账务处理子系统设计.ppt

商业大学会计系会计信息系统课件,第三章 账务处理子系统设计,第一节 账务处理子系统概述第二节 账务处理子系统数据处理流程第三节 账务处理子系统主要文件设计第四节 账务处理子系统处理功能设计,商业大学会计系会计信息系统课件,账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。虽然各企业的具体情况不同，但账务处理是必不可少的。从会计信息系统的构成来看，账务处理是会计信息系统的一个重要子系统，它与其他子系统之间存在大量的数据传递关系，采用什么样的传递方式以及传递的内容和时间对整个会计信息系统都有很大的影响。,第一节 账务处理子系统概述,商业大学会计系会计信息系统课件,即：从填制会计凭证开始，根据凭证登记各种账薄，根据账薄编制会计报表提供会计信息的整个过程和处理方法。从会计凭证的编制、账薄的设置与登记、报表的编制，以及按照一定的要求把凭证账薄和报表归类存档就构成了整个账务处理系统。,账务处理是从原始凭证的一系列数据得到会计信息的过程。,商业大学会计系会计信息系统课件,一、账务处理子系统的特点与设计要求,1、必须按照国家财政部门的统一规定进行该系统的设计；2、在设计中应考虑数据量大、数据关系复杂和数据传递接口这一特点进行设计；3、在设计中必须增强系统内部对凭证数据输入的严格自控能力和安全保密措施。,（二）账务处理子系统的设计要求,（一）账务处理子系统的特点,1、规范性强，一致性好；2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用；3、控制要求严格，正确性要求高。,商业大学会计系会计信息系统课件,二、账务处理子系统的目标,1、及时、准确地采集和输入各种凭证保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账过程。3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。5、账务处理也可包含其核算与管理功能。（往来核算和管理、项目核算与管理、部门核算与管理）这些辅助功能和管理都是账务处理功能的进一步补充，但它们也一样称为账务处理系统。,商业大学会计系会计信息系统课件,账务处理数据流程:从记账凭证到账表的转化过程。其转化方式称为“账务处理形式”。账务处理形式:从记账凭证到账表的具体转化方式（产生账簿和报表的步骤与方法）。,第二节 账务处理子系统的数据处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,（一）手工方式下账务处理数据流程 根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异，手工作业下的账务系统可以采用：记账凭证账务处理流程、日记总账账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总账务处理流程，五种账务处理流程之一来进行核算。其主要区别在于登记总账的方法不同。,一、手工账务处理子系统处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,1、记账凭证账务处理流程,1,2,3,4,5,商业大学会计系会计信息系统课件,1、记账凭证账务处理流程,优点：1、数据流程清楚、简单；2、总分类帐可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；3、总分类帐可详细反映整个会计期间内各笔经济业务。缺点：登帐工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。结论:在计算机方式下，有参考价值。,商业大学会计系会计信息系统课件,2、日记总账账务处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,2、日记总账账务处理流程,优点：1、数据流程清楚、简单；2、所有总帐在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。缺点：帐页过宽，不便于登记和使用。结论：在计算机方式下，有参考价值。,商业大学会计系会计信息系统课件,3、科目汇总表账务处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,3、科目汇总表账务处理流程,优点：1、减少登帐工作量；2、可通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。缺点：1、总分类帐不能明确反映科目之间的对应关系；2、不便于对经济活动进行分析和检查。结论：在计算机方式下，参考价值不大。,商业大学会计系会计信息系统课件,4、汇总记账凭证账务处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,4、汇总记账凭证账务处理流程,优点：1、减少登帐工作量；2、总分类帐可明确反映科目之间的对应关系；便于对经济活动进行分析和检查。缺点：1、汇总记帐凭证的工作量大；2、对转帐凭证编制有特殊的要求。结论：在计算机方式下，有参考价值。,商业大学会计系会计信息系统课件,5、多栏式日记账汇总账务处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,5、多栏式日记账汇总账务处理流程,优点：简化总帐登记工作量。缺点：日记帐栏次太多，不便登记。结论：在计算机方式下，没有参考价值。,商业大学会计系会计信息系统课件,1.数据大量重复,同一数据的大量重复，不仅造成存储浪费，还极易导致数据的不兼容。,（二）手工会计下账务处理形式的缺陷,2.信息提供不及时,由于账务处理的工作量很大，手工处理速度缓慢，不能随时提供出各种会计报表。