中小学校舍档案讲义内容第一讲档案概述.doc
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1、本文档由无尘大哥上传至豆丁网第一讲 档案概述第一节 档案的分类学校的档案是按照组织机构分类法进行分类的。一般可分为党群工作档案、行政管理档案、教学工作档案、财会档案、校舍档案等类目。校舍档案按照裁体形式分类又分为图纸档案、文字档案、音像档案、证件档案等。校舍档案是学校全部档案的重要组成部分,是对学校全部档案进行分类而设置的一级类目之一。校舍档案是根据来源于校舍设施的建设和维护管理活动中而产生的内容记载,同时为了便于档案的利用和管理校舍档案,因此分为确权档案、基建档案、管理档案。其中,基建类目下又分为房屋、场地、其它建筑物(构筑物)三个属类。第二节 校舍档案的作用一、档案的凭证作用 档案是历史的
2、真凭实据。它记录和证明事件在某一历史过程中的客观性、真实性和证据性。二、档案的参考作用。档案的形成特点和真切的历史标记,决定了档案在今后的校舍维护管理工作中的参考作用,体现了档案的历史性、可靠性和广泛性的特点。第二讲 校舍档案的内容第一节 确权类档案一、确权类档案的定义 所谓确权类档案是指能够确认并保护学校合法权益的档案。他是校舍档案中重要的组成部分。 二、确权档案的分类 (一)土地使用权形成的文件材料 详见附表21 (二)房屋所有权形成的文件材料详见附表22三、注意事项附表“序号”栏中注写“”符号的材料,在材料收集、建卷过程中必须予以重视。附表21土地确权文件归档范围一览表序号归档文件保管期
3、限备注土地使用权形成的文件材料1选址申请及选址规划意见通知书永久1-8组成一卷2用地申请、报告及县以上政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6土地管理部门加盖印鉴的征地红线图永久7财政部门的征地投资协议书永久8其他文件永久9国有土地使用证永久自成一卷附表22房屋确权文件归档范围一览表序号归档文件保管期限备注一房屋所有权形成的文件材料新建、翻建、改建、扩建校舍文件1房屋所有权证永久自成一卷2建筑工程规划许可证永久复印件3规划部门加盖印鉴的红线图永久2-5组成一卷4建设的请示、审批文件永久5其他文件永久二房屋买卖文件1-8组
4、成一卷1产权交易协议书、合同书、契约永久2财政部门的购房审批文件永久3县、区以上教育主管部门批准购房文件永久4县、区以上教育主管部门批准出售公房文件永久5产权价值评估文件永久6房产交易的请示、审批文件永久7房产交易公证书永久8其它文件永久9房屋所有权证永久自成一卷三调拨、赠与、移交、交换房屋文件1-6组成一卷1房屋调拨文件及清册永久2房屋赠与协议书、转让协议书、移交协议书、交换协议书永久3契证、原房产来源证件永久4权属转移变更文件永久5产权公证书永久6其他文件永久7房屋所有权证永久四拆除房屋文件1-8组成一卷1请示、审批文件永久2拆除房屋申报表永久3房产管理部门准许房屋拆除许可证永久4规划拆迁
5、部门批准定点拆除的文件永久5拆迁协议书、合同书永久6货币补偿协议书永久7房屋安置协议书永久8其它文件永久五房屋纠纷文件1-7组成一卷1房产管理部门的仲裁文件永久2房屋仲裁申请书永久3法院受理通知书永久4法院答辩通知书永久5法院调解书永久6法院裁决书永久7其它文件永久 (三)农村学校房屋占有、土地使用的确权1、学校房屋占有、使用的确权。农村中小学由办(镇)、村集体投资建设,办(镇)、村是当然的所有权主体。而学校是房屋的合法占有者、使用者,为保证学校的正常教育教学工作顺利进行,应当依法确认学校对其事实上占有房屋的使用权。县(市)、区教育主管部门应会同办、镇政府组织一个班子,对辖区内的校舍统一进行普
6、查、登记,经县(市)区、办镇、村委会审查认可(签字、盖章)发给房屋使用权证书。房屋使用权证各县(市)区可参照城镇房屋所有权证书的样式(一院落一证)印制。证书上必须印有“学校所占有、使用的房屋属无限期使用,产权人改变校舍用途必须报经县(区)、办(镇)人民政府、教育主管部门审查同意”等字样。只有这样学校对房屋的使用才有了合法的凭证,使学校的权益才能得以保证(房屋使用权必须确权在学校名下,原件存档于主管局,学校存档证书复印件)。 2、农村学校土地使用的确权根据中华人民共和国土地法规定,城区的土地属于全民所有即国家所有,农村和城市郊区的土地,除法律规定属于国家所有的之外属于集体所有。国家为了维护单位(
