报表管理系统概述.ppt

第七章 报表管理子系统,学习目的和要求 报表管理系统概述会计报表系统基础设置会计报表数据处理会计报表输出作业及思考题结束放映,黄晓敏制作,2,学习目的和要求,一、本章教学目的 报表系统是会计核算工作的工作成果，编制会计报表是会计人员一项日常工作。因此本章的教学应使学生掌握：1、使用计算机报表系统编制会计报表的基本工作原理和使用流程。2、掌握报表系统的基本使用方法,黄晓敏制作,3,学习目的和要求,本章重点与难点 1、报表系统的基本概念，特别是三维表的有关概念 2、计算机报表编制的基本工作原理和工作流程 3、现金流量表编制的工作原理和方法,4,第一节 报表管理系统概述,一、财务报表系统技术的发展二、报表管理系统的任务和特点三、数据处理流程四、基本功能结构,黄晓敏制作,5,报表软件简介,1、专用报表软件 专用会计报表软件是系统或行业为特定需要设计开发的报表软件，它将会计报表的种类、格式和编制方法固定在程序中。2、通用报表软件通用报表处理软件采用接近财会人员工作习惯的非过程的或引导式对话方法定义报表的格式和表内数据的生成方式。3、电子表软件 电子表软件有Exce1、Lotus等。,黄晓敏制作,6,&1 报表管理系统概述,一、财务报表系统技术的发展 1、第一代财务报表系统：第一代财务报表系统即专用会计报表软件是系统或行业为特定需要设计开发的报表软件，它将会计报表的种类、格式和编制方法固定在程序中。会计报表的生成是通过程序直接实现的。缺点：通用性较差；应用程序的维护较困难；,黄晓敏制作,7,2、第二代财务报表系统：第二代财务报表系统即通用会计报表软件。它具有标准化、通用化和商品化的特点。它提供了用户的自定义功能，用户不必使用计算机高级程序语言编制程序，就可以生成需要的报表。帐表系统相互独立，可以生成统计图形。问题：（1）财务管理方面的功能不足（2）独立的报表系统收费更贵（3）选择的支撑平台错误,&1 报表管理系统概述,黄晓敏制作,8,3、第三代财务报表系统：第三代会计报表软件的发展方向是利用Excel等通用电子软件作开发环镜进行深层次开发，缩短开发周期，并能随Excel等的升级而自动获的更强大的功能。它的特点：表格和表中数据一体，避免了通用报表软件报表格式和表内数据分别定义的烦琐；有很大的函数集可以方便地进行表间运算；图形功能增加了报表分析的直观性。,&1 报表管理系统概述,黄晓敏制作,9,二、报表管理系统的任务和特点（一）报表管理系统的任务 1、会计报表的编制 设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对该报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。2、会计报表的分析 对会计报表信息的再加工。运用会计报表数据对企业过去的财务状况和经营成果几未来前景进行评价分析，用国对会计报表的分析，将反映历史状况的数据转变为预计未来的有用信息，为报表使用者进行经济预测和决策提供可靠的依据。,&1 报表管理系统概述,黄晓敏制作,10,（二）报表管理系统的特点 1、输入数据量少 2、不设置报表数据直接修改功能 会计核算软件基本功能规范第35条规定：对根据机内会计凭证和据以登帐的相应帐簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。3、输出信息规定性强 4、通用性更强、适用面更广 5、图、表并用进行报表分析,&1 报表管理系统概述,黄晓敏制作,11,三、数据处理流程1、手工方式会计报表的编制流程,&1 报表管理系统概述,会计账簿,会计凭证,登记,总分类账,明细分类账,日记账,编制,利润表,资产负债表,编制,现金流量表,编制,辅助管理报表,黄晓敏制作,12,三、数据处理流程 2、计算机报表编制数据处理流程图,报表格式设计,会计报表格式文件,外部数据,报表,汇总表,分析结果,输出,汇总,计算,会计报表,采集计算,审核,其它业务子系统,会计帐簿会计凭证,&1 报表管理系统概述,报表格式和公式,黄晓敏制作,13,3、二者间的比较：,取数的来源不同：计算机环境下的取数来源更加多样化。输出的内容不同：使用计算机后不仅输出会计报表；还能对报表进行定量分析并输出报表的分析结果和分析统计图表。,黄晓敏制作,14,四、基本功能结构 用友UFO报表管理系统具有：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能和二次开发功能。,&1 报表管理系统概述,报表设置,报表删除,报表备份,报表恢复,格式定义,报表数据来源定义,报表生成,报表审核,报表汇总,报表合并,报表查询,报表打印,报表传输,黄晓敏制作,15,(四)基本工作过程 报表管理的工作过程基本可以分为报表的格式和公式设置，报表的数据处理，报表输出。