,3.准确性差,4.工作强度大,由于数据的多次转抄与计算，易出错。,为了达到既要算得快又要算得准的目标，只能靠增加财会人员劳动强度来实现。,商业大学会计系会计信息系统课件,二、计算机方式下账务处理数据流程,设计计算机条件下的账务处理流程时，不能照搬手工处理方式下的账务处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。,商业大学会计系会计信息系统课件,两种方案：节省空间的角度兼顾时间和空间的角度,计算机具有的特点：自动运算；具有逻辑选择、判断功能；速度快、精度高；具有记忆的功能等。,计算机条件下账务处理数据流程 设计方案,计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。,商业大学会计系会计信息系统课件,1,2,3,4,5,6,7,（一）账务处理流程方案一,从节省空间的角度设计,商业大学会计系会计信息系统课件,（1）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。（2）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。（3）随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随时查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。（4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。（5）根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账，只能对对账单文件中的已达账删除。（6）根据科目余额文件编辑输出总账。（7）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。,1、方案一账务处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和辅助数据库文件。,2、数据库文件,（1）记账凭证文件。是账务数据库文件，主要存放财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证。（2）科目余额文件。是账务数据库文件，主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。（3）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。,商业大学会计系会计信息系统课件,（二）账务处理流程方案二,兼顾时间和空间的角度设计,1,2,3,4,5,6,7,商业大学会计系会计信息系统课件,（1）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过期末处理自动生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件。（2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。（3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。（4）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，并将已达账从两个文件中删除。（5）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。（6）根据汇总文件编辑输出总账。（7）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。,1、方案二账务处理流程,商业大学会计系会计信息系统课件,在方案二的数据流图中主要建立账务、辅助和临时数据库文件。,2、数据库文件,（1）临时凭证文件。又叫临时凭证数据库文件或凭证输入文件，主要是用于存放已经录入和审核但未记账的所有凭证。一旦记账，凭证就从此文件转移到“历史凭证”文件中，所以任何一张凭证都不可能永远存储在此文件中。（2）汇总文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。（3）历史凭证文件。主要是用于存放已经记账的所有凭证，这些凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证冲销。（4）单位银行对账文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放单位没有对上账的银行业务。（5）对账单文件。是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。,商业大学会计系会计信息系统课件,方案一的优缺点优点：1.处理流程简单;2.数据无重复存储;缺点：1.输出日记账和明细账的速度较慢;2.凭证查询速度慢;,（三）两种账务处理流程比较,方案二的优缺点优点：1.处理流程清晰明了;2.数据无重复存储;3.处理速度快;缺点：输出日记账和明细账的速度较慢;,商业大学会计系会计信息系统课件,手工方式下：会计业务的处理起点为原始会计凭证；工作终点为编制并上报会计报表。,（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别,（1）数据处理的起点与终点不同。,计算机方式下：记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点；自动输出账簿和输出固定报表为终点，各种内部及外部报表可以随时产生。,商业大学会计系会计信息系统课件,（2）数据处理方式不同。