《账务处理系统》PPT课件.ppt

4-2 账务处理系统,【学习目的与要求】：了解账务处理系统目标理解账务处理系统业务流程理解账务处理系统功能结构掌握账务处理系统数据处理流程掌握账务处理系统数据库设计,2.1账务处理系统概述,账务处理是指从科目的设置、凭证的编制和审核、复式记账、对账、结账，一直到会计报告编制的整个过程。账务处理系统是指利用计算机完成会计账务处理工作的信息系统。企业内部的管理和外部相关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对企业所发生的经济业务进行加工处理后才可以得到，所以账务处理系统尤为重要。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念1会计科目及其编码结构体系会计科目是对会计要素分类的项目名称。会计要素分为：资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润，会计科目也相应的分为资产类科目、负债类科目、所有者权益类科目、成本类科目和损益类科目五大类。在企业会计制度中，规定这五类会计科目编码的第一位分别是1、2、3、4、5，同时分别用一组数字对同类科目进行编号。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念1会计科目及其编码结构体系由于账务处理系统中绝大部分功能模块的处理过程都和会计科目有关，所以会计科目结构体系设计是关系到账务处理系统成功与否的关键。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念1会计科目及其编码结构体系会计科目结构体系设计包括：多级科目编码体系的选择(动态编码、固定编码、分段编码)、会计科目属性和性质的设计、辅助核算项目设计、科目编码的校验算法设计等内容。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念1会计科目及其编码结构体系本书中我们采用是的固定会计科目编码结构体系，即科目共分为3级，其中一级科目3位，二级科目2位，三级科目2位，基本形式为：xxx-xx-xx。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2会计凭证会计凭证，是记录经济业务、明确经济责任的具有法律效力的书面证明，是记账的依据。会计凭证是账务处理系统的主要基础单据，账务处理系统中的所有账簿数据基本上都从会计凭证中得到。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2会计凭证会计凭证按填制的程序和用途，分为原始凭证和记账凭证两种。原始凭证，俗称单据，是证明经济业务已经发生或完成明确经济责任，并据以记账的书面文件，原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2会计凭证记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是登记账簿的直接依据。记账凭证，按其反映的经济业务的内容不同，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2会计凭证手工处理中，不同性质和行业的单位使用的凭证样式也许是不同的，但在账务处理系统的总体设计时，通常先设计一个通用的凭证界面模版，包括所有需要的项目，供具体功能模块调用，所以在整个系统中凭证样式是相同的。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2会计凭证凭证设计包括：凭证格式设计、凭证界面设计、凭证项目设计、凭证项目校验算法设计等内容。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2.会计账簿 会计账簿是以会计凭证为依据，由具有专门格式而又互相联系的账页组成，用以连续、系统、全面地记录和反映经济业务的簿籍。账务处理的账簿多种多样，按照账簿的用途可以把账簿分为三大类：序时账簿、分类账簿和备查账簿,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2.会计账簿（1）序时账簿，也称日记账。是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。常见的序时账簿有“现金日记账”、“银行存款日记账”。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2.会计账簿（2）分类账簿。是对全部经济业务进行分类登记的账簿。按其反映内容的详细程度不同，又分为总分类账和明细分类账。总分类账簿简称总账，根据总账科目设置账户，用来分类登记全部经济业务，提供总括核算资料。明细分类账简称明细账，根据明细科目设置账户，用以分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料。常见的分类账簿有“总分类账”、“三栏式明细账”、“多栏式明细账”。,2.1账务处理系统概述,2.1.1账务处理系统的基本概念2.会计账簿（3）备查账簿，又称辅助账簿。对某些在序时账和分类账中未能记载的事项进行补充登记的账簿。,2.1账务处理系统概述,2.1.2账务处理系统的主要特征1、规范性强，一致性好，易于通用化。账务处理系统的记账原理是复式记账法，这是世界通用的会计记账方法，它必须遵循以下一系列原则：“有借必有贷，借贷必相等”、资产负债所有者权益、总账余额=下属明细账余额之和、总账发生额=下属明细账发生额之和等。故此在电算化软件实现上易于商品化和通用化，目前国内外市场已有大量的商品化账务处理系统软件。,2.1账务处理系统概述,2.1.2账务处理系统的主要特征2、综合性强，在整个会计软件系统中起核心作用。账务处理系统是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面，账务处理系统除直接采集部分原始数据进行加工处理外，还需要把其他相关系统产生的综合数据转入进一步处理，以得到全面反映经济活动的总括性信息。因此，账务处理系统所产生的信息具有很强的综合性和概括性，能准确地反映企业全部的财务状况和经营成果。,2.1账务处理系统概述,2.1.2账务处理系统的主要特征3、严密性账务处理系统处理的内容除综合数据以外，还包括现金、银存收支等易发生贪污舞弊业务的数据处理，同时，其生成的报表还要提供给相关政府部门，所以在设计中必须安排严密的内部控制制度和安全保密措施，保证账务处理系统的正确性和结果的真实性。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制 由于企业内部、外部信息需求者所需要的会计信息几乎都是从账务处理系统所得到的，所以如果对账务处理系统不加以严格的控制，就会有可能导致财务信息出现差错或失误，从而给会计信息需求者和使用者带来不准确的会计信息，给企业造成严重的经济损失，损害企业的信誉。所以，账务处理的系统控制非常的重要。账务处理系统控制的重点是信息的完整性和准确性，以及保证输入信息的合理性、正确性和适用性。账务处理的系统控制主要侧重于以下几方面：,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制1权限控制权限控制的主要目的在于实现对系统操作员人员及其权限的管理，防止无关人员进入系统。