《人力资源管理》第二章工作分析.ppt

2 工作分析与工作设计,2.1 工作分析概述,工作分析是HRM的基础。工作分析要研究并决定一项项工作的特定性质与职责，明确工作的各个细节，使人们比较深刻地理解工作在员工行为方面地要求，以及什么样的员工适合担当组织中的什么工作，从而为与工作有关的人事决策奠定坚实的基础。,2.1.1 工作分析的基本术语,(1)工作要素 指工作中不能继续分解的最小动作单元。,(2)任务 指员工在某一有限的时间段内为了达到某一特定目的所进行的一项活动。,(3)职责 指由一个人承担的一项或多项任务组成的活动。,(4)职位 指一个或多个任务落实到某个特定的员工身上时出现的工作岗位。也就是指组织赋予每个员工的职务、工作任务及其承担的责任。,特征：一个组织中，职位数量=员工数量,(5)工作 指由一个或一组主要职责相似的职位组成的事项。一个工作可以有一个职位，也可以有多个职位,(6)工作族 指由两个或两个以上的工作组成的工作体系。,(7)职业 指在不同组织、不同时间，从事相似活动的一系列工作的总称。,(8)职称 指标志专业技术人员学术水平能力和工作成就的等级称号。一旦获得，一般情况下，终身享用。,(9)职务 是同职权相联系的工作岗位。担任某一职务，必须具备一定的资格条件，行使一定的职权，担负与职权相对应的职责，并获得相应的待遇。只有聘任了，职务才能生效，待遇才能兑现。,10)职级 职务的级别，由于职位的责任难易程度不同等，需要将职位划分为不同的级别。,（11）职等 职务的等级，由于不同职务的所需要的任职资质条件不同，就有相应的不同职务等级。,职级与职等是相对应和吻合的。,（12）职员 指执行任务，承担工作责任的人员。,先有职位，后有职员。职员应由职位来确定，职位不依职员而存在，若职员离职，职位仍然存在。,2.1.2 工作分析的定义,指全面收集某一工作岗位的相关信息（5W1H），运用一定的分析手段，确定工作的性质、结构、要求等基本因素的活动。,1）定义,工作分析的基本问题,第一个问题,工作是什么？,岗位的名称、级别岗位设置的目的岗位的工作内容、任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置,第二个问题,谁适合这份工作？,基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求,两个最基本的问题,工作分析的其余三个问题,工作分析得到的结果,工作说明书（工作描述）,岗位规范,2）工作说明书与岗位规范的联系和区别,（1）从编制的目的看：,工作说明书以“事”为中心，对岗位进行全面、系统、深入的说明，为组织HRM提供依据。,岗位规范是在工作描述的基础上，解决“什么样的员工才能胜任本岗位的工作”的问题，为组织员工的招聘、培训、考核、选拔、任用提供标准。,（2）从内容范围看：,工作说明书的内容较广泛，既包括对岗位各事项性质、特征等方面的说明，又包括对担任该岗位工作的人员要求的说明。从这个意义上说，岗位规范是工作说明书的一个组成部分。,岗位规范的内容比较简单，主要涉及人员的任职资格条件等方面的问题。,2.1.3 工作分析的作用,2.1.4 工作分析的对象和时机,1）工作分析的对象：组织中的所有工作岗位,2）工作分析的时机,（1）新组织建立之初；,（2）新的工作产生时;,（3）由于新技术、新工艺、新方法和新系统的产生，使得工作性质发生变化时。,2.2 工作分析的程序,一、准备阶段,（一）确定工作分析的目的,具体有：1、人力资源规划；2、开发员工潜力；3、招聘、培训、选拔、考核；4、改进组织设计；5、改进劳动操作；6、为组织准确编制劳动计划、核算成本提供依据；7、制定劳动报酬；8、调动员工积极性，提高工效。,（二）确定工作分析的参与者,人力资源部门专业人士；待分析工作的任职者；直接主管；部门经理。,（三）确定工作分析的目标工作,分析对象：关系组织成败的关键工作；完成难度较大的工作；出现差别的工作（新技术或组织管理方式 发生变化，使得当前的工作内容和以前制定 的工作描述出现了差别）；新的工作岗位。,二、调查阶段,（一）确定所需信息的类型,信息类型：1、工作活动资料（工作实际发生的活动，如打字等）；2、人类行为资料（个人的行为，如体能消耗、行走等）；3、工作器具资料（机器、设备状况等）；4、绩效标准；5、人员条件（个人特征、知识、技能等）；6、其他相关条件（工作环境、工作进度、行为规范等）。