,手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理。,计算机方式下，记账只是一个数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成。,（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别,商业大学会计系会计信息系统课件,（3）数据存储方式不同。,手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中。,计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。,（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别,商业大学会计系会计信息系统课件,（4）对账的方式不同。,计算机方式下，都是自动完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。这样就没有必要进行账与账的核对了。,手工方式下，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，并且定期进行账与账的核对。,（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别,商业大学会计系会计信息系统课件,（5）会计资料的查询统计方式不同。,手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统计表或查找急需的会计数据，要付出很多劳动。,计算机方式下，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以最快的速度完成数据的查询统计过程。,（四）计算机方式和手工方式下 账务处理流程的区别,商业大学会计系会计信息系统课件,在计算机条件下，账务处理子系统中的账、证、表以什么文件及结构存储，这与账务处理子系统设计阶段所确定的账务处理流程有关；与设计人员的思路有关；还与数据库管理系统等多种因素有关。,一、科目文件设计 科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。计算机是通过对代码的处理，来认识事物或概念属性及状态的。因此，代码有利于计算机识别和处理客观事物或抽象的概念，也有利于提高处理速度。在会计信息系统中的代码体系有：会计科目代码、部门代码、人员代码、财产代码等。,第三节 账务处理子系统主要文件设计,商业大学会计系会计信息系统课件,1、文字形式的科目对于计算机处理的缺点 文字形式科目占用存储空间大；文字形式科目惟一性差,不便于计算机分类处理；（文字型科目有二义性，文字中多一个或少一个空格，计算机会认为是两个不同的科目。）在凭证输入中,文字形式科目不便于提高输入速度。2、会计科目进行编码的目的 保证会计科目的惟一性；简化会计数据的表现形式；（用代码既可表示会计科目，又可判断科目的属性，如类型和级别等。）便于对会计数据的加工处理。,（一）会计科目代码设计的意义,商业大学会计系会计信息系统课件,科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建立的索引文件组织方式。当增加或减少科目时，计算机会自动按照科目代码的大小重新排序。,（二）科目文件的组织方式,（三）科目代码的编码设计,（1）编码方式。会计科目通常采用群码的编码方式，即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。（2）科目代码结构。是指科目代码共分几段，每段有几位。如4-2-2结构，表示一级科目代码4位（最多可以表示9999个一级科目），二级科目代码2位（最多可以表示99个二级科目），三级科目代码2位（最多可以表示99个三级科目）。,商业大学会计系会计信息系统课件,（3）科目代码结构设计举例：,科目代码采用4-2-2结构：科目代码 科目名称1211 原材料121101 原材料黑色金属 12110101 原材料黑色金属A材料 12110102 原材料黑色金属B材料 121102 原材料有色金属,商业大学会计系会计信息系统课件,（四）会计科目代码设计中应注意的问题,1、科目代码要有可扩展性。在一定的时期内，在不改变原来方案的条件下能顺利地增加新科目。2、代码位数不宜过长。代码位数过长对记忆、输入、使用都非常不便。科目代码的长度在8位以上时出错率会大幅上升。,商业大学会计系会计信息系统课件,（五）科目文件结构,1、科目文件结构设计方案一,会计科目文件结构除了科目代码和科目名称两项基本内容外，还应该考虑：（1）科目类型。其反映科目的类别。目前，我国现行会计制度将会计科目分成资产、负债、所有者权益、成本、损益。（2）科目性质。其满足计算机条件下对不同性质会计科目的特殊核算和管理要求。如设置常用的科目性质：对账、外币、数量、往来、部门、个人、项目等。（3）科目文件结构。,科目文件名称：KM.DBF序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 102 科目名称 C 20 3 科目类别 C 4 4 科目性质 C 6,商业大学会计系会计信息系统课件,2、科目文件结构设计方案二,由于会计科目体系是一个典型的树型结构，科目之间具有层次关系，在科目文件中，除了要描述有关会计科目的名称，代码、类别等属性外，还应指定科目之间的这种层次关系。,描述层次关系可以通过两种方式：（1）通过科目代码自身来实现（如方案一）；（2）通过给出一个科目的父科目和它的级别等信息来体现（如方案二）。