办公中文档的处理.ppt

第 2 章 办公中的文档处理,【本章内容介绍】,本章首先通过一个“招聘启事”的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。,本章主要知识点,u 文档处理的操作流程u 文档录入的原则和方法u 文档内容的编辑和排版u 文档中图片和艺术字的添加u 文档的页面设置与打印操作u 办公公文的格式与行文规范u 利用向导制作办公公文u 科研论文的格式规范u 数学公式与框图的制作,本节以制作一个“招聘启事”文档为例来讲解简单文档的处理，主要目的是让读者对办公文档的处理流程有个全面的认识。任务要求是：大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如图2-1所示，是用Word 完成的。制作时需要注意：1标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。2各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。3联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。4在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。5文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧调整至一张页面大小）。,2.1简单文档处理,文档处理操作流程分析,办公业务实践中，文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说，文档处理都遵循如图2-2所示的操作流程。,流程中各个步骤的含义如下：1录入：文档录入是文字处理工作的第一步，它包括文字录入、符号录入以及制作电子文档时广义上的图片、声音等多媒体对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入，符号录入包括标点符号、特殊符号的录入，它们主要通过键盘、鼠标录入，而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者通过专门的设备录入。,2编辑：文档内容录入完成后，出于排查错误、提高效率或者其他目的，必须对文档内容进行编辑。对于文字内容来说，它主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3排版：文档经编辑后，如果内容无误，下一步就是排版。包括：字体、段落格式设置，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置，文字方向、首字下沉，图文混排设置、多媒体对象排版等。4页面设置：文档排版完成后，在正式打印之前必须根据将来的打印需要进行页面设置，主要包括：纸张大小设置、页面边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。5打印预览：文档正式打印之前，最好先进行打印预览操作，就是先在屏幕上模拟显示文档的显示效果。如果效果可以，就可以进行打印操作；如果感觉某些方面不合适，可以回到编辑状态进行重新编辑或者通过有关设置在预览状态下直接编辑。6打印：利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向：一个是打印到纸张上，形成纸质文档进行传递或存档；另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的，必须进行打印操作这一环节。它主要包括：打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩放打印设置等。,启事中文档内容的录入,目前最为流行的办公软件毫无疑问是Microsoft 公司的产品套件Office，该软件目前的最高版本为Office XP，其中最为重要的组件就是文字处理软件Word，另外我国产的民族办公软件WPS也是目前主流的文字处理软件之一，本节我们使用Word来实现所有操作，使用的版本为Word 2000。,1启动软件并设置输入方法首先通过“开始”/“程序”/“WINWORD”（具体名称、位置因机器而异）启动Word软件，建立一个新文件，以“招聘启事”作为文件名称将其存在D盘“办公文件”文件夹中。然后，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，找到合适的输入方法（当然也可以利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择）。说明：对于Word这样经常使用的程序，最好在桌面上建立它的快捷方式，这样以后启动时可节约很多时间：另外对于经常使用的输入方法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键或者将其设置为第一种，这样以后在切换输入方法时就很方便。,2输入启事的文本内容文件建立之后，文档上有一个闪动的光标，这就是“插入点”，也就是文本的输入位置。按照选择好的输入方法的编码要求，直接输入文字即可。由于目前的办公软件都具有强大的排版功能，因此，在文字和符号录入过程中，原则上首先应进行单纯录入，然后运用排版功能进行有效排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。