要,根据本规定的要求,编制本系统和本单位的城乡建设各类档案保管期限规定,经本单位或主管机关领导人审查批准后执行,并报本系统上级档案主管部门备案。第八条本规定只适用于各级城乡建设档案馆(室)。一、城市勘测类 第九条水文地质档案; (永久或长期)第十条工程地质档案; (永久或长期)第十一条矿产地质档案; (永久或
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