物业管理系统主要功能模块的演示.ppt

物业管理系统主要功能模块的演示,2010年8月6日,麦耀泉NC咨询顾问 用友房地产与建筑行业解决方案业务部,电话：（86）Email:,第一阶段业务培训,1、提升信息化管理的意识，树立物业系统全面应用的信心；2、熟悉物业系统登陆方式，了解NC操作界面的各栏目分布；3、了解物业系统模块分布，熟悉网络版物业软件的管理思路；4、了解物业系统参数设置，掌握基础数据的内容和业务关联；5、了解项目楼栋房产建立，掌握物业客户管理的方式与优势；6、了解物业收费功能模块，掌握收费基础数据的初始化方法；7、了解租金管理功能模块，掌握租赁合同的数据录入和管理。,物业管理系统学习目标,物业管理系统功能演示,第一节了解未实现信息化之前物业管理的困惑,第二节掌握物业系统的科学管理思路,第三节了解物业系统学习的常用方法,第四节简单介绍物业模块的分布情况,第五节 快速熟悉物业基础档案的内容,6,第六节 客户管理与客户服务的内容,5,4,3,2,1,7,第七节 收费管理模块的基础设置和业务流程,8,第八节 租金管理模块的功能介绍,1、缺乏实时监控手段：各管理单位分散运作，具体的运作细节总部无法及时了解，在投诉处理进度、维修跟进进度、设备维保进度、应收款金额、收费率等方面缺乏实时控制能力；总部财务统计报表不实时，每月的收费情况都只是依赖于各管理单位每月月底提交的统计报表后再进行汇总，领导无法随时了解公司的总体情况，各项目的欠费催收情况等；,第一节了解未实现信息化之前物业管理的困惑,1、解决策略：采取网络版软件平台，实现随时在线查询各服务中心的业务数据；服务器数据集中管理，集团统一控制物业基础数据的设置权；集中式权限管理，可随时控制每一个用户的系统操作；报表可分层级（服务中心公司集团）查询，领导可看到各项目汇总；领导可在线查询业务报表，数据可实时进行统计，部分可穿透到具体单据。,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,2、统计口径的差异性：由于各管理单位单个运作，业务操作流程与处理方式多样，费用项目名称各异，在数据统计口径上不可避免地存在一些差异性，导致总部收集的统计报表在可比性在存在不足之处，在工作考核时必须耗费很多精力来调整和融合以弥补这些差异，再加上手工操作，加大数据统计的时间与难度，报表的数据未能满足领导层决策的需求；,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,2、解决策略：物业基础数据由公司统一设置规范所有物业项目档案的编码与名称；公司统一制定报表格式，制定楼宇建立规则，创建服务中心档案；公司统一设置业务处理时限、业务考核参数、统一工作预警标准。系统支持自定义查询功能，可按领导的需求查询到相应的报表数据。,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,客户化功能,为NC-ERP业务模块提供基本的服务，是所有业务模块的平台基础,1、提供基础数据服务（各类参数、基础档案）,2、提供平台管理服务（权限管理、系统维护）,3、提供平台集成服务（信息交换平台、数据传输平台）,4、提供平台应用服务（查询引擎、模板管理、预警平台、审批流管理、单据号管理）,5、提供平台开发服务（二次开发平台）,3、欠费大户的跟进力度：各物业企业都会有一些收费上的钉子户和欠费大户，此种情况对公司的运作有很大的影响，公司领导很关心这些客户的催款跟进情况，但只能依赖于服务中心手工的汇报，实时性不强，而且准度不高，效率明显不高；再加上原来的房产基础档案数据比较分散，难以统计一个项目的收支对比，或查询其投资回报情况。,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,3、解决策略：公司制定每期收费通知单的派发时限，制定规范的收/催费通知书的格式；系统可实现自动生成收/催费通知单，随时查询房间欠费明细表和收费率统计表，提供及时的催费数据；经过二次开发后系统可提供多种维度的欠费统计报表，例如：可按账龄分析、欠费原因分析等，增加项目的投入与维保费用记录，可按房产归属统计表；通过租金管理模块的合同管理，可以全面的记录所签的合同信息，随时查询前房产的状态。