,（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。概括地说：基本录入原则就是不要随便按回车键和空格键。同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，在状态栏上有“改写”两个字，如果呈灰色，说明现在是比较常用的插入状态；如果字体颜色变黑，则表示为改写状态。如果是插入状态，光标位于文字之间时输入文字，后面的文字会向后移动；而改写状态时，后面文字被删除。在插入和改写两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。如图2-3所示为启事内容单纯录入后的效果。,3特殊符号的录入文档中除了文字外，有时还会根据内容需要输入各种标点和特殊符号（例如：、等）。符号的输入方法主要有四种：（1）菜单法：通过“插入”/“符号”（“特殊符号”）输入。（2）工具栏法：通过添加工具栏方式将“符号栏”显示在界面上，利用按钮输入。（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。大部分标点符号在键盘上都有对应键，但是有些没有直接对应的键，可以通过有关组合键来进行输入，当然不同输入方法也有差异。下面的表2-1列出了常用标点符号的键盘输入法：,4文档录入操作技巧在办公中进行文字输入时，有时候有一些重复性的录入，为了提高效率，我们可以试着采用以下几种策略来提高输入速度：,（1）定义新词利用输入方法中的“定义新词”功能，将办公中经常使用的单位名称、专业词语、常用短语定义为“词语”，以后就可利用输入方法中的词语输入，从而提高录入速度。例如：“办公自动化系统”不是一个词语，如果输入只能逐个小词语输入。但是，利用“定义新词”我们可以将其定义为词语，给出一个外码“OAS”（外码自行设定，但是必须容易记忆），以后输入只要输入UOAS（注意：在智能ABC中定义的新词在输入时，定义的外码前面必须加“U”，因为一方面以U开头的字词很少，同时U是USER的首字母），就可以完整地输入“办公自动化系统”这一词语。,（2）自动图文集利用WORD“插入”菜单中的“自动图文集”菜单项，可以将自己经常输入的语句添加进去，以后需要的时候可以直接引用。,（3）自动更正“工具”菜单中的“自动更正”，本来用于对用户输入的字词错误进行自动更正。例如：你输入“再接再励”，利用该功能，Word软件会自动更正为“再接再厉”。但是利用此功能，也可以将办公中经常需要输入的文字、词语、特殊符号用一个简单的符号代替，以后要输入该简单符号，软件将会自动转换为对应的文字、词语、特殊符号。,（4）替换功能在输入一些比较长的词语或语句时，开始可以只输入它的简写或缩略词，然后利用“编辑”/“替换”/再进行自动全部替换。例如：教育厅的一篇文章中将多次出现“国家语言文字工作委员会”，输入时可以都输入“语委”，结束后可以将所有的“语委”全部用“国家语言文字工作委员会”替换。,5文档录入后的联机校对文本录入完成后，为了减少人工校对的难度，可以先进行联机校对。利用Word“工具”/“拼写和语法”功能都能发现一些很明显的单词、短语、文字或语法错误。只要设置正确，Word还可以在录入时自动进行校对。在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上红色波浪线；如果有语法错误，则英文句子被自动加上绿色波浪线，对于中文，也有这个功能但是没有英文那么准确。,（4）利用快捷键操作选取选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。双击单词：选择单词 Ctrl+单击文本：选择句子双击左侧选择栏：选择整段 三击所选段落：选择整段三击左侧选择栏：选择全文档 Ctrl+单击选择栏：选择全文档Ctrl+A：选择全部文档 Alt+移动鼠标：选择矩形文本块,3修改文本技巧一般操作者在修改内容时往往是这样：先将光标定位到错误字之后按退格键Backspace或错误字之前按删除键Delete。这对修改单个错字比较有效。但是在修改大量文本内容时，效率太低。这时候应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。,4复制、移动、删除文本首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：,（1）利用快捷键Ctrl+C用来复制，Ctrl+V用来粘贴，Ctrl+X用来剪切，Delete用来删除，复制与粘贴、剪切与粘贴组合分别实现复制、移动。,（2）菜单方法利用“编辑”菜单中的有关选项可以实现复制、移动、删除；另外，选取文本后，按右键将弹出快捷菜单，利用上面的有关菜单项也可以实现复制、移动、删除。,（3）工具栏按钮方法利用常用工具栏上的复制、粘贴、剪切按钮进行。,（4）鼠标拖动方法移动鼠标将所选内容拖动到新的位置，就移动了文本；如果按住Ctrl键不松手，然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置，就复制了文本。,5“选择性”粘贴的作用“粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。在Word软件的“编辑”菜单下，除“粘贴”菜单项外，还有个“选择性粘贴”菜单项，单击会弹出如图2-4所示对话框。