ST 大通:合同管理规定(2011年7月) .ppt
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1、深圳大通实业股份有限公司合同管理规定1.总则1.1 目的 为了加强公司的合同管理(劳动人事合同除外)工作,预防经济纠纷,降低运营风险,依据有关法律法规,并结合公司的实际情况,制定本规定。,1.2 适应范围,本规定是公司合同管理工作的基本制度,适用于公司,各职能部门,以及子公司(以下称项目公司)有关合同的管理工作。但劳动人事合同适用其他规定。1.3 职责部门1.3.1 合同管理领导小组是公司合同管理的领导机构和议事机构,由总经理和相关人员组成,总经理任小组负责人,负责指导公司合同管理工作;评审合同管理制度;评审合同标准文本;评估合同管理的有效性;分析重大合同风险和提出应对措施等。合同管理领导小组
2、定期召开工作会议,如总经理认为有必要时,也可以召开临时会议。1.3.2 综合管理部是公司合同管理的日常管理部门,也是公司合同管理领导小组的办事机构,负责合同法等有关合同法规的宣传和培训;拟定、完善公司合同管理制度;合同审核、检查、统计;参与重大合同的谈判、签订工作;协助合同承办单位处理合同纠纷,处理因合同纠纷产生的诉,讼、仲裁等工作。,1.3.3 职能部门和项目公司,设合同管理员,根据规定参与合同管理,并直接与综合管理部对接相,关合同管理工作。负责或参与职责和授权范围内合同的谈判、起草、,审批、履行、归档、纠纷处理等工作;参与合同标准文本的起草、评,审工作;根据规定参与合同审查、评审、管理工作
3、;负责本部门合同,台账的登记和管理;根据职能规定监督合同的履行等;,1.3.4 合同管理员职责:综合管理部合同管理员(兼职),负责公司相,关合同的盖章、登记、归档、统计等工作,并指导各职能部门和项目,公司的合同档案管理工作;各职能部门合同管理员(兼职)负责本部,门的合同登记、台帐、档案收集等工作;项目公司合同管理员(兼职),负责项目公司相关合同的盖章、登记、归档、统计等工作。,1.5 公司建立合同标准文本库,作为合同承办单位起草、签订合同的,参考模版,并根据经营发展适时予以修订、完善。,1.6 合同管理应充分利用公办自动化系统和管理软件等现代化工具和,方法,达到管理网络化、行为规范化、传递程序
4、化、履行全面化,经,营管理与合同管理一体化的标准,努力在公司建立起科学、高效、安,全的合同管理体系。,2.一般规定,公司的合同应遵循以下原则:,3.1 合法性原则:所有合同必须全面符合有关法律法规及行业规定,,使公司权益能够依法受到保护。,3.2 合同书原则:所有业务必须正式签署合同书以明确双方的权利、,义务和责任,禁止口头承诺、私自交易。除即时结清或者政府性收费、,公用事业收费外,应当采用书面形式,并首先参照公司发布的合同标,准文本格式,如公司未发布相同或类似合同标准文本的,可选用国家,相关合同示范文本格式。如没有合同标准文本和国家示范文本参照,的,合同承办单位可自行起草合同文本并提前与综合
5、管理部沟通合同,内容。对于房屋销售类和物业管理类等可以重复使用的格式合同或格,式条款,由合同承办单位起草并与综合管理部磋商后按照相关规定审,批后执行,非经审批,合同承办单位不得更改格式合同或格式条款内,容。,3.3 事前签订原则:合同应在业务交易发生前签署,禁止未签署合同,即先行交易、施工。,3.4 招标原则:委托服务和采购物料时,应按照公司招标相关制度执,行,特殊情形除外。,3.5 利益明晰原则:合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务,以,杜绝模糊、歧义现象;合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同,价款、结算办法及付款方式。,3.6 依合同付款原则:财务管理部见签署生效的合同办理付款,特殊
