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第5章 办公信息处理的基本技术,考试大纲：新建文件、打开已有文件、保存文件、另存为文件、关闭文件使用帮助功能输入文字、选中、移动、复制、剪切、粘贴文件块对选中的文字块进行格式设置，超文本链接，基本修饰，字符串查找替换，宏操作插入表格、图形、特殊符号、文件（包括图像），建立目录和索引表格基本操作多种文档格式转换（纯文本、doc、htlm、文档模块、PDF格式）,设置页眉和页脚、页码页面设置、打印预览、按多种指定方式打印绘制简单图形合并邮件应用模板制作格式文档，新建模板,分值：上机操作：15分选择部分：5分左右,Word 2000 的基本知识,Word 2000 的启动和退出,标题栏和控制图标 标题前部分为正在编辑的文档文件名，新文档则使用临时文件名“文档1”、“文档2”等；标题后部分为程序名“Microsoft Word”。,Word 2000 的窗口组成及其操作,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 2000 的基本知识,Word 2000 的窗口组成及其操作,菜单栏和系统菜单 Office 2000 提供了系统菜单的自动记忆功能：应用程序的系统菜单能自动记忆用户的操作习惯，只动态显示用户常用的命令，将用户很少用到的命令自动隐藏。,第 5 章办公信息处理的基本技术,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 2000 的基本知识,Word 2000 的窗口组成及其操作,快捷菜单 工具栏 工具栏由一个个形象生动的工具按钮组成，每个工具按钮都对应一个常用的Word 2000系统命令。工具栏分成许多类，一般只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏两类。必要时系统会自动显示其它类的工具栏。,Word 2000 的基本知识,Word 2000 的窗口组成及其操作,文本编辑区 文本编辑区左侧的条状区域称为文本选定区，可以用鼠标在文本选定区中对文本进行一些选定操作。标尺 滚动条,第 5 章办公信息处理的基本技术,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 2000 的基本知识,Word 2000 的窗口组成及其操作,视图切换按钮和浏览按钮 状态栏 状态栏显示文档窗口中插入点所在位置的相关信息，如页码、节号、文档的页数和总页数、插入点的位置、行号列号等等。还显示有关所进行操作的提示信息和一些系统状态。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 2000 的基本知识,Office 助手,Office助手能实时地向用户提供所需要的帮助信息和操作示范。,第 5 章 文字处理软件 Word 2000,Word 文档的基本操作,制作 Word 文档的一般步骤 输入 输入文本、表格和图形。编辑 修改文本。排版 设置打印页面、字符和段落格式等。存储 将文档存盘。打印 将文档从打印机上打印输出。实际的操作顺序可以按具体情况来确定。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的基本操作,创建新文档 刚启动Word时，系统自动创建一个名为“文档1”的新文档。“文档1”是临时文档名，当第一次将文档存盘时，用户才为文档指定一个文件名。Word 文档文件的扩展名为.doc。通过“新建”对话框，还可以选择模板来创建其他类型的新文档。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的基本操作,输入文本 输入文本至行尾时，Word 会在水平标尺右边界处自动换行，只有在段落结束时才按Enter键另起一行。这一点非常重要！段落标记（也称硬回车）是一个段落的标志。人工分行符（也称软回车）用来在同一段落内换行。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的基本操作,输入文本,在文本中可以插入破折号、省略号、注册商标号等特殊字符。Word 提供了多种缩进方式和文本对齐方式，而不应用空格符来对齐文本。当输满一页文字时，Word 会自动分页。Word 2000具有“即点即输”功能。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的基本操作,保存文本 按原文件名存盘 换文件名存盘 按不同的格式（RTF或HTML）保存文档，即可实现文档格式的自动转换。保存选项 进一步设置文档保存的方式：保留备份文件、自动保存文档、保存文档属性。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的基本操作,打开文档 打开文档是指把外存中的文档文件调入内存，并将其内容显示在一个独立的窗口中。直接打开文档 Word 2000能识别很多其他格式的文档。打开最近使用过的文档 Word 能记住最近使用过的文件的文件名和存放地点。查找文档,第 5 章 文字处理软件 Word 2000,Word 文档的基本操作,关闭文档 关闭文档，释放其所占内存空间。文件关闭命令只关闭当前活动窗口，还可以继续编辑其它的Word文档；文件退出命令则依次关闭所有Word文档的窗口，并结束Word应用程序的运行。,第 5 章 文字处理软件 Word 2000,Word 文档的编辑操作,文档的编辑指对文本、表格、插图等对象的插入、删除、复制和移动等。要遵循“先选定操作对象，再决定如何操作”的规律。