,（二）识别工作信息的来源,1、现有的组织结构图和工作流程图；,2、原有的职业标准和工作说明书；,3、任职者、监督者、上级管理人员；,4、下属、客户等。,（三）选择合适的信息收集方法,方法主要有：观察法工作日志法访谈法问卷法参与法关键事件法，等等,三、分析与综合阶段,岗位名称分析任务分析责任分析劳动强度分析工作环境分析任职资格分析,工作说明书岗位规范,概括,总结,四、控制和运用阶段,组织结构调整工作岗位再设计员工招聘绩效管理薪酬管理分馈信息，进行新一轮工作分析,2.3工作分析的方法,定性分析方法定量分析方法,2.3.1 定性分析方法,1）观察法,2）访谈法,3）工作日志法,4）问卷法,5）工作实践法,6）典型事例法,一、问卷法 利用已编制的问卷，要求被试者填写，来获取有关工作的信息，是一种快速而有效的方法。问卷法主要可以分为两种：一般工作分析问卷法和指定工作分析问卷法。,例：一般工作分析问卷 表3.1 一般工作分析问卷（部分）1.职务名称 _。2.比较适合任此职的性别是 _（请选择，下同）。A.男性 B.女性 C.男女均可。3.最合适任此职的年龄是_。A.20岁以下 B.2130岁 C.3140岁 D.4150岁 E.51岁以上,4.能胜任此职的文化程度是_。A.初中以下 B.高中、中专 C.大专 D.本科 E.研究生以上 5.此职的工作地点在_。A.本地市区 B.本地郊区 C.外地市区 D.外地郊区 E.其他 6.此职的工作主要在_（指75以上的时间）。A.在室内 B.在室外 C.室内外各一半 7.任此职者的一般智力最好在_（见前述）。A.90分以上 B.7089分 C.3069分 D.1029分 E.9分以下 8.此职工作信息来源主要是_。A.书面材料（文件，报告，书刊杂志，各种材料等等）B.数字材料（包含各种数据，图表，财务数据的材料）C.图片材料（设计草图，照片，X照片，地图等等）D.模型装置（模型，模式，模板等等）E.视觉显示（数学显示，信号灯，仪器等等）F.测量装置（气压表，气温表等各种表具）G.人员（消费者，客户，顾客等等）,例：指定工作分析问卷 表3.2 推销员工作分析问卷（部分）说明以下职责在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的打0分，标在右侧的横线上）。1.和客户保持联系_。2.接待好每一个客户_。3.详细介绍产品的性能_。4.正确记住各种产品的价格_。5.拒绝客户不正当的送礼_。6.掌握必要的销售知识_。7.善于微笑_。8.送产品上门_。,9.参加在职培训_。10.把客户有关质量问题反馈给有关部门_。11.准备好各种推销工具_。12.每天拜访预定的客户_。13.在各种场合推销本企业产品_。14.讲话口齿清楚_。15.思路清晰_。16.向经理汇报工作_。17.每天总结自己的工作_。18.每天锻炼身体_。19.和同事保持良好关系_。20.自己设计一些小型促销活动_。21.不怕吃苦_。,二、观察法 在工作现场运用感觉器官或其他工具、观察员工的实际工作运作，用文字或图表形式记录下来，来收集工作信息的一种方法。,操作原则 观察的工作应相对静止 适用于大量标准化的、周期短的体力活动为主的工作 要注意工作行为样本的代表性 观察人员不应干扰被观察者的工作 不适用于以智力活动为主的工作 观察前要有详细的观察提纲和行为标准,表3.3 工作分析观察提纲（部分）被观察者姓名：_ 日期：_ 观察者姓名：_ 观察时间：_ 工作类型：_ 工作部门：_ 观察内容：1.什么时候开始正式工作？_。2.上午工作多少小时？_。3.上午休息几次？_。4.第一次休息时间从_到_。,观察法的观察提纲,5.第二次休息时间从_到_。6.上午完成产品多少件_。7.平均多少时间完成一件产品_。8.与同事交谈几次_。9.每次交谈约_分钟。10.室内温度_度。11.抽了几支香烟？_。12.喝了几次水？_。13.什么时候开始午休？_。14.出了多少次品？_。15.搬了多少原材料？_。16.噪音分贝是多少？_。