项目四会议善后工作.ppt

1,项目四会议善后工作,【学习目标】,会议结束以后秘书人员的工作仍然没有结束，必须做好善后工作，以保证会议善始善终。会议善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算、会议文件的清退、收集、整理与归档，会议决定事项的落实，会议评估与总结几个方面。,2,【知识目标】,了解会议善后工作内容熟悉掌握引导退场规范及方法掌握会议记录整理的内容和方法掌握会议评估的内容和方法,【能力目标】,能熟练地引导与会人员退场能够完成会议纪要、消息和会议简报的写作能够将会议文件收集齐全，完成会议文件的归档工作能够对会议进行评估，并写出总结报告,3,任务一参会人员送别,一、引导与会者安全退场,（一）引导与会者退场大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩序地退场。首先，会务人员应打开会议厅（会议室）的所有出口，避免离场时出现拥挤现象。其次，会务人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。如果会场有多余的退场通道，与会领导和其他人员可以各行其道，同时退场。,4,一、引导与会者安全退场,（二）引导车辆驶离大型会议，车辆较多，散会时，会务人员就要引导各类车辆安全离开会议停车场。为使会议车辆离场工作简便易行，在会前会务人员应做好车辆泊位安排，尤其是对使用车辆或与会人员自带车辆较多的会议（在当地开会多出现此种情况），更应该做好车辆安排工作，提前划分好停车区,5,二、离会服务工作,从与会者报到至与会者离开，会议的承办者要做好一条龙服务，哪一个环节不周到，都会影响大会的质量，影响与会者对承办者的印象。有些会务承办者只注重会前准备和会中服务，而忽略了离会服务工作，造成虎头蛇尾现象，给与会者留下不好的印象，也影响自身形象。因此，会务工作人员必须注重离会服务工作，有外地人员参加的大中型会议，做好大会的离会工作尤为重要。,6,7,二、离会服务工作,（一）和与会人员清理结算账目会议费用的承担大致有三种情况：一是会议所有费用都由主办方承担；二是主办方担负会务费，其他费用由与会者自理；三是所有费用都由与会者担负，承办方只负责会务组织和服务。究竟如何承担，会议通知上一般都写得很清楚。会议一结束，会务主办方就要安排与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票，以供与会者回单位后报销。,8,二、离会服务工作,（）由主办方承担全部费用的会议。由主办方承担全部费用的会议，结算项目和其他情况基本相同，但结算程序相对复杂。结算程序则是从发会议邀请函时就要做好准备，会议回执项目要设计齐全，并要求与会者准确填写个人信息，以免非参会人员参会，增加会议负担。会议回执不仅包括参会者的姓名、性别和职务，还要写清每个单位参会的人数,9,二、离会服务工作,（）主办方担负会务费，其他费用由与会者自理的会议。这里的其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车船机票费及旅游参观费用等。有的会议旅游参观费用也由主办方承担，与会者参会是由原单位同意的，原单位会负责报销住宿费和车船费，其他费用则一般不予报销。,10,二、离会服务工作,（）所有费用都由与会者担负，承办方只负责会务组织和服务的会议。这种付费方式的会议一般是由会议公司来承办，会议组织者要为与会者开清以下发票：其一是会议费发票。开会费发票有两种情况：一是会务组人员在与会者报到交会议费时，就随手开好会费发票；二是先开据会费收据，等会议结束时，让与会者用收据换取发票。其二，开具住宿费发票。,11,二、离会服务工作,（二）发放回程票，安排人员送站与会代表回程票的预订一般要在代表们报到时就请他们登记回程日期和回程车、船、飞机的车次和航班。根据代表们的登记情况，会务人员要及早和售票处或旅行社联系订票事宜，以保证代表们按时返程。发放回程票的时间应该根据与会代表所订返程票的时间而定，一般是会议一结束马上就发放。也可以提前通知代表们到会务组去领取车（船、机）票，也可以到会场发放车（船、机）票。,12,二、离会服务工作,（三）了解自带车辆人员的返回日程、路线及车辆油耗等情况为保障与会人员顺利返程，对自带车辆参会的人员，会务人员要提前了解他们的返程日期、路线及车辆的油耗等情况，以帮助他们选好返程路线，选择好的加油站把车油加满，处理好各种特殊情况。会务秘书要有危机预防意识，提醒驾车与会者注意安全驾驶，并要估计出与会者返程所需时间，估计他们到原单位后，就要做电话回访，询问一下是否安全到家。万一出现特殊情况，还要请示领导，帮助解决。