第四章会计凭证21Mar.ppt

会计学Accounting,上海海事大学经济管理学院财务与会计学系陈辉发E-mail:Tel:3828 2429经济管理学院办公楼127西（周三、四）,第四章 会计凭证,会计学PPT陈辉发,3,会计凭证的概念,引例 某公司从甲企业购买钢材100吨，每吨单价5,000元，运杂费50,000元，材料已验收入库，全部款项通过银行转账支付。本例中，该公司将取得和填制四种原始单据或凭证第一种是从甲企业取得的发票第二种是从有关单位取得的货运单第三种是公司仓库填制的入库单第四种是从银行取得的银行结算凭证另外，公司财会部门将在审核上述凭证后填制相应的记账凭证所有这些原始凭证和记账凭证就是会计凭证,会计学PPT陈辉发,4,会计学PPT陈辉发,5,会计凭证是记录经济业务，明确经济责任和据以登记账簿的书面证明。所有会计凭证都有专门的格式、详细的内容和严格的填制要求填制和审核会计凭证是会计核算的专门方法之一，是会计核算工作的起点，也是对经济业务活动进行核算的基本环节,会计凭证的概念（续）,会计学PPT陈辉发,6,任何单位办理一切经济业务，都要由经办人员或有关部门填制或取得能证明经济业务内容、数量、金额的凭证，并在凭证上签名或盖章所有会计凭证都应经过专人进行严格审核。只有经过审核无误的会计凭证才能做为记账的依据,会计凭证的概念（续）,会计学PPT陈辉发,7,1.为记账、算账提供可靠的资料，保证账簿记录正确2.检查、监督经济业务的合法性和合理性，保证各项经济业务符合法律制度规定，确保企业财产物资的安全3.加强经济责任，全面、系统、规范地开展会计核算工作，保证企业一切经济活动有凭有据，循序进行,填制和审核会计凭证的意义,会计学PPT陈辉发,8,按会计凭证填制程序和用途不同可将会计凭证分为原始凭证和记账凭证两大类。原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用来记载经济业务的具体内容，明确经济责任，并具有法律效力的书面证明。本章引例中的发票、货运单、入库单、银行结算凭证都是原始凭证。,会计凭证的种类,会计学PPT陈辉发,9,原始凭证,原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用来记载经济业务的具体内容，明确经济责任，并具有法律效力的书面证明。如：发货票、收料单、领料单等。外来原始凭证 原始凭证按其来源 一次凭证 自制原始凭证 累计凭证 汇总原始凭证,会计学PPT陈辉发,10,外来原始凭证,原始凭证按其取得来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证外来原始凭证，亦称外来凭证，是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人取得的，并被本单位所使用的原始凭证。如购买商品取得的普通发票、增值税专用发票，对外支付款项取得的收据，银行开具的收款、付款的结算凭证，各种车、船、机票等。其中收据的一般格式如下图所示。,会计学PPT陈辉发,11,收 据 年 月 日收款单位收款方式 人民币(大写)￥收款事由 收款单位(盖章)审核 经手 出纳,会计学PPT陈辉发,12,会计学PPT陈辉发,14,会计学PPT陈辉发,15,会计学PPT陈辉发,16,会计学PPT陈辉发,17,会计学PPT陈辉发,18,自制原始凭证，亦称内部凭证，是指在经济业务发生或完成时，由本单位经办业务的部门或人员填制的、并被本单位所使用的原始凭证。如购入材料验收入库时，由仓库保管人员填制的收料单，车间或部门领用材料时填制的领料单，出差人员填制的差旅费报销单等。其中收料单的一般格式如下图所示。,自制原始凭证,会计学PPT陈辉发,19,收 料 单供货单位 收料仓库发票号码 年 月 日 编 号,仓库负责人 保管员 交料人 复核,会计学PPT陈辉发,20,会计学PPT陈辉发,21,会计学PPT陈辉发,22,自制原始凭证按其使用的次数不同，可分为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证。一次凭证是指填制手续一次完成、只反映一笔经济业务或若干笔同类经济业务的原始凭证。日常的原始凭证多属一次凭证，如发票、收据、领料单、收料单等。外来原始凭证一般均属一次凭证。其中领料单的一般格式如下图所示。,一次凭证,会计学PPT陈辉发,23,领 料 单领料单位 发料仓库用 途 年 月 日 编 号,仓库负责人 保管员 领料人 复核,会计学PPT陈辉发,24,会计学PPT陈辉发,25,累计凭证是指在一定时期内，记载同类重复发生的经济业务并在一张凭证中多次填制完成的原始凭证。