秘书学上篇第三章.ppt

秘书学（上篇）,第3章 秘书工作的性质、内容与方法,第3章 秘书工作的性质、内容、方法与原则,第三章,秘书工作的方法,秘书工作的性质,秘书工作的内容,秘书工作的原则,3-1秘书工作的性质（特点）,3-1-1讨论案例从一位局办副主任偶遇一起“惊天意外事故”时的出色表现讲起。“九八”意外爆炸事故：2000年9月8日19时38分，一辆运载准备销毁的爆炸物品的卡车行至乌鲁木齐市西郊的西山路段时发生爆炸，造成六十多人死亡、一百多人受伤。最先、最详细向领导机关报告事件情况并急告有关各方出动救援的，是市公安局办公室一位副主任和一位值勤交警。,局办副主任,公安局长,党委政府领导机关,特警,由于这两位同志特别是局办副主任的紧急报告和通知，使各级领导和消防警、巡警、交警、120急救等均在数分钟后赶到，展开了紧急抢险和救援。,这位局办副主任在处置爆炸事故中发挥了什么作用？怎样发挥的？,初步讨论,在秘书的主动与被动关系中，他是主动发挥作用的；在秘书的综合性与专业性关系中，他发挥了综合作用，在一个特殊的事件和一个特殊的时间里，起到了主动协调各方的作用；秘书的辅助特征在此时此事中也显现得特别鲜明。,3-1-2 五个“统一”,1，辅助性与主动性的统一；2，事务性与思想性的统一；3，机要性与群众性的统一；4，经常性与突击性的统一；5，综合性与专业性的统一。,3-1-2 五个“统一”,深入理解秘书工作的性质一是贴近领导核心，辅助领导工作二是不在领导职位，参谋领导之政三是没有领导权力，隐含领导权力四是贯彻领导意图，反映群众利益,3-2 秘书工作的内容,秘书工作大致可分为事务助手与智力助手两大类。但也有些工作很难划分。主要内容（范围）11个方面。,3-2-1 办公室日常工作,值班工作、接待工作、上司出差、印信管理、随从工作、安保工作、大事记、车辆管理、通讯工作等等。,3-2-2 文书工作,指秘书部门和文书人员,通过互相衔接的手续、程序，完成制发、办理和管理文书的三个方面的工作文稿起草、文件校核、公文传递等等。,秘书学,3-2-3 信息工作,相关信息的收集、传递、加工、开发等等。,3-2-4 调研工作,指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务。是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员的基本功要搞好“三办”，要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究。调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法。调查与研究的关系调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。,3-2-5 信访工作,信访工作,是指秘书部门或秘书人员直接或辅助领导接待、受理、处理群众来访和来信。,3-2-6 督查工作,督查，本来属领导行为。它是实施领导过程中一个必不可少（或曰关键）的环节，也是“政令畅通、令行禁止”的保障。八十年代以来，督查成为秘书部门一项越来越重要的职能。,3-2-7 综合协调工作,秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行；其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、政策法规性和没有其他部门管的事情。,3-2-8 会务工作,通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立会议的秘书机构去筹备。,档案机关团体、企事业单位和某些个人，在社会活动中形成的具有保存利用价值的、按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资料,3-2-9 档案工作,3-2-10 公关工作,是指机关单位运用各种传播手段，在社会公众中建立相互了解、信息交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动。公关近年来已自成体系，但秘书仍需了解并会使用公关手段。对民营企事业更重要。,3-2-11 保密工作,保密法律与密级划分。（中华人民共和国保守国家秘密法于05/09/88颂布，01/05/89起实施）近期又进行了修改。广义的保密意识。嘴要严。,3-3 秘书工作的方法,案例：王副秘书长妙语消除“火药味”上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一场大脾气。讨论 事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？,3-3-1秘书工作方法与组织管理,管理组织体系示意图,领导层(管理 决策层),秘书(管理决策的辅助层次),执行 层,秘书工作方法“三必须”,与领导方法相契合,与秘书职能相匹配,与组织管理运行机制相适应,3-3-1秘书工作方法与组织管理,组织目标,组织规范,组织需要,组织管理方法,指明方向,提供依据,方法基础,秘书适用,秘 书,秘书工作方法必须 与组织“四要素”有机融合,3-3-2秘书工作方法与领导工作,秘书工作直接为领导工作服务,秘书工作与领导工作的需要紧密联系,总体,具体,要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手,要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务,3-3-2秘书工作方法与领导工作,秘书工作适应领导工作“五法”之一：“铺垫法”突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前）为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。,3-3-2秘书工作方法与领导工作,秘书工作适应领导工作“五法”之二：“拓展法”属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果。为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。,3-3-2秘书工作方法与领导工作,秘书工作适应领导工作“五法”之三:“代劳法”1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。,3-3-2秘书工作方法与领导工作,归纳1：秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。