公司采购管理制度采购原则采购流程和采购纪律要求.docx

盛世立元公司采购管理制度一、目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，做到有章可循，预防采购过程中的各种漏洞和弊端，降低采购成本，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。二、适用范围本制度适用于集团公司及下辖子公司的所有物品，包括产品、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品及设备、劳务技术、服务等的采购。三、采购原则1、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量和价格”的性价比，凡500元以上的维修、服务等劳务、设备用具的采买项目，必须召集三家以上的供应商报价，进行比价，择优选取。价值在2万元以上的设备的采购，必须采取招标方式采购。2、100元以下的采购由各项目部自行采购；300元以下的报大区经理批准；500元以下报分管公司负责人批准；500元以上的报公司总裁（董事长）批准。3、公司总部的一般日常办公用品及其它消耗用品由行政部负责采购，其他部门或人员不得自行采购。应尽量采用月结方式作为付款条件与供应商洽谈。4、300元以上的进货及物料的采购由各需求部门向分管领导申请，董事长批准后由行政部采买，需求部门派人监督、跟踪、协助采办。5、国家明码标价垄断经营的特殊商品采购，以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，公司只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。四、采购流程1、采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、估算价格和总金额、需求日期及注意事项，填写物品采购申请单。紧急采购时，由采购人员在物品采购申请单上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。若撤销采购，应立即通知行政部或采购人员，以免造成不必要的损失。2、采购金额在300元内的物品采购申请单，交由公司行政部负责人审核签字后，可立即执行采买任务。采购金额在300元以上的物品采购申请单，报公司董事长审批后，方能进行采购。董事长不在总部，须电话或短信请示汇报后方能执行。3、财务部须仔细核对物品采购申请单及领导的签字后，方可办理借支采购或通知财务专员办理转款手续。4、采购人员按核准的物品采购申请单向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。五、采购经办人职责1、广泛建立各类供应商资料与价格记录。2、做好采购商品或服务的市场行情的经常性调查。3、认真做好询价、比价、议价及定购工作，涉及较专业的采买物品或服务，要做到不懂就问，严禁不懂装懂。4、所购物品的品质、数量发现异常，要先报告领导，并及时处理，同时做好物品或服务交期进度的跟进和控制。5、做好平时的采购记录及对帐工作。六、采购方式1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。2、长期报价采购：凡办公用物料、耗材、办公设备维修维护等，须选定长期供应商议定供货价格。3、每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商进行评审，且作出相关评审记录。七、采购票据报销1、所有物品采购申请单经行政部负责人或董事长审核签字后，均需复印一份交与财务部备案，并作为报帐时的附件。无领导签批的物品采购申请单，财务一律不予报销。2、物品采购无论金额大小，票据一律由经办人签字，并由需求部门或分公司领导初审（总部由行政部负责人初审签字），交董事长核准签字后方可交财务部核实报销。3、大宗物品采购付款须见供应商提供送货单及我司开出的入库单等单据方可结款或开支票，同时要认真审核采购合同、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。4、出纳员须在接到经董事长签字或盖“已审”章的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。八、采购纪律1、采购经办人应尽职尽责，严禁在采购中收取供应商任何形式的馈赠、回扣、贿赂，或向供应商索要回扣、好处等，此类行为一律按贪污论处，一旦查实，立即开除。情节严重者提交公安机关处理。2、采购经办人不按采购程序，造成错误采购、购回物资无法退换且公司无使用价值的，由当事人赔偿，具体执行按公司责任追究和赔偿制度；3、不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。4、经审批的采购申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有尽到责任不能按时采购而影响正常工作的，每发现查实一次罚款100500元，给公司造成损失的按确定损失额的40%赔偿。5、采购经办人缺乏责任心，导致购入质次价高的物品，或不货比三家使公司支付的采购费、服务费远高于市场普遍行情的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交多家供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后由采购人员或承办人员承担100%的损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。6、对采购经办人在采购中出现其他失误的赔偿，按公司责任追究和赔偿制度执行。九、本制度经盛世立元公司董事长签发后实施。盛世立元有限公司董事长签发：2011年10月10日采购部管理制度一、总则1、为规范公司日常采购工作，特制定本制度。2、本制度适用于公司的日常采购活动。二、采购原则1、严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、采购会审、合同会签制度物品采购，必须有相关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核后生效。3、职责分离采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。4、一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。5、廉洁制度所有采购人员必须做到：（1）、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。（2）、加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。（4）、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。三、采购程序1、供应商的选择（1）供应商必须证照齐全，具有相关资质。（2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2、采购程序（1）日常及其他零星物品的申请，由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批，最后交采购部门采购。（2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。（4）、采购过程中发生变化时，需求部门应及时出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。（5）、行政部负责接收报告的出具。3、付款程序（1）采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请，各主管签字，后附入库单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。（2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容是否和合同约定一致，确认后交给财务部核销。四、违约处理（1）货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。（2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部处理。采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况及时报给供应商，要求供应商换货或退货。（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。五、审计监督在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。六、绩效与评估1、制定采购绩效评估的目的，包括以下项目：确保采购目标之达成；提供改进绩效之依据；作为个人或部门的奖惩参考。作为升迁、培训的参考；提高采购人员的士气。2、采购绩效评估的指标采购人员绩效评估应以“5R”为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。1. 1时间绩效由以下指标考核时间管理绩效：停工断料影响工时；紧急采购（如空运）的费用差额。2. 2质量绩效由以下指标考核质量管理绩效：进料质量合格率；物资使用的不良率或退货率。2. 3数量绩效呆滞物资金额；呆滞处理损失金额；库存金额；库存周转率。3、采购绩效评估的方式。采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。3. 1绩效评估说明目标管理考核占采购人员绩效评估的70%；工作表现占绩效评估的30%；两次考核的总合即为采购人员之绩效，即：绩效分数二目标管理考核*70%+工作表现考核*30%3. 2目标管理考核规定公司制定年度目标与预算；采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标；采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标；采购部个人次年度之工作目标经采购部经理审核后，；依据KPI目标管理项目逐月对采购人员进行绩效评估；UPI目标管理项目依个人自填、主管审核的方式进行。3. 3工作表现考核规定依公司有关绩效考核之方式进行，参照员工绩效考核管理方法；工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级主管核准。3. 4绩效评估奖惩规定依公司有关绩效奖惩管理规定给付款绩效资金；视公司整体工资制度规划而定；年度考核分数在80-90分之间者，应加强职位训练，以提升工作绩效。