,&1 报表管理系统概述,设计报表结构,设置数据来源及运算关系,数据采集,数据录入,报表运算,生 成报表,审核,汇总,输出报表,初始化,日常处理,16,第二节 会计报表系统基础设置,1、自定义报表2、利用报表模板,黄晓敏制作,17,一、自定义报表 会计核算软件基本功能规范第27条规定：会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。,第二节 会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,18,一、会计报表的格式设计(一)报表的格式(二)报表格式设计(三)报表格式的修改 二、报表数据来源的定义(一)确定表元的数据源(二)确定取数所要满足的条件(三)确定计算方式 三、会计报表的生成()会计报表勾搭关系与会计报表生成的顺序(二)会计报表数据的修改(三)利用商品化会计报表软件提供的报表模板应注意的问题四、会计报表的输出五、如何利用Excel提供的报表模板编制会计报表,黄晓敏制作,19,（一）报表登记 报表登记就是新表注册，即把所需要处理的会计报表在系统中进行登记。,黄晓敏制作,20,&2会计报表系统基础设置,（二）、定义报表格式 在计算机中编制会计报表，首先要对报表的格式进行分析设计即制作出空表。报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，它是数据录入和计算机数据处理的基础。1、报表格式 简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题报表的名称 表头报表编号、编制单位、编制日期、计量单位、栏目 表体报表的数据及分割线 表尾报表下部的附注、说明,黄晓敏制作,21,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,22,2.基本概念(1)报表及报表文件 报表 报表文件(2)单元及单元属性 报表中由表行和表列确定的方格称为单元。单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。单元类型有数值型、字符型和表样型。,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,23,(3)区域与组合单元 区域也叫块，由一组相邻的单元组成的矩形块。组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。(4)关键字 关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,24,3、报表格式设计 1.设置表尺寸确定报表的行数和列数2.画表格线3.定义组合单元4.输入项目内容5.定义行高和列宽6.设置单元属性字体、颜色、对齐方式等7.定义关键字定义标题和表头例如：设计一张货币资金表,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,25,（三）、定义报表数据来源与运算关系1、设置报表数据来源：定义报表项目从帐户中取的数据的方法，即报表项目与帐户 之间的对应关系。,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,26,帐证取数（1）、数据来源 表内取数 表间取数 外部数据,&2会计报表系统基础设置,(1)报表的数据来源分析 对报表要求填列的数据,逐一分析其来源即取自于账簿,还是其他表。(2)报表的填列方法分析 单一科目期末数填列；多科目期末数计算填列；表中不同行次期末数计算填列;,黄晓敏制作,27,（2）、取数方式 公式向导 直接输入取数公式,黄晓敏制作,28,2、设置报表运算关系 运算公式定义 审核公式定义 舍位平衡公式,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,29,1.运算公式定义 运算公式即单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式。它包括:帐务取数公式、本表内部统计公式、本表它页取数公式、报表间取数公式。单元公式一般由:目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。,&2会计报表系统基础设置,目标单元,运算符,函数,运算符序列,黄晓敏制作,30,(1)账务取数公式。从帐务处理系统中获取数据的公式，将帐务处理系统会计帐簿文件中的有关数据直接通过表元计算公式提取到相关的会计报表中。函数名(“科目编码”,会计期间,”方向”,账套号,会计年度,编码1，编码2)例如：货币资金项目的帐务取数公式的定义C7=QC（“1001”，月，）+QC（“1002”，月，）+QC（“1009”，月，)方向、年度、帐套可以省略。,&2会计报表系统基础设置,注意：,黄晓敏制作,31,通用报表软件提供的财务函数有；期初借方余额期初贷方余额期末借方余额期末贷方余额本期借方发生额 本期贷方发生额借方累计发生额贷方累计发生额下级明细科目借方余额合计下级明细科目贷方余额合计,&2会计报表系统基础设置,问题：,设辅助核算的往来款项的明细科目应如何取数？