累计凭证一般为自制原始凭证，如限额领料单、费用登记表等。其中限额领料单的一般格式如下图所示。,累计凭证,会计学PPT陈辉发,26,限额领料单领料车间 发料仓库用 途 年 月 凭证编号,仓库负责人 保管员 领料人 复核,会计学PPT陈辉发,27,会计学PPT陈辉发,28,汇总原始凭证，也称原始凭证汇总表，是对一定时期内若干张记录同类经济业务的原始凭证，按一定标准加以汇总而填制完成的原始凭证。如发出材料汇总表、工资结算汇总表等。其中发出材料汇总表的一般格式如下图所示。,汇总原始凭证,会计学PPT陈辉发,29,发出材料汇总表年 月 日,会计学PPT陈辉发,30,原始凭证按其格式不同，分为通用凭证和专用凭证。通用凭证是指在全国或某地区、某系统范围内普遍使用，具有统一格式和使用方法的原始凭证。如全国统一使用的银行承兑汇票、某地区统一印制的发票等。专用凭证是指一些单位使用的具有特定内容和专门用途的原始凭证。该类凭证一般将单位和凭证名称印制在有关原始凭证上，别的单位无法使用。如差旅费报销单、限额领料单等。根据以上各种分类，可以对原始凭证的分类归纳如下图所示。,通用凭证与专用凭证,会计学PPT陈辉发,31,原始凭证的分类 外来原始凭证 按来源分 自制原始凭证 原始凭证 一次凭证 按填制手续分 累计凭证 汇总原始凭证 通用凭证 按格式分 专用凭证,会计学PPT陈辉发,32,任何一张原始凭证都必须同时具备一些相同内容，这些内容被称为原始凭证的基本内容或基本要素。原始凭证的名称（见标示1）填制凭证的日期和凭证的编号（见标示2、3）填制凭证的单位名称或个人姓名（见标示4）接受凭证的单位名称或个人姓名（见标示5）经济业务的内容，如品名、数量、计量单位、单价和金额等（见标示6）经办人员的签名或盖章（见标示7）,原始凭证的基本内容,会计学PPT陈辉发,33,有些原始凭证还应具备以下内容从外单位取得的原始凭证应盖有填制单位公章（见标示4）或有关部门的专用章；从个人取得的原始凭证应有填制人员的签字或盖章；有些特殊的原始凭证虽可不加盖公章，但一般应有固定的特殊标志，如火车票、机票等使用统一发票，发票上应印有税务专用章（见标示8），事业、行政单位按规定收取费用时，应使用财政部门统一印制的收据单位根据需要增加的其他内容，如与业务有关的经济合同、费用预算等,原始凭证的基本内容（续）,会计学PPT陈辉发,34,8,1,2,3,4,5,6,6,6,7,会计学PPT陈辉发,35,1.确定凭证种类，及时如实填写2.内容完整、书写清楚、记录正确。填写票据和结算凭证要用正楷书写中文大写金额及出票日期(1)一式几联的凭证，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写功能的除外）套写，单页凭证必须用蓝黑墨水书写或打字机打印。(2)凭证上的文字要工整、清晰，易于辨认，汉字不得使用未经国务院颁布的简化字，阿拉伯数字要逐个填写，不能连笔书写。,原始凭证的填制要求,会计学PPT陈辉发,36,(3)小写数字（即阿拉伯数字）合计金额前应书写币种符号（如人民币符号“￥”、美元符号“US$”、港币符号“HK$”，币种符号和金额数字之间不得留有空白。凡是数字前面写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分，无角分的可以写“0”或用符号“-”代替，不得空格，如123.00元。,原始凭证的填制要求（续）,会计学PPT陈辉发,37,(4)汉字大写金额数字，应符合规定要求，应使用既容易辨认，又不容量涂改的正楷字书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得用一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千、块、毛、另或0代替。大写金额前应有货币名称（如人民币），币种名称和金额数字之间也不得留有空白。,原始凭证的填制要求（续）,会计学PPT陈辉发,38,(5)阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要填写“零”字，阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额也只写一个“零”字，大写金额数字只到“元”或“角”为止的，应在最后写上“整”字。如合计9005.80元，小写金额应为“￥9005.80”，大写金额应为“人民币玖仟零伍元捌角整”。但填空式的大写金额应填全“零”字，另外，填空式的大写金额前的空格用特殊符号（如“”号外画圈）填充。