数据库access结构对象.ppt

第2章 Access 数据库结构对象,中文Access 2002是微软公司发布的中文版Office XP软件包中的关系型桌面数据库管理系统。Access以其强大的功能、友好的界面吸引了众多的用户，而且为Windows图形用户界面而设计的应用程序生成器，是当今流行的数据库软件之一。本章讲述Access 数据库结构对象，主要内容包括：l Access的基本知识l 数据库设计l 数据表l 记录的编辑l 记录的高级操作l 表的链接和导入,第2章 Access 数据库结构对象,21 Access的基本知识211 Access关系型数据库基本概念 关系型数据库系统的基本特征是按关系数据模型组织数据库，以其结构简单、理论基础坚实、数据独立性高以及提供非过程性语言等优点而被认为是具有很大发展前景的一种数据库，并已经得到了广泛的应用。在关系型数据库中，数据元素是最基本的数据单元。可以将若干个数据元素组成数据元组，若干个相同的数据元组组成一个数据表(即关系)，而所有相互关联的数据表则可以组成一个数据库。,第2章 Access 数据库结构对象,1.数据元素 数据元素存放于字段中，一个数据表中的每一个字段均具有一个惟一的名字(称为字段名)。一个字段也就是数据表中的一列。字段的基本属性有：字段名称、数据类型、字段大小等等。2数据元组 在Access中，数据元组称为记录。一个数据表中的每一个记录均具有一个惟一的编号(称为记录号)。一个记录也就是数据表中的一行。3数据表 具有相同字段的所有记录的集合称为数据表，一个数据库中的每一个数据表均具有一个惟一的名字(称为数据表名)。,第2章 Access 数据库结构对象,4数据库将相关数据表的集合称为一个数据库。一个Access数据库不仅仅是数据表的集合，还包括查询、窗体、数据页、宏以及模块等。（1）表 表是数据库中存储数据最基本的对象，常称为“基本表”，是构成数据库的一个重要组成部分。表由若干记录组成，每一行称为一个“记录”，对应着一个真实的对象每一列称为一个“字段”，对应着一个属性信息。每个表都有关键字（关键字可以是一个字段或多个字段），以使表中的记录惟一（记录不能重复，它与实体一一对应）。在表内还可以定义索引（可以是一个或多个），当表内存放大量数据时可以加速数据的查询。,第2章 Access 数据库结构对象,（2）查询 查询用于在一个或多个表内查找某些特定的数据，完成数据的检索、定位和计算的功能，供用户查看。l选择查询：找到符合特定准则的数据信息,可以对数据表进行统计，如求和、记数、求平均值等。它是最常用的查询类型；l参数查询：通过用户输入不同的查询条件参数，显示相对应的查询结果；l 交叉查询：显示表中某个字段的汇总值（合计、求平均值）等的查询类型；l 动作查询：对数据表进行生成、删除、替换等功能的查询类型；lSQL查询：使用结构查询语言SQL进行查询。,第2章 Access 数据库结构对象,（3）窗体 窗体是Access中用户和应用程序之间交流的主要界面，用户对数据库的任何操作都是通过窗体来完成。通过窗体可以向表中输入数据；创建切换面板，可以打开其它窗体或报表；创建自定义对话框，可以控制数据和输出、显示等操作。窗体中的大部分信息来自基本表或查询，其它信息设计在窗体中实现。Access提供了两种创建窗体的方式：一种是利用窗体向导来生成窗体，另一种是在设计视图中利用名为控件的图形化对象手工生成窗体。,第2章 Access 数据库结构对象,（4）报表 报表是以打印的格式显示用户数据的一种有效的方式。在Access中，有关报表的打印工作都是通过报表对象来实现的，它负责报表设计，实现报表打印。用户可以在报表设计视图窗口中控制每个对象的大小和显示方式，对报表对象的各项内容进行设计和修改，按照用户所需的方式完成打印工作。与窗体类似，报表的主要数据来自数据库的表或查询，其它信息设计在报表中实现。Access提供了两种创建报表的方式：一种是利用报表向导来生成，另一种是在设计视图中利用控件手工生成适合自己需要的报表。,第2章 Access 数据库结构对象,（5）页 随着Internet的迅速普及，网页已成为越来越重要的信息发布手段，Access为用户制作Web页提供了便利。