,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,4、人员岗位的优化配置：在未使用一体化的应用软件之前，各物业单位需要把收费单据人工上交至总部，再通过出纳与会计进行人工录入相关的会计凭证，才能生成统计报表，既不及时，又会出现数据的丢失或错误。未实现系统自动派单之前，人力的投入相当大，并存在较多的重复工作，大大增加了单位成本。对于整个收费流程，基层人员如分工不明确，会出现工作架空或操作疏忽的情况，未能保证资源利用的最大化。,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,4、解决策略：通过一站式的客服务中心模块，系统把投诉、维修、回访、费用生成等关节实现集中式办理，节省后台业务的二次处理，合理将岗位人员进行了优化；通过系统资源的共享，避免重复工作，利用现代通讯手段实现无纸化办公；通过收款汇总单和NC会计平台或开发财务接口实现会计凭证的自动生成；利用系统视图的接口，形成一线业务数据和二线管理系统的无缝对接。,第一节快速提升使用物业系统的兴趣,1、积极面对管理模式变革以主人翁的精神积极参与软件的实施推广工作，关注下属的操作进度，提供人手的支持与帮助，在工作分配时，有向信息化倾斜的意识，实现“手工”向“系统”的平稳过渡。2、吸纳新思维接受新工具借信息化手段提升工作效率，以事实为依归，以数据作判定；了解信息化用户情绪曲线，由“摆系统”转变为“用系统”，将“用得累”改成“用得活”，实现系统效用的最大化。,第二节掌握物业系统的科学管理思路,3、习惯以系统为伴日常事务可围绕系统的功能节点下达指标，从而调动下属的积极性，共同提高管理水平，每天至少抽出30分钟用在物业系统的登陆和数据的查询。4、了解产品的设计思路与特点新一代的网络版：在线操作、实时监控、体现人机合一健全的权限管理：通过以项目、部门、服务中心等维度进行权限分配，实现分岗位、分职权进行角色管理，系统用户实行集中式管理成熟的安全设置：通过密码策略控制用户登陆方式完善的审批设置：通过设置审批流，实现层级监管出色的报表体系：通过业务报表或查询引擎可以实时查询已发生的业务数据,第二节掌握物业系统的科学管理思路,1、快速熟悉物业系统的学习思路了解NC系统的由来：为何把软件系统称呼为“NC”？NC起源于1998年，到了2000年已全面推广。当时为了纪念新千年，所以取英文“New Century”的缩写为“NC”熟悉系统的思路：先了解系统功能模块的分布情况（有那些功能、在哪里操作），再熟悉各类业务的操作流程（先操作什么再处理什么最后要做什么），最后要懂得数据查询的方法（怎样找到想要的数据）。2、了解物业系统的功能特点系统突出数据集中、权限控制、在线操作、相互监控的特点，把所管辖的所有物业进行统一管理，实现收费项目统一、支付方式统一、会计科目统一、业务流程统一、报表格式统一等信息化集中管控的方法。系统通过制定规范的楼栋命名规则、合同类型、房产业态类型、客户投诉项目、报修分类项目等，实现业务程序的规范化管理。,第三节了解物业系统学习的常用方法,3、了解物业系统的管理优势系统通过多种的费用计算方式、灵活的仪表分摊方法、详细的租赁合同管理模块，实现物业收费的操作简单化与及时化；系统通过强大的查询体系、健全的标准模块设置，实现数据价值的最大化，为企业的快速决策提供保障；功能强大的二次开发工具与客户化设置平台，可以使用户根据实际需求自行对单据模板与数据参数进行个性定义。4、掌握几项常用的IE属性修改操作了解初次登陆NC系统前要做的相关设置。包括：下载并安装NC控件文件、设置IE安全参数、增加可信用站点、检查电脑（客户端电脑属性）的名称是否无汉字等；懂得系统的登陆方式、NC缓存文件的清除等。熟悉NC登陆后软件界面的展示、消息公告的发布、功能模块的打开方式、页签的布局方法等操作。