(6)大小写金额要一致，已印刷好的金额栏空白行要划斜线或“S”线注销。,原始凭证的填制要求（续）,会计学PPT陈辉发,39,3.连续编号、妥善保管、按规定程序及时流转4.发现错误，规范修改 发现原始凭证有错误时，不得涂改、挖补，否则即为无效凭证。,原始凭证的填制要求（续）,会计学PPT陈辉发,40,按会计法规定审核原始凭证的合法、合理 和合规，包括：凭证填制是否合乎规定 项目是否齐全 内容是否真实、合法 手续是否齐全 有否违纪收支、弄虚作假等,原始凭证的审核内容,会计学PPT陈辉发,41,记账凭证是财会部门根据审核无误后的原始凭证或汇总原始凭证填制的，记载经济业务简明内容，确定账户名称、记账方向（应借、应贷）和金额的一种记录，是登记账簿的依据。在会计实务中，会计分录是通过填制记帐凭证来完成的。本章引例中财会部门填制的材料验收入库凭证、付款凭证是记账凭证。记账凭证的一般格式如下图所示。,记账凭证,会计学PPT陈辉发,42,会计学PPT陈辉发,43,记账凭证的分类,收款凭证 专用记账凭证 付款凭证 按使用范围分 转账凭证 通用记账凭证记账凭证 复式记账凭证 按填制方法分 单式记账凭证,会计学PPT陈辉发,44,记账凭证的分类（续）,专用记账凭证是指专门用于某一类经济业务的记账凭证。它按经济业务是否与现金和银行存款的收付有关，又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。收款凭证是根据有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的分录凭证。付款凭证是根据有关现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的分录凭证。转账凭证是根据不涉及现金和银行存款的转账业务的原始凭证填制的分录凭证。通用记账凭证是指适用于全部经济业务的一种记账凭证，统称为通用记账凭证。,会计学PPT陈辉发,45,收款凭证和付款凭证既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细账、总账等有关账簿的依据，也是出纳人员收付款项的根据。为了强化内部管理，有效登记货币资金的使用，出纳人员不能直接根据记录现金和银行存款收付业务的原始凭证来收付款项，而必须根据会计主管人员审核批准的收付款记账凭证办理款项的收付。另外，为了加强现金和银行存款收付款业务的控制，对于收款业务，应该“先收款，再记账”；对于付款业务，应该“先记账，再付款”。通用记账凭证适用于经济业务量较少的单位。,记账凭证的分类（续）,会计学PPT陈辉发,46,会计学PPT陈辉发,47,会计学PPT陈辉发,48,会计学PPT陈辉发,49,会计学PPT陈辉发,51,记载凭证按其填制方式不同，可分为单式记帐凭证和复式记帐凭证。单式记账凭证，又称单科目记账凭证，是在每张凭证上只填列一个账户名称的凭证。填列借方账户的即为借项记账凭证，填列贷方账户的即为贷项记账凭证。一项经济业务涉及几个账户就填制几张凭证，并采用一定的编号方法将它们联系起来。,记账凭证的分类（续）,会计学PPT陈辉发,52,单式记账凭证的优点是内容单一，便于记账工作的分工，也便于按科目汇总，并可加速凭证的传递。单式记账凭证的缺点是凭证张数多，内容分散，在一张凭证上不能完整地反映经济业务的全貌及账户的对应关系，出现差错时不易查找。单式记账凭证的一般格式如图4-1和4-2。,记账凭证的分类（续）,会计学PPT陈辉发,53,图4-1 借项记账凭证对应科目 年 月 日 编号,会计主管 记账 审核 出纳 制单,会计学PPT陈辉发,54,图4-2 贷项记账凭证对应科目 年 月 日 编号,会计主管 记账 审核 出纳 制单,会计学PPT陈辉发,55,复式记账凭证，又称多科目记账凭证，是在每张凭证上填列一笔经济业务的全部账户名称的凭证。前述收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用记账凭证都为复式记账凭证。复式记账凭证的优点是能完整地反映经济业务的全貌及账户的对应关系，且填写方便，附件集中，便于凭证的分析、审核和差错的查找。其缺点是不便于分工记账，也不便于科目汇总。,记账凭证的分类（续）,会计学PPT陈辉发,56,记账凭证的分类 收款凭证 专用记账凭证 付款凭证 按适用经济业务分 转账凭证 通用记帐凭证 单式记帐凭证 记账凭证 按编制方式分 复式记帐凭证 分类汇总凭证 汇总记帐凭证 按是否经过汇总分 全部汇总凭证 非汇总记帐凭证,会计学PPT陈辉发,57,记账凭证的基本内容,由于各种记账凭证所反映的经济业务内容不同，因而在具体格式上也存在一些差异，但所有的记账凭证都必须满足记账的要求，具备一些基本内容，这些内容被称为记账凭证的基本内容或基本要素。