公文处理工作规范(全).ppt

公文处理工作规范,“经国之枢机，为政之先要”梁代刘勰 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。公文质量的高低，直接反映了国家机关的思想理论和政策水平、对社情民意的掌握情况、对重大问题的分析处置能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。,一、公文处理工作的依据、原则和目标,（一）公文处理工作的依据,1.中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）2.中华人民共和国国家标准党政机关公文 格式（GB/T 9704-2012）,（二）公文处理工作基本原则,实事求是原则 准确规范原则 精简高效原则 安全保密原则,（三）公文处理工作范畴,公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。,（四）公文处理的目标,科学化、制度化、规范化领导重视 完善办文制度 提高文秘人员素质,二、公文种类,（一）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,（二）新条例在文种方面的主要变化 1.文种的总数有变化 原条例、原办法规定文种合计有18个文种。新条例规定党政机关公文有15个文种，相对减少了原条例中“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。2.个别文种名称有变化 新条例将“会议纪要”文种名称简化为“纪要”3.一些文种适用范围的表述有变化,（三）文种适用范围 1.决议（下行文）适用于会议讨论通过重大决策事项。如：中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议 2.决定（下行文）适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如：中共江西省委关于开展向龚全珍同志学习活动的决定（赣发20137号）,3.命令（令）（下行文）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。如：江西省人民政府嘉奖令 萍乡市政府投资建设项目监督管理办法（萍乡市人民政府令第66号）,4.公报（下行文）适用于公布重要决定或重大事项。公报属公布性文种，具有权威性、指导性和新闻性。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。按公报发布的形式和反映内容的不同，可将其具体划分为“新闻公报”、“会议公报”、“统计公报”、“联合公报”等。多用于公布重要会议情况、有关人口普查、经济发展和国家计划执行情况。,5.公告（下行文）适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。一般不用文件下发，而是通过媒体或印刷张贴的公开发布形式实现知照目的。6.通告（下行文）适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。如：关于防空警报器试鸣的通告,7.意见（上行、平行、下行文）适用于对重要问题提出见解和处理办法。如:中共江西省委江西省人民政府关于推进旅游强省建设的意见（赣发 201311号）萍乡市人民政府关于实行最严格水资源管理制度的实施意见 8.通知（下行文）适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如：江西省人民政府关于马建山等同志正式任职的通知（赣府字201386号）萍乡市人民政府关于印发萍乡市现代服务业发展规划的通知,9.通报（下行文）适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如:萍乡市人民政府关于表彰2012年度全市银行业金融机构支持地方经济发展先进集体的通报 10.报告（上行文）适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如：关于萍乡市对接央企工作情况的报告,11.请示（上行文）适用于向上级机关请求指示、批准事项。如：关于支持我市棚户区改造的请示 12.批复（下行文）适用于答复下级机关请示事项。如:江西省人民政府关于同意在萍乡高等专科学校基础上建立萍乡学院的批复（赣府字201348号）,13.议案（平行文）适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。如：关于提请XX同志任职的议案 14.函（平行文）适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如：关于请求调整沪昆萍乡联络甲线列车运行时间的函,15.纪要（下行文）适用于记载会议主要情况和议定事项。如：加强新型城镇化建设项目水电气保障工作市长专题办公会议纪要 萍乡客运北站建设有关问题协调会议纪要,简要说明上行文、平行文、下行文,行文关系是指发文机关同收文机关之间的公文往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。1、上行文 是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发出的公文，是自下而上的行文，故称上行文。2、平行文 是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行为。3、下行文 是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。,（四）如何选用文种 其一，选用文种两大原则 1、要在规定的文种里选用文种，不能无中生有。XXX关于切实做好XXX工作的方案 2、要按规定的适用范围选用文种，不能张冠李戴 XXX 关于转发XXX意见的决定,其二，选用文种五种方法 1.根据发文机关所在的系统来选用文种。党、政都可用的文种（10个）决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。党委机关专用的文种（1个）决议。行政机关专用的文种（4个）命令（令）、公告、通告、议案。,2.根据发文机关的层级和职权来选用文种。受层级限制的文种：决议、公报、命令、令、公告。受职权限制的文种：议案。,3.根据发文机关的行文方向来选择文种。,向上级机关行文时：报告、请示、意见。不相隶属机关之间相互行文时：函、通知、议案。向国内外或一定范围内不特定人群告知事项时：公报、公告、通告。向下级机关行文时：决议、命令(令)、决定、通知、通报、批复、意见、纪要。,4.按照公文的性质和内容的差异来选用文种。（1）请示、报告 是否有陈请性。是否有求复性。是否有事前性。（2）函与请示、报告 函是向平级和不相隶属单位行文。请示和报告是向上级机关行文。位行文。,（3）决定、意见、通知 决定、意见与通知的区别在于内容的重要程度不同。意见与决定、通知的区别在于内容的具体程度不同。（4）公告与通告 告知范围：公告“向国内外”；通告“在一定范围内”。告知内容：公告“重要事项或者法定事项”；通告“应当遵守或者周知的事项”。,三、行文规则,（一）向上级机关行文的规则,1.行文方式 逐级行文，一般不得越级行文。2.主送 原则上主送一个上级机关。3.抄送（1）可根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关。（2）不抄送下级机关。（3）特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（4）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,4.请示件的要求（1）请示应当一文一事。（2）不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（3）下级机关的请示事项，如需要以本机关名义向上级机关请示，本机关应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。这一规定，体现了责权相适应的原则，有助于约束中间部门的行文行为，落实中间部门的责任，理顺上下级机关之间的关系，发挥各级机关的职能作用。,5.组织对组织行为,除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人行文；不得以本机关负责人名义向上级机关行文。