项管理技能训练之时间管理赢在中层经典讲义.ppt

十项管理技能训练,管理技能训练之二：时间管理,时间是一种资源,我们在每项工作中，每件产品中，都投入共同的资源时间时间面前人人平等。时间是商务中唯一人人平等的资源。每人都有365天，每月有176个工作日，每年有2112个工作日来完成目标有效地利用时间，就是有效地利用了资源损失了时间就等天抵押了未来让基本个人损失时间就等天损失了人家的金钱损失了时间就等天抵押了未来让基本个人损失时间就等天损失了人家的金钱,时间浪费在那里？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制；上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性；下属的不断请示和汇报。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间；对下属工作不放心替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里；凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。你是否在工作过程中没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动，即缺乏一份 详尽的计划。做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在了一些无关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。,时间管理的障碍,障碍一：“我的时间安排的挺好，我是 一个有序的人”障碍二：“时间管理有什么用，计划赶 不上变化”障碍三：“时间掌握在别人手中”,对时间的分析,计算时间价值时间清单分析工作紧急性分析工作重要性分析高效益活动分析,低效益活动分析授权分析会见分析会议分析公出分析干扰因素分析,对时间的分析一计算时间价值,成本价值法收入价值法,对时间的分析二你能支配自己的时间吗？,对时间的分析三工作清单分析,时间利用率找出不知去向的时间计划了吗？延误、浪费的时间原因,对时间的分析四工作紧急性分析,你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间管理无关。“紧急事项”越多，时间管理问题越大。“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。,对时间的分析五工作重要性分析,你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项特别注意对“重要”的工作事项进行分析,对时间的分析六授权分析,把可以由下属做的事情，一定要交给下属去做，这样你才能有更多的时间做更重要的事情。记住：大多数工作，下属绝对没有你做得好，并不等于下属永远没有你做得好。授权刚刚开始时，会花费你较多的时间，但是，一旦下属能够胜任，你就会节省很多时间。管理者要通过别人完成工作，就必须将时间花在辅导（教练）下属上。自己做应该下属做的事情的原因常常是很可笑的。也就是说，你的时间花在替下属做事上，是十分可笑的。,对时间的分析七会见分析,不良的会见极其容易浪费时间，而且还冲击和打乱其他时间安排，所以，要坚决克服。学会约定会见用时。尽可能事先确认会见目标，以便较为准确地预估用时。学会对付无故拖延的方法。,对时间的分析八会议分析,根据统计，中层经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。中层经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。严格会议纪律参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。,对时间的分析九干扰因素分析,通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？,不同层次职务的人，工作时间分配比较状况,领导工作,管理、组织,监督、检查,具体操作,领 导 者,中层管理人员,工段总、技术人员,班 组 长,65%,10%,5%,5%,20%,70%,15%,5%,10%,15%,45%,15%,5%,5%,15%,75%,时间管理原则一：20/80原则,80%的销售量来自于20%的客户 80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电 视节目 80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上 80%的电话是由20%的外人打进来的 80%的外餐是在20%你最喜欢的餐馆中进行的 80%的请假是20%的员工请的 80%的宴会重复20%的食谱,时间管理的原则二：第二象限工作法,不紧急,重要,不重要,紧急,第一象限,紧急重要,II第二象限,不紧急重 