通过使用页对象，用户可以方便地制作出各种Web页，并快捷地将所有文件作为Web发布程序存储到指定的文件夹中，或者将其复制到Web服务器上，在网络上发布信息。Access为创建网页提供了非常便利的手段-数据访问页向导，使用向导可以快捷完成网页的制作。,第2章 Access 数据库结构对象,（6）宏 宏是Access中功能强大的对象之一。前面已经介绍了Access数据库中的5种基本对象：表、查询、窗体、报表和页，虽然这5种对象都具有强大的功能，但它们彼此之间不能相互驱动。要将这些对象有机地组合起来，只有通过Access提供的宏和模块这两种对象来实现。宏是一种特殊的代码，它没有控制转移功能，也不能直接操纵变量，但能将各对象有机地组合起来，帮助用户实现各种操作集合，使系统成为一个可以良好运行的软件。,第2章 Access 数据库结构对象,（7）模块 模块是Access中实现数据库复杂管理功能的有效工具，它由Visual Basic编制的过程和函数组成。模块提供了更加独立的动作流程，并且允许捕捉错误，而宏无法实现这些功能。使用Visual Basic可以编制各种对象的属性、方法、以实现细致的操作和复杂的控制功能。,第2章 Access 数据库结构对象,212 启动和退出Access1启动Access 2002（1）在Windows系统中，单击的桌面左下角的“开始”按钮；（2）将鼠标指针移到程序处,启动Access 2002（3）双击“Microsoft Access”图标。2启动对话框启动Access 2002后，首先见到启动对话框。启动对话框有两个用途:一是建立新的数据库文件，另一个是打开已有的数据库。3关闭Access关闭Access有两种方法如图2-3所示。方法一：单击“文件”菜单上选择“退出”选项。便可以退出Access系统。方法二：直接按下窗体中右上角关闭钮，亦可直接退出Access系统。,第2章 Access 数据库结构对象,213 Access 窗口操作1.任务窗格,第2章 Access 数据库结构对象,2Access 窗口Access的窗口操作大致可分成两大区：Access主窗口和数据库窗口。从上图可知外面的大窗体是Access主窗口，里面的小窗体是数据库窗口。每个窗体上有标题栏。,第2章 Access 数据库结构对象,（1）数据库窗口组成：Access数据库窗口包括三部分：命令按钮组（位于窗口上端）、对象类别按钮组（位于窗口左部），对象成员集合（位于窗口右部）。命令按钮组共有8个按钮，从左到右分别为：“打开”、“设计”、“新建”、“删除”、“大图标显示”、“小图标显示”、“列表显示”和“详细信息显示”按钮。对象类别按钮组中共有7个基本对象类型为：表、查询、窗体、报表、页、宏和模块和一个默认组：收藏夹。对象成员集合，当单击某个对象按钮时，在“对象成员集合”中则显示已创建的该类别对象实例列表，我们称这个对象实例列表为“对象卡”如图2-5中“表1”就是已创建在“db1.MDB”数据库中的 一个表对象实例。注意：Access是将所有对象都存放同一个数据库文件里，以.MDB 为扩展名。,第2章 Access 数据库结构对象,（2）Access主窗口的组成：标题栏 主窗口的标题栏是显示应用程序名称的地方。数据库窗口也有自己的标题栏，是用来显示数据库文件名称的。菜单栏它是所有操作命令的集合场所。工具栏窗口的上部是命令的存放场所,命令是以按钮的形式呈现。编辑区窗口的中部是编辑区，是Access的主要工作区域。状态栏窗口下部，用来显示当前进行工作的状态和信息。滚动条,第2章 Access 数据库结构对象,22 数据库设计 设计Access关系数据库首先应根据用户需求对数据库管理系统进行分析和研究，全面规划，然后再根据数据库的设规范创建数据库，否则将直接影响着系统的性能。一个成功的数据库设计方案应该将用户的需求允许融入其中。,第2章 Access 数据库结构对象,数据库的设计一般遵循以下步骤：（1）确定创建数据库所要完成任务的目的；（2）确定创建数据库所需要的表；（3）确定表中所需要的字段；（4）明确有惟一值的主关键字段；（5）确定表之间的关系；（6）优化设计；（7）输入数据并创建其它数据库对象。,第2章 Access 数据库结构对象,2.2.1 创建数据库 一个Access数据库对象将以磁盘文件的形式存在，其文件扩展名为：MDB。