,13,二、离会服务工作,（四）安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作个别与会者，由于工作或个人的需要，开完会还需暂时停留几日。会务人员要帮助他们安排好住宿和膳食方面的相关事务；如果与会者有特殊要求，会务人员应该在领导批准的情况下尽力帮助解决，以免使这些代表产生“会散茶凉”的感觉。,14,三、会场清理与会费结算,（一）会场清理会场用具的清理有两种情况：如果是在本单位的会议室开会，会务人员只将会标、桌牌等只针对本次会议的相关标志撤走，把会议室恢复原状即可。但如果是租赁会议室和设备，清理工作就复杂了许多。在会议准备阶段，要将一些会议文件放置在与会人员的会桌上，这些文件中，有些是让参会人员带走的，还有一些讨论稿、机密文稿等是要清退的，会务人员要及时清理收回相关文件，需要保存的保存好，需要销毁的，按销毁制度进行销毁。,15,16,三、会场清理与会费结算,（二）会费结算这里的会费结算包括两项内容，一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用；二是会务组和单位财务部门的结算。,17,18,任务二会议文件的收集、整理与归档,一、会议文件的清退,会议文件的清退指会议结束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。这就要求秘书人员在发放文件时要附上“文件清退单”，大型会议要附上“文件清退目录”，要求与会人员在会议文件使用完毕后，及时清退。,19,二、会议文件的收集,（一）会议文件收集的要求（）确定好会议文件的收集范围。（）保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。（）收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。（）收集过程中注意保密。（）文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。,20,二、会议文件的收集,（二）会议文件收集范围（）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（）会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。（）会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。,21,二、会议文件的收集,（三）会议文件的收集渠道（）向全体与会人员收集文件。（）向会议领导人、召集人和发言人收集文件。（）向会议的有关工作人员收集文件，如会议的记录人、文书的起草人等。,22,三、会议文件的整理,（一）整理会议记录 一些资深秘书具有丰富的经验，他们所做的会议记录多不需要整理，可以直接送审、存档。但经验不足的秘书的会议记录，只按原话照搬，或有漏记、错记现象，就需要会后进行修改和补充；作为文件下发，或作为新闻报道用的领导人的报告、讲话，重要的与会者的报告、讲话，也需要进行整理。,23,三、会议文件的整理,整理会议录音工作，就是会议录音整理者根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修正不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清晰、文字通顺、内容连贯的书面材料。,24,三、会议文件的整理,（二）印发会议纪要日常工作会议之后，会务工作人员应该印发会议纪要和已决定办理事项的通知，以便相关部门参照执行，同时也方便日后查找。,25,26,27,三、会议文件的整理,会议纪要的印发范围是根据会议的性质和纪要的内容来确定的。一般来讲，绝密级会议纪要只印发与会领导；一般级别的会议纪要可印发与会人员，并视情况加发会议内容所涉及的部门。有些保密性较强，不许部门知道纪要全部内容，只需他们知道有关会议决定事项的，可以印发会议决定事项通知，即决办通知。它的作用是贯彻会议精神，使会议的决定事项得到及时贯彻执行。,28,三、会议文件的整理,（三）发布会议消息、印发会议简报大型会议信息的发布一般分阶段进行，会议召开初期，发布会议开幕及参加者的消息；会议过程中，发布领导讲话内容及会议决定事项消息；会后发布大会闭幕的消息。而一般小型会议，只在会后发布消息，报告会议的召开过程及主要内容。,29,三、会议文件的整理,为报道会议情况，交流会议信息，大中型会议都要编发会议简报。所以，会议简报的编写、印发就成了秘书的一项重要任务。会议简报和其他类型的简报一样，也由报头、报核、报尾三部分组成,30,三、会议文件的整理,会议简报的报头占第一页上三分之一居中位置，字体要醒目。