只要选择“无格式文本”就可以只要文字而不带原来的格式。其他几个选项读者可自行操作看其效果。在Excel、Powerpoint、Access、WPS等其他软件中，也有该菜单，其作用一样。,6撤消和恢复操作在对文档进行编辑的过程中，出现错误是在所难免的。Word 会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消这样的错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。撤消操作的方法是：选择“编辑”/“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。恢复操作的方法是：选择“编辑”/“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。说明：对于保存、改变视图等操作，以及剪切、复制等操作引起的剪切板内容覆盖等，都是无法恢复的，在进行此类操作的时候，务必小心。,字体和段落格式设置文档中字体和段落的主要包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。复制格式在Word中通过“格式刷”按钮来实现，操作步骤如下：首先选择被复制的已经格式化过的文本；然后单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，这时光标变成刷子形状；最后用刷子形状的光标选择所需复制的文本，被选择的文本的格式就与原文本的格式相同。,说明：单击格式刷，只能使用一次，再去“刷”另一部分文本时，鼠标就不再是刷子形状而变为箭头型；如果选择原文本格式后，想使用多次，可以双击“格式刷”按钮，鼠标形状就一直为刷子形状，可以多次复制格式，想结束格式复制时，再单击一下“格式刷”按钮或按Esc键即可。,启事内容的编辑在文档内容录入完成后，有时可能还需要对输入的文字进行编辑和修改，经过编辑和修改后可以使文档内容上正确、完整，它主要包括以下的一些操作。,1光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。,2选择文本在所有的编辑操作之前，首先必须选择文本，也就是确定编辑的对象。出于提高办公效率的考虑，在此只列出最常用的几种文本选择方法。,（1）选择内容较少并且不是整段的选取把鼠标指针指向文本中的某一点，拖动鼠标到另一点，放开鼠标左键，两点之间的区域就构成了所选的文本块。,（2）选择内容多但不是全文时的选取用鼠标指针单击文本中的某一点，先按住Shift键不放，再移动鼠标指针到文本中的另外一点（可以进行翻页），单击鼠标左键，两点之间的区域就构成了所选的文本块。,（3）使用看不见的选择栏在Word文本编辑区左边，隐藏着一个选择栏，将鼠标移到这个区域，鼠标成箭头状。此时，单击鼠标可以选择整行，或者拖动鼠标，可以选择连续的任意多行，双击鼠标可以选择整段，三击鼠标可以选择全篇。,本实例中字体与段落格式设置的具体操作不再详述，可以按照以下要求进行。（1）对于标题为了使其突出、醒目，可以设置字体为“华文彩云”，字号为二号并且加粗，段落居中，设置段后距为“1行”。（2）对于应聘人员职位的两行，设置字体为“黑体”，颜色为红色，字号为小四号并且加粗，段落首行缩进2个字符，设置段前距为“0.5行”。（3）对于应聘人员职位下面的具体条件行，设置字体为“楷体”，字号默认值，段落首行缩进2个字符。（4）对联系方式部分，字体不用做任何设置，只是段前距设置为“0.5行”即可。（5）最后的单位和署名，采用为小四号字，段落右对齐且段前距设置为“1行”。按照以上的字体和段落格式设置过之后，“招聘启事”的效果应该如图2-5所示。,项目符号和编号的设置“项目符号”是在每个条例项目前加上点或勾、三角形等特殊符号，主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。而“编号”则是在前面加上1，2，3或者A，B，C等。一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。在“招聘启事”的招聘职位部分，为突出招聘的两类人员，需要使用项目符号来进行表示；而每类人员又罗列几项应聘条件，需要设置为编号形式，这样就使得招聘启事结构清晰。在Word中，可以利用“格式”“项目符号和编号”命令达到上述目的。操作步骤如下：（1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“文学院院长、工学院院长应聘条件”。（2）选择“格式”“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，如图2-6所示，从对话框的选项卡可以看出，可以设置项目符号、编号、多级符号等。（3）选择“项目符号”选项卡，如图2-6所示，其中有本实例效果图2-1中需要的“”格式项目符号，单击该符号并且按下“确定”按钮或者直接双击即可。（4）选择需要设置编号的文字内容，也就是“文学院院长、工学院院长应聘条件”段落下面对应招聘条件部分的3行内容。（5）利用上述方法，再次打开“项目符号和编号”对话框。（6）选择“编号”选项卡，如图2-7所示，其中有本实例效果图2-1中需要的“1、”格式的编号形式，单击该编号并且按下“确定”按钮或者直接双击即可。（7）按照同样的方法或者利用格式刷复制方法，分别设置“工学院机械电子工程系主任应聘条件”行以及下面的具体条件内容，使之成为对应项目符号和编号的格式。