【教学课件】第五章笔头沟通技能.ppt

第五章 笔头沟通技能,主要内容,笔头沟通的作用和类型受众导向的文字组织原则笔头沟通的语言组织技能文章(或报告)写作过程报告的书写如何起草公司年度工作报告,一 笔头沟通的作用和类型,笔头沟通的问题商务文件写作 许多人认为商务文件应该采用十分正式的文字，严格采用富有逻辑的观点。结果往往是教条刻板、冗长乏味，没人愿意去读。把创造性带到纸面上来相当重要，原因在于它是热忱、激情和人性的源泉。正是创意的那一面让读者觉得有趣、以人为本并且真实。,“口说无凭 落笔为准”发表研究成果以文字为表达方式，是最有效的整理思路、建构严密信息逻辑的手段。传递感情以文字为表达方式，给对方无限的想像空间，并可以反复阅读拉近彼此的距离。传递信息以文字为表达方式，给受众充分的依据，准确地领会意图，实现信息的准确传递。,一 笔头沟通的作用和类型(续),沟通信息容易记录，并能得到永久的保存由于其保存性强，且不易“污染”，可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的受众得到真实的信息对读者来说，笔头沟通的信息传递方式速度快（读比听快）笔头沟通可以特别关注问题的细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节方面的信息可以采用比口头表达更为精确的用词,一 笔头沟通的作用和类型(续),笔头沟通类型内容不同：商务信函、协议、合同、单据、申请报告等载体不同：纸张沟通、传真沟通、电子邮件沟通,一 笔头沟通的作用和类型(续),二 受众导向的文字组织原则,受众分析同样是笔头沟通的重要前提受众对信息的第一反应会是什么受众到底需要多少信息以何种方式编辑信息以激发受众兴趣,二 受众导向的文字组织原则(续),受众对信息的第一反应会是什么这个报告他（她）是否会看？会如何看？仔细从头看到尾还是粗略看个大概还是只看个开头就扔到一边？他会关注什么？,答案是如果受众认为这个报告对于自身事业的发展很有用，他们不但会认真地看，而且会积极采取行动。如果受众在看到报告后，第一反应是似乎与自已没有关系，或者对报告没有兴趣，就给我们提出了挑战，如何才能让他们感兴趣呢？,二 受众导向的文字组织原则(续),受众对信息的第一反应会是什么,1 报告的开头就昭示该信息的重要性以及与受众的相关性2 为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期3强调积极的结果和对方能感觉到的好处，减少敌意,1 避免用词傲慢、粗鲁、冷漠、含敌意、家长式的教训2 避免冗长、乏味的陈述3 避免不必要的重复4 避免复杂的长句和对方不清楚的专业用语,要 与 不要,二 受众导向的文字组织原则(续),受众到底需要多少信息受众对讨论的主题知道多少？如果你提供的信息是新的，受众陌生的，那么你需要把相关的概念、主题表达清楚，并以受众熟悉的方式编辑内容。受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是来自个人经验？如果你希望改变受众对某一信息的认知，那么你需要首先认可受众的早期认知，用理论、数据说明受众的早期认知在这里不适用，并在不伤面子的情况下，提示受众情况已发生变化，态度和方法也要作相应的调整。要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息。使用“正如你所知”等类似词语提醒对方有关信息，把大家接受的内容放入句子中。,二 受众导向的文字组织原则(续),以何种方式编辑信息以激发受众兴趣站在受众的立场提供积极的信息以友善的态度，采用生动、短篇、语言谈论共同的利益，并在文章结束语和敬称上让受众感觉到在这个正式或非正式群体中的归属感在编辑信息时，注意受众的语言、结构和格式的偏好以受众喜欢的写作风格，让受众了解所需信息的具体内容,二 受众导向的文字组织原则(续),三 笔头沟通的语言组织技能,笔头沟通在语言逻辑、内容组织、结构安排上远比口头沟通考究得多。