资料室QC小组提高工程竣工资料的归档率.ppt

提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLV,发布人：白淑花 山东省深基建设工程总公司资料室QC小组,提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLU,一、小组概况,表一,1、小组概况,一、小组概况,2、小组成员 表二,二、选课理由,随着现代建筑事业的快速发展，我公司的规模也日益膨胀，年合同额由2005年的1700万提升到2008年7000万，年竣工项目由2005年的82项增到2008年的152项，与此相应的工程竣工资料也逐年增加。工程建设有两个产品：一是工程实体，二是竣工资料，但在工程建设中，往往会出现重工程轻竣工资料现象。滞后的工程竣工资料管理方式往往导致：工程竣工资料丢失、不及时、不完整归档现象，混乱的竣工资料管理已明显制约了经济发展，我们迫切需要对此进行一次彻底的清查整顿，最终实现工程竣工资料归档的规范管理。,二、选课理由,工程竣工资料是在建筑工程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，是一种独有、不可替代的信息资源，是工程实体的有力凭证,它在公司运作中起着举足轻重作用。施工涉及的行业与工程竣工资料数量都在逐年增多，繁杂的工程竣工资料需要一个规范的管理体系。及时归档、妥善存档，良好的工程竣工资料管理能反映一个企业的管理水平，树立良好的企业形象，有利于企业资质评审，提高企业的竞争力。,二、选课理由,程竣工资料是我公司的技术储备，企业可以以此为依托开展技术交流，提高企业管理水平及工程建设质量水平。工程竣工资料是我公司经济的资料储备，准确、有效、完整的工程竣工资料是鉴别工程质量，特别是结构工程中隐蔽工程质量的重要依据，是工程合同管理、质量保证的有力依据。新世纪的规模建筑，七八十年代的简单管理，针对我们目前的工程竣工资料管理现状，本QC小组提出“提高工程竣工资料的归档率”的选题理由。,三、现状调查,小组成立后，立即展开活动，按合同顺序对2005年到2008年公司承建过的全部工程进行清查统计，具体情况统计如下表（表三）：,20052008年工程竣工资料清查情况表 表三,三、现状调查,以四年内所有应编制归档工程竣工资料为基数，得出结果：不完整归档工程竣工资料率1.7、不及时归档工程竣工资料率12.5%、逾期未归的借出工程竣工资料率11.7、完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）率74.1%，现将上述统计绘制成下列直观的饼分图（图一）。,图一,四、设定目标,本次活动具体目标表 表四,本次活动目标：完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）归档率由原来的74.1%提升到95%，表示如下柱状图（图二）。,四、设定目标,目标率提升柱状图（图二）,五、原因分析,小组成员针对“工程竣工资料归档低的现象”，组织了座谈和讨论，从人员、机器、材料、方法、环境五个方面进行了因果分析，绘制了因果分析图（图三）。,图三,六、确认要因,09年04月20 日本QC小组召开会议，结合因果分析图对工程竣工资料归档管理进行要因分析，确定主因，见下表（表五）。,表五,七、制定对策,小组人员针对以上主要要因制定了相应的对策，落实负责人和完成日期，绘制主要要因对策表，见下表（表六）。,表六,八、实施对策,为顺利实现完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）率由74.1%提升到95，对现有工程竣工资料归档过程中出现的主要问题进行对应解决，做出如下主要实施对策：,实施一：增加对工程竣工资料重要性的意识 1、按季定期总结工程竣工资料的归档情况，汇编成书面材料报送领导，既提高领导对资料管理的重视度，又能就其中发生的问题寻求 领导帮助。提出量化工程竣工资料归档管理中奖罚标准的建议。2、把新制订的内部工程竣工资料管理制度发放到员工手中，做到人手一份。3、搞好宣传教育工作，从思想上提高对工程竣工资料重要性的意识，要求每位归档员提交学习计划，制定工作日志，为增加归档员职业素质教育，每周进行集中学习，聘请专家做讲座，组织归档员与兄弟单位交流经验，实行季度考试，成绩需达80分方为合格。下图（图四）是绘制的具体学习培训板块。,八、实施对策,图四,八、实施对策,实施二：资料归档顺序不科学,工程竣工资料管理工作思路不清晰，导致它在收集、整理、移交、归档过程中责任人不明，极易出现资料出问题，为结束这一状况，为理顺工作环节，明确责任范围，本小组为繁杂竣工资料的归档创造条件，把工程竣工资料归档过程化为两阶段进行详细说明。,八、实施对策,（工程竣工资料收集、归档阶段）,本阶段特点：竣工资料内容繁杂、整理工作贯穿工程建设始终，设专职竣工资料归档员，对工程竣工资料进行分类管理，日清月结，保证需要资料归档与工程建设同步，职责明确就能提升工程竣工资料重要性的意识。,八、实施对策,（工程竣工资料归档保存阶段）,本阶段特点：防止工程竣工资料的意外损失，需加强借出资料的回收问题。,八、实施对策,实施三：缺乏相应的电脑软件 1、在本小组申请下公司增加了两台微机，充实到工程资料归档工作中，请专业人员对原有的微机及其它配套设备进行了全面维护：淘汰二台低性能微机，在不占用资金的情况下提高了三台微机配置，使其完全满足资料归档工作，对三台打印机、一台绘图仪进行维护，极大提高它们的工作寿命，为电脑软件的运行创造条件。