记账凭证的基本内容包括记账凭证的名称（见标示1）填制凭证的日期和凭证的编号（见标示2、3）,会计学PPT陈辉发,58,记账凭证的基本内容（续）,经济业务的内容摘要（见标示4）会计科目（包括一级科目、明细科目）名称、借贷方向和金额（即会计分录）（见标示5）所附原始凭证的张数（见标示6）会计主管、记账、复核、出纳、制证等有关人员的签名或盖章（见标示7）过账备注（见标示8）,会计学PPT陈辉发,59,1,2,3,4,7,5,5,6,8,会计学PPT陈辉发,60,记账凭证的填制要求,记账凭证的填制，必须以审核无误的原始凭证为依据，做到内容完整，科目运用正确，摘要简练，字迹工整，书写清晰，编写及时。具体讲，应符合如下要求：1.各种记账凭证的使用格式应相对稳定，特别是在同一会计年度内，不宜随便更换，以免引起编号、装订、保管方面的不便和混乱。,会计学PPT陈辉发,61,记账凭证的填制要求（续）,2.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，也可以根据若干张反映同类经济业务的原始凭证填制，还可以根据原始凭证汇总表填制，但不得将反映不同业务内容的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。3.记账凭证的编制应当采用钢笔或碳素笔，并用蓝黑墨水或碳素墨水书写。,会计学PPT陈辉发,62,记账凭证的填制要求（续）,4.记账凭证的填写日期一般是会计人员填制记账凭证的当天日期，也可以根据管理需要，填写经济业务发生的日期或月末日期，年月日应填写齐全。例如，报销差旅费的记账凭证填写报销当日的日期现金收付款记账凭证填写办理收付现金的日期银行收款业务的记账凭证一般按财会部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期填写银行付款业务的记账凭证一般按财会部门开出银行付款单据的日期或承付的日期填写属于计提和分配费用等转账业务应当以当月最后的日期填写,会计学PPT陈辉发,63,记账凭证的填制要求（续）,5.记账凭证必须按月连续编号，以便于记账、查账、防止散落、丢失。记账凭证编号的方法一般有三种：第一种是对全部记账凭证统一编号，也就是按编制记账凭证的时间先后顺序编号，编为“记字第号”。第二种是分别按款项收入、款项付出、转账业务三类进行编号，分别编为“收字第号”、“付字第号”、“转字第号”。,会计学PPT陈辉发,64,记账凭证的填制要求（续）,第三种是分别按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出、转账业务五类进行编号，分别编为“现收字第号”、“现付字第号”、“银收字第号”、“银付字第号”、“转字第号”。在编号时，同一笔经济业务如果涉及两张或两张以上记账凭证，应采用分数编号法，如412、422。,会计学PPT陈辉发,65,记账凭证的填制要求（续）,6.记账凭证的摘要应简明扼要、概括清楚。对现金、银行存款的收付应写明收付对象、结算种类、支票号码和款项主要内容；对财产物资的收付应写明物资名称、计量单位、规格、数量、收付单位；往来款项应写明对方单位和款项内容。7.应按照会计制度的规定，正确填写所使用的会计科目，包括总分类科目和明细分类科目，不得只写科目编号，不写科目名称。同时应保证借贷科目记账方向正确，对应关系清晰。,会计学PPT陈辉发,66,记账凭证的填制要求（续）,8.记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符。在填写金额数字时，阿拉伯数字要靠右下方书写，行次、栏次的内容要对应明确，对位准确。合计小写金额栏前加￥，其他则不需加。金额栏空白行要划斜线或“S”线注销。9.除期末转账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证，并注明张数。如两张或两张以上记账凭证依据同一张原始凭证，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明：原始凭证张，附于第号凭证之后。,会计学PPT陈辉发,67,记账凭证的填制要求（续）,10.记账凭证在填制时，如果发生错误，应当重新填制，已经登记入账的记账凭证发生错误，应用专门的错账更正法予以更正。11.记账凭证上必须有填制人员、复核人员、记账人员和会计主管的签章。