要,III第三象限,紧 急不重要,IV第四象限,不紧急不重要,时间管理原则三：计划,必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行必须留出处理不可预计事务的时间日计划、周计划、月计划相关联,时间管理原则四：养成习惯,你每天要花30分钟作计划你要有书面的待办单、日计划、月度计划和周计划你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯你每周都将你的工作排出优先顺序你能在高效的时间里做完你的重要工作你的授权形成了一种工作风格和管理方式你已养成对付干扰的工作作风,你有明确的生活和工作目标你保证一天内有一段时间不受干扰会有效利用零星时间有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备文件柜或办公桌整洁、条理清楚在固定的时间里处理往来的函件尽量将无用的文件处理掉能使每件工作善始善终避免头绪多而乱,浪费时间的原因及改进方法,控制方面的原因 计划方面的原因 沟通方面的原因 组织方面的原因 指挥方面的原因 决策方面的原因,时间管理的改进方法,方法之一：消除电话干扰方法之二：消除不速之客方法之三：消除无效会议方法之四：有效计划方法之五：克服条理不清方法之六：克服经常救火方法之七：有效授权方法之八：克服想干的事太多,方法之九：有效沟通方法之十：克服拖延方法之十一：明确职责方法之十二：学会说“不”方法之十三：克服工作搁置方法之十四：克服文件杂陈方法之十五：克服办公桌杂 乱和个人混乱方法之十六：自律,控制不力引起的时间浪费,电话打扰 不速之客 缺乏自我约定 不善于拒绝,计划不周引起的时间浪费,不切实际的时间预算 救“火”或“危机型”管理 没有目标、没有优先顺序 搁置未完成的任务,沟通不畅引起的时间浪费,频繁的会议 信息不足、不畅、过多 无效沟通,组织紊乱引起的时间浪费,混淆职责 制度不健全,指挥不当引起的时间浪费,无效授权指挥链混乱,决策不力引起的时间浪费,优柔寡断 求全责备,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,原因一：不愿意拒绝别人，很想做个人人都喜欢的角色，想赢得赞许和别人的认可与接受，不会拒绝不合理的要求，害怕因此断送自己的事业前程。原因二：精力比较旺盛，工作能力很高，很想帮助别人的高尚情操。原因三：没有原则的老好人，助长了别人的懒惰和其他人求你办事的机会，逐渐形成了习惯，而不能说“不”。,原因分析,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,原因四：自我价值观不强，缺乏自信，很想让别人这样来认可自己。原因五：找不到合适的借口拒绝别人，担心别人也会从此拒绝自己和采取报复的手段。原因六：由于没有自己的优先顺序，由别人来确定工作，容易产生先替别人工作的行为。,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,原因七：不拒绝别人也能完成自己的工作，为什么要得罪人呢。原因八：你的上司总是给你加压、加任务，让你惟命是从，你不能加以拒绝。,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,原因九：整个部门或公司已形成了这个惯例，有少数的人就是非常能干的，他们不能拒绝任何事。原因十：公司或部门其他的人可以拒绝承担责任，而你不能；或别人轻率地承担责任而引起不良后果，使你也不能说“不”。,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,方法一：不会说“不”是你浪费时间的一个重要方面，每个人都不会做到人见人爱，着重自己的事业和规划你的发展，你会明白哪些是应拒绝的。方法二：保持这份精力和能力，把他运用到你应该发挥作用的地方，你更应集中精力关注你自己的工作。,改进方法,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,方法三：没有原则的帮助别人，不仅耽误了自己也会助长下属的依赖性，使之失去工作和解决问题主动性。方法四：基于这种心理反而使自己更缺乏自信和降低自我价值。方法五：有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的，实行公平交易，给自己找出拒绝的理由即可。,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,方法六：计划好自己的工作计划和优先次序就可以有理由拒绝别人，是主动的时间管理；反之则会被动地、由别人牵制你的行动。方法七：如果这样当然更好，但是迟早他会影响到你的工作的完成。方法八：上司也是看你好说话，不过对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好惹。