,黄晓敏制作,32,(2)本表页内部统计公式 采用逐个输入表元名称的方式对若干表元内的数据进行简单算术运算或利用会计报表系统提供的运算函数进行运算.,&2会计报表系统基础设置,例如:流动资产年初数合计的 统计公式的定义为 C20=PTOTAL(C7:C19),黄晓敏制作,33,2.审核公式 审核公式是报表数据之间关系的检查公式,可以验证表页中数据的勾稽关系.它主要用于:报表数据来源定义完成后,审核报表的合法性；报表数据生成后,审核报表数据的正确性.由验证关系公式和提示信息组成。审核公式格式：MESS“说明信息”,&2会计报表系统基础设置,例如:检查资产负债表的平衡关系 C36=G36 MESS“资产合计数不等于权益合计数”,黄晓敏制作,34,3.舍位平衡公式 将以货币单位元为计量单位的报表通过进位计算变成以千元、万元为单位的报表时，由于小数的原因，远报表的平衡关系可能被破坏，应进行调整，使得报表舍位后仍能保持平衡关系。定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围、以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。,&2会计报表系统基础设置,黄晓敏制作,35,填好取数公式的部分资产项目,黄晓敏制作,36,二、利用报表模板 在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰。操作步骤：1、在格式状态下，在文件菜单中单击新建，建立一张表格；2、在格式菜单中单击报表模板；3、在“报表模板”对话框中，选择行业、报表名称；然后单击确定。注意：特殊的报表项目的定义,&2会计报表系统基础设置,37,第三节 会计报表数据处理,黄晓敏制作,38,(一)生成报表 生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。,第三节 会计报表数据处理,黄晓敏制作,39,1.设置报表与账簿之间的关系帐套初始2.增加表页3.录入关键字4.计算5.增加图表功能,第三节 会计报表数据处理,黄晓敏制作,40,(二)审核报表 报表的审核就是根据报表中已经设置审核公式，对已经生成的报表进行审核。导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套或账套数据等数据源错误等。,第三节 会计报表数据处理,41,第四节 会计报表输出,黄晓敏制作,42,(一)报表查询(二)网络传送(三)报表打印,第四节 会计报表输出,黄晓敏制作,43,现金流量表的实现方式,在总账系统中提供对现金流量表的处理，具体有处理方式有以下几种：一、凭证录入时指定现金流量项目和附表项目 二、凭证录入时只指定现金流量项目 三、不通过凭证指定现金流量出现金流量表,黄晓敏制作,44,一、凭证录入时指定现金流量项目和附表项目,在这种处理方式中，在凭证录入时可以指定具体的现金流量项目。凭证录入时，系统会通过现金流量科目的设置来进行判断，提示用户进行现金流量项目的指定。主表项目是指现金流量表中的基本项目，如三大类现金的流动；附表项目是指现金流量表中补充资料，即对从净利润调整为经营活动现金流量的各个调整项目的指定。凭证中指定了主表项目和附表项目后，在现金流量表中要以直接进行查询。当然在T形账户和附表中可以对凭证中所指定的各项目的内容进行查询,黄晓敏制作,45,二、凭证录入时只指定现金流量项目,因为附表项目的判断是一个较为复杂的过程，所以在凭证录入时，可以只指定主表项目，不指定附表项目。附表项目可以在附表处理中进行指定。这样就不用对单张凭证都指定附表项目，可以进行凭证的批量指定。在T形账户中可以查询看到凭证指定的结果，附表的数据是通过程序计算出来的。,黄晓敏制作,46,三、不通过凭证指定现金流量项目出现金流量表,该方法可以直接在T形账户中指定现金流量主表项目,附表项目程序可以计算出来，用户在附表中对附表项目进行处理.这种处理方式在凭证录入时不做处理,通过T形账户和附表的指定出现金流量表.,黄晓敏制作,47,本章小结,编制会计报表一直是财会工作的重要内容,会计人员通过 将日常会计核算资料加以分类整理汇总,按照一定的形式编制财务会计报表.会计报表是会计核算工作的结果,也是财会部门提供财务信息资料的重要手段.由于会计报表时常随会计制度的更新而变更,因 此会计报表系统给财会人员提供了一种编制报表的方法和支持方法实现的工具,财会人员可根据实际工作的需要,编制各种不同类型的报表,首先根据编制报表的要求定义报表格式,然后从会计业务角度对报表进行数据分析,数据分析是编制报表的关键,只要作好报表的数据分析工作,使用什么软件,就套用该软件的取数公式,便可完成报表的定义。,黄晓敏制作,48,1.启动UFO报表管理系统,1,2,黄晓敏制作,49,2.