编辑文档的一般做法是：,找到位置,选定对象,进行编辑,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,滚动文档和选定文本 滚动文档 主要利用滚动条或键盘操作来完成。利用滚动条滚动文本不会改变插入点的位置！选定文本 利用鼠标在文本选定区中操作完成。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,插入、删除、移动和复制文本 插入文本和合并文件 利用插入状态和改写状态。插入文件操作可以实现多个文档文件的合并。删除操作 移动和复制操作 拖拽鼠标或使用剪贴板来完成操作。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,插入、删除、移动和复制文本,Office 剪贴板 Office 2000 的剪贴板可以收集和粘贴最多 12 个项目，可粘贴其中的任一项或所有项的内容。复制到 Office 2000 剪贴板上的最后一个项目也同时被复制到 Windows 剪贴板中。打开“剪贴板”工具栏后所使用的是Office 2000 的剪贴板，否则使用的是 Windows 的剪贴板。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,查找、替换和自动更正 查找 自动查找指定的文本。替换 自动查找并替换指定的文本，更可用来完成全篇删除指定文本（如空格）的操作。查找替换格式和特殊字符,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,自动更正 自动更正功能可以在用户输入文本时自动检查并纠正常见的输入错误、拼写错误和语法错误。可利用这一功能实现“速记”操作。,查找、替换和自动更正,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,操作的重复、撤消和恢复 重复 重复刚做过的操作包括输入、删除、移动、复制甚至设置格式或创建新文档等等，还可连续多次重复刚做过的操作。撤消 取消刚做过的一步操作，连续撤消则以相反的顺序取消刚做过的多步操作。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的编辑操作,操作的重复、撤消和恢复,恢复 恢复操作是撤消操作的逆动作。一旦用户做了新的操作，就不能再进行恢复操作了，“编辑”菜单中的“恢复”命令项就又被“重复”命令项取代。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,Word 2000 对文档的排版操作分三个层次：对字符格式进行设置 对段落格式进行设置 对文档页面进行设置,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,字符格式化 字符格式化是指以字符为对象的格式设置，在格式化之前必须先选定要格式化的字符。字符格式包括字体、字号、字型、颜色、字符间距、动态效果等，用于强调显示文字，让人更易阅读。1 磅0.35146 mm 1 mm2.846 磅 可以从“格式”工具栏中看到所选字符的格式。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,段落格式化 段落格式化是指以段落为对象的格式设置，在格式化之前先将插入点移到要格式化的段落中。段落格式包括包括段落的缩进、段前距、段后距、段中行间距、对齐方式等。所有的段落格式设置都保存在段落标记符中。缩进 分为左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4 种，用水平标尺可进行缩进设置。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,段落格式化,“对齐方式”有“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”几种，各种对齐方式都是相对文档页面的左右页边距及段落的缩进情况的。段落格式包括包括段落的缩进、段前距、段后距、段中行间距、对齐方式等。设置制表位可实现段落中上下行文字的对齐。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,格式的复制 Word 2000 利用“格式刷”来复制格式（组合）。单击格式刷只能进行一次格式复制，双击格式刷可以进行多次格式复制。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,页面设置 页面设置包括页边距、纸张的类型和方向等等。所谓“节”是指因为不同的页面设置要求，而将文档分成的不同部分。对不同的节可以设置不同的页面设置。分节符分为“下一页”、“连续”、“偶数页”和“奇数页”几种。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,页码、页眉和页脚 页码的设置 自动分页和手动分页。设置页码包括页码在页面中的位置、对齐方式和格式等。页眉和页脚的设置 显示在每页的顶部的相同信息称为页眉；若是显示在每页的底部，就称之为页脚。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,查看文档 Word 2000 提供了四种视图和两种预览等六种查看文档的方式，每一种查看方式都有其使用的适当时机。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,查看文档,页面视图 在页面视图中看到的文档，其页面中文字、图片和其他元素的位置与实际打印效果相一致。页面视图适用于对文本及其格式化编排做最后的修改。