,时间管理的改进方法之一：学会说“不”,方法九：必须使每一个人都承担起自己的职责，这是整个机构或公司的大事，但是你也不能充当牺牲品。方法十：实际和理智一些，你不是救世主，而且不要做的过分，否则会被视为理所当然，当你拒绝时却引起怨恨，及早摆脱，别形成惯性。,时间管理的改进方法之二：明确职责,原因一：区分不清自己的职责，经常做下属职责范围之内的事，或经常替上司承担不属于自己的任务。原因二：自己的工作缺乏工作说明和职务说明书，工作起来没有职责标准，经常与其他部门的工作重复或互相扯皮。,原因分析,时间管理的改进方法之二：明确职责,原因三：没有把自己的职责与个人目标、公司、部门发展挂钩，认识不到职责不清的危害性。原因四：公司、部门没有组织图和职位说明书，或有也是挂在了墙上，职位说明书形同虚设。原因五：不同部门之间职责不清、上司控制中级权限，下属越级工作。,时间管理的改进方法之二：明确职责,原因六：下达指示或命令含糊不清、信息沟通不畅或职级混乱，职责随命令改变，没有一致性。原因七：没有相应的激励惩罚机制，员工不愿意承担责任和发挥主动性。,时间管理的改进方法之二：明确职责,原因八：公司扩大，部门业务量增多，导致工作内容增加，却没有相应建立起扩大的职责范围。原因九：公司或部门机制造成的人浮于事，没有竞争，导致员工不认真完成自己的职责。,时间管理的改进方法之二：明确职责,方法一：分辨自己的职责是什么，保证完成自己职责范围内的事。不为下属做事、不过多替上司承担工作。方法二：与上司、下属和人力资源部门确定职责范围、实施标准、制订详细的工作说明书，区分各部门的职责，并遵照执行。,改进方法,时间管理的改进方法之二：明确职责,方法三：职责不清会使你做了别人的工作而耽误了自己的工作。你是一个有个人目标、个体职责的、有限的个体。方法四：用组织图明确公司、部门的权力关系，使每一个人都准确了解和知道自己的职责和权限，并在实际中贯彻实施。,时间管理的改进方法之二：明确职责,方法五：要求自己相应的权限，与上司、下属、各部门管理者讨论、澄清、划清职责权限的范围。方法六：准确接受和下达指示和命令，最好有书面化，与各部门之间、与上司、与下属保持信息畅通，使命令与职责一致。方法七：建立相应的奖惩机制，建立正常的晋升机制，与相应的职责紧密相连。,时间管理的改进方法之二：明确职责,方法八：及时调整职责范围扩大权限，并及时划分和区别扩大后的职责范围。方法九：调整公司、部门人事机制，形成正常的竞争机制，使员工努力完成自己的职责，形成良好的工作气氛。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,原因一：不了解救火与预防火灾的区别，不了解经常救火的危害及严重性。原因二：缺乏救火的计划和策略，一旦救火只是应急处理，从不预测和估算未来可能出现的火灾，盲目处理，往往容易留下后患。,原因分析,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,原因三：每日工作安排得满满的，试图做更多的事情，结果没有时间和精力处理危机和变化。原因四：关注所有问题，并把它们都归结为非你不可，把自己当成救世主。原因五：经常拖延工作导致重要工作没有时间去做而形成紧急事项和救火对象。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,原因六：上司或上级制订的计划或要实施的目标等缺乏有效的时间估算，导致经常成为你的救火对象。原因七：上司经常改变想法和进行决策转换，令你应接不暇，每日工作就是不断地救火和灭火。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,原因八：部门或公司设备、机器发生故障，导致工作中断和耽误，你义无反顾地充当消防员的职责。原因九：下属提供信息不准确和过时、下属对工作不负责任，报喜不报忧，导致工作出现错误和无可挽回的损失，你承担责任和后果。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,方法一：搞清救火与预防的区别，对比救火与预防的不同之处，分析产生原因、严重程度、后果、不可控因素等。方法二：预先制订和计划救火的策略，对事物的发展和进程有所估计，不能盲目被动地救火，总结每次救火的原因和处理方法，积累经验和教训。,改进方法,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,方法三：每日首先做完自己的优先工作、重要工作，留出一定时间和精力（20%）处理和预测可能的救火对象。方法四：你应该只做你应做的事情，不属于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下属。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,方法五：每日定时定量地完成你计划之内的事项，不要无故拖延，不做合理的时间估算，不要把重大的、不急迫的工作拖延成救火对象。