表现为三个层次：整体层次：整篇文章或报告前后逻辑性强，论点、论据、论证融为一体，脉络清晰，自然而然地引出问题、分析问题和解决问题。局部层次：每一个论点的论证与结构内容上，逻辑清晰，有层次感，有理有据。单句层次：每个完整的句子结构都有逻辑性，主语、谓语、宾语的齐全并描述准确。,现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移。分析后认为，原因在于：B商场运用彩色广告方式B商场重新布置商场以吸引新的顾客B商场的媒体曝光度提高了20%A商场在库存、采购和促销方面能力较差A商场降低了广告预算A商场在维持商场整洁和有序方面有不良的记录,三 笔头沟通的语言组织技能(续),如果我们不改变现实，B商场将继续侵蚀我们的市场份额一主要问题 现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移，具体体现为二原因分析B商场正在侵蚀A的市场份额的原因在于：1.A商场内部的问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面的缺乏控制，顾客在逐渐疏远，他们不能发现他们想要的东西2.商场先进的市场营销策略当我们在减少广告预算的同时，商场加大了在媒体上的投入，设计更好的广告，重新布置商场以吸引新的顾客三解决方式尽管提高商场的功能一开始会提高成本，但从长期看，这些成本能更多地从长期收益中得到补偿四采取措施根据上述问题分析，我们应该采取以下一些措施,主题,提出问题分析问题解决问题,三 笔头沟通的语言组织技能(续),四 文章(或报告)写作过程,收集材料,组织观点,起草文稿,提炼材料,修改文稿,写作过程的五个阶段,1,2,3,4,5,写作阶段,准备阶段,阶段一 收集材料 二个资料来源：文献资料 信件、文章、统计数据、财务报告、网络上的信息等等 调查材料 面谈、电话访谈、深度访谈、笔记等等,四 文章(或报告)写作过程(续),阶段二 组织观点 建立系统的观点结构，有利于提高写作效率 四个步骤：1 分组：以问题和原因，时间和步骤，主要观点和次要观点的思路将相似的观点和事实组合成一体 2 选择观点和素材：依据分组的结果，提出初步的结论和建议 3 归纳标题：将结论和标题归纳成一个简短明了的标题。（一个好的标题）4 论据和结论的合理编排：对不同的报告和沟通对象的特点，策划相应的编排次序。（先说什么，后说什么）,四 文章(或报告)写作过程(续),阶段三 提练材料 四个标准：要概括文章的主要观点，善于用一、二句话来概括整篇文章的主要观点，同时分清主要和次要观点；要根据不同的对象选择论证材料（是思辩型的逻辑推理VS实证型的数据证明）要以尽可能快的速度表达观点说服对方 用精炼的词句说明观点，做到惜字如金,四 文章(或报告)写作过程(续),阶段四 起草文稿四个技巧：一是不断训练用电脑直接写作的习惯二是不要一边写一边改，连续的思路比语句的润色更为重要三是不要拘泥于写作顺序，可以从结尾开始写，也可以从中间开始写四是不为断断续续地写，最好能一气呵成,四 文章(或报告)写作过程(续),阶段五修改文稿 四个修改内容 一理清你的观点 二整体上修改文稿的观点，注意逻辑性 三修改文中的词句 四文章具体措辞、语法和标点符号,四 文章(或报告)写作过程(续),五 报告的书写,报告的概念 报告是一种搜集研究事实的人（信息源）与由于某种目的而要求看报告的人（接收者）之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为决策和行动的基础。报告的类型 口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件,报告的目的 为什么要写报告(Why)，这决定了你的报告内容(What)了解授权调查的范围，即确定调查范围和限制 为什么需要这份报告？为谁写这份报告？他们用这份报告干什么？,五 报告的书写(续),五 报告的书写(续),“关于开展全国抽奖申请的评估情况研究”1.3“关于开展全国抽奖申请的评估情况研究”的工作主要着重于对开展全国抽奖申请的评估，以确定现在的抽奖申请是否按“国务院关于的规定”中第五章的规定实行许可证制度。