这个规定进一步明确公文往来是公务行为，不是个人行为。公文是机关发往机关、组织，不发个人。,（二）向下级机关行文的规则 1.行文方式 要求逐级行文，也可多级行文，一般不得越级行文。2.主送 主送受理机关。即主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。3.抄送（1）根据需要抄送相关机关。即抄送应当执行或知晓公文内容的机关。（2）重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,（三）部门行文的规则 1.部门向上行文（1）党委、政府的部门对属于部门职权范围内的事项，应当直接报送上级主管部门。（2）但重大事项，部门应当经本级党委、政府同意或者授权后，才能向上级主管部门请示、报告。2.部门向下行文（1）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。（2）其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。（3）需要政府审批的具体事项，经政府同意后可由政府职能部门向下级政府行文，文中须注明已经政府同意。,（4）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（5）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未能协调一致，不得向下行文。（6）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。3.部门之间行文 党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门之间相互联系工作和答复审批事项，用“函”行文。部门之间在各自职权范围内发布、传达要求周知和执行的事项，一般用“通知”行文。4.部门内设机构行文 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,1.行文随意性较大2.向领导个人行文 3.党政不分4.越级行文 5.多头请示6.报告中夹带请示事项,常见行文规则问题,7.多事一请8.先签后核9.不会签、不协商，超越职权范围或必经程序行文10.下行重要公文，不抄送上级机关11.内设机构用法定公文对外行文12.随意向下一级政府正式行文,四、公文格式,（一）公文格式的范畴 主要包括四个方面：一是公文采用的介质。纸介质公文（A4纸）二是公文印制要求。开本、规格、印制、装订等要求 三是公文数据的表现形式。文字、数字、符号、图表等的表现形式 四是公文格式各要素的排布规定 公文由哪些要素组成，其作用是什么，如何排列等是公文格式最终要解决的问题,（二)公文各要素的分布,版心是为了美观和装订要求，公文用纸上、下、左、右四个方向都要留下白边，不能印刷文字，能印刷文字的中心区域。版心尺寸为宽156mm，长225mm（不含页码）。上白边37 mm，左白边（订口）为28 mm，下白边为35 mm，右白边为26 mm.版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分版头是公文首页红色分隔线以上的部分。主体是公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末首条分隔线（以上）的部分。版记是公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分页码位于版心外。,文件尺寸（A4型纸型）,297mm,210mm,28,28,28,版心(版头、主体、版记)内和版心外,装订：,公文应左侧装订，不掉页。一般采用骑马订的方式装订，无法用骑马订时采用平订的方式装订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm；骑马订钉锯均在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；,1.版头,2.主体,3.版记,公文格式各要素划分表,(三)版头部分的公文要素（6个）1.份号:一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心第1行左上角。(份号的字体未作统一)2.密级和保密期限:一般用3号黑体字，顶格编排在版心第2行左上角；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度:一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。,萍乡市人民政府文件,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。“特提”属于最高级，为“特急提前”，要求随到随办；“特急”电报需在8小时内阅办；“加急”需在24小时内阅办；“平急”电报阅办不超过48小时。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求两天之内办完的电报，“加急”是要求四天之内办完的电报，“平急”是要求六天之内办完的电报。,4.发文机关标志：居中排布,上边缘至上版心上边缘35mm,推荐用小标宋体字，红色，以醒目美观庄重为原则。,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,5.发文字号：编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布,采用3号仿宋体。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号括入;发文顺序号前不加“第”,不编虚位。如：赣府厅发201254号,6.签发人：上行文需标注签发人，平下行文则不标签发人。居右空1字，与发文字号平行编排。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。,如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。（签发人必须是机关的主要负责人）,（四）主体部分的公文 要素（9个）1.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分1行或多行居中排布。标题排列应当使用梯形或菱形。回行时要做到房间完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。,公文标题常见错误,(一)要素不全 常见的病例有三种：一是随意省略事由。如：“XX县人民政府决定”。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题：关于加强农村党支部建设的报告。三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如（XX乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜）。,（二）乱用文种,主要表现在三个方面：一是混用文种 如：全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告 二是错用文种 如：“关于萍乡市第三次文物普查工作情况急需解决的几个问题的报告”。“关于要求减免萍乡市旅游服务中心办公楼建设规费的报告”。还有是把没列为文种的公文种类作为文种使用。如“条例”“规定”“办法”“总结”、“计划”以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发式”通知的“附件”行文。,三是生造文种 如“关于调整工资的补充说明”、“关于机构改革中有关问题的解释”“关于解决小车经费的请求”等，这里的“补充说明”、“解释”“请求”均不应作为文种使用。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。,（三）隶属不清,不该用“批转”的，用了批转；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如“XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知”,印发类通知 印发是对本机关文书的处理形式。