,第三节了解物业系统学习的常用方法,5、了解系统功能菜单栏的风格功能页签打开的方式：双击点开，以IE网页形式展现出界面单据字段的必选项：蓝色字段这必填菜单功能键的分布：主要是增加、修改、保存、查询（提供多种查询条件）、参照（选定项目后双击即可代表点击“确定”）、行操作（增行）、执行（提交、审批、弃审）、完成界面的浏览方式：列表显示与卡片显示系统提示一般为：对话框（其中报错是显示红色“”）6、了解不同功能模块之间的关联关系客户化参数设置与客户关系管理各模块的关系租金管理收费管理两者的关系楼栋档案房产资料客户管理员三者之间的关系客户收费标准应收费用计算收费清单收款单四者之间的关系,第三节了解物业系统学习的常用方法,物业管理系统,1,2,3,4,基础设置,物业档案,业务处理,报表体系,Internet,第四节 物业管理系统的模块分布,参数设置,权限设置,计量单位,结算方式,收费标准,楼栋档案,房产资料,客户档案,合同分类,设备分类,人员状态,入伙管理,收费管理,租金管理,设备管理,投诉分析,维修统计,租金统计,收费统计,设备台账,客户服务,物业管理系统的数据流程,第四节物业管理的业务流程,1、用户角色和用户权限的设置流程角色管理权限分配用户管理资源权限控制2、物业基础数据的录入流程项目档案楼栋档案户型档案房产资料客户档案3、收费管理的基础设置（周期类）收费标准客户收费标准应收费用计算（仪表类）仪表类型房产仪表客户仪表关系客户收费标准抄表单应收费用计算（分摊类）分摊费用客户分摊分摊费用记录应收费用计算（收款类）收费清单收款单（预交冲抵）收款汇总4、租赁管理业务操作流程合同管理（租赁控制表签订合同）录入合同信息合同生效合同修订进场管理收费管理退场管理业务报表,第四节物业管理的业务流程,5、客户管理流程客户档案房产客户关系入伙管理房产过户6、客户服务流程投诉分类投诉登记单投诉处理单客户回7、报修管理流程报修分类报修单维修作业单日维修回访单8、装修管理流程装修项目档案装修申请装修巡查装修验收9、设备管理流程设备分类维保类型设备档案年计划月计划维保单统计分析10、环境、安全、消防管理流程事件类型区域年计划月计划工作单,公司级：项目档案、户型档案、楼栋档案、房产资料、票据管理,物业管理系统基础档案,集团级：业态类型、户型类别、朝向类型,集团级：安全事件类型、消防事件类型,公司级：维修分类、物资档案、设备档案,管理处：客户档案、人员工作状态,公司级：管理处档案,集团级：公司目录、币种、公司账套、人员类型、结算方式、计量档案,集团级：维修大类、物资分类、投诉分类、特约服务分类、装修项目档案,第五节 快速熟悉物业基础档案的内容,（初始化）,公司级：人员档案、部门档案,集团级：收费项目、合同类型,管理处：房间客户关系的关联,公司级：管理处楼栋引用,集团级：设备分类、维保类型,管理处：仪表类型、收费标准,公司级：环境、安全、消防区域,物业基础数据之一：房地产项目档案的建立,就相当于我们的单独核算统计的对象或区域；例如：裕中大厦（办公楼）东一围（土地）,物业基础数据之二：业态类型的增加,就相当于我们不同类型的房产资源或土地状态；例如：办公楼鱼塘,物业基础数据之三：项目CRM信息维护（增加业态）,主要是设置项目的类型、类型和性质；再关联该项目存在的业态,物业基础数据之四：楼栋档案的增加,主要定义楼栋编号和名称，规范日常的称呼；记录该楼栋的相关信息，便于管理者查询,物业基础数据之五：户型档案的建立,可以按不同业态的类型来定义户型类别，一般针对住宅项目比较应用广泛些,物业基础数据之六：快速建房（自定义前缀）,主要是针对初始化后增加的房产，则可通过自定义建房的方式来补充房产资料,物业基础数据之七：房产资料（可Excel导入）,物业基础数据之八：管理处档案,主要是定义管理区域，即片区内有哪几个管理分区或理解为划分管理范围,物业基础数据之九：管理处房产引用,主要是把建立的楼栋，与管理处档案进行关联，即哪些楼栋属于这个管理处管理的,物业基础数据之十：管理处人员引用,为管理处的工作人员定义工作范围或职权范围,休息分钟分钟分钟分钟,1,2,3,4,业主管理,客户管理,第六节 客户管理与客户服务的内容,租户管理,商源管理,房间客户关系,客户管理之一：客户类型的增加,主要是把客户按一定的性质进行分类，主要应用于商场的客源管理,客户管理之二：客户档案的增加,记录客户的名字或名称等重要信息，便于日后的查询与联系，也即客户档案通讯录,客户管理之三：房间客户关系（房与人的关联）,主要是把“房”与“人”形成关系，即这个房是哪个人的，对于以租赁业务为主的公司，在录入租赁合同后，系统性会自动关联,客户管理之四：客户档案的查询,客户管理之五：商源信息的增加,客户管理之六：潜在客户的跟踪,主要应用于商铺的招商阶段或客户情况收集时使用该模块,第六节 