基层单位档案管理数字化建设存在的问题及对策建议思考.docx

基层单位档案管理数字化建设存在的问题及对策建议思考近年来，基层单位的档案资料逐渐增多，对档案管理的要求相应提高，要想改变传统档案管理模式，应结合数字化时代特征，探索档案管理数字化建设的有效方法。新时代档案管理人员的思路创新、方法改进，目的是顺应数字化时代发展趋势，确保档案管理价值最大化显现，实现档案数字化建设与管理。可见，这一论题具有探究的现实性意义，对档案管理工作发展具有积极推进作用。一、基层单位档案管理数字化建设的重要性档案管理是基层单位管理工作的一部分，数字化背景下基层单位顺势革新档案管理手段，在保证档案信息完整性、安全性的前提下，逐渐提高档案管理水平，确保档案信息有效利用。（一）提高档案管理效率。基层单位档案数量较多，当数字化技术用于档案管理，即针对纸质档案信息自动提取、分类整理、有序存储，进而实现档案的高效管理与有效利用。档案管理活动信息化推进，既能缩短时间，又能提高管理质量，确保档案管理效果大大优化。新时期档案管理人员在理论、实践等方面动态创新，最大化保证档案资料的实用性，为基层单位高效管理起到铺垫作用。（二）方便档案查询与更新。基层单位档案类型多样，档案管理人员借助数字化技术动态查询电子化档案，并传递时效性较强的档案信息，促进基层单位工作任务顺利完成。新时代下，档案管理人员利用数字化技术动态更新档案，确保基层单位工作在最新档案信息的提示下有效开展，从而循序式提升服务质量。（三）保证档案管理的经济性和安全性。纸质档案主要在实体档案室进行管理，实体档案室的空间有限，并且管理环节需要投入人力、物力等资源，导致管理成本升高。如今，基层单位将档案管理数字化建设提上日程，可降低管理成本,并且档案管理安全性得以保证，减少档案信息失真、外泄等现象的出现。二、基层单位档案管理数字化建设的问题基层单位数字化转型的过程中，档案数字化管理工作尤为关键。然而部分基层单位档案管理数字化建设经验不足，实际建设中存在理念陈旧、设备匮乏、员工素质偏低、数据库建设低效等问题。（一）档案管理理念陈旧。数字化时代悄然而至，基层单位部分档案管理人员只是片面认识档案数字化管理工作，思想认知水平不高，所以档案管理行为缺乏规范性和现代性,实际上档案管理工作在传统思想引导下、陈旧方法运用下，最终档案管理效率明显降低。随着时代的不断发展，传统的档案管理思路不能更好地指导档案管理实践，长此以往，档案管理数字化建设进程迟缓，不利于基层单位的有序运转。分析原因可知，如今基层单位内部面向档案管理人员的学习机会、培训机会较少，久而久之档案管理工作缺乏创新，档案利用率无法得到提升，档案管理数字化建设环节遇到重重阻力。（二）数字化设备匮乏。档案工作数字化开展，需要数字化设备支持，如果基层单位所在区域的经济水平偏低，那么数字化设备更新速度会比较迟缓，当陈旧设备用于档案管理，则档案管理质量和效率相应降低，导致档案资料使用效果大打折扣。具体来说，计算机设备数量较少，并且现有设备系统更新不及时、系统升级不到位，这既会影响计算机设备功能，又会弱化服务质量。档案管理数字化建设期间，一旦设备在数量、质量两方面的表现不尽如人意，那么数字化建设效果会与预期要求存在差距，进而对基层单位数字化转型造成制约。除此之外，当前一些基层单位在忽略数字化建设需求的前提下建设数字化系统，难以全面显现数字化系统成效，还会弱化新时期档案管理质效。（三）档案管理人员素质有待提高。虽然部分基层单位践行了档案信息化管理模式，但档案管理人员专业素质、综合能力偏低，导致档案数字化建设速度减缓，最终不利于优化档案服务效果。如今，基层单位多数档案管理人员的数字化管理理念陈旧、数字化管理技能不高，所构建的档案管理队伍缺少凝聚力和向心力，很难在基层单位档案管理实现档案数字化方面发挥队伍优势。数字化时代，档案管理人员既要具备专业知识，又要强化服务意识、责任意识，在数字化建设环节灵活运用知识，并给予方向指导，规范信息化管理行为。但实际上，基层单位档案管理人员的综合能力、专业素质不强，未能在档案管理环节发挥应有力量。（四）数据库建设效率不高。基层单位档案信息应基于数据库平台进行存储与调用，其中数据库建设要以需求为导向，适当丰富数据库功能，实现档案信息分类、更新，为档案信息价值化运用做准备。目前，基层单位档案资料总量较多，并且档案类型丰富，这对数据库类型创新式设计、数据库功能拓展等提出较高要求。从现实层面来看，数据库建设环节因定位失准、建设标准不够规范、建设技术供应不足，导致数据库建设效率降低，进而影响档案数字化进程，难以加快基层单位档案数字化转型步伐，不利于深化档案工作信息化改革。三、基层单位档案管理数字化的实践路径档案管理工作数字化需要一段过程，尤其是基层单位的档案管理工作，需要档案管理人员从实际情况出发，针对已有问题提出档案管理的合理化建议，探索数字化建设路径。这既能顺应基层单位现代化建设趋势，又能最大化彰显档案管理价值，为当前档案管理数字化建设问题的处理提供依据,真正为日后档案数字化管理、基层单位常态发展奠定坚实基础。（一）创新档案管理理念。理念是行为的先导，基层单位档案管理人员要在理念创新的基础上，真正规范档案管理行为，进而在数字化建设阶段做足充分准备。