,科目文件名称：KM.DBF 序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 10 2 科目名称 C 20 3 科目类别 C 4 4 科目性质 C 6 5 父科目 C 8 6 级别 N 1,商业大学会计系会计信息系统课件,凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件。它是账务处理子系统的核心数据库文件，因此，记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的内容；也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容。,二、凭证文件的设计,以记账凭证本身要求的基本信息为例，介绍三种凭证文件结构设计方案。,（一）凭证文件结构设计,商业大学会计系会计信息系统课件,凭证文件名称：PZDBF序号 字段名 类型 长度 小数位1 凭证号 C 42 日期 D 83 摘要 C 364 科目代码 C 105 借方金额 N 12 26 贷方金额 N 12 2 7 附件 N 38 录入 C 89 审核 C 810 记账 C 8 11 记账标记 C 1,1、凭证文件结构设计方案一,商业大学会计系会计信息系统课件,存储结果如下：凭证号 日期 摘 要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记账0005 05/30/01 支出转利润 3131 200 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5401 100 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5501 50 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5402 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5502 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5503 20 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5405 5 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5601 5 000 1 张三 李平 王新,借：本年利润 200 000 贷：主营业务成本 100 000 营业费用 50 000 主营业务税金及附加 10 000 管理费用 10 000 财务费用 20 000 其他业务支出 5 000 营业外支出 5 000,说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证：,商业大学会计系会计信息系统课件,方案一总结：这种结构基本和手工记账凭证项目一一对应。缺点：1、一项经济业务发生时，在记录中凭证号、日期、摘要、附件、录入、审核、记账字段的值多次重复，造成数据冗余；2、一条记录中不能同时有借方金额和贷方金额，即一条记录中总有一个字段为空，造成空间浪费。,商业大学会计系会计信息系统课件,凭证文件名称：PZDBF 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 10 5 借贷标志 C 2 6 金额 N 12 2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记账 C 8 11 记账标记 C 1,2、凭证文件结构设计方案二,存储结果如下：凭证号 日期 摘 要 科目代码 借贷标志 金额 附件 录入 审核 记账0005 05/30/01 支出转利润 3131 借 200 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5401 贷 100 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5501 贷 50 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5402 贷 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5502 贷 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5503 贷 20 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5405 贷 5 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5601 贷 5 000 1 张三 李平 王新,说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证：,商业大学会计系会计信息系统课件,方案二总结：方案二是对方案一的改进，节约了存储空间。1、将“借方金额”和“贷方金额”合并为一个字段“金额”；2、增加一个“借贷标志”字段，用于区分金额方向。缺点：仍然有很多字段具有重复记录值。,商业大学会计系会计信息系统课件,凭证内容文件名称：PZNR.DBF序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 附件 N 3 4 录入 C 8 5 审核 C 8 6 记账 C 8,3、凭证文件结构设计方案三,凭证业务文件名称：PZYW.DBF 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 2 摘要 C 36 3 科目代码 C 10 4 借贷标志 C 2 5 金额 N 12 2,将凭证文件分成两个文件：1、凭证内容文件，用于存放与每一笔经济无关的内容，一笔经济业务对应一条记录；2、凭证业务文件，用于存放经济业务之间有对应关系的内容，一笔经济业务对应多条记录；,商业大学会计系会计信息系统课件,说明：对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证：,存储结果,商业大学会计系会计信息系统课件,1、凭证文件的存储 凭证文件是账务处理系统中不可缺少的数据库文件，其存储方案取决于账务处理流程。