客户管理与客户服务的内容,客户服务管理,基础设置,入伙管理,投诉管理,装修管理,维修管理,特约服务管理,客户服务基础设置之一：装修项目档案的增加,主要是把日常客户申请装修的内容进行分类，便于以后的装修巡查与报表的统计表,客户服务基础设置之二：维修分类的增加,主要是针对客户日常提出的维修内容进行分类，便于工程人员派工和报表的统计，管理者的决策分析,客户服务基础设置之三：维修项目分类的增加,主要是对维修分类进行细化，并设置每个项目的维修到场、处理与回访的时限，便于考核与监督,客户服务基础设置之四：特约服务项目的增加,一般是针对有提供有偿服务的小区或单位，对服务类型进行细分，以便产生对应的收费金额,客户服务基础设置之五：入伙资料档案的增加,规范客户办理入伙时需要携带的证件或文件，即办理收楼或进场手续时需要核查的资料,客户服务基础设置之六：入伙签署文件的增加,规范客户在收楼或进场时需要与管理方签订的文件种类，便于档案管理,客户服务之一：入伙登记单,客户服务之二：投诉登记单,客户服务之三：装修申请单,客户服务之四：报修单,客户服务之五：特约服务单,休息分钟分钟分钟分钟,1、收费标准（计算公式）,2、客户收费标准（关联客户）,3、仪表类型（买表）,4、房产仪表（挂表）,5、客户仪表关系（配表）,7、客户分摊（关联）,6、分摊费用（公式）,8、抄表单（仪表行度录入）,9、分摊费用记录,10、应收费用计算（生成应收款后预交冲抵）,12、收费清单（查询欠费）,11、收费通知单（派单）,14、收款单（发票打印）,收费周期,13、租金管理（合同生效）,第七节 收费管理模块的基础设置和业务流程,收费管理基础设置之一：服务中心收费参数,针对不同管理处的情况，可设置不同的收费参数，约束日常的系统操作规则,收费管理基础设置之二：收费项目的增加,规范整个集团的收费项目名称即收费的科目，便于报表统计口径的一致,收费管理基础设置之三：收费标准的增加,收费管理基础设置之三：计算公式的编辑,收费管理基础设置之四：客户收费标准的增加,收费管理基础设置之五：预交方案的增加,定义客户预交款的抵扣范围，即用于抵扣哪些费用,收费管理基础设置之六：票据管理,由公司统一发配票据本，包括种类、起止号码，记录领用人、核销人等,收费管理基础设置之七：管理处票据管理,查看票据的使用情况，记录开票人员与日期,收费管理基础设置之八：期初应收款（前期欠费）,记录系统启用时点前，客户的欠费情况，通过导入模板统一导入系统，日后可以进行收款操作,收费管理基础设置之九：期初预交款（余额）,记录系统启用时点前，客户的预交款剩余情况，通过导入模板统一导入系统，日后可以预交冲抵操作,收费业务之一：应收费用计算（生成应收款）,收费业务之二：临时费用单（产生应收数）,对于个别收取的业务性费用，通过临时费用单来生成应收款和关联收款操作,收费业务之三：费用调整（操作需要有批文）,对于已生成的应收款，发现有错误后，可以进行费用调整，修改应收款金额,收费业务之四：收费清单（收费台账）,收费业务之五：收费通知单（派单）,向客户派送每期的应缴款项情况，也即日常称呼的“派单”,收费业务之六：收款单（收费入账）,收费业务之七：收款调整单（复核有错误时）,对于已收取的实收款，发现错误时，可进行收款调整，前提是未汇总至会计平台,收费业务之八：预交冲抵（预交款扣欠费）,客户之前有预交款，到了对应的应交月份，即已产生新的应收数，则要进行抵扣处理,收费业务之九：收款汇总单（传会计平台）,收费业务之十：现金日结单,收费业务之十一：月末结算,收费业务之十二：收费类的业务报表,进场管理 进场日期 装修日期仪表底数领用物品交接验收记录,租赁控制表 房产加载 合同签订面积变更收款,退场管理 退场类型 退场日期费用清算物品移交,第八节 租金管理模块的功能介绍,合同管理 合同基本信息录入 租金参数录入生成租金标准生成租金拆分合同审批合同生效,租赁业务之一：租赁控制表,租赁业务之二：合同管理1,租赁业务之二：合同管理2,租赁业务之二：合同管理3,租赁业务之三：合同修订,租赁业务之四：多种经营合同,租赁业务之五：进场管理,记录进场日期、水电仪表底数、领用物品等,租赁业务之六：退场管理,记录退场日期、进行费用结算、退还领用的物品,租赁业务之七：租赁业务报表1,租赁业务之七：租赁业务报表2,租赁业务之七：租赁业务报表3,租赁业务之七：租赁业务报表3,咨询顾问：麦耀泉 2010-8-6,演示到此结束,