账套初始,1,2,3,黄晓敏制作,50,3.1.1.1 自定义报表_报表定义_格式定义_设置表尺寸,1,2,3,黄晓敏制作,51,3.1.1.5 自定义报表_报表定义_格式定义_定义报表行高和列宽,1,2,3,4,5,6,7,8,黄晓敏制作,52,3.1.1.3 自定义报表_报表定义_格式定义_画表格线,1,2,3,4,黄晓敏制作,53,3.1.1.2 自定义报表_报表定义_格式定义_定义组合单元,1,2,3,黄晓敏制作,54,3.1.1.4 自定义报表_报表定义_格式定义_输入报表项目,1,2,3,黄晓敏制作,55,3.1.1.6 自定义报表_报表定义_格式定义_设置单元风格,1,2,3,4,5,6,7,黄晓敏制作,56,3.1.1.7 自定义报表_报表定义_格式定义_定义单元属性,1,2,3,4,黄晓敏制作,57,3.1.1.8 自定义报表_报表定义_格式定义_设置关键字,1,2,3,4,黄晓敏制作,58,3.1.1.9 自定义报表_报表定义_格式定义_调整关键字位置,1,2,3,黄晓敏制作,59,3.1.2.1 自定义报表_报表定义_公式定义_定义单元公式(直接输入),1,2,3,4,黄晓敏制作,60,3.1.2.2 自定义报表_报表定义_公式定义_定义单元公式(引导输入),1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,黄晓敏制作,61,3.1.2.3 自定义报表_报表定义_公式定义_定义审核公式,1,2,3,黄晓敏制作,62,3.1.2.4 自定义报表_报表定义_公式定义_定义舍位平衡公式,1,2,3,黄晓敏制作,63,3.1.2.5 自定义报表_报表定义_公式定义_保存报表格式,1,2,3,黄晓敏制作,64,3.2.1 自定义报表_报表数据处理_打开报表,1,2,3,黄晓敏制作,65,3.2.2 自定义报表_报表数据处理_增加表页,1,2,3,黄晓敏制作,66,3.2.3 自定义报表_报表数据处理_输入关键字值,1,2,3,4,黄晓敏制作,67,3.2.4 自定义报表_报表数据处理_生成报表,1,2,黄晓敏制作,68,3.2.5 自定义报表_报表数据处理_报表舍位,1,黄晓敏制作,69,3.3.1 自定义报表_表页管理_表页排序,1,2,3,黄晓敏制作,70,3.3.2 自定义报表_表页管理_表页查找,1,2,3,黄晓敏制作,71,3.4.1 自定义报表_图表功能_追加图表显示区域,1,2,3,黄晓敏制作,72,3.4.2 自定义报表_图表功能_插入图表对象,1,2,3,4,黄晓敏制作,73,3.4.3.1 自定义报表_图表功能_编辑图表对象_编辑图表主标题,1,2,3,黄晓敏制作,74,3.4.3.2 自定义报表_图表功能_编辑图表对象_编辑图表主标题字样,1,2,3,黄晓敏制作,75,4.1 调用报表模板生成资产负债表_调用资产负债表模板,1,2,3,4,黄晓敏制作,76,4.3 调用报表模板生成资产负债表_生成资产负债表数据,1,2,3,4,黄晓敏制作,77,思考题：,你对用友UFO报表系统有何评价？它具有哪一些突出的特点？,黄晓敏制作,78,1、完全动态的计算公式，随时计算数据结果。2、大规模的数据采集、汇总、合并报表，使集团化企业单位更加省时、省力。3、数据浏览能将成千上万页的数据放在同一平面查看，更适合进行数据对比分析。4、真正的三维立体表，一个表文件可容纳99999张表页。5、提供与Access、Excel、Lotus1-2-3等应用程序和数据库文件、文本文件直接交换数据的能力，报表文件直接生成Internet浏览器支持的HTML格式文件。,思考题：,黄晓敏制作,79,6、支持从各业务系统取得各种业务数据。7、二次开发模块可方便地生成适合于本单位的报表系统。8、可以同其他公司的报表软件进行文件转换。9、图文混排功能。10、具有便捷的应用程序间信息交流功能。,思考题：,黄晓敏制作,80,背景资料：,传统企业财务会计报告模式的局限性：1、不能满足信息使用者的需求。2、无法反映非货币信息。3、报告信息严重滞后。4、报表数据容易受到人为的调节。,黄晓敏制作,81,会计信息提供的新要求：1、非财务信息将被广泛披露。2、社会责任信息将被广泛披露。3、知识资本报告即将兴起。4、企业财务报告的即时形成：提供分部报告 提供多元计价报告 提供定期报告和实时报告5、企业财务会计报告传递方式的变化。6、侧重企业财务会计报告的分析。,背景资料：,黄晓敏制作,82,复习手工会计信息系统会计报表的数据来源,资产负债表：1、直接根据总帐的余额填列；2、根据若干个总帐余额分析计算填列；3、根据明细帐余额填列；4、根据若干个明细帐余额分析计算填列；5、根据总帐和所属明细帐的余额分析填列；6、根据报表项目之间的关系填列。利润表：根据帐户的发生额及报表项目间的关系分析填列。现金流量表：根据资产负债表和利润表有关项目、帐户的发生额 和余额分析计算填列。,表的尺寸：7行4列,标题,关键字,表头,表体,表尾,注意：格式定义必须在格式状态下,