说明：使用编号或项目符号时，如果觉得对话框上面列出的样式都不理想的话，用户还可以自定义新的编号或项目符号。自定义的新编号或项目符号，会成为格式工具栏上的默认形式，可以直接单击格式工具栏上的“编号”和“项目符号”按钮直接使用。,1 插入图片在“招聘启事”中插入一些相关图片，可以很好地美化文档。例如现在想在“招聘启事”后面联系方式部分，添加一个办公人员接听电话的剪贴画，这样可以形成一种图文并茂的方式来表现其含义。需要进行的操作步骤如下：（1）将光标置于要插入图片的目标位置。（2）选择“插入”“图片”“剪贴画”，打开如图2-9所示对话框。（3）在打开的“插入剪贴画”对话框中，选择“图片”选项卡。从中单击选择想插入的“办公室”剪贴画类型，在出现如图2-10所示的预览框。,图2-9“插入剪贴画”对话框（4）单击要插入的剪贴画，从弹出的环境菜单中单击“插入剪辑”按钮即可。图2-10 选择要插入的剪贴画说明：上面操作的步骤（2）中将“剪贴画”换为“来自文件”或“来自扫描仪或相机”，就可将计算机中存储的图片文件、扫描仪或数码相机中的图片插入文档中；另外，还可以将其他应用程序中的图片或其他文档中的图片“复制”到剪贴板上，再用“粘贴”命令可将剪贴板中的图片粘贴到任何一个需要图片的文档中。,2 设置图片格式插入图片后，图片的大小和位置一般都不太合适，还需要对其进行格式化设置。在Word中可以通过“设置图片格式”对话框对图片格式进行处理。可以通过单击“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮；或者在某一选中的图片上单击鼠标的右键，从弹出的菜单中选择“设置图片格式”；或者直接双击图片都可以打开如图2-11所示的“设置图片格式”对话框。图2-11“设置图片格式”对话框“设置图片格式”对话框中共包括6个选项卡，几个主要选项卡的功能如下。(1)“图片”选项卡：包含“裁剪”和“图像控制”两个选项组。“裁剪”选项组可以对图片的大小进行裁剪。“图像控制”选项组可以对图像颜色、亮度、对比度进行调整。(2)“颜色和线条”选项卡：“填充”选项组用于设置图片背景填充色。“线条”选项组用来设置图片边框的颜色、虚实、线型和粗细，使图片看上去更漂亮。,(3)“大小”选项卡：包含“尺寸和旋转”、“缩放”和“原始尺寸”三个选项组。所谓原始尺寸，指的是插入的剪贴画或来自文件或扫描仪的图片的尺寸，这是不可设置的。当选中“锁定纵横比”复选框时，图片的宽度和高度的比例固定。当选中“相对于图片的原始尺寸”复选框时，当前的尺寸和原始尺寸相关，即原始尺寸中的高度（或宽度）乘以“缩放”选项组“高度”文本框（或“宽度”文本框）中的比例等于“尺寸和旋转”选项组中“高度”文本框（或“宽度”文本框）中的值。(4)“版式”选项卡：包含“环绕方式”和“水平对齐方式”两个选项组。“环绕方式”选项组提供了“嵌入型”、“四周型”、“紧密型”、“浮于文字上方”和“衬于文字下方”5种文字环绕方式，如果单击“高级”按钮，还可进行更多“环绕方式”设置。“水平对齐方式”选项组提供了四种对齐方式。说明：当图片插入到文档中后,图片的位置往往并不令人满意,这时可通过调整图片的“环绕方式”来改变图片与文字位置。如果需要对图片进行微调，在选择图片后，使用方向键移动的同时，按下Ctrl键即可。针对本例，可以适当调整图片大小使其与对应文字高度相匹配，环绕方式设置为“四周型”，水平对齐方式选择“右对齐”即可。,3 插入艺术字为了文档美观的需要，可以在启事后面插入艺术字。操作步骤如下：（1）选择“插入”“图片”“艺术字”命令，打开如图2-12所示的“艺术字库”对话框，从中选择图中选定的样式，单击“确定”按钮。（2）在弹出的图2-13所示“编辑艺术字文字”对话框中，输入文字“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”，并设置文字字体为黑体，字号为40，并设置加粗效果。（3）单击“确定”按钮，文档中就插入了艺术字。,图2-12“艺术字库”对话框 图2-13“编辑艺术字文字”对话框说明：艺术字作为一种图形对象，与图形、图片的许多设置操作一样，比如可以改变它的位置，可以调整它的大小，可以设置它与文字之间的“环绕”方式，以及可以在多个对象时设置它的叠放层次等。,4 艺术字属性的设置艺术字也有其特有的属性，可以通过使用“艺术字”工具栏来进行设置。在插入艺术字的同时系统会自动显示出“艺术字”工具栏，另外选择“视图”“工具栏”“艺术字”，也可以将“艺术字”工具栏显示到屏幕上，其形状如图2-14所示，共包括11个按钮，各个按钮自左到右分别是：插入艺术字、编辑文字、艺术字库、设置艺术字格式、艺术字形状、自由旋转、文字环绕、艺术字字母高度相同、艺术字竖排文字、艺术字对齐方式和艺术字字符间距。图2-14“艺术字”工具栏如图2-15所示为添加了图片和艺术字，并进行格式设置后的“招聘启事”文档效果。,页面设置“招聘启事”文档的内容，如果需要打印分发，首先必须先设置页面的方向、纸张大小、页边距、装订位置以及宽度、版面设置等，这些可以通过页面设置来进行设定。单击“文件”“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框，如图2-16所示，该对话框有几个选项卡，分别实现不同功能。图2-16“页面设置”对话框的“纸型”选项卡说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框。