,宾馆服务员工作观察 任职者的姓名：时间：工作职位：观察者的姓名：部门：页数：调整弹簧床垫使之与床座一线 使床垫的衬垫居中，以使其不溢出床垫 在床上铺最低一层的床单 横过床的顶部把床单塞进床垫下 把两角折成直角 铺盖单，单正面朝下，床头床单毛边与床垫下缘平齐 将毛毯甩向床，再将毛毯拉回，使其与床头距离为5cm 床尾床单、毛毯的多余部分塞入床垫下，在两床角处折成直角 人立床头，床单加折毛毯上，再连同毛毯回折25cm 将两边床单、毛毯塞入床垫，侧面平撑，毯面平而无皱,将枕套平铺于床上 将枕心对折塞于枕套内，将枕芯口两角整平 上下枕头均衡叠放于床头居中位置 走到床尾，将床罩放到床上 手持床罩尾部，将床罩甩向床头 将床罩回拉，下缘与地毯3cm，两角垂直，两下垂部分均等 将床头床罩盖没枕头，将多余部分塞入两枕头中间 折出一条枕线，平整枕头，使外形均匀 整理罩面，使之平整 床罩床头部齐床缘，不露白边,三、工作实践法 指工作分析人员（主试者）通过直接参与某项工作，从而细致地、深入地体验、了解、分析工作地特点和要求。,四、访谈法 工作分析者或人力资源管理专家考察工作场所，并与工作承担者进行交谈，通过面对面的方式获取所需要搜集的信息。一般有三种访谈的方式：与该工作的主管人员进行访谈；与从事该工作的每个员工交谈；与从事相同工作的员工群体进行交谈,五、典型事例法 指通过记录使工作成功或失败的行为特征或事件要求，收集工作信息的一种方法。六、工作日志法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容，收集工作信息的一种方法。,方法,优点,缺点,工作实践法,直接了解岗位的实际工作情况以及岗位 的各方面要求,不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位,工作日志法,观察法,访谈法,典型事例法,问卷调查法,信息可靠性高，所需费用少，容易掌握有关岗位的信息,有助于了解岗位比较客观的信息；能澄清某些疑问；能直观得到岗位要求的个人资格,可为岗位分析、绩效评估提供第一手信息；了解员工需求及满意度；发现管理隐性问题；较好沟通,获得职务的静态信息和动态特点；行为被观察和衡量；确定行为的利益和作用；获得资料,短时间内获取信息；内容有针对性；员工容易作答；事后对结果的处理和分析；意见和建议渠道,使用范围小；整理信息工作量大；可能会产生信息失真,分析者对工人造成压力；不易观察到一些突发事件；不适用于工作周期长的岗位,员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性；比较费时,耗费大量时间；难以对工作完整把握,可能导致调查结果的偏差；不能准确地描述他们的工作任务,2.3.2 定量分析方法,1）功能性工作分析法（FJA法）Functional Job analysis,FLA法是以工作为中心的分析方法，是美国培训与职业服务中心（U.S.Training and Empioyment Service）的研究成果。它以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心，列出加以收集与分析的信息类型，规定工作分析的内容。,FIA法认为所有的工作都涉及工作的执行者与数据、人、事三者的关系，通过上述发生关系时的行为，可以反映工作特征、工作目的和人员功能。,员工的基本功能表（按信息、人、事三要素复杂度划分等级）,2）职位分析问卷法（PAQ法）The Position Analysis Questionnaire,PAQ法是以个人特征为重点的分析方法。是1972年美国普渡大学Purdue University麦考密克（Emest J.McCormick）等人的研究成果，是一种结构化、定量化的分析方法，共包括187项工作因素与7个与薪酬有关的问题。,PAQ法工作元素的分类表,3）管理岗位描述问卷法(MPDQ法)Management Position Description Questionnaire,MPDQ法是专门为管理职位设计的一种结构化的工作分析方法。它利用管理职位描述问卷对管理职位进行描述、分类和评价，进行相关的工作分析。,管理职位描述问卷含有与管理责任、约束、要求和其他多方面职位特征有关的208个项目，这208个项目分为13种类别。,管理职位问卷中的项目类别：,1、产品、市场和财务战略计划；2、与组织中其他单位和员工之间的关系协调；3、内部事务控制；4、产品和服务责任；5、公众与顾客关系；6、高级咨询；7、行为自主权；8、财务承诺许可；9、员工服务；10、监督；11、复杂性与压力；12、高级财务责任；13、广义的人力资源责任。,2.4 编写工作说明书和岗位规范,2.4.1 工作说明书,工作说明书是描述岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作应用实例、工作环境以及从事本岗位人员的任职条件等所作的书面文件。