公司采购管理制度采购原则采购程序采购单据模板.docx

德美置业标准文件主题：关于公司采购的管理制度德美置业第2012102501号撰稿部门：行政部密级：紧急程度：I签发日期：2012年10月25日签收部门：各相关部门撰写：审核：总经理批准：顾问批准：公司采购管理制度为了加强公司的采购管理工作，监督以控制不必要的开支，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，保证采购工作的正常化、规范化，进一步规范物资采购流程，特制定本制度。一、采购原则1、采购是一项重要、严肃的工作，公司各部门负责人和采购经办人员必须高度重视。2、采购必须坚持“秉公办事、维护集团利益”，严格执行询议价程序，每次采购的物品必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，按照成本最小原则择优选取。3、一般日常办公用品及其它日常消耗用品的采购，可以由公司行政部及各使用部门口头向公司领导汇报后，根据需要负责采购；属公司总部采购的项目，应先报公司领导批准，然后由公司领导安排专人进行统一采购。4、采购经办人在业务交往中应工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；应自觉维护企业利益，严格按采购制度和程序办事，努力提高采购材料质量，降低采购成本；应廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手，自觉接受监督。5、采购大件物品、器具及批量采购时应与商家签订采购合同。6、采购品必须要求供应商开具正规发票。7、公司行政部门及财务部门要对采购过程、价格、采购结果进行检查、跟踪。二、采购程序(一)、物品申购(1)正常物品申购：部门按实际需求填制物品申购单一部门经理签字一总经理签批f办公室安排人员陪同采购根据申购单完成采购；（2）金额较大或新增特殊物品申购：部门填制购买申请报告（陈述是由、预购物品品名、规格、单价、数量、总预算费用）一部门经理签字一行政部审核一总经理签批f顾问签批一办公室安排人员陪同采购根据申请报告完成采购；（3）临时急用物品申购，经领导批准后，办公室安排人员进行购买，后补手续。（二）询价、比价、议价1、询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购，遇到问题应及时与请购部门沟通；2、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价；对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；3、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想购买价格，4、参考议价标准，与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判，对其供应能力、交货时间、服务质量进行确认，确认其所报价格的综合条件是否更加突出；5、对比价、议价结果进行汇总，按照一定顺序完整列出报价、规格、付款方式及其他价格条件，列出拟选用单位及选用理由，报公司领导审核后进行修改或者相应的处理。O（三）、物品采购1、申购批准后，经过询价、比价、议价，最终确立采购计划，填写采购单据；2、采购单据须认真工整标明供货商名称、供货商地址、联系方式、物品名称、规格型号、单价、购买数量、金额等信息，报公司领导批准后开始采购。（四）、报验及入库1、采购完成后，应及时通知办公室进行验收；2、公司新采购物品验收合格后，必须先在办公室办理入库手续。入库时须严格按照申购单或申请报告所列物品及数量进行入库，未经审批的物品采购，费用一律自负。（五）审计监督采购全过程进行财务监督和审计。在采购采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有申购部门及采购人参与外，办公室、财务部门也要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查，办公室主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和办公室对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，公司将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，情节严重的按照国家规定，交相关部门追究法律责任。三、本制度由公司行政部负责制定，由财务部监督执行，未尽事宜报公司领导批准后随时进行修改调整。行政部2012-10-25德美置业物资申购单申购部门：申购时间：序号物品名称申领数量物品用途12345678购置原因：部门经理意见办公室意见总经理意见顾问意见德美置业物资采购审批单部门名称：采购时间:序号物资名称规格单位数量单价金额12345678合计金额大写：¥:部门经理意见办公室意见总经理意见顾问意见德美置业物资采购询价表日期：年月日需求单位:序号材料名称规格型号单位数量单价小计备注12345678合计：供方信息报价单位（盖章）：供货周期付款方式联系人电话传真邮箱公司网址办公地址：备注：本单只做询价用，非正式订单。精品文档精心整理盛世立元公司采购管理制度一、目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，做到有章可循，预防采购过程中的各种漏洞和弊端，降低采购成本，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。