,1设置纸张大小和方向“纸型”选项卡主要包括纸张大小和纸张打印方向的设置，其中“纸型”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小；纸张打印方向的设置通过选择“方向”中的“横向”或“纵向”来实现，通过预览可以看到效果。如图2-16所示，对于“招聘启事”可设置纸型为A4，方向为纵向。,2 调整页边距页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡如图2-17所示，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及页眉页脚至页边界距离、装订线的位置和宽度等，在预览框中可以看到效果。如图2-17所示，“招聘启事”上、下、左、右的距离均设置为2.5厘米即可。图2-17“页面设置”对话框的“页边距”选项卡说明：也可以通过拖动标尺上的“页面边距”标志来调整页边距。标尺上的白色部分表示页面宽度，两端的灰色部分表示页边距，将鼠标指向白色部分与灰色部分的交界处，待鼠标箭头变为双向时拖动鼠标即可调整页面边距。如果要精确定位，按住Alt键即可。3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式选择“版式”选项卡，如图2-18所示，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式。,4确定每页中的行数和每行的字符数选择“文档网格”选项卡，如图2-19所示，在其中可以设置每页的行数，每行的字符数。这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关。说明：一般情况下，A4纸按宋体五号字计算，每页应该是44行，每行39个汉字；16开纸，每页3538行，每行38个字。另外Word还可以根据纸张大小和字体的大小，自动计算每页的最大行数和每行的最大字符数。,打印预览招聘启事排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。与页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。操作步骤如下：1单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，如图2-20所示。图2-20 打印预览效果（2）打印预览窗口中有一个工具栏，如图2-21所示，工具栏按钮从左到右功能依次为：打印、放大/缩小、单页显示、多页显示、显示比例、标尺、缩至整页、全屏显示、关闭和帮助。它们的作用顾名思义，读者可自行操作来熟悉它们。,（3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。（4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。说明：当文章较长，屏幕只显示一页，而自己想要同时预览多页时，可以单击“多页”按钮（可以看到弹出具有6页的样式，其实拖动还可以显示更多页）；如果希望放大或缩小显示，可直接在文档预览窗口单击。另外，在打印预览状态下可以直接打印，也可以进行文本编辑、排版。通过单击打印预览窗口工具栏中“打印”按钮，不需关闭预览窗口就可直接打印对应文档；单击工具栏中“放大镜”按钮使其变为没有按下（突出）状态，则放大镜功能失效，可以使用鼠标对文档进行编辑操作。,打印输出与网上发布,1打印操作的基本步骤在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。（1）选择“文件”“打印”命令，打开如图2-22所示的“打印”对话框。（2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。（3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。,（1）文档的快速打印直接单击常用工具栏的“打印”按钮或在打印预览窗口中，按打印预览工具栏上的“打印”按钮，可以按默认的设置将整个文章快速打印一份。当Word进行后台打印时，会在任务栏上显示打印的进度。,（2）一次连续打印多篇文档如果要打印多篇文档，可单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，然后在“打开”对话框中选择需要打印的多个文档（需要Ctrl或Shift键的配合），单击右键弹出快捷菜单，从中选择“打印”选项即可一次性连续打印多篇文档。,（3）“打印”对话框中其他常用项目设置 选择打印机：在“打印机”选项区，单击“名称”下拉列表框中的下三角按钮，可以显示系统已经安装的打印机列表，从中选择需要使用的打印机。选择打印内容：在“打印内容”下拉列表框中可以选择打印内容。选择或设置打印范围：在“页面范围”选项区可以选择或设置打印范围，选择“当前页”，打印的是光标所在页内容；选择“全部”，将打印整篇文章；要打印文档中被选择的内容，可选择“选定内容”；如要打印指定的页码，可通过输入打印页码来挑选打印，页码选择的规则是：不连续页之间用英文状态的“，”号，连续页之间用英文状态的“-”号，例如：输入1,3,6,8-11，表示打印第1、3、6、8、9、10、11页的内容。,进一步设置要打印的部分：在“打印”下拉列表框中，可以进一步设置要打印的部分。