方法六：与上司或上级在完成工作的时间估算上进行准确评估，达成一致，给自己留出一定的时间去实施，凡事都不是所想的那么容易。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,方法七：与上司针对任务和工作内容签订书面合同，以防其反悔，或对上司安排的工作做出记录，当上司不断改变时有据可查。方法八：消除机械性、物理性、人为性的故障，减少自己的麻烦，不要因为这些因素耽误和延迟你的工作，那是非常不明智的。,时间管理的改进方法之三：克服经常救火,方法九：严格下属对工作的负责标准，要求信息准确和及时，及时指出工作中的隐患并及时清除，明确下属的责任，不要为下属背黑锅。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,原因一：开会成了惯例，会前不制订计划、预期效果、加以贯彻和实施，即经常是没有任何目的的开会。原因二：没有会议议程，对会议的组织和控制没有计划和决策。,原因分析,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,原因三：开会时间和地点选择不当，与会者与会议内容关联很少或无关联，会议通知不全面。原因四：召集会议过多过滥，或会议缺乏有效沟通，与会者三三两两进场。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,原因五：偏离会议主题和议题，经常跑题，偏离会议内容，扯远话题，对会议没有有效的控制和组织。原因六：干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,原因七：没有规定会议时间和各个议题的时间分配，属于自由论坛，时间拖得很长而没有实际内容。原因八：要求不相关的人陪会。原因九：会议时没有收集到足够的资料和信息，决策不当。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,原因十：不按时结束会议，听任表现欲望强的人长篇大论，没有会议总结和记录等，不对会议任务和期限进行核定。原因十一：会议记录没有备份，不给与会者发放会议记录。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,十二：会议后没有有效地贯彻和实施会议内容，缺乏监督的工具，实施的步骤、任务的执行等。十三：当会议任务完成后或目标达到后，会议所设立的委员会等机构仍然存在，善后工作没有人去处理。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法一：重新审视每次会议确定会议的必要性，事先制订会议计划、会议议题、会议目的、预期效果等相关内容，没有这些请不要开会。方法二：没有事先的会议控制和充分组织就不要开会，做出计划期望结果和决策的拟定，确定会议的功能。,改进方法,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法三：根据会议内容、与会人员状况等选定合适的地点和时间、相应的会议设备等，会议通知要全面，包括与会者需要准备的材料、会议的议题、预期的建议、时间、地点、具体要求等。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法四：适当减少会议次数，精简会议内容；有效的会议不仅起到决策的作用、还是正式沟通的一种有效方式，并重申开会纪律，惩罚迟到者。方法五：会议中严格按照会议议题进行，偏离后要及时返回，对会议实施组织和控制，不允许闲谈和其他与会议无关的活动。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法六：不允许会议期间任何的内在和外来打扰，重申会议纪律，严格会议管理，提高与会者的自觉性。方法七：事先确定会议的时间及各个议题的分配，要与会议及议题的重要性紧密相连，围绕会议主题，防止空、大、假、夸等。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法八：及时清除无关人员。方法九：会议是一个良好的收集信息和资料、制订决策的时机，充分利用，使信息提供者尽量提供准确可靠的资料供决策者使用。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法十：在规定时间内结束会议，控制表现力强的人，进行会议总结和记录并保存，以便随时查找和对比、检查实施等功效，重申会议任务、期限、人员。方法十一：当天发放会议记录，明确与会者的职责、完成的期限等。,时间管理的改进方法之四：消除无效会议,方法十二：任务或职责下达后要实施有效的监控，组织实施，配备实施的设备工具、资源、条件等，保证所有的议程得到贯彻和执行。方法十三：对会议设定的项目、内容、任务等及时总结，工作结束后，相关人员的职责相应解除，设立的委员会等机构职能撤销，不要浪费人力和物力。,