,八、实施对策,图七,2、为便利工程竣工资料归档，组建立了自己的工程竣工资料access数据库，购置专业的Windows 2000 Server、杀毒软件，聘请专业网管优化了局域网，在管理层授权下设置用户权限，优化后的局域网简易模式如下图（图七）。,八、实施对策,3、依托自有智慧，为方便资料的检索、查询、管理，本QC小组请教专业人员，积极开发适合本公司现状的工程竣工资料归档管理软件，该软件尚有待验证，截面如下图（图八）。,图八,八、实施对策,实施三：健全工程竣工资料管理制度 1、为给工程竣工资料管理提供依据，规范人员的工作范围和职责，由办公室出面，参照国家颁发的最新施工技术规范、施工文件归档规范和国家下发的工程竣工资料管理制度、施工部门档案竣工资料保管借阅制度等，结合本公司的规模和具体情况，制定出一整套切实可行的工程竣工资料归档管理制度。其内容包括：资料管理网络机构设置、竣工报告归档记录表、资料借阅审批表、工程竣工资料借阅单，该制度已装订成册，如下图（图九）。,图九,八、实施对策,图十,1、新工程竣工资料归档管理制度经过反复修改、检验，出台程序如下图（图十）。,八、实施对策,实施五：资料保存空间少1、为增加竣工资料存储空间，小组对远离公司驻地的郭店基地一间长年不用办公室进行修缮作为旧竣工资料存储室，经多天辛苦搬运把05年前所有归档的竣工资料打包整理过去，大大节约了公司驻地资料室存储空间不足问题。2、申请公司购置一批资料柜、资料袋，本小组又修整了旧有的资料柜、文件夹等，重新规划资料存储柜摆放布置、重新编号整理资料、清理出大量空间，腾出公司驻地资料存储室大约三分之一的空间。,九、效果检查,1、对策目标的检查情况 09年11月05日，本QC小组活动结束，我们对此次活动取得的实效进行效果检查，具体的对策目标实现情况统计如下表（表七）。对策目标实现情况表 表七,九、效果检查,2、总目标的检查情况 对现有的丢失、不及时、不完整的工程竣工资料归档管理的清查工作已基本完成，具体成果如下表（表八）。,本次活动具体目标完成表 表八,九、效果检查,从上表分析可知，本次QC小组活动已超额完成任务，这一切证明在领导支持下的本QC小组的一系列活动：思想宣传、制度完善、人员培训等取得了应有效果，达到预期目标，为公司日后工作的开展奠定了良好基础。现将本次活动的活动前、活动目标、活动后三个期间最终完成的工程资料归档率作比较，绘制如下图（图十一）。效果检查柱状图 图十一,十、巩固措施,1、继续保持同领导的沟通，保持管理层对工程竣工资料归档的重视。2、建议领导把新制定的工程竣工资料归档制度纳入公司管理体制范围，并在日后的工作中对之进行验证、修改，直至日臻完善成熟；建议领导把工程竣工资料归档员的考核制度也纳入公司的年度考核范围，借以强化制度执行力度。3、为进一步完善培训机制，公司形成惯例：各部门定期召开学习大会，交流经验，提高工程竣工资料归档员学习热情；定期聘请专家做讲座；对有学术成果的工程竣工资料归档员予经济奖励。4、继续加强信息化管理体系的建设，完善自研软件，针对信息化管理体系中的安全问题，请专业电脑人员做专门的讲座。,十一、总结及今后打算,为了今后的提高，本课题完成后，我们QC小组进行认真总结：1、此次活动取得成功的地方 管理层在思想上加强了对工程竣工资料的重视，对近四年来的工程竣工资料归档管理情况进行清查，遗留的问题基本得以解决，结束了工程竣工资料粗放管理状态。制定切实可行符合本公司实际情况的工程竣工资料归档制度，为今后工作的开展提供依据。2、尚未解决的问题 尚有部分借出的工程竣工资料未追回，主要原因是：由于各方责任人责任心不足，造成借出时间过长，加上借阅者对借阅的工程竣工资料保管不利，致使其遗失。自主开发适用于本公司状况的工程竣工资料存档管理软件，尚需日后工作来验证。,十一、总结及今后打算,3、总结不足之处 工程竣工资料的整个流程：收集整理立卷归档移交存档，都在时间上做了具体规定，新的工程竣工资料归、存档制度出台了，但在具体的执行中尚需管理层从思想上强化工程竣工资料归档管理员责任心教育，从行动上予以大力支持。4、这次活动之余的新发现 在已存档的工程竣工资料中，有的工程竣工资料存在着严重质量问题，现象有三：1）、竣工资料归档过程中由于工期长、工序杂、人员流动性大，工程竣工资料归档管理员责任心不够导致工程竣工资料收集归档和工程建设不同步，为赶验收，难免出现归档工程竣工资料不准确全面，影响其日后的有效利用。,十一、总结及今后打算,2）、工程竣工资料归档员没有受过专门的培训，缺乏专业知识，更有甚者本身就是外行，连起码的工程术语都不懂，更不谈上提交高质量的工程竣工资料归档报告。3）、工程竣工资料归档员交接不认真，对内容没有进行认真检查就随便完成资料交接。,QC小组提出下步打算：1、进一步巩固已取得的成果，在日后工作中力争工程竣工资料及时、完整、安全归档，力争日后的工程竣工资料归档率达到100。继续保持工程竣工资料重要性在意识上力度，重视工程竣工资料归档员素质教育，在实践中不断验证、完善新制定的工程竣工资料归档制度。2、在保证工程竣工资料及时、完整、安全归档档的情况下，把重点放在提高工程竣工资料质量上。,十一、总结及今后打算,应该看到在原有粗放管理体制下的工程竣工资料归档问题尚有遗存，我们以本QC活动为契机，下一步决定将新发现的问题作为小组明年的攻关课题，课题名称为：“优化工程竣工资料整理程序，提高工程竣工资料归档合格率”，彻底规范工程竣工资料归档管理，使公司管理体系迈上一个新台阶。,End of word结 束,