例如：选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。人工双面打印：在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时，利用“人工双面打印”功能可以大大提高打印速度，避免打印过程中的手工翻页操作。如先打印1、3、5、7页，然后把打印了单面的纸张放回纸盒再打印2、4、6、8页。打印多份文档：在“打印设置”对话框的“副本”选项区“份数”栏中输入或选择份数就可以打印多份；同时还可以通过设置或取消“逐份打印”对多份的打印方式进行设置：当多页文件、多份打印时，如果想要输出的顺序是第一份的全部内容、第二份的全部内容，应该设置逐份打印，即需要选择“逐份打印”复选框；如果想要输出的顺序是每份的第一页、每份的第二页，则应该取消“逐份打印”的设置。文件的缩放打印：Word 2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能，它可根据不同的纸型缩放文档，所以可不必调整边距或换行符。Word 会在新纸型上居中放置调整比例后的页面，但它并未改变文档的设置；这些缩放比例的变化只在打印时起作用。可以通过在“打印”对话框选中“缩放”中项目的设置实现：调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印；在一张纸上打印一篇两页或多页的文档。,3文档打印操作时的相关问题,（1）设置打印机属性和打印设置在打印时，有时候会碰上一些问题，如打印出来的文字颜色太淡、不能横向打印或分辨率不高等。要解决这些问题，就需要设置打印机的属性。在图2-22所示的“打印”对话框中，单击“属性”按钮，可以打开如图2-23所示的“打印机属性”对话框，在其中可设置打印的纸张大小、打印方向、打印质量以及打印的浓度等。修改完毕后，单击“确定”按钮，以后的打印都将按此设置进行。此外，在“打印”对话框单击“选项”按钮，可以打开如图2-24所示的“打印选项”对话框，设置与打印机有关的选项。例如，是否使用草稿输出、后台打印、逆序打印、更新链接，以及选择打印哪些附加信息等。,（2）暂停和终止打印在打印过程中，如果要暂停打印，应首先打开“打印机”窗口，然后双击当前默认的打印机图标。在打开的打印机窗口中，选中正在打印的文件，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印”。如果在弹出的快捷菜单中选择“取消打印”，则可取消打印文档。如果使用的是后台打印，只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。此外，单击任务栏上的打印机图标，在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项，也可立即取消打印作业。不过即使打印状态信息在屏幕上消失了，打印机还会在终止打印命令发出后打印几页内容，这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。,4办公文档的网上发布如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下：（1）选择“文件”“另存为”命令，弹出如图2-25所示的“另存为”对话框。（2）在图2-25对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web页”格式，使之变为.html文件（网页）。（3）利用后面网络办公中将要介绍的“网上信息发布”的方法就将“招聘启事”发布到网上指定位置，供更多的上网人士查阅。,2.2 办公公文的行文规范与制作现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。一般来说，公文都有统一的规定格式和专门的使用范围。本节首先介绍了常用公文的行文规范和格式设置，进而介绍了在Word中利用公文向导制作公文的方法以及公文中联合发文标识的制作，最后讲解了常用格式文档模板的自行制作方法。,办公公文的行文规范办公室文字处理的对象主要是公文（公务文书）。一般来说，公文具有统一规定的种类和格式，每种公文只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式。,1公文种类国务院于2000年8月发布，2001年元月开始执行的国家行政公文处理办法，将我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。,2公文格式所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文的组成项目分为指定项目和选择项目。指定项目是规定必须填写的项目，包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、公文标题、正文、署名、印章、成文日期、页码等。选择项目是根据需要选择填写的项目，包括批示、签发、主送机关、无正文说明、附件说明、注释、特殊要求说明、主题词、抄送机关、承办单位、联系人、电话号码等。公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。(1)文头包括：秘密等级。分秘密、机密和绝密三种，标注在首页左上角。无密级则不填。紧急程度。