归纳2：秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。,3-3-2秘书工作方法与领导工作,秘书工作适应领导工作“五法”之四：伴随活动法以实现公务活动的目的为出发点和归宿；按进度周密安排；提供便利；步调协调；拾遗补缺；随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。,3-3-2秘书工作方法与领导工作,秘书工作适应领导工作“五法”之五：主辅配合法 前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。,3-3-3秘书工作的基本方法,受意就是秘书接受和领会领导意图秘书工作的基点。秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事”，它是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。（1）从把握领导工作的热点上领会领导意图 抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。,3-3-3秘书工作的基本方法,（2）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图 一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。但对某项新的工作或在临时处理某个问题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是零散的、片断的。秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，对其认真领会并加以深化，以进一步完善领导意图。,3-3-3秘书工作的基本方法,（3）从不同角度捕捉和领会领导意图 秘书要做到以下两点:一是要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据。二是要善于以主要领导者的思想为主线，多方面吸收其他领导者的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。,3-3-3秘书工作的基本方法,（4）从把握领导个性特点中领会领导意图 由于领导者各自的气质、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不尽相同。从授意程度上看，有简洁式和详细式的;从授意内容上看，有观点式和素材式的;从授意方式上看，有直接式和间接式的;从授意频率上看，有一次性和多次性的。,3-3-3秘书工作的基本方法,（5）从把握领导意图的实质上领会领导意图 无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。对明示性意图，要坚决照办;对暗示性意图，要心领神会;对确定性意图，要如实贯彻;对非确定性意图，要补充完善;对总体性意图，要始终遵循;对具体性意图，要灵活执行。,3-3-3秘书工作的基本方法,请示 请示:就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请求批准。对此，领导者应该做出答复或批复。秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，多请示，既是对秘书工作纪律的要求,又是防止秘书工做出现差错和失误的重要保证。请示时需注意:,3-3-3秘书工作的基本方法,（1）请示的对象要选准 要遵守按领导分工、对口请示的原则。一般只向分管领导者请示有关工作，以避免多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。（2）请示的内容要单一 秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情。秘书请示要尽量做到内容单一，尤其在对重要事项需以书面形式请示时，一定要遵守一文一事的规则，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。,3-3-3秘书工作的基本方法,(3）请示的形式要灵活 秘书请示，可以是口头形式，也可以是书面形式。一般情况下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授权批准的事，秘书要作书面请示，领导者则应作书面批复，以示慎重，并便于日后查证;一般事情、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可用口头请示，领导者只作口头答复或指示;紧急的事，秘书可先口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，以便存档备查。,3-3-3秘书工作的基本方法,（4）请示的时机要适当 一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后奏”的方法。（5）请示的态度要谦恭 秘书向领导者请示，实际上也反映了上下级之间的工作关系。因此，秘书都必须摆正自己的角色位置，在请示的态度上要表示出对领导者的尊敬，态度一定要谦和，言语一定要得体，做到彬彬礼。,3-3-3秘书工作的基本方法,3.报告 报告:就是秘书向上级领导者反映情况，提出建议,或应领导者要求做出汇报。对于秘书的报告，领导者不一定做出答复或批示。报告时应注意:（1）报告的内容要客观真实 一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及时了解下情并做出指导;二是报告工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处理;三是提出合理化建议，供领导者改进工作时参考;四是应领导者的要求汇报有关情况。,3-3-3秘书工作的基本方法,（2）报告的方式要灵活 一是口头报告。优点是可以和领导者直接进行多方面的双向交流，有利于克服文牍主义，适用于向喜欢务实作风的领导者做报告;缺点是可重复性差，受口语表达能力的限制较多。二是书面报告。优点是比较正规，便于领导者过目和思考,也便于保存备查;缺点是不能与领导者当面进行双向交流。此外，还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种方式。每种方式各有所长，秘书应根据实际情况，灵活运用。,3-3-3秘书工作的基本方法,（3）报告要区分不同对象 由于领导者的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。