2、凭证文件的组织方式 凭证是按照发生的时间顺序产生的，但可根据需要直接进行读写记录，因此凭证文件的组织方式为随机文件。,（二）凭证文件的存储策略及组织方式设计,注意：,上述三种方案中的凭证文件所列示的字段是基本字段，如果凭证文件需要保存更多的信息，如：支票号/结算单据号、外币金额、汇率、数量、单价、部门代码等。则需要增加若干字段，使凭证文件最大限度保存会计核算和管理所需要的信息。,商业大学会计系会计信息系统课件,汇总文件主要用来存放所有科目（包括一级科目和明细科目）的年初数，累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等汇总数据的文件。1、汇总文件结构设计方案一,三、汇总文件结构设计,汇总文件名称：HZdbf 序号 字段名 类型 长度 小数位 说明 1 科目代码 C 10 2 期初余额 N 12 2 3 借贷方向 C 2 4 本月借合计 N 12 2 5 本月贷合计 N 12 2 如果是复币所有金额字段 6 本年借方累计 N 12 2 都分成外币、人民币 7 本年贷方累计 N 12 2,期末余额=期初余额+本月借方合计-本月贷方合计,这种结构的优点是结构简单、清晰。缺点是汇总文件过多，给编程和管理带来一定的难度。,这种结构的汇总文件适合于以月为单位存储的文件，即每月一个汇总文件，一年12个这样的汇总文件。编制账簿、报表所需的“期初余额”、“本月借方合计”、“本月贷方合计”、“本年借方累计”、“本年贷方累计”等数据可以直接获取，“期末余额”可以通过计算得到。,商业大学会计系会计信息系统课件,汇总文件名称：HZdbf序号 字段名 类型 长度 小数位 1 科目代码 C 10 2 年初余额 N 12 2 3 借贷方向 C 2 4 1月借合计 N 12 2 5 1月贷合计 N 12 2 6 2月借合计 N 12 2 7 2月贷合计 N 12 2 8 3月借合计 N 12 2 9 3月贷合计 N 12 2 24 12月借合计 N 12 2 25 12月贷合计 N 12 2,2、汇总文件结构设计方案二,商业大学会计系会计信息系统课件,这种结构的汇总文件适合于以年为单位存储的文件，即每年一个汇总文件，编制账簿、报表所需的：“本月借方合计”、“本月贷方合计”等数据可以直接获取，“期初余额”、“本年借方累计”、“本年贷方累计”、“期末余额”等数据可以通过计算得到。举例：（1）3月份期初余额。3月期初余额=年初余额1月借合计2月借合计-1月贷合计-2月贷合计（2）到3月份的本年累计。借方累计=1月借合计+2月借合计+3月借合计 贷方累计=1月贷合计+2月贷合计+3月贷合计（3）3月份期末余额。3月期末余额=3月期初余额+3月借合计-3月贷合计,这种结构的优点是结构清晰，数据库文件少，便于管理。缺点是不能直接得到账簿所需的数据，只能通过计算得到。,商业大学会计系会计信息系统课件,第四节 账务处理子系统处理功能设计,一、账务处理子系统功能模块设计 账务处理子系统总体结构设计就是以系统分析中设计的数据流图等为依据，建立账务处理子系统的总体结构图，并按功能划分为一个个功能相对独立的模块。（一）账务子系统功能模块设计方案一,账务处理子系统,商业大学会计系会计信息系统课件,（二）账务子系统功能模块设计方案二,注:国外也有很多商品化账务处理系统（又称总账系统），除包括上述功能外，有的总账系统根据企业管理和会计核算的需要增加了预算管理，总分公司处理、税务处理、组织机构变更会计处理等功能模块。,商业大学会计系会计信息系统课件,在进行账务处理之前，首先要做的工作就是初始化工作，它是手工会计通向会计信息化的桥梁，是连接手工会计与会计信息化之间的纽带。通过初始化模块，为账务处理子系统的运行准备必要的环境。初始化模块应包括：科目设置、系统设置（凭证类型、币别、其他设置等）、初始余额装入等功能。（一）科目设置 是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计的管理。可以根据需要设置适合自身业务特点的会计科目体系，并能进行增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。,二、初始化模块的设计,商业大学会计系会计信息系统课件,科目设置的内容要根据科目文件的结构而定。（1）科目代码：定义科目代码。如1001现金（2）科目名称：定义科目的名称。,1、科目设置的内容,“增加”功能,“删除”功能,“修改”功能,“保存”功能,“退出”功能,（3）科目类型：根据会计制度中规定的科目类型，定义每个科目的类型。,（4）科目性质：根据核算和管理的需要设置。（5）父科目：定义明细科目所属的父科目代码。（6）级别：定义每一科目的级别,如1、2、3级。2、科目设置模块功能,商业大学会计系会计信息系统课件,3、其他设置 为了辅助核算和管理可以进行往来单位客户设置、项目设置、部门与个人代码设置、自动转账分录设置、结算方式设置等。,1、凭证类别设置 是实现对凭证类型的管理，并将结果保存在凭证类型文件中（如收款、付款、转账三类凭证）。2、币别设置 是对外币汇率的管理。对于以人民币为记账本位币的单位来说，在涉及到外币业务时，要根据其所采用的外币汇率将其折算为本位币。,（二）系统设置,对币别的设置可包括：币别、汇率的增加与维护；折算本位币的方式等内容。