7、个人)土地使用权不受侵犯实行土地登记发证制度。县(市)、区教育局会同办、镇、村对学校现实际使用土地进行测绘,绘制地界图,图中以不变动位置的地物作参照,标定地界,并由四邻必须加盖印鉴认同。原件存由主管局存档,学校存放地界图复印件。可参照中小学校舍档案管理一书第20页“图2-1”绘图。第二节 基建类档案 一、基建档案的定义基建类档案是由基建(新建、扩建、改建等)、维修、查勘等活动形成的文件材料转化而来的,是校舍设施维护活动中的重要参考依据。它是校舍档案的重要组成部分。二、基建档案的内容(一)、基建形成的文件材料 详见附表2-3 (二)、房屋修缮形成的文件材料详见附表2-4三、注意事项:在附表“序号
8、”栏加注“”符号的材料,在材料收集、建卷过程中必须予以重视。基建文件归档范围一览表附表2-3基建文件归档范围一览表序号归档文件保管期限备注工程准备阶段文件一立项文件1-7组成一卷1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二勘察、测绘、设计文件2-12组成一卷1工程地质勘察报告永久自成一卷2水文地质勘察报告、自然条件佳、地震调查永久3建设用地钉桩通知单(书)永久4地形测量和拨地测量成果报告永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久6初步
9、设计图纸和说明长期7技术设计图纸和说明长期8审定设计方案通知书及审查意见长期9有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议永久10施工图纸及其说明长期11设计计算书长期12政府有关部门对施工图纸设计文件的审批意见永久三招投标文件1-6组成一卷1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期四开工审批文件1-8组成一卷1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永
10、久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期五财务文件1-4组成一卷1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期六建设、施工、监理机构及负责人1-3组成一卷1工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单长期2工程项目管理机构(项目监理部)及负责人名单长期3工程项目管理机构(施工项目经理部)及负责人名单长期监 理 文 件1-10 可组成2-3卷1建立规划监理规划长期监理实施细则长期监理部总控制计划等长期2监理月报中的有关质量问题长期3监理会议纪要中的有关质量
11、问题长期4进度控制工程开工/复工审批表长期工程开工/复工暂停令长期5质量控制不合格项目通知长期质量事故报告及处理意见长期6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8监理通知有关进度控制的监理通知长期有关质量控制的监理通知长期有关造价控制的监理通知长期9合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久费用索赔报告及审批长期合同争议、违约报告及处理意见永久合同变更材料长期10监理工作总结专题总结长期月报总结长期工程竣工总结长期质量评价意见报告长期施 工 文 件一建筑安装
12、工程(一)土建(建筑与结构)工程1施工技术准备文件1-3组成一卷不含施工组织设计长期自成一卷技术交底长期图纸会审记录长期施工预算的编制和审查短期施工日志短期自成一卷2施工现场准备控制网设置资料长期工程定位测量资料长期基槽开挖线测量资料长期施工安全设置短期施工环保措施短期3地基处理记录地基钎探记录和钎探平面布点图永久验槽记录和地基处理记录永久桩基施工记录永久试桩记录长期4工程图纸变更记录自成一卷设计会议会审记录永久设计变更记录永久工程洽商记录永久5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告自成一卷不含砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期砂、石、砖、水泥、钢筋
13、、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期自成一卷砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录长期的“出厂合格证”归放于本“5”中的组成一卷工程物质选样送审表短期进场物质批次汇总表短期工程物质进场报验表短期6施工试验记录自成一卷土壤(素土、灰土)干密度试验报告长期土壤(素土、灰土)击实试验报告长期砂浆配合比通知单长期砂浆(试块)抗压强度试验报告长期混凝土配合比通知单长期混凝土(试块)抗压强度试验报告长期混凝土抗渗试验报告长期商品混凝土出厂合格证、复试报告长期钢筋接头(焊接)试验报告长期防水工程试水检查记录长期楼地面、