另有分隔线之上左侧的编发部门和右侧的编发日期。此外，有时还有密级等级等标注，这些标注标在左上角或右上角。简报正文部分的写法和会议消息相近，由标题、主体和结尾组成。传达会议精神的会议简报有时要在标题之上或标题之下加按语，提出贯彻会议精神的有关要求。会议简报报尾居最末页三分之一位置，标明发送范围和印刷份数。,31,三、会议文件的整理,（四）会议文件汇编有些会议结束后，需要将会议文件汇集成册。会议文件汇编分两种情况：一种是将传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编；一种是将会议所有的文件，包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册。,32,五、会议文件的整理归档,（一）确定归档范围会议文件的归档范围包括：（）会议的正式文件，如决议、决定、指示、领导讲话、开幕词、闭幕词等；（）会议的参考文件；（）会议上的各种发言稿；（）会议正式文件的历次修改稿；（）会议上领导同志的讲话记录稿、修改稿；（）会议的各种简报；,33,五、会议文件的整理归档,（）会议纪要；（）选举材料；（）各种证件；（）记事表；（）其他有关材料。,34,五、会议文件的整理归档,（二）整理归档文件这里的会议归档文件整理指将单份文件整理装入“案盒”的过程。归档文件整理规则 规定，“归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。归档文件整理的单位是“件”。一般以每份文件为“一件”，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。,35,五、会议文件的整理归档,（三）按“件”装订归档文件的装订应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。（四）归档,36,37,38,39,40,任务三会议精神的传达与落实,一、会议精神的传达,（一）传达要求会议精神，特别是会议决定事项的传达一定要遵循准确、及时、到位的要求。准确，即原原本本地传达会议精神，既不断章取义，也不随意取舍；及时，会议开完后，与会人员要按会议要求按时传达到相关人员，既不拖延，更不能隐瞒；到位，根据会议精神的传达范围，会议精神的传达要直达其人。对于保密性的会议事项，与会者要严格遵循保密规定。,41,一、会议精神的传达,（二）传达方式传达的方式有口头传达、书面传达、录音录像传达等。口头传达包括个别传达、会议传达或电话传达；书面传达包括会议纪要、会议简报、会议决定和决议、会议决定催办通知单等。一般说，口头传达最为快捷，书面传达最为可靠，录音录像传达需要确保其来源的真实可靠。,42,一、会议精神的传达,（三）传达注意事项传达会议精神，必须确定内容、程度、范围和层次。传达会议精神的内容与程度，应视会议的性质、任务与要求而定。传达会议精神，要明确会议传达对象的范围大小和层次高低。,43,二、会议精神的落实,（一）对会议决定事项进行催办催办是指秘书人员对有关单位或部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。主要催办形式有三种：发文催办是向执行单位发送催办函或催办单。,44,45,46,47,二、会议精神的落实,电话催办比发文催办更为快捷、方便，适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。电话催办除快速、方便外，还有两个优点：一是可以直接找到执行的当事人；二是可以双向沟通。重要、紧急的决定、决议下达之后，领导机关往往派秘书去催办。,48,二、会议精神的落实,（二）会议决办事项落实情况反馈会议决办事项落实情况反馈指将会议精神传达给执行者后，秘书人员通过各种途径将执行者的意见及执行情况收集起来，反映给领导者的过程。它既是实现会议决策目标的主要环节，又是对会议决策的检验、制约和完善的主要环节，同时，通过信息反馈，领导者可以及时了解下情，以便正确行使指挥职能。,49,二、会议精神的落实,（三）会议决办事项的具体实施会议精神按程度和范围传达到位之后，执行者的任务就是对会议决策的具体实施。为使会议决策执行到位，一般采取下面具体实施措施：会议决议传达到位之后，就要进行执行任务的具体分工。会议决策的实施是一项复杂的系统工程，需要各部门、各系统的沟通与合作。所以，各部门必须搞好沟通，团结配合，步调一致，以保证任务的顺利完成。,50,二、会议精神的落实,3 执行者可以根据任务分解情况及完成计划，制定出任务完成进度表；组织者则对进度表或其他反馈渠道进行监控管理，以保障任务的按时按质完成。在整个实施过程完成后，组织者对执行者进行效益考核。