,商业大学会计系会计信息系统课件,是将手工账簿各科目的余额搬入计算机中，以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在汇总文件中。,（三）初始余额装入,装入初始余额的方法：1、直接装入使用月份的月初余额和累计额；2、装入年初额和一月至使用计算机前各月的发生额。前一种方法工作量小，但不能反映出一年的累计发生额，后一种方法则相反。在所有余额装完之后，应该由计算机自动进行试算平衡：平衡公式一：资产=负债+所有者权益 平衡公式二：总账=下属明细科目 只有平衡后，才能表示所装余额正确无误。,商业大学会计系会计信息系统课件,三、凭证处理模块设计,凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、生成自动转账凭证等功能模块。（一）凭证录入 1、记账凭证格式 记账凭证格式的设计与凭证类型设计有关，即设计出五种、三种或通用的一种格式，根据财会人员的需求进行选择；目前所有凭证类型均采用统一的凭证格式。2、正确性检查 凭证号检查、凭证日期检查、科目代码检查（存在性检查、是否是明细记账科目的检查、与凭证类型是否相符的检查）、金额检查。,商业大学会计系会计信息系统课件,（1）凭证号检查。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证和每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。因此，能够检查出最后一张凭证号，自动加1后生成当前凭证号。（2）凭证日期检查。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，其必须为公历日期，并应随凭证号递增而递增。（3）科目代码检查。存在性检查。检查凭证中科目代码是否存在。是否是明细记账科目的检查。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目（最底级科目），不能输入控制性科目或父科目。与凭证类型是否相符检查。借贷方科目与之是否相符。（4）金额检查。对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行借贷平衡检查。,商业大学会计系会计信息系统课件,在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，一些科目设置“性质”，如，“对账”、“外币”、“数量”等。在凭证输入过程中，凡是涉及到这些科目的分录，在输入完会计科目后，系统自动根据该科目的性质提示输入相关数据。4、凭证录入模块设计中的灵活性问题（1）科目联机查询功能（参照科目对照表录入）（2）计算器功能（调出内部模拟计算器）（3）凭证即编即打功能（输入、显示时，打印）,3、辅助核算和管理数据的输入,商业大学会计系会计信息系统课件,1、凭证审核目的与功能 记账凭证审核的目的：一是发现凭证输入过程中无法检测到的错误；二是为记账提供依据，只有审核过的凭证才能记账。记账凭证审核的功能：完成对录入的记账凭证进行确认、合法性、有效性审核，审核无误的凭证方可进行记账。2、凭证审核方式（1）人工审核方式（静态屏幕审核方式）是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对凭证进行检查。这种方法受操作员熟练程度的影响较大，而且长时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。,（二）凭证审核,商业大学会计系会计信息系统课件,是将同一批记账凭证再输入，通过计算机比较两批输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。通常将这种方法称为“二次输入法”。,（2）自动审核方式（二次输入审核方式）,3、凭证审核模块应具备的控制功能,1）无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一人；2）凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以；3）取消审核只能由审核人自己完成。,商业大学会计系会计信息系统课件,凭证的查询：是对各种凭证（未审核凭证、已审核凭证）的显示和打印；,（三）凭证查询与汇总,凭证汇总：是对已审核记账凭证按总账会计科目汇总，以便反映科目之间的对应关系，以满足财务管理的需要。生成凭证汇总表显示或打印等。,商业大学会计系会计信息系统课件,四、账簿管理模块设计,账簿管理包括：记账处理、账簿查询和期末结账等功能，只有记账和结账后所产生的账簿与报表才是有效的会计信息。（一）记账 记账模块的功能是根据记账凭证文件或临时凭证文件中己审核的凭证，自动更新账务数据库文件，得到账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。,商业大学会计系会计信息系统课件,1.记账含义的变化 在手工方式下的“记账”是根据记账凭证逐笔登记日记账和明细账，登记总账。在计算机方式下的“记账过程”是根据记账凭证文件或临时凭证文件中己审核的凭证，高速、快捷、准确地自动更新账务数据库文件，得到账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。,2、记账方式 财会人员只要使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确、高速完成。记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，即可一天记数次账，也可以多天记一次账。,商业大学会计系会计信息系统课件,3.记账处理过程描述,（1）记账凭证的检验。