数据库设计方法有两种:（1）自行创建数据库。（2）使用数据库向导创建数据库。自行创建数据库 在第一次启动 Microsoft Access时，将Access自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。自行创建数据库是由人工方法，按照自己的要求来建立数据库，首先应创建一个空数据库，然后再将对象加入到数据库对象中。,第2章 Access 数据库结构对象,【例1】创建空数据库的步骤：（1）启动 Microsoft Access对话框显示，选择“空数据库”，然后单击“确定”按钮。（2）在弹出的“文件新建数据库”对话框，选择数据库存放的位置，输入数据库的名称如输入名为“学生”，最后单击“创建”按钮。如图2-6所示。（3）进入Microsoft Access数据库窗口。此时数据库中无任何内容，需要逐项将Access对象加入其中。,第2章 Access 数据库结构对象,2使用数据库向导创建数据库 Access为用户提供了多种数据库向导，使用数据库向导可以方便地完成数据库的创建工作。【例2】通过模板“订单入口”向导创建数据库，具体步骤如下（见实例）,第2章 Access 数据库结构对象,222 打开已有的数据库 创建完一个数据库后，无论是要运行这个数据库还是要修改这个数据库，都需要先打开它。在Access中，打开已有数据库的操作，可以有两种不同的方法。【例3】从“任务窗格”打开数据库文件。,第2章 Access 数据库结构对象,2.3 数据表 创建完成一个空的数据库对象之后，就应在该数据库中创建表对象了。表是数据库中最基本的对象，是数据库中所有数据的载体。换句话说，数据库中的数据都是存储在表中，并在表中接受各种操作与维护。数据库中其他对象的操作都是基于表对象进行的。因此有关表对象的操作是Access2002应用中的最基本的内容。Access 表对象可以看作是由两部分构成：表对象的结构和表对象的数据。这是学习Access时必须明确的两个基本概念。,第2章 Access 数据库结构对象,2.3.1 表结构的设计及操作 表对象的结构是指数据表的框架，也称为表对象的属性。主要包括：字段名称、字段类型、字段属性的设置。,第2章 Access 数据库结构对象,1利用设计视图创建表 数据表结构设计后，接下来就是将所设计的表在Access数据库中实现。我们可以使用Access数据库中的设计器建立表。使用设计器建立表的方法有两种：一种方法是直接使用设计器来建立符合自己需要的表，另一种方法是使用表向导来构造一个结构相近的表，然后，在设计器中进行修改。【例5】使用设计器来创建新表的步骤：,第2章 Access 数据库结构对象,2使用向导创建表 Access提供的表向导，可以提高新建表结构的效率，表向导将提供一系列的示例作参考，只要按照向导的提示，逐步完成设置即可。但使用向导创建表，比较死板，有时不能达到我们实际应用中的要求，因具体操作较简单，学生可自己自学。,第2章 Access 数据库结构对象,232 表的打开与关闭1打开表（1）数据库窗口中，单击对象列表中的“表”。（2）单击要打开的表的名称。（3）如果要修改表结构，在表“设计”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“设计”按钮。如果要查看表运行结果，在“数据表”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“打开”按钮。注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。,第2章 Access 数据库结构对象,2.3.3 字段属性的设置 上一节我们只是学习如何建立一个表的结构，只是输入了表中的字段名，这一节我们重点讲解表对象的属性。主要包括：字段名称、字段类型、字段属性的设置。1.字段名称用于标识表中的一列。数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有惟一的名字，被称为字段名称。如“学生信息”表中的“学号”、“姓名”、“性别”、“地址”等。字段名称的长短要适当，太短，不足以标识一个字段；太长，不但不易记忆，而且也不易被引用。