如：关于印发方案的通知 批转类通知 批转是对下级机关公文的处理形式。如：国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制 有关问题意见的通知 转发类通知 转发是对上级机关、平级机关和不相隶属机关公文 的处理形式。如：萍乡市人民政府办公转发市农业局关于萍乡市2013年粮油生产发展意见的通知（萍府办发20134号）,（四）用词重叠,多出现在转发、印发式公文方面。如“xX县人民政府关于转发 的通知的通知”,采取以下方法进行技术处理：一是替代法。即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如“江西省人民政府办公厅转发国务院办公厅的通知 可改为：江西省人民政府办公厅转发国办发 201153号文关于节能发电调度办法（试行）的通知,二是直转法。某一重大问题，中央发了文件，省委转发，市委转发，县委还要转发时，标题就更难拟制。这时可采用直转法。如转发最上一级文件的办法。如 X X省委就社教工作发了通知，某市委转发后，某县委又需转发，这时就可采用直接转发省委通知的办法，将标题拟成。,（五）滥用符号,如：“XX县人民政府办公室关于印发的通知”应改为：“xx县人民政府办公室关于印发XX同志在Xx会议上讲话的通知”,公文标题中除法规性文件（法律、法规、规章）要加书名号外，被印转的文件在标题中均不加书名号。如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。,（六）标注不规范,主要表现在以下三个方面：一是回行题式不规范。公文标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。如：中共xx县委xX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展 环境的实施意见应改为：中共XX县委xX县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的 实 施 意 见,二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。行间距是3号字字高的7/8。三是字号字体使用不规范。就字体而言，有的用黑体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。,2.主送机关：编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3.正文：一般用3号仿宋体字，编排于主送机关下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。,正文排列 公文首页要显示正文。首个盖章页要有正文。,另当正文中需要引用其他公文时，按照先引标题后引发文字号的方式进行引用。如“根据江西省人民政府办公厅转发省水利厅关于建立全省小型堤防安全管理员制度意见的通知（赣府厅发201354号）的要求”。,正文层次 第一层：一、二、三、小标题用3号黑体字；第二层：（一）（二）（三）小标题用3号楷体字；第三层：1.2.3.小标题一般用3号仿宋字；第四层：（1）（2）（3）小标题一般也用3号仿宋字。,4.附件说明：3号仿宋体字标注，在正文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。,5.发文机关署名 单一行文、联合行文时一般须标注发文机关署名。公文一般以发文机关名义署名，特殊情况（如议案、命令（令）等文种）需要由签发人署名，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。6.成文日期 成文日期是指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）,7.印章（一）加盖1个印章 成文日期右空4字编排 在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，并使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章下边缘与成文日期下边相切。印章顶端上距正文（或附件说明）1行之内（10mm之内）,（二）加盖2个印章 先按加盖1个印章的要求盖好第2个印章。在第2个发文机关署名左边并列编排第1个发文机关署名。印章端正、居中下压第1个发文机关署名，使该发文机关署名居印章中心偏下位置。两个印章不相交、不相切。,（三）加盖三个或以上印章 每排最多排三个印章，根据印章的数目，确定共摆几行。按加盖1个章的要求盖好最后一个印章。每排的发文机关署名并列均匀摆布。印章端正、居中下压发文机关署名，使发文机关署名居印章中心偏下位置。首排印章顶端上距正文（或附件说明）1行之内，上下排印章相距1行之内。印章之间不相交、不相切。,8.附注：3号仿宋体字标注。居左空2字,加圆括号。编排在成文日期下1行。用于上行文如“请示”件时，必须在附注处注明联系人及联系电话。,9.附件：附件应在另面编排，并在版记之前。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题自版心第3行起居中编排。,被印发、批转和转发的材料不是附件。被批转、转发的文件，经处理以后，只保留了原文件的标题、正文、成文机关、（成文日期）。被印发、批转和转发的材料要置于版记前。,（五）版记部分的公文要素(2个)1.抄送机关:一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上1行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.印发机关和印发日期:一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。,（六)版心外的公文要素1.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘线之下。数字左右各放1条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。,版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后一面的最下面的位置。如果公文主体之后的空白容不下版记的位置，可以另加一页在最下面标识版记，前面完全空白也没有关系。版记一定在偶数页上（如果是用A4纸则在2的倍数上，用A3纸则在4的倍数上）。,这里解释一下：公文的篇幅如果在一个折页（四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般用A3纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。条例规定，空白页和版记面均不标识页码，即页码只标识到公文主体部分结束的那页。,五、公文办理,公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。条例主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。,发文、收文办理流程,（一）收文办理,1.签收 对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2.登记 是对公文的主要信息和办理情况的详细记载 公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。,3.初审（1）是否应当由本机关办理、是否符合行文规则 常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。（2）文种、格式是否符合要求 常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”或“签发人”不是单位主要负责人；“请示”件在附注处没有标注联系人及联系电话；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。,（3）涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等。关于加强公文拟制过程中征求意见、沟通协调等工作的通知（4）是否符合公文起草的其他要求 初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，进入承办程序。