因其屏幕页面布局较复杂，故而系统响应速度较普通视图慢。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,Web 版式视图 在 Web 版式视图中所看到的文本，为了适合窗口大小而自动折行显示，而且图形的显示位置与在 Web 浏览器中显示的一致。,查看文档,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,查看文档,普通视图 在普通视图中看到的文档，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象（自选图形、曲线、直线等）以及浮动图片等。因为简化了整个屏幕的页面布局，所以系统的响应速度较快。普通视图一般用于键入、编辑和文字的格式编排工作。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,大纲视图 大纲视图以级别化的方式查看文档的结构，用户可以很方便地建立或修改文章的大纲，还可以通过拖拽标题来移动、复制或重新组织正文。,查看文档,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,Web 页预览 Web页预览是在 Web 浏览器中显示文档。Word 2000先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。,查看文档,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,打印预览 打印预览用来显示文档的实际打印效果，按缩放比例来显示文档的一个或多个页面。打印预览视图可用来检查文档的分页情况，并可调整页边距、编辑文本和更改格式。适用于文档打印前的最后检查。,查看文档,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,文档结构图 文档结构图是用独立窗格显示文档中所有标题列表的一种文档查看方式。在页面视图、Web 版式视图、普通视图和大纲视图模式下都可同时使用“文档结构图”对整个文档进行浏览。单击文档结构中的某一标题可使插入点迅速地跳转到文档的相应部分，方便联机阅读。,查看文档,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,全屏显示 全屏显示使文本编辑区占据整个屏幕，在屏幕上只显示文本、图形等对象，而尽量少地显示标尺、工具栏和其它屏幕元素。页面视图、Web 版式视图、普通视图、大纲视图及打印预览模式都有其全屏显示方式。,查看文档,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 文档的排版操作,打印文档 打印文档是文字处理的最后一个环节，也是文稿制作的最终目的。先要正确安装并设置好打印机，接通打印机电源，然后进行打印设置。在打印文档之前，先利用打印预览来浏览一下文档的风格、分页情况、内容的顺序等是否和预期的相符，尽量减少试印的次数和费用。,第 5 章办公信息处理的基本技术,邮件合并,邮件合并通过合并一个主文档和一个数据源文档来实现创建套用信函、打印信封、邮件地址标签和其它各种批量套用的文档。主文档包含批量套用文档中固定不变的正文和其它内容项。数据源包含批量套用文档中需要变化的内容。邮件合并用数据源中的信息替换相应的合并域，数据源中每一行信息可以生成一个版本的套用信函或邮件标签等。,第 5 章办公信息处理的基本技术,邮件合并,邮件合并的步骤：创建主文档 指定数据源 数据源是内容为表格的文档文件，或是其他外部文件（如 Excel 工作表文件）。有时需临时创建数据源文档。修改在主文档中插入合并域 合并域就是数据源中的表头属性名。合并主文档与数据源 自动生成套用信函文档。,第 6 章 表格和图表,Word 表格的制作,Word 表格由行和栏形成的许多小方框组成，这些小方框就称作单元格，在单元格中可以填入文字、数字甚至图像。使用 Word 制作的是包含复杂图形和格式设置的表格，如“个人履历表”这类不规则表格。使用 Excel 可以制作包含复杂计算、统计分析或图表的表格。使用 Access 创建的是具有全部关系数据库功能的表格。,第 6 章 表格和图表,Word 表格的制作,表格的建立 建立表格的一般步骤：先确定所需的行数和列数，建立一个空表格。逐一向表格的单元格内输入内容。也可以将现成的文本直接转换成表格。,第 5 章办公信息处理的基本技术,Word 表格的制作,用工具栏建立表格 用菜单命令建立表格 使用表格“自动套用格式”，能帮助快速方便地建立一个有专业特色的表格。将文本转换成表格,表格的建立,第 6 章 表格和图表,Word 表格的制作,输入表格的内容 在单元格中可以输入文本、图形等。建立不规则表格 使用“表格和边框”工具栏可以轻松地创建或更改复杂的和不规则的表格。,表格的建立,第 6 章 表格和图表,Word 表格的制作,表格的操作 行、栏或单元格的选定 调整单元格的高度和宽度 使用表格表格属性命令。用鼠标拖动标尺上的刻度线。用鼠标拖动表格边框线。设置表格单元格内容的对齐方式 设置表格的对齐方式,第 6 章 表格和图表,Word 表格的制作,表格的操作,表格的移动和缩放 使用表格的“移动控点”和“缩放控点”。插入行、列、单元格或表格 表格可以实现嵌套。删除行、列、单元格或表格 合并、拆分单元格和表格 只能把表格拆分成上、下两部分。,第 6 章 表格和图表,Word 表格的制作,表格的操作,表格的边框和底纹 使用菜单命令或“边框和底纹”工具栏，也可以使用表格的“自动套用格式”。斜线表头 表头是指位于表格第一行第一列的单元格。斜线表头中的斜线不会随表头单元格大小的改变而自动调整。,