,第2章 Access 数据库结构对象,2数据类型 由于数据由不同的类型，因此，用于存放数据的字段也要有所不同的类型。在设计数据表时必须根据字段的内容选择相应的数据类型。Access为字段提供10种数据类型。我们可依据“学生信息表”中的字段需求来选用如表2-1所示。,第2章 Access 数据库结构对象,第2章 Access 数据库结构对象,第2章 Access 数据库结构对象,3字段属性在设计完字段的名称、字段类型之后，就可以定义字段的属性了如图2-18所示。不同的数据类型有不同的属性，在这里将介绍Access提供的常用属性。,第2章 Access 数据库结构对象,（1）字段的常规属性 字段属性可分为常规属性和查阅属性两类，其中字段常规属性如图2-20所示，以下分别介绍各个常规属性的含义。在这些常规属性中，“字段大小”、“格式”和“索引”是三个最基本的属性，也是最常用的属性。字段大小 字段大小，是设置存储字段中的文本的最大长度或数值的取值范围。只有文本和数字类型的字段可以自己选择。,第2章 Access 数据库结构对象,文本类型的字段宽度：可以定义在1255个字符之间，缺省值是50个字符。对于文本类型的宽度，定义的宽一些并不会浪费磁盘空间，因为Access系统以实际输入的字符个数来决定所需要的磁盘空间。但是定义字段宽度的数据较小时可以节约内存和加快处理速度。数字类型的字段宽度：如表2-2所示。在列表中共列出了六种可以选择的字段大小：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID，缺省值是长整型。,第2章 Access 数据库结构对象,表2-2 数字型字段大小的属性取值,第2章 Access 数据库结构对象,表2-3 各种数据类型的字段格式设置取值,第2章 Access 数据库结构对象,格式 表格属性用于自定义文本、数字、日期和是否类型字段的输出（显示或打印）格式。它依据使用的数据类型不同而有所不同，只影响数据的显示形式而不影响保存在数据表中的数据。各种数据类型的格式设置取值列于表 2-3所示。输入掩码 使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如：(010)027-83956230等。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。,第2章 Access 数据库结构对象,标题“标题”属性值将取代字段名称来在表中显示。即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。默认值 在表中新增加一个记录，尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中 Access为该字段自动填入的值。一般可用“向导”帮助完成该属性的设置。,第2章 Access 数据库结构对象,有效性规则“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。如果我们在年龄字段中的取值范围为099（在有效性规则：输入0 And=99）。有效性文本 当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值是显示给操作者的提示信息。如当在年龄字段中输入大于99的值时，系统将给出出错信息，输入的数据无效。,第2章 Access 数据库结构对象,必填字段“必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，即不允许本字段数据为空。当取值为“否”时，表示可以不必填写本字段数据，即允许本字段数据为空。允许空字符串 该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中可以不填写任何字符。索引 本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。索引属性可提供了3项取值：“无”，表示本字段无索引；“有(有重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有(无重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。