考核可采取多种方式，一般采取领导考核、自我评定与群众评议相结合的方法。,51,52,任务四会议评估与总结,一、会务工作评估,一次会议议程的结束并不意味着会议组织管理工作的结束，会议的评估总结也是会务管理的重要环节，它关系到会议组织者的会议管理水平能否不断提高的大问题。没有一个会议的组织是完美的，只有不断总结，才能不断提高。,53,一、会务工作评估,（一）会议评估的意义 会议组织者在作会议计划时都制定会议目标，那么，这些目标是否实现了？实现得如何？通过评估就可以确定。与会者对会议的内容等各方面的工作是否满意以及满意的程度如何是会议成功与否的主要指标，它关系到以后同系列会议能否继续举办的问题。,54,一、会务工作评估,成功的会议有一定的参考指标。会议评估，就是看这些指标是否实现，如果实现，那么这次会议就是成功的，否则，就是失败的。明确会议的成功和不足之处，总结会议的经验与教训，以提高会议组织者对会议的管理水平。如果是帮助会议客户组织会议，那么，在会议结束后会议组织者必须写一个会议总结报告交给会议客户；如果是国际会议，会议组织者必须按我国主管部门的规定，按一定的格式要求提交国际会议的总结报告,55,一、会务工作评估,（二）会议评估的参与者所有参加会议的人 会议代表、陪同人员、参展商都应该是会议评估的参与者，而且他们应该是会议评估的主角。（）会议代表。（）陪同人员。（3）参展商,56,一、会务工作评估,（三）会议评估的内容会议评估是对会议从筹备到会议总结全过程的评估，因为会议的任何一个环节，都关乎到会议的成功与否。以下我们分三个阶段探讨会议效果的评估因素。对会前筹备情况的评估 对会议进行中各环节的评估 会议议程结束后，还有一系列工作要做，做得如何，也需要评估。,57,一、会务工作评估,（四）会议评估的方法 调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行：（）现场手工填写，即把调查问卷用纸印刷出来，在适当的时候发给评估者，请其现场手工填写。（）现场电脑填写，即把设计好的调查问卷放置在电脑中，请评估者现场在电脑上填写（）会后电脑填写,58,一、会务工作评估,会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。会议结束后，打电话给调查对象，征求他们对会议的意见，并请他们对会议作出评估。在会议现场或在各个活动场所派人观察会议和各个活动的进行情况，并观察与会者和活动参加者的反应，从而做出对会议的评估。会议结束后，要求每个会议工作人员对自己在会议整个过程中所做的工作作出述职报告。,59,一、会务工作评估,（五）会议评估时机对一个事件评估的最佳时机应该是在该事件刚刚结束的时候。,60,一、会务工作评估,（六）会议评估表的设计会议评估表要根据评估的目的和评估内容设计。由于会议评估的成本较高，所以，一般的工作会议都不进行评估，只是简单就承办情况做一个大致总结，如果有大的失误或不足，能够总结出来，供以后改进就行。,61,一、会务工作评估,一般来讲，评估的目的就是为了总结会议组织方面的经验教训，以便以后改进。所以，我们在设计表格时，只考虑根据评估内容就可以。表格设计可以分两部分进行，一部分是会议整体评估表，一部分是会议服务者个人（环节）评估表。前者如会议情况反馈表，会议效果分析表等；后者如主持人的行为表现评估表，工作人员的表现评估表等。表中内容要根据调查目的、调查对象、会议特征等进行设计。,62,63,64,65,66,二、会务工作总结,对会议评估的过程也是对会议进行总结的过程，评估工作完毕之后，会议组织者要根据评估情况，写出会议总结报告，总结出会议的成败得失。会议总结的目的是分析会议组织过程中的经验和教训，对一些工作出色的组织和个人进行表彰，总结的结果可以为今后的会务工作提供参考依据。,67,二、会务工作总结,会议总结主要考虑以下方面：（）会议的召开是否有必要，所提出的各项议案是否解决；（）会议的准备工作是否充分，设备物品是否齐全，配套设施是否周到；（）会议议程是否科学合理；（）会议组织工作是否完善，有无明显疏漏或失误；（）会议人数是否控制严格，有无超出预期规模；,68,二、会务工作总结,（）会议主持人的水平能力是否符合要求，是否达到预期效果；（）会议代表对会议的满足程度如何；（）会议决议是否得到有效贯彻实施。会议总结要以科学的绩效考评标准为指导，制定具体的量化指标，起到总结经验、激励下属、提高会务工作水平的作用。,69,二、会务工作总结,（）会议主持人的水平能力是否符合要求，是否达到预期效果；（）会议代表对会议的满足程度如何；（）会议决议是否得到有效贯彻实施。会议总结要以科学的绩效考评标准为指导，制定具体的量化指标，起到总结经验、激励下属、提高会务工作水平的作用。,