,1）工作说明书包括的内容：,（1）工作表识 包括工作名称、编号、工作所属部门、工作地位、工作说明书的编写日期等。,（2）工作综述 即描述工作的总体性质。列出工作的主要特征以及主要工作范围。,（3）工作活动和工作程序 包括工作任务、主要职责工作流程、所使用的材料与机器设备、与其他人的协作关系、所接受的监督以及所实施的监督等。,（4）工作条件和物理环境 列出有关工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光度、噪音、安全条件、地理位置等。,（5）社会环境 包括工作群体中的人数、各部门之间的关系、工作地内外的文化设施、社会习俗等。,（6）工作权限 包括决策权、对其他人员实施监督的权限以及经费预算的权限等。,（7）工作绩效标准 即完成任务所要达到的标准。,（8）聘用条件 包括工作时数、工资结构、工资支付的 方法、福利待遇、该工资在组织中的正式位置、晋升机会、工作的季节性、培训机会等。,（9）工作规范 主要说明任职人员应具备的基本资格和条件。,2）工作说明书举例,编码：305031 级别：初级 岗位名称：会计员 一、职责总述 1、本工作是在主管人员监督下，办理基层单位会计工作。2、遵守国家和企业的各项规章制度、法规以及主管部门或主管人的原则指示，编制预算或决算，审核原始凭证，处理帐目，核算成本。3、处理各种数据要准确无误。4、按时向有关主管人员呈报财务会计报表及文字说明。,二、所受监督：1、直接接受本科室主管人的指令和监督。2、在规定的权限内，一般例行公事可独立处理，有关重要事项，须向上 级请示，经批准后方可进行。三、所施监督 在一般情况下，无监督、指挥他人的权限。,四、工作举例 编制预算、决算。编制会计报表（月份、季度、年份）。填发记帐通知 单。登记、整理总台帐。审核原始凭证。登记成本帐。编制传票。帐册凭证装订、保管。,五、所需资格条件：1、大学或大专会计专业毕业，担任二年以上会计职务，具有实际工作经验。2、了解本部门、企业的会计及审计制度。3、了解国家及地区有关的方针、政策、法令、规定。4、具有一般的分析、判断、计算、记忆力。5、具有专业知识和一定的科研能力。,六、晋升：助理会计师 七、与其他岗位的关系：八、工作时间：在制度时间内工作，上白班（早晨8：00-下午5：00），一般无须加班。九、工作环境和条件：十、其他事项：,2.4.2 岗位规范,岗位规范是根据工作分析所提供的信息，确定令人满意地完成工作所需要的资格条件，列举及说明适合从事该工作的任职者所必须具备的个人特质、条件、所受培训和教育经历等，用于招聘、任用和职业培训等活动等。,岗位规范包括的主要内容,（1）岗位名称、编号；（2）岗位主要工作范围和职责；（3）岗位的工作目标、责任、权限；（4）与其他岗位之间的关系；,（5）任职人员应具备的资格条件；,包括,一般要求：年龄、性别、学历、工 作经验等；,生理要求：健康状况、体力、运动 的灵活性、感觉器官的 灵敏度；,心理要求：观察能力、学习能力、解 决问题的能力、语言表达 能力、人际交往能力、性 格、气质、兴趣爱好等。,（6）绩效考核标准；（7）其他应补充规定的事项。,2.5 工作设计,方法,机制法工作简单化,行为法,工作扩大化工作轮换工作丰富化,参与法自我管理小组、团队,辅助工作时间设计法,缩短工作时间弹性工作制工作分享,1)机制法管理科学学派,强调：分工专业化 技术标准化 人的活动程序化,工作简单化,2）行为法行为科学学派,（1）工作扩大化,即扩展一项工作所包含的任务和职责（宽度）,横向扩大化将属于很细的工作单位合并，由一个人负责一道工序，改由几个人共同负责几道工序。,纵向扩大化将经营管理人员的部分职能转由一部分员工承担，工作范围沿着组织形式的方向垂直扩大。,（2）工作轮换,员工从一个岗位调换到另外一个岗位。,（3）工作丰富化,在工作中赋予员工更多的责任、自主权和控制权。,3）参与法权变理论学派,自我管理小组团队员工参与员工授权,4）辅助工作时间设计法,（1）缩短工作时间：每周5天工作8小时/天或4天工作10小时/天,（2）弹性工作制：可以要求员工在一个核心工作时间内（10：0015：00）必须工作，并在每周工作满一定工时的基础上允许员工自由决定上下班时间。,（3）工作分享：两个兼职员工做一个全职员工的工作。,