,第2章 Access 数据库结构对象,（2）查阅属性“查阅”选项卡中只有一个“显示控件”属性，它只对文本、数字和是/否类型的字段有效。此属性为文本和数字类型字段提供了三个预定义值：文本框(默认值)、列表框和组合框；为是否类型的字段也提供了三个预定义值：复选框(默认值)、文本框和组合框。如图2-21所示。对于文本和数字类型的字段的列表框、组合框，以及是否类型的组合框，是用于与其 他表(或查询)结合可以向此字段输人数据。,第2章 Access 数据库结构对象,是否类型的复选框使字段以“”显示代表“真”值，以“口”显示代表“假”值。而此种情况下，“常规”选项卡中的格式属性设置却不能起作用。当是否类型的显示控件属性设定为文本框时，如果“常规”选项卡中的格式属性没有设定，则字段以“1”代表“真”值，以“0”代表“假”值；否则将以格式属性设定的代表真假值的文字显示。,第2章 Access 数据库结构对象,【例6】我们可以使用“查阅向导”数据类型，设置字段中要输入的内容，如可以在“学生信息表”中对“民族”字段事先设计好“汉、回、蒙、藏”，这样在输入此字段时只需选择对应的内容，不必输入文字，大大地减小输入工作，提高输入数据的效率。具体操作步骤：在字段的数据类型中选择“查阅向导”出现如图2-22所示的对话框。在“查阅向导”对话框中选择“自行输入所需的值”单击“下一步”按钮。在“查阅向导”对话框中第1列中分别输入“汉”、“回”、“蒙”、“藏”。如图2-23所示的内容。单击“下一步”按钮。出现制定查阅标签，最后单击“完成”按钮。完成设置。将设置后的表结构存盘后，打开表后可在民族字段中选择，如图2-24所示。,第2章 Access 数据库结构对象,4主键字段的设置 Access系统为了使查询、窗口和报表能快速地查找到不同表中的相关信息，要求每个表中应该建立一个和一组字段用来惟一标识每个表中相对的记录，这样的字段称之为主键。如我们要查询某个学生在不同表中的信息，如在“学生信息”表中的学生基本情况、在“成绩表”表中各科成绩、在“课程表”表中，所选择的课程，这时在每个表中我们将“学号”字段作为各表之间的连接字段，因此“学号”就设置成为主键。总之，一条记录中可以代表整个记录的字段就可以将其设为主键。,第2章 Access 数据库结构对象,作为主键的字段要具备什么样的基本条件呢？（1）字段中的每一个值都必须是惟一的（即不能重复）；（2）在数据库中具有代表性。设置主键的好处，除了其本身就具备索引的功能外，该字段也会成为默认的排序依据。也就是说，每当我们查看表的内容时，除非另外指定要排序的字段，否则Access会先以主键列的值做排序，然后才显示出来。注意：一个表中可能有多个字段都具有不可重复的特性，我们一般只会挑选其中的一个作为主键（也可以设置几个字段做主键，一个索引至多包括10个字段）。通常应尽可能挑选占用空间较小者，因为这样在查找、排序时效率会高些。【例7】在“学生信息表”中将“学号”设置为主键，具体步骤为：,第2章 Access 数据库结构对象,2.3.4 表结构的编辑 字段的输入和编辑是在表的设计视图的字段编辑区进行的。1输入字段 选择字段名称栏下的某行，鼠标所在行左侧会出现一个向右的黑色箭头，表示该行为当前编辑行，此时可以输入字段、修改字段、修改数据类型等。2插入字段 当需要在原表中插入新的字段时，其操作步骤如下：（1）重新打开原表的设计视图，把鼠标移到需要在某字段之前增加新字段的该字段上，使其成为当前字段。（2）单击“插入”菜单中“行”命令，Access即自动下移鼠标下面的所有字段，插入一个空字段。,第2章 Access 数据库结构对象,3复制字段 当需要在原表中复制所需类似字段，然后再修改，其操作步骤：（1）把鼠标移到需要复制的某字段上，使其成为当前字段。（2）单击工具栏中的“复制”按钮。（3）移动鼠标到新位置。（4）单击工具栏中的“粘贴”按钮，完成复制。4移动字段 当需要在原表中调整字段顺序时，其操作步骤：（1）把鼠标移到需要移动的某字段上，使其成为当前字（2）指针对准当前字段的记录指示符上，按住鼠标左键，拖动要移动的字段到新位置后，松开鼠标。5删除字段,