同时还应处理好几个关系:一是主要领导者和分管领导者的关系。重大事情，要向正、副职领导者都报告;日常事务，只报告分管领导者即可。二是在家领导者和外出领导者的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导者就一些重大问题的处理意见，适时报告给在外工作的主要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持信息的畅通。,3-3-3秘书工作的基本方法,（4）报告的时机要恰到好处 秘书是领导者的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者报告，但需要恰到好处地掌握时机，应选择领导者乐意听取报告的时机进行报告。秘书是领导者的近身人员，报告工作十分方便，但是，不能事无巨细都去请示报告，过于频繁的报告势必会干扰领导者的精力。即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行报告，这样，才能取得良好的效果。,3-3-3秘书工作的基本方法,（5）报告要简明扼要 报告，无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，文字简短，以节省领导者的时间，减轻领导者的负担。这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝烦琐冗长。,秘书专项业务主要工作方法，将在下篇中学习。,3-4 秘书工作的原则,3-4-1 准确原则 准确原则，是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导工作和机关工作的重要组成部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。因此，秘书工作质量的优劣，与领导工作和机关工作的权威息息相关。而衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误,也就是没有差错和疏漏。,3-4-1 准确原则,坚持秘书工作的准确原则，必须做到如下事项:要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行，令止则止;要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧;要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样;要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请示，事后有报告;要准确地进行文字表达和口头表达。,3-4-2 及（适）时原则,及时原则，是对秘书工作的效率要求。秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。对于关系到领导工作的重要事项，如重大决策、中心工作、重要部署和突发性事件，秘书人员更要反应灵敏，讲究效率。,3-4-2 及时原则,坚持秘书工作的及时原则，必须做到如下事项:要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可;要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果;要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得满意的成果;要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时着手。,3-4-3 严谨原则,严谨原则，是对秘书工作的作风要求。从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。因此，严密、周详和谨慎是秘书工作的优良作风。经验表明，粗枝大叶、拖拖拉拉和忘乎所以的人，是绝对做不好秘书工作的。坚持秘书工作的严谨原则，必须做到如下事项:,3-4-3 严谨原则,要严密地思考，秘书工作不论巨细，均有“牵一发而动全身”之势，这就需要秘书人员在处理每一件事情之前，多想几种可能，多想几种方案，多想几种方案，多想几种后果，尽量做到没有疏漏;要周详地运作，在事务处理的过程中，由于内外部条件的变化，即使事前已经做了严密的思考和准备，也会有始料不及的事情发生，这就需要秘书人员进行周详的安排、周详的组织、周详的协调，尽量做到万无一失;要谨慎地行事，秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位，要求秘书人员要格外地谨慎行事，严以律己。不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，都要谦和包容，平易近人，尽量做到谦虚而又谨慎。,3-4-4同步原则,同步原则，是对秘书工作的态势要求。秘书工作的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。就是说，秘书工作的运行及其态势，必须以领导工作为主导，以满足领导工作的需求为目标，而不能在领导工作之外“另起炉灶”，也不能我行我素，或“你动我不动”。坚持秘书工作的同步原则，必须做到如下事项:,3-4-4同步原则,要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，要想领导者之所想，急领导者之所急，尽量做到与领导者同步思维;要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来,挥之即去;要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。,3-4-5保密原则,保密原则，是对秘书工作的纪律要求。保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失密、泄密的行为发生。坚持秘书工作的保密原则，必须做到如下事项:,3-4-5保密原则,要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识和深刻的了解，以保持高度的警惕性;要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任;要严格遵守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。,