基于此，基层单位要定期组织档案信息化管理培训活动，面向档案管理人员进行专业知识、数字化技能的培训，使其丰富知识储备、提高数字化技能。同时，能够为档案管理、档案数字化建设给予正确指导。档案管理思想与时俱进创新，还需要基层单位组织座谈会、交流会，大范围普及档案数字化工作理念,使工作人员在理解的基础上规范管理行为，并对数字化建设提出合理化意见。当档案管理数字化实践得到基层单位全员的支持时，那么数字化建设成效会逐渐显现。（二）动态更新数字化设备。数字化设备、系统、技术是档案管理数字化建设的基本要素，当要素质量得到可靠性保证，那么档案信息资源能够有效共享，从而提高档案利用率，更好地服务于基层单位创新发展。具体可从设备、系统、技术三个角度入手。L档案数字化设备优化。基层单位应委派专业人员检查计算机设备、专业设备的运行状态，将各类设备安全风险及时排除，确保设备稳定投用。数字化设备随着基层单位经济条件、档案管理要求的变化而调整，主要指设备采购、设备维修与养护，在保证设备质量的基础上延长设备使用寿命。档案数字化设备功能日益丰富化，能够满足当前档案管理工作的多元化需求，从而提高档案管理效率,尽快实现档案数字化。2.档案数字化系统优化。基层单位在日常档案管理中应积极创建数字化管理系统，提高相关档案的管理水平，确保各方面工作的效率。具体来说，从电子档案的生产、收集、归档和分类入手，全方位、深层次开发一套针对管理者行为的系统，实现档案的有效化管理。在此期间，完善数字化管理制度，遵循精细化管理原则，从而保证档案管理工作的有效性。尤为关键的是，建立数字化档案共享平台，档案管理人员通过平台掌握档案共享信息，并了解档案管理工作要求，为档案数字化管理指明方向。档案内容存储到数据库系统中，主要采用授权管理的方式，以便为相关档案管理人员提供便利。3.档案数字化技术优化。档案管理数字化建设是大势所趋，基层单位应在网络信息环境中优化网格化管理体系，主要借助网络信息技术呈现档案目录,根据档案信息获取需求自动检索、统计处理，这既能缩短检索时间，又能保证档案检索的准确性。在网络信息技术的辅助下，构建档案管理网络平台，据此实现档案信息共享，为档案数字化管理策略制订提供支持。实际上，网络平台建设是电子存储技术运用的前提条件，因此基层单位档案管理人员要正确认识并有效运用电子存储技术，完成数字文献信息管理领域各种数字文献的有效存储。除此之外，还可以使用电子扫描技术完成信息在数据库系统的扫描，体现高效且优质的数字化管理效果。需注意的是，档案数字化技术优化,应立足基层单位档案管理现状，视情况优化单一技术或联用多种技术，实现各种档案数字化信息的有效存储，更好地满足当前数字化管理需求。（三）提高档案管理人员素质。档案工作人员的思想道德水平对档案数字化工作效果有至关重要的影响，为确保相关档案管理工作的数字化发展，应在人才招聘、人才培训等方面做准备。对于档案管理人员的招聘，基层单位要扩大招聘渠道，通过与高校合作聘用具有丰富知识储备、较高综合素质的档案管理人才，从而为档案管理团队注入新的活力。除此之外，还可以聘用档案数字化管理经验丰富的人才。此外，基层单位要合理化制订培训制度，从专业课程、专业技能两个层面开展培训活动，以此提高档案工作人员的知识水平，锻炼档案管理人员的数字化技能，为新时期档案管理及档案数字化建设提供服务。培训过程中加强思政教育，以此强化档案管理人员的工作理念、责任意识，正确对待档案管理，并在数字化建设阶段渗透新的理念、提供专业知识。要确保每位人员的正确理念并有效利用先进数字化技术，使其能够有效收集与分类处理档案数字化信息，提升各方面的工作质量和效果。当人才招聘、人才培训具体落实后，应组建专业化档案队伍，以便为数字化背景下档案管理提供人才支持，促进基层单位档案管理活动有序开展。（四）提高数据库建设效率。档案信息为新时期基层单位建设与发展提供依据，要想全面整合档案信息，深层次挖掘价值化档案信息，应借助网络信息化平台建设数据库，为档案管理及档案数字化工作常态运转提供信息支持。数据库不仅支持档案信息录入，而且支持档案信息更新，为基层单位建设与管理提供有效信息支持。即便当前推行信息自动化系统，但从整体来看，信息系统向数字化建设需要一个过程，需要数据库建设搭建桥梁，为档案信息数字化管理提供条件,实现档案信息分类、整合，提高档案信息利用率。立足档案数字化建设的实际情况，在数据库中设置相关的档案目录，与此同时，借助网络信息技术建立分布式数据库，从根本上提升档案管理工作的自动化水平，满足当前的工作需求。为实现档案精细化管理，提高档案数字化建设水平，应合理制订数据库建设计划，为档案分类、智能管理提供依据。此外，应建立单机版的电子档案数据库，将档案资料转变成为电子格式，存储到数据库系统中，避免丢失，提高档案信息利用率。四、结语综上所述，基层单位现代化管理要求逐渐提高，应以档案管理工作为切入点，围绕数字化环境分析档案管理的意义,并总结档案数字化管理问题，通过创新档案管理理念、动态更新数字化设备、提高档案管理人员素质、提高数据库建设效率等措施突破档案管理数字化建设阻力，从整体上优化档案管理质量，提高档案管理的有效性。从长远角度来看，基层单位档案管理数字化建设的持续开展，动态优化档案管理措施，是取得档案优质管理的最佳途径。