二、适用范围本制度适用于集团公司及下辖子公司的所有物品，包括产品、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品及设备、劳务技术、服务等的采购。三、采购原则1、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量和价格”的性价比，凡500元以上的维修、服务等劳务、设备用具的采买项目，必须召集三家以上的供应商报价，进行比价，择优选取。价值在2万元以上的设备的采购，必须采取招标方式采购。2、100元以下的采购由各项目部自行采购；300元以下的报大区经理批准；500元以下报分管公司负责人批准；500元以上的报公司总裁（董事长）批准。3、公司总部的一般日常办公用品及其它消耗用品由行政部负责采购，其他部门或人员不得自行采购。应尽量采用月结方式作为付款条件与供应商洽谈。4、300元以上的进货及物料的采购由各需求部门向分管领导申请，董事长批准后由行政部采买，需求部门派人监督、跟踪、协助采办。5、国家明码标价垄断经营的特殊商品采购，以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，公司只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。四、采购流程1、采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、估算价格和总金额、需求日期及注意事项，填写物品采购申请单。紧急采购时，由采购人员在物品采购申请单上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。若撤销采购，应立即通知行政部或采购人员，以免造成不必要的损失。2、采购金额在300元内的物品采购申请单，交由公司行政部负责人审核签字后，可立即执行采买任务。采购金额在300元以上的物品采购申请单，报公司董事长审批后，方能进行采购。董事长不在总部，须电话或短信请示汇报后方能执行。精品文档精心整理3、财务部须仔细核对物品采购申请单及领导的签字后，方可办理借支采购或通知财务专员办理转款手续。4、采购人员按核准的物品采购申请单向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。五、采购经办人职责1、广泛建立各类供应商资料与价格记录。2、做好采购商品或服务的市场行情的经常性调查。3、认真做好询价、比价、议价及定购工作，涉及较专业的采买物品或服务，要做到不懂就问，严禁不懂装懂。4、所购物品的品质、数量发现异常，要先报告领导，并及时处理，同时做好物品或服务交期进度的跟进和控制。5、做好平时的采购记录及对帐工作。六、采购方式1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。2、长期报价采购：凡办公用物料、耗材、办公设备维修维护等，须选定长期供应商议定供货价格。3、每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商进行评审，且作出相关评审记录。七、采购票据报销1、所有物品采购申请单经行政部负责人或董事长审核签字后，均需复印一份交与财务部备案，并作为报帐时的附件。无领导签批的物品采购申请单，财务一律不予报销。2、物品采购无论金额大小，票据一律由经办人签字，并由需求部门或分公司领导初审（总部由行政部负责人初审签字），交董事长核准签字后方可交财务部核实报销。3、大宗物品采购付款须见供应商提供送货单及我司开出的入库单等单据方可结款或开支票，同时要认真审核采购合同、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。4、出纳员须在接到经董事长签字或盖“已审”章的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。精品文档精心整理八、采购纪律1、采购经办人应尽职尽责，严禁在采购中收取供应商任何形式的馈赠、回扣、贿赂，或向供应商索要回扣、好处等，此类行为一律按贪污论处，一旦查实，立即开除。情节严重者提交公安机关处理。2、采购经办人不按采购程序，造成错误采购、购回物资无法退换且公司无使用价值的，由当事人赔偿，具体执行按公司责任追究和赔偿制度；3、不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。4、经审批的采购申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有尽到责任不能按时采购而影响正常工作的，每发现查实一次罚款100500元，给公司造成损失的按确定损失额的40%赔偿。5、采购经办人缺乏责任心，导致购入质次价高的物品，或不货比三家使公司支付的采购费、服务费远高于市场普遍行情的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交多家供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后由采购人员或承办人员承担100%的损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。6、对采购经办人在采购中出现其他失误的赔偿，按公司责任追究和赔偿制度执行。九、本制度经盛世立元公司董事长签发后实施。盛世立元有限公司董事长签发：2011年10月10日