分特急、急件、普通三种，标注在首页左上角密级下方，无时限则不填。发文机关标识。由发文机关全称和公文文种组成，如“市人民政府文件”，通常以特制套红大字居中印在公文首页上端。,发文字号。由发文机关代字、发文年度（用方括号括入）和发文顺序组成，如“国发2002165号”，标注在发文机关标识下方居中位置。公文标题。标题是公文的具体名字，由发文机关名称、公文主题（事由）、公文种类组成，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题位置在发文字号下方居中书写。标题排列，可用一行或多行居中书写。如为多行，应尽量照顾各行的词意相对完整。主送机关。这是发文机关要求公文予以答复和知照的对方机关。顶格收写在标题下方。如果需要抄报几个上级机磁，可用并报和抄报形式。(2)正文部分：正文是公文最重要的主体部分，叙述公文具体内容。每段首行一律空两个字位。回行要顶格书写。公文中的数字，除发文字号、统计表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字。(3)文尾包括：公文署名，分为发文机关署名和领导人署名。署名位置在正文的右下方。用印，机关印章要用红色印油盖在职务、署名后边。成文日期，位于发文机关名称以下的位置。署名、印章和发文时间是一个完整的落款，这三者应排在一个页面上，不能分页。若由于篇幅所限，使公文署名、印章和成文日期单独成页时，应在公文末页最上端顶格书写“（此面无正文）”字样。主题词，用作公文主题检索。位于抄送机关之上，顶格书写“主题词；”字样。抄送机关和共印份数，该栏写在末页下端，上下用两条等宽的细线作界线。承办单位，该栏置于末页末行，上下用两条等宽实线作界线，下线用粗实线。,3公文用纸公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。,4公文用字字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或初号宋体字。联合行文，推荐用小初号字。公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。主题词，推荐用三号宋体字。一般公文正文、主抄送机关、无正文说明、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，推荐用三号或四号仿宋体字。,5公文书写文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。少数民族文字按习惯书写、排版。,2.2.2 利用公文向导制作公文许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导。所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。善于利用向导和模板，可以使办公中许多工作事半功倍。本小节任务要求与制作效果如下:省为了加快信息化建设步伐，促进电子政务的发展，现在想在全省范围内开展一次政务信息公众网站（网页）的评比活动。省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知，以正式文件形式下发到相关部门。根据上面的行文规范，该通知的内容以及格式要求应该如图2-26所示。,2如图2-30所示选择“报告”选项卡，单击“名片制作向导”图标，然后再单击“确定”按钮，出现如图2-31所示的“公文向导”对话框。3单击“下一步”按钮，向导提示要求选择公文格式，在每个格式单选按钮下面就显示出所选格式的预览图，如图2-32所示，本例选择“流行格式”。4单击“下一步”按钮，要求选择公文的大小，如图2-33所示，本例选择“A4”。,5单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图2-34所示，按照本通知的内容和行文规范，分别在“收文机关名称”框中输入“各设区市政府、省直有关部门”，“发文机关名称”框中输入“省信息产业厅”，“发文标题”框中输入“关于开展政务信息公众网站(页)展评的通知”，“发文编号”中输入“信发20032号”。6单击“下一步”按钮，向导提示输入公文的内容。如图2-35所示，按照起草好的通知文字输入对应编辑框中即可；其实，该内容也可以在公文生成后再进行输入。,7单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图2-36所示。8单击“下一步”按钮，提示输入其它信息，如图2-37所示，输入主题词和发文日期，如果需要还可以输入抄送机关。,9单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格式设置完毕。做好的通知效果如图2-38所示。如果需要，还可以按照上一节讲解的方法进行内容编辑和格式编排，全部工作完成后进行打印预览，效果满意就可以打印分发该通知。,自行创建常用办公文档模板通过前面实例的学习，读者已经掌握了如何利用公文向导来创建公文。其实，在实际办公应用中，办公人员还可以根据需要自行创建自己的办公模板，也就是自行创建具有特定标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类办公文件。,.创建文档模板的方式创建文档模板有以下几种方式：(1)根据原来的文档创建文档模板。(2)根据原有模板创建文档模板。(3)根