1.4 调查工作的目的在于：检查是否按照有关法案的立法宗旨，公平一致对待所有申请人，建立合理的评估程序以审查关于开展全国抽奖的申请，授予“规定”第五节中的许可证。确认申请人的最终人选是以合理恰当的方式确定的，是根据设定的评估程序和对其证据充足的合理修改，在允许主席本着有关法案的立法宗旨合理行使其决策权的情况下做出决定的。确认授予的许可证是否符合合格申请的有关条件。,授权调查的内容、目的等一般要在报告正文前简述一下,报告的必备条件报告的主题应该统一。一般一个报告只涉及一个主题，不包括不需要的和与主题无关的内容报告的内容应该完整，包括读者需要的所有内容报告的信息应该准确报告的结构应该清晰、有条理。按逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容报告的写作风格应该是简单、精炼,五 报告的书写(续),五 报告的书写(续),报告的基本结构,内容简介清楚说明真正的主题指出报告的目的简介如何获取这些信息以最简单的形式提出结论、事实和建议说明据以安排正文的计划,五 报告的书写(续),报告正文 按照一定的逻辑关系（如因果关系或时间顺序），列出所有的事实，并按提出问题、分析问题和解决问题的思路引导读者顺理成章地得出后面的结论和建议。,五 报告的书写(续),最后部分 简要、清楚、总结性地提出得到的结论建议，与内容简介和正文部分相协调，同时，不要再引入任何新的观点,五 报告的书写(续),论文的标题标题设计 标题设计的目的在于便于读者的阅读和理解，因此标题要准确反映文章的核心内容，标题要精炼。标题编号 一、1.（一）1.1（二）1.2（三）1.3 二、2.（一）2.1,五 报告的书写(续),长篇报告的标准格式,五 报告的书写(续),前页 扉页 授权页 目录 附表与附图一览表 前言、引言 致谢 摘要,主报告 内容简介 事实与讨论 结论和建议,3 附页 参考书目与文献 附录 索引,扉页 扉页是读者阅读报告时首先接触到的内容，因此扉页的功能在于帮助读者从一大堆报告中找到所需要的报告 关于什么内容的？（报告的主题）谁写的？（作者）为谁写的？（要求提交报告的人或团体）从哪来的？（写作人所代表的机构的联系方式）什么时间？（报告完成日期）,五 报告的书写(续),扉页,五 报告的书写(续),麦哲伦环球科技股份有限公司,关于在HZ高新技术开发区设立新厂址的报告,提交给：麦哲伦董事长麦哲伦环球科技股份有限公司董事会,报告人：哥伦布 发展部经理电话：（0571）5172242,二零零玖年十二月十八日,六 如何起草公司年度工作报告,第一步：充分准备第二步：构筑框架第三步：修改完善,明确报告目的,构思报告结构,选择合适素材,完成报告草稿,收集反馈信息,提炼有用观点,修改编辑加工,复查完善成稿,第一步：充分准备（1）思想准备 提前一到一个半月做为年度工作报告的思想准备：一是弄清楚报告的性质，半年性还是年度报告；二是弄清楚报告的受众，是给董事长的报告还是给总经理的报告还是给部门经理的报告。（2）材料准备 一是平时建立自己的信息库，养成良好的收集信息的习惯；二是在写报告前明确领导意图，有针对性地收集和补充信息。（3）明确受众 弄清楚谁会来听报告，报告的内容、组织方式、信息编码的方式都会有所差别（4）明确目的 明确报告中期望达到什么效果和目的。,六 如何起草公司年度工作报告(续),第二步：构筑框架明确报告的思路与框架可以是提出问题、分析问题、解决问题可以是前一年工作的总结与回顾、确定下一年的工作目标、明确下一年的工作任务常见年度报告框架：第一部分：过去一年的工作回顾第二部分：提出下年度工作总体思路第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务第四部分：明确完成上述目标和任务的措施第五部分：简要总结，发出号召,六 如何起草公司年度工作报告(续),第三步：修改完善 根据主题和各标题，充实报告内容。并反复阅读和修改直到满意为止。,六 如何起草公司年度工作报告(续),The End,