对于收、付款凭证，还必须有出纳人员的签章，以明确经济责任。12.对于已经办理完收、付款手续的凭证，出纳人员应当即加盖“收讫”、“付讫”戳记，以免重收、重付。对于已经记入有关账簿的记账凭证，可在凭证相应地方划“”，表示已经入账。,会计学PPT陈辉发,68,各种形式的记账凭证所反映的经济内容不同，其格式和具体填制方法也不尽相同。收款凭证的填制方法收款凭证是根据有关反映现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的，其填制方法举例如下：例1：某公司2007年12月4日销售A产品一批，增值税专用发票上注明商品价款20000元，增值税销项税款3400元。收到购货单位开出的金额23400元的转账支票一张。根据原始凭证填制的收款凭证如图表4-3所示。,记账凭证的填制方法,会计学PPT陈辉发,69,表4-3收 款 凭 证借方科目：银行存款 2007年12月4日 银收字第15号,附单据2张,会计主管 张三 记账 李四 出纳 王五 审核 周六 制单 刘七,会计学PPT陈辉发,70,付款凭证是根据有关反映现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的，其填制方法举例如下：例2：某公司2007年12月12日以现金购买会计账簿等办公用品120.80元。根据原始凭证填制付款凭证如图4-4所示。,付款凭证的填制方法,会计学PPT陈辉发,71,图4-4 付 款 凭 证贷方科目：库存现金 2007年12月12日 现付字第12号,附单据1张,会计主管 张三 记账 李四 出纳 王五 审核 周六 制单 刘七,会计学PPT陈辉发,72,转账凭证是根据与现金和银行存款收付无关的转账业务的原始凭证填制的，其填制方法举例如下：例3：某公司2007年12月31日计提当月折旧12000元，其中生产车间8000元,行政管理部门4000元。根据原始凭证填制转账凭证如图4-5所示。,转账凭证的填制方法,会计学PPT陈辉发,73,图4-5 转 账 凭 证 2007年12月31日 转字第10号,附单据1张,会计主管 张三 记账 李四 出纳 王五 审核 周六 制单 刘七,会计学PPT陈辉发,74,审核记账凭证是否附有原始凭证，并对所附的原始凭证按原始凭证的审核要求进行审核。审核记账凭证与所附的原始凭证内容是否相符，金额是否一致等。对一些需要单独保管的原始凭证和文件，应在凭证中加注说明。审核记账凭证中应借应贷科目和金额是否正确，账户对应关系是否清楚。审核记账凭证所需填写的项目是否齐全、完整，有关人员是否都已签字或盖章。在审核中如发现记录不全或错误时，应重新填制或按规定办理更正手续。只有经过审核无误的记账凭证才能作为登记账簿的依据。,记账凭证的审核,会计学PPT陈辉发,75,原始凭证多种多样，其形状、大小、格式、繁简、填写内容因经济业务的不同而不同，记账凭证则有较固定的格式和填写内容，必须确定应借、应贷会计科目和金额。原始凭证是经办单位或人员在经济业务发生时取得或填制的，记账凭证是会计人员根据已审核的原始凭证填制的。原始凭证具有法律效力，发挥会计凭证记录经济业务、明确经济责任的作用。记账凭证发挥会计凭证作为记账依据的作用。,原始凭证和记账凭证的区别,会计学PPT陈辉发,76,会计凭证的传递,会计凭证的传递是指会计凭证的取得审核记账装订存档一系列环节的流转过程。其间包括：传递程序、传递时间和传递中的衔接手续。传递程序：各单位应根据各自业务特点，机构设置，人员分工情况设计凭证的联数和流转路线，合理组织传递程序。传递时间：明确规定凭证在各个环节上的停留时间，一般要求凭证的传递和处理在报告期内完成，不能跨期。传递手续：凭证传递中的收发、交接等手续必须完备严密，环环衔接。,会计学PPT陈辉发,77,各种记账定期装订（包括所附原始凭证和原始凭证汇总表）成册后要加盖封面、封底，注明单位名称，凭证种类及起讫日期，对于数量多、性质相同且需要随时查阅的原始凭证，可以单独装订，注明日期、种类，并在所属记账凭证上注明“附件另订”字样。（会计凭证的封面一般样式如下图所示。,会计凭证的保管,会计学PPT陈辉发,78,会计学PPT陈辉发,79,其他经济凭证如各种经济合同，涉外文件等也应编造目录，单独登记保管。会计凭证装订成册后，由专人负责保管，年终登记存档，按年度分目顺序排列。会计凭证的保管期限、查询、调用、复制及销毁手续应按“会计档案管理办法”进行管理（企业和其他会计组织会计档案保管期限见表4-1，教材第110页）。,会计凭证的保管（续）,会计学PPT陈辉发,80,The End,第四章,