14、屋面坡度检查记录长期土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录自成一卷基础和主体结构钢筋工程长期钢结构工程长期防水工程长期高程控制长期8施工记录自成一卷工程定位测量检查记录永久预检工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道、垃圾道检查记录短期沉降观察记录长期结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期工程竣工测量长期新型建筑材料长期施工新技术长期9工程质量事故处理记录永久自成一卷10工程质量检验记录自成一卷检验批质量验收记录长期分项工程质量验收记录长期基础、主体工程验收记录永久幕墙工程验收记录永久分部(子分部)工程质量验收记录永久(二)
15、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录施工组织设计长期自成一卷施工交底短期自成一卷施工日志短期自成一卷2图纸变更记录-组成一卷图纸会审永久设计变更永久工程洽商永久3设备、产品质量检查、安装记录-组成一卷设备、产品质量合格证、质量保证书长期中的“产品质量合格证”归放于前“5”中的组成一卷设备装箱单、商标证明和说明书、开箱报告长期设备安装记录长期设备试运行记录长期设备明细表长期4预检记录短期4-5组成一卷5隐蔽工程检查记录长期6施工试验记录-组成一卷电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期
16、变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期电器照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录;空载、半载、满载、超载试运行记录;平衡、运速、噪声调整试验报告长期7质量事故处理记录永久自成一卷8工程质量检验记录自成一卷检验批质量验收记录长期分项工程质量验收记录长期分部(子分部)工程质量验收记录永久附表2-4校舍维修文件归档范围一览表序号归档文件保管期限备注1中小学危房改造工程项目申请表长期自成一卷2施工企业资质复印件及工程承
17、发包合同、施工招投标资料长期3工程质量监督手续长期4有相关资质的设计单位设计的维修方案长期5工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场实验报告长期6隐蔽工程验收记录和工程质量评定资料长期7房屋建筑工程质量保修书长期8工程竣工验收人员名单,工程质量监督部门发放的建筑工程竣工验收证明长期9山东省中小学危房改造竣工验收情况表长期10工程竣工结算资料长期第三节 管理类档案一、管理档案的定义 为提高档案的使用效益,把学校土地、房屋、场地等各个方面的具体情况集中分类、统计、填写形成专门用于校舍设施使用管理的一类档案。二、管理类档案的内容。(一) 学校管理人员一览表 (详见附表2-5)(二) 学校建设历
18、史简况 (详见附表2-6) (三) 房屋、土地情况总表 (详见附表2-7) (四) 房屋基本情况明细表 (详见附表2-8) (五) 房屋基本情况分幢登记表 (详见附表2-9)(六) 如上建筑平面示意图 (详见附表2-10)(七) 房屋查勘鉴定分幢记录表 (详见附表2-11)(八) 房屋修缮分幢记录表 (详见附表2-12)(九) 房屋、土地变更情况记录表 (详见附表2-13)(十) 房屋使用分类统计表 (详见附表2-14)(十一)运动场及其他建筑物总表 (详见附表2-15)(十二)校园总平面图 (详见附表2-16)(十三)总体规划图 (同上)(十四)地下管线图 (详见附表2-17、2-18、2-
19、19、2-20)(十五)照片 (详见附表2-21)(十六)其他情况附表2-5本表填写的基本要求:一、 该表所列人员有调整者就要反映在表中栏目上,否,可不改动。二、 “年代”栏必须填写4位数。如“2005年”填写“2005”。三、 “备注”栏填写人员变更后的去向:(如调离、转换岗位、退休等)。附表 2-6本表填写的基本要求:一、 追溯至学校的始建年代,简述其学校校舍、场地等情况;二、 详述学校历年来建设校舍、场地等重大事件中发展的巨大变 化、社会背景、和有突出贡献的参与者;三、 简述学校现状。学校现占地总面积、校舍总面积、场地面积、 绿化面积、规划规模、各功能室的配备(个)面积等情况;四、 为说
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