6、,情形除外。,3.7 共同参与原则:与合同相关的需求部门、经办部门、财务管理部、,会签部门应充分协作,履行各自在合同审查中的义务,不应出现推诿、,扯皮现象。,2.3 合同一般由以下几个部分组成:,首部:合同名称,合同签订各方的名称(姓名)、地址、法定代表人、,联系电话、传真等。,正文:标的(数量、规格、型号、商标等);价款和支付方式;质量,标准和验收方法;提出质量异议的期限;履行期限、地点和方式;保,修承诺;安全责任;担保条款;违约责任;解决争议的方法;生效条,件和合同份数等。,尾部:单位盖章和代表人签名,签约日期。,2.4 拟定合同条款时,应着重注意以下几个问题:,2.4.1 合同标的、质量
7、标准、履行期限和地点要描述准确、具体;,2.4.2 价款支付方式要能起到控制、督促合同对方履行义务,降低风,险的作用;,2.4.3 违约责任要根据可能出现的违约行为,分别约定相应责任和后,果;,2.4.4 解决争议的方式,除协商解决外,应选择诉讼方式解决,而不,选择仲裁方式,并尽可能约定由公司所在地法院管辖。一般可约定为,由合同签订地法院管辖并将合同签订地注明为公司所在地。,2.4.4 合同首部的单位名称或姓名应与尾部的盖章、签名完全一致,,并在合同中记载对方详细的通信地址、邮政编码、电话、传真等联络,信息。,2.5 公司和项目公司公章和合同专用章设专人保管并按规定使用,除,董事长或者董事长授
8、权的人书面同意,不得向任何人出借。,2.6 根据公司经营范围和特点,公司合同可分为项目类合同、管理类,合同、物业类合同,其中项目类合同包括项目开发、项目前期、规划,设计、工程施工、材料设备、营销服务等子类,管理类合同包括行政,管理、财务管理、人力资源、审计法律、资本运作等子类。项目类合,同的的规划设计、工程施工、材料设备、营销服务(不包括销售合同),又统称采购类合同。,3.合同签订,3.1 公司正常经营管理中对外发生的交易或往来,各职能部门和项目,公司根据职责规定、采购计划、招投标计划等洽谈、报批合同(根据,规定必须采用招投标方式确定合同对方的应先进行招投标程序);如,发生正常经营管理之外的业
9、务而需要对外签订合同的,合同承办单位,应先就该事项是否可行进行审批,经批准后再洽谈、报批合同。,3.2 签订合同之前,合同承办单位必须认真调查合同对方的情况,包,括但不限于以下内容:签约主体资格,经营状况,履约能力,资信记,录,委托代理人资格等,并做出恰当的风险评估。要做到只与具有良,好履约能力和商业信誉的单位签订合同,只签订与对方履约能力相符,合的合同。,3.3 公司和项目公司可以自己的名义对外签订各类合同,公司各职能,部门以及未经授权的个人不得代表公司对外签订合同。合同对方应是,能够独立承担民事责任的自然人和具有法人资格的企业或其他组织,,或者是经授权的非法人组织或个人,法人组织的分支机构
10、可以签订与,其能力相当的经营类合同,但未经法人组织授权不得签订担保合同。,3.4 合同各方须在合同文本上签字并加盖企业印章(公章或合同专用,章)。合同对方签字代表人须是担任一定职务或负责合同履行的人,,重大合同、经过招投标后签订的合同,合同对方的签字人员必须是法,定代表人或经法定代表人书面授权的人。公司一方的签字代表一般为,职能部门负责人或项目公司部门负责人以上职务人员签字,如有特别,规定或需要则由董事长、总经理签字或经其授权的人签字。,3.5 合同各方对合同的效力可以约定附条件。附生效条件的合同,自,条件成就时生效。附解除条件的合同,自条件成就时失效。合同需要,登记、批准才生效的,应将合同的
11、登记和批准手续约定为合同的生效,条件。,3.6 合同份数一般一式四份或更多,应保证公司至少留有两份合同原,件。合同应由双方同时签字盖章,不能同时签字盖章的,应尽量由对,方先签字盖章,然后公司再签字盖章。合同页码在一页以上的,双方,均应在合同上加盖骑缝章。合同附件也应盖章。,3.9 签订合同实行会签和审批制度,按照各类合同审批流程和批准权,限经批准后方能签订。,3.10 需要公司审批的合同,合同承办单位应在内部统一意见后,再提,请审批,而且应预留不少于 3 个工作日的会签和审批时间,如合同紧,急,合同承办人员应主动联系相关审批人员,并做出解释说明。,3.11 合同经会签和审批后,综合管理部负责审
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