（2）保护记账前状态。（3）开始记账。（4）取“临时凭证文件”中已审核的一条记录（一张凭证），如果文件没有结束，继续执行，否则转到第9步。（5）以该条记录中的科目代码为查找关键字在“汇总文件”中查询相应的记录，更新“汇总文件”的“科目余额”和“发生额”，并逐级更新“汇总文件”中该科目的父科目的“科目余额”和“发生额”。（6）如果取出记录的科目性质为“对账”，则将该记录追加到“企业银行对账文件”。（7）将该记录追加到“历史凭证文件”。（8）将该记录做记账标志“T”，返回4。（9）从“临时凭证文件”中删除记账标志为“T”的所有记录。（10）关闭所有文件，结束记账过程。,商业大学会计系会计信息系统课件,4.记账处理过程的详细设计,开始,程序流程图的描述,商业大学会计系会计信息系统课件,记账处理详细设计的PDL语言描述,PROCEDURE 凭证记账打开 临时凭证文件、科目文件、历史凭证文件、汇总文件、企业对账文件DO WHILE 临时凭证文件没到库底 取临时凭证文件中已审核的一条记录 将该记录更新汇总文件（并逐级更新）IF 科目性质是对账 将该记录追加到企业对账文件 ENDIF 将该记录追加到历史凭证文件 将该记录作记账标记 记录指针加1ENDDO删除临时凭证文件中所有有记账标记的记录关闭所以文件返回调用模块,商业大学会计系会计信息系统课件,5.记账过程文件之间的数据传递关系,作标志“T”,从“临时凭证文件”中删除记账标志为“T”的所有记录,商业大学会计系会计信息系统课件,账簿的查询包括：日记账、明细账和总账。由于查询并不需要修改数据，因而其查询要求虽然不一，但基本流程大体上相同；不同的只是打开的文件和显示与打印格式不同而已。账簿查询的输出方式主要包括：屏幕显示输出、打印机打印输出、引出到磁盘的输出等。1.日记账输出模块设计 日记账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从汇总文件、历史凭证文件中提取数据，经过加工后输出相应的日记账。,（二）账簿查询,商业大学会计系会计信息系统课件,（1）日记账格式设计,一般包括普通三栏式日记账、复币式日记账。普通三栏式日记账格式如下：,商业大学会计系会计信息系统课件,（1）用户输入日期和科目代码，告诉计算机准备输出何时、何种科目的日记账。（2）在不同的工作区中打开汇总文件和历史凭证文件，并从历史凭证文件中筛选出用户输入日期科目的记录。（3）输出表头。（4）从汇总文件中取出用户输出科目的期初余额或通过计算得到期初余额，并将其输出在相应的位置。（5）输出日记账主体，即选择历史凭证文件，取一条记录，如果遇到文件结尾标志，转（10），否则继续执行。（6）判断是同一天的记录吗？如果是，则继续进行下一步；否则，执行（9）。（7）依次输出日、月、凭证号、金额内容。（8）累加当日小计，下移一条记录，继续执行（6）。（9）输出当日小计，返回（5）继续输出下一天业务。（10）选择汇总文件，提取本月借方发生额、贷方发生额、累加借方、累加贷方、余额或计算出余额，输出本月合计、本年累计数据。（11）关闭所有数据库，结束过程。,（2）输出日记账的处理过程,商业大学会计系会计信息系统课件,输出日记账的处理流程,开始,商业大学会计系会计信息系统课件,手工条件下，考虑到工作量的关系，只有少量重要科目记日记账，如现金日记账、银行存款日记账、销售日记账。在计算机方式下，由于输出日记账过程非常快捷，所以每个科目都可以有日记账，同时又有明细账。区别在于重要科目的日记账必须日日打印输出，而其他科目的日记账可视需要显示输出或按月、季、年打印输出。对于重要科目可以设计“日报表”功能。,（3）日记账输出方式,商业大学会计系会计信息系统课件,明细账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从历史凭证文件和汇总文件中提取数据，经过加工后输出相应的明细账。（1）明细账格式设计 主要有三栏式、复币式、数据金额式和多栏式四种形式。三栏明细账格式如下：,2.明细账输出模块设计,商业大学会计系会计信息系统课件,三栏式、复币式或数量金额或明细账与日记账仅有一点差别，就是明细账不需要每日经济业务输出完毕后输出当日小计行。因此，其处理过程参照日记账的处理过程。（3）明细账输出方式 由于在计算机条件下随时都可以通过屏幕，高速、准确、方便地查询各种明细账，因此，明细账即可以按月打印输出，也可以按季、年打印输出。注:在计算机账务处理系统中减少或取消多栏式明细账，并编制一些必要的报表来集中反映有关科目经济业务的发生情况（如企业管理费明细表）。,（2）输出明细账的处理过程,商业大学会计系会计信息系统课件,3.总账输出模块设计,总账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从汇总文件中提取数据并输出相应的总账。（1）总账格式设计 总账一般采用两种格式：一种是三栏式总账；另一种是用余额表或科目汇总表代替总账。,商业大学会计系会计信息系统课件,（2）输出总账的处理过程,（1）用户输入日期，告诉计算机准备输出 何时的总账。（2）打开汇总文件。（3）输出表头。（4）从汇总文件中取出一条条记录的基本 数据，将其输出在相应的位置。（5）输出表尾，关闭数据库，结束处理。,商业大学会计系会计信息系统课件,手工会计处理中有结账过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求。结账包括:期末转账业务处理、月结和年结。结账是一种批处理，只允许每月结账日使用。在计算机条件下不同于手工条件下，可以在上月未结账的情况下，输入下一个月的凭证甚至在去年12月的账未结的情况下输入今年的凭证，这就是采用计算机处理后特有的跨月制单。,（三）期末结账,商业大学会计系会计信息系统课件,1、保护结账前状态。保护结账前的所有数据到硬盘备份目录，发生