,4.承办 承办阅知件。阅知件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。承办批办件。批办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。转办适用于党委、政府办公厅(室)根据有关规定有明确的授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。拟办是文秘人员在对批办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机关负责人审核决策。,写拟办意见要注重以下几个方面：掌握文件内容，搞清请示事项。把握政策规定，领会有关意图。查找档案资料，对照先例比较。尊重部门意见，注意协商协调。立论有根有据，建议完整准确。用语规范简洁，答复简明得体。,5.传阅（运转、送批、送阅）按顺序传批。适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。(1)正传。按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。(2)倒传。按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。分传 对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。,传阅工作中的注意事项：一要随时掌握公文传阅去向和进度。二要控制公文传阅周期（时间）。三要严格公文传阅范围。四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。五要确保传阅安全保密。六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。,6.催办 区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。,7.答复 办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。书面答复 1.制发答复公文。通常是将机关负责人批准的答复，以公文形式印发给来文单位。2.印送批件;将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位。口头答复：电话答复、面谈答复，要注意详细记载答复情况以备查询。,（二）发文办理 发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。,1.复核 已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。(一)是否经过发文机关办公室审核。(二)公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。(三)内容、文种、格式是否准确规范。,2.登记 基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。,3.印制(一)确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据。(二)确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。(三)确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。,4.核发 1.“核”是检查成品文件的质量。一是检查文字。主要看是否有错字，是否多字、少字。二是检查格式。主要看格式是否正确、规范。三是检查印刷质量。主要看文件是否页面整洁、墨色均匀、字迹清晰、装订整齐，不缺页、多页、错页。2.“发”是准确及时分发成品文件。（1）准确。（2）及时。（3）保密。条例规定，涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通讯、城市机要文件交换站或者收发件机关机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。,（三）公文整理归档,条例规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。收集范围 材料归档范围是：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。(4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。,在准确掌握归档范围的同时，还要准确掌握不需要归档的范围。“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档”。,六、公文管理,公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。,（一）公文管理基本要求,1.统一管理 统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。2.安全保密 条例规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。3.有效利用 4.完善制度,条例规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。,（二）公文密级管理,1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理；2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄；3.收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施；4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境。5.利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采取加密装置，不得密电明复、明电密电混用。,印发传达：公文发给组织，不发给个人。公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行。确定知悉范围有2个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。,（三）公文印发传达管理,公开发布：1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。2.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。解密的不一定公开，但公开的一定是已经解密的。3.公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。4.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。,复制汇编公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。,（四）翻印复制汇编管理,翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。,条例规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。,（五）公文撤销和废止管理,1.清退 清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。,（六）公文清退销毁管理,下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。,2.销毁 条例规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。,销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由2人或多人监销，直至公文被完全毁灭。机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。,谢谢！,