会议礼仪和电话礼仪.ppt

第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,一、会务性工作(一)会议之前大体上包括以下四个不同的方面。1.会议的筹备。2.通知的拟发。主要应做好两件事。其一，拟好通知。其二，及时送达。3.文件的起草。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,4.常规性准备。其一，做好会场的布置。其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。其三，会议用品的采办。(二)会议期间会议期间需要做好工作？,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,1.例行服务。2.会议签到。3.餐饮安排。4.现场记录。5.编写简报。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,(三)会议之后会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项：1.形成文件。2.处理材料。3.协助返程。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,二、会场的排座(一)小型会议小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。1.自由择座。2.面门设座。3.依景设座。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,(二)大型会议它的最大特点，是会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。1.主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,其一，主席团排座。国内目前排定主席团位次的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧。三是左侧高于右侧。其二，主持人座席。会议主持人，又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,其三，发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方，二是主席台的右前方。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,2.群众席排座。群众席的具体排座方式有二。其一，自由式择座。其二，按单位就座。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排，二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,三、会风的端正(一)改进会风1.反对形式主义。2.严格控制会议。3.禁止铺张浪费。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,(二)提高效率1.集中主题。一次会议，最好选定一个单一而明确的主题。2.改进形式。提倡利用电视、电话、广播、互联网等现代化媒体举行会议。3.压缩内容。一般性质的内容，可采用书面材料。尽量避免领导人“陪会”。4.限定时间。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,(三)严守会纪1.遵守时间。参加会议时，一定要严格地、自觉地遵守有关会议时间的具体规定。其一，准时到会。其二，正点开会。其三，限时发言。其四，到点散会。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,2.维持秩序。其一，各就各位。其二，保持安静。其三，遵守规定。3.专心听讲。其一，一心一意。其二，支持他人。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,四、会议主持人、发言人、参加者礼仪（一）主持人的礼仪 1主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满。2走上主席台应步伐稳健有力。3入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,4主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。5主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。6主持人对会场上的熟人会议开始前，可点头、微笑致意。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,（二）会议发言人的礼仪 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力；发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要；如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿；发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,（三）会议参加者礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,五、发布会礼仪和联欢会礼仪新闻发布会，简称发布会，有时亦称记者招待会。新闻发布会就是以发布新闻为主要内容的会议。发布会礼仪，一般指的就是有关举行新闻发布会的礼仪规范。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等方面的内容。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,（一）发布会礼仪1、发布会的筹备筹备。新闻发布会，要做的准备工作甚多。其中最重要的，是要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。2.发布会进行过程中的礼仪开会时，应先由主持人介绍新闻发布会的基本情况，并向记者介绍发布新闻的有关人士，接着由主要发言人发布有关新闻；新闻发布完毕后，记者开始提问，由主要发言人及有关人士答问；回答记者提问时，应充分地、准确地向记者提供有关信息。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,3.发布会的善后事宜1）整理保存会议资料2）收集各方反映 会议结束后，根据记者到会的情况，查对该新闻单位报道情况，要了解新闻界的反应，如果发现所发的消息有误，应及时通知该新闻单位予以及时更正；对正确地报道了公司有关信息的记者和新闻单位，应通过电话或书信表示谢意。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,（二）联欢会礼仪1.联欢会的准备1）确定主题2）确定时间、场地3）节目4）确定主持人5）彩排,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,2.观众的礼仪规范1）提前入场2）专心观看3）适时鼓掌,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,一、接听电话礼仪（一）重要的第一声常见的有三种形式。第一种，是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。第二种，是以问候语加上单位、部门的名称，或中问候语加上部门名称。第三种，是以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,（二）要有喜悦的心情（三）清晰明朗的声音（四）迅速准确的接听“铃响不过三遍”（五）认真清楚的记录（六）了解来电话的目的（七）挂电话前的礼貌,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第一节 会议礼仪,二、打电话礼仪（一）控制时间时间控制，包括打电话时间的选择和电话交谈所持续的时间。三餐吃饭的时间；早晨7时以前；晚上10时半以后。“三分钟原则”。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,（二）规范内容 1.通话之前，应做好充分准备。2.内容简明扼要。3.适可而止。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,（三）注意举止 1.打电话时，不要把电话夹在脖子上，也不要趴着、仰着、坐在桌角上，更不要把双腿高架在桌子上。2.不要以笔代手去拨号。3.话筒与嘴的距离保持在3厘米左右，嘴不要贴在话筒上。4.挂电话时应轻放话筒。5.不要骂骂咧咧，更不要采用粗暴的举动拿电话撒气。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,(四)语气语亲切(五)调适情绪。请看下面两个事例：,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,三、代接电话礼仪（一）以礼相待（二）尊重隐私（三）准确记忆（四）及时传达,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,四、使用手机礼仪（一）正确摆放1.常规位置（1）可以放在随身携带的公文包内。（2）可以放在上衣口袋内，尤其是上衣内袋中，但注意不要影响衣服的整体外观。（3）不要在不使用时将其握在手里，或是将其挂在上衣口袋外面。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,2.暂放位置 有时不方便把手机放在上述的常规位置时，可以稍作变通。（1）在参加会议时，可将手机暂交给秘书或会务人员代管。（2）与人坐在一起交谈时，可将手机放在手边、身旁、背后等不起眼的地方。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,（二）正确使用（1）不要在公共场合，尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等人来人往处旁若无人地大声讲话。（2）在开会、会见等聚会场合，不能当众使用手机，以免给别人留下用心不专、不懂礼貌的坏印象。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,（三）注意安全问题 1.开车时，不要使用手机通话或查看信息。2.不要在加油站、面粉厂、油库等处使用手机，免得手机所发出的电磁波引起火灾、爆炸。3.不要在病房内使用手机，以免手机信号干扰医疗仪器的正常运行，或者影响病人休息。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,4.不要在飞机飞行期间使用手机，以免给航班带来危险。5.最好不要在手机中谈论商业秘密或国家安全事项等机密事件，因为手机容易出现信息外漏，产生不良后果。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,案例分析：2000年奥运会，中国运动健儿的出色表现征服了各国观众，但某些中国人的不文明习惯却给他国运动员、记者留下了不好的印象。有媒体报道，中国记者团几乎每个人都配备了移动电话，铃声是非常特别的音乐，在很嘈杂的场所也可以清楚分辨是不是自己的电话。但在射击馆里，当运动员紧张比赛的时候，这种声音就显得特别刺耳。组委会为了保证运动员发挥出最佳水平，在射击馆门前专门竖,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,有明显标志：请勿吸烟，请关闭手机。也不知是中国的一些记者没看见还是根本不在乎，竟没有关机。其实，把手机铃声调到“振动”并不费事。王义夫比赛时，中国记者的手机响了，招来周围人的嘘声和众多不满的目光。有外国人轻轻说：“这是中国人的手机！”在陶璐娜决赛射第七发子弹的关键时刻，中国记者的手机又一次响了。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,不和谐的手机声为什么会引起人们的反感？对本案例你有何感想？,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,思考题：结合日常生活实际，说明人们在使用电话过程中经常出现的失礼行为以及纠正途径。,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,第三讲 会议礼仪和电话礼仪 第二节 电话礼仪,