四级职业秘书第一章.ppt

,1,主讲人：杨金华 电 话：,职业秘书,2,开课前的几个问题,1、你对秘书职业种类了解多少？2、作为一个秘书，到底需要做哪些工作呢？3、如果现在马上任命你为本单位的秘书，你最想补充什么相关的知识来做好这份工作呢？,3,课程简介,一、秘书职业简介 秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。秘书职业是企、事业单位管理中一个很重要的工作，是实行就业准入的职业之一。,4,就业准入,所谓就业准入是指根据劳动法和职业教育法的有关规定，对从事技术复杂、通用性广、涉及到国家财产、人民生命安全和消费者利益的职业（工种）的劳动者，必须经过培训，并取得职业资格证书后，方可就业上岗。实行就业准入的职业范围由劳动和社会保障部确定并向社会发布。,5,我国推行秘书职业资格证书制度，规定凡在企事业单位、涉外机构中从事秘书工作的人员，都要接受秘书职业资格鉴定，取得资格证书，然后持证上岗。作为劳动和社会保障部推动的第一个全国统考职业，秘书资格考试受到了考生与用人单位的普遍欢迎。,6,第一章 职业秘书基础 职业资格认证相关介绍、文书基础第二章 商务沟通 接待、商务礼仪、沟通第三章 办公室事务和管理 办公环境的管理、日常办公事务及管理、办公用品的采购发放和管理、办公效率和时间管理,二、课程内容,7,第四章 会议和商务活动 会议筹备、会议中的服务、会议协调、会议的善后工作、商务活动、商务旅行第五章 常用事务文书拟写 事务文书基本格式、邀请信感谢信贺信请柬的写作要求第六章 信息与档案 信息管理、档案管理,8,第一章 职业秘书基础,第一节 秘书职业资格认证考试相关情况一、考试范围 秘书职业包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。文字和语言沟通能力、综合协调和合作能力、逻辑思维和分析能力等。,9,二、等级划分 本职业共设4个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。1.五级秘书(具备以下条件之一者)：(1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)在本职业连续见习工作2年以上；,10,2.四级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上；(3)连续从事本职业工作4年以上；(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。,11,3.三级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上；(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。,12,4.二级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上；(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。,13,（一）考核内容 1、职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务 2、分为两张试卷，职业道德（50题30分）和基础业务素质（70题70分）为一张卷，满分100分；案例分析（2道题60分）和工作实务（写作和问答题共40分）为一张卷，满分100分。3、涉外秘书增加外语考核部分 4、秘书职业资格二级增加业绩评估部分,三、考核内容和方式,14,（二）考核方式 1.书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题型分为单选题、不定项选择题2种题型。2.情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答，共15个知识点。3.任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。4.综合测试：涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。5.业绩评估：专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。,15,录像题中经常考核的主要有以下知识点：1.办公室环境：办公室、会议室、会客室的布局、布置、卫生清洁状况，办公用品的摆放是否合理，办公室光线是否充足、有无绿色植物等。2.职业形象：秘书是否穿着职业装，坐姿、站姿、走姿等是否正确。3.接待工作：环境状况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4.接打电话：电话摆放位置、接电话时间、接拨电话动作、电话用语、电话记录、记录用笔和本、电话找人、打电话内容、电话信息保密等。,16,录像题中经常考核的主要有以下知识点：5.日常写作：会议通知、请柬、介绍信、协议书、合同等文种的写作是否规范等。6.沟通方面：包括沟通的基本技能、具体技能要求和内容等。7.会议管理：会议前的筹备工作、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调等。8.档案信息管理：档案收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等。9.办公室事务管理：库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备及用品的采购等。10.法律知识：公司法、合同法、劳动法等相关法律常识。,17,工作实务题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。,18,1、鉴定时间：每年两次，分别在6月和11月，提前两个月报名,四、鉴定考核,2、鉴定方式,19,1、秘书(五级、四级、三级)中的四个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(120分)，即为秘书考试及格；秘书(二级)中的五个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(180分)，即为秘书考试及格。,五、成绩计算,2、证书成绩计算按理论知识成绩和操作技能成绩两部分折算，即五级、四级和三级秘书中的各项及格成绩相加再除以2后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。秘书二级中的各项及格成绩相加再除以3后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。涉外秘书的外语成绩单独计算。3、秘书(五级、四级、三级、二级)总成绩未达到及格线，且只有一个模块成绩不及格者，其合格成绩保留一年有效，保留期内可自愿申请参加一次不及格模块所在考试段的补考。,20,采用全国统一鉴定考核教材秘书国家职业资格培训教程，中央广播电视大学出版社。秘书国家职业资格培训教程-基础知识中央广播电视大学出版社秘书国家职业资格培训教程-三级秘书中央广播电视大学出版社秘书国家职业资格培训教程-四级秘书中央广播电视大学出版社秘书国家职业资格培训教程-五级秘书中央广播电视大学出版社秘书国家职业资格培训教程-二级秘书中央广播电视大学出版社,六、考试教材,21,第二节 公文基础,一、公务文书的含义与制发 1、公务文书的概念 公务文书（以下简称公文），是机关公务文书的简称。有时又称文书、文件。按2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法（以下简称新办法）的规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”,