由于会计工作本身所特有的性质，以及可追溯责任的要求，所以在账务处理系统中，要确保只有经过授权的人员才可以对会计数据等进行处理。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制1权限控制（1）操作权限控制操作权限设置是对操作员的使用权实行一定的控制，明确职责范围，保证会计信息的安全性、可靠性。所以在系统使用之前，必须进行操作员权限设置。在这里，系统主管具有最高权限，只有他才能使用权限设置功能模块，行使人员权限设置功能，也就是对每个财会人员授权。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制1权限控制（2）口令密码控制操作员口令作为操作员密码，和姓名一起构成系统的第一防线，可以防止无关人员进入系统。当操作员进入系统时，自动提示输入操作员姓名和密码，只有姓名和密码匹配并且正确后才能进入系统。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目设置的控制（1）科目编码的控制无论是在初始化时还是在新增科目时，科目编码都不允许重复，不允许科目编码为空。其结构必须与账套参数中会计科目结果体系的设置一致。例如，科目编码规定为322，“银行存款中行”的编码不能为“102001”，应该为“10201。会计科目呈现树型结构，例如，科目“102”是“10201”和“10202”的上级科目。因而，科目设置时应该先输入一级科目，再设置二级科目及以下级科目，最后再设置末级科目。,2.1账务处理系统概述,2科目控制科目设置的控制（2）科目名称的控制科目名称可以是汉字、字母或者混合表示，不允许科目名称为空。在有限的长度内，尽可能准确，以便于区分。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目设置的控制（3）科目性质的控制根据会计制度中规定的科目性质，（如工业企业科目类型包括资产、负债、所有者权益、成本、损益；事业单位科目类型包括资产、负债、净资产、收入、支出），定义每个科目的性质。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目设置的控制（4）科目辅助核算的控制根据核算和管理的需要设置科目的辅助核算项目。譬如：单位往来、职员往来、部门、项目、外币、对账等。在以后的处理中可以根据核算项目完成对账、外币业务处理、辅助核算等功能。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目增加的控制（1）新增科目时，如果为明细科目，其上级科目必须存在。否则应首先设置上级科目，在输入下级科目，不然会导致明细科目没有总账科目。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目增加的控制（2）如果一个科目是明细科目，且已经有发生额和余额，不能为其增加下级科目，只能在年初进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目增加的控制（3）科目性质上下级必须一致。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目修改的控制（1）科目如果已经使用，科目编码则不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，则不能修改。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目修改的控制（2）如果一个科目有下级科目，科目编码不能修改。否则，会造成其下级科目没有上级科目。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目修改的控制（3）若科目设有辅助核算，科目编码不能修改。如果修改，会造成辅助核算信息不完整。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目删除的控制（1）如果科目已经使用，则不能删除。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目删除的控制（2）如果科目有下级科目，则不能删除。如果删除，会造成其下级科目没有上级科目。为便于科目调整，在科目没有使用的情况下，当科目有下级科目时，也可以同时删除其下级科目，但必须给出提示，确认后才可以删除。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2科目控制科目删除的控制（3）若科目设有辅助核算，辅助核算启用后科目不能删除。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制凭证录入是账务处理系统的数据入口，因此，必须保证凭证的正确性。一般来讲，凭证录入时的控制措施主要包括以下几方面,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（1）凭证号连续控制凭证号是凭证的标识，反映了经济业务发生的顺序，按照会计制度的要求，凭证应按月分类连续编号。在计算机环境下，一般通过系统自动分类编号来避免重号、漏号和串号发生。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（2）凭证日期的控制凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须是公历日期，凭证日期也由系统根据登录日期自动给出，但可以修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入。但在本期未结账，而本期以后的期间已有业务发生，应该允许输入本期以后的任意期间的凭证。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（3）科目编码合法控制存在性控制。即检查凭证输入时的科目编码是否在科目编码库存在，如果不存在，应给予提示。是否是最明细科目的控制。凭证输入时的科目编码必须是最明细科目编码。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（3）科目编码合法控制是否与凭证类型相符的控制。特定的凭证类型要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”等科目；收款凭证中借方科目必须出现“现金”或“银行存款”等科目。输入时应检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（4）金额控制任何一张凭证都必须满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，保存每一张凭证之前，必须进行借贷平衡检查。对于用户输入的凭证，若系统检查到借贷双方总额相等，则说明借贷平衡。反之，若计算机在校验中发现某张凭证借贷金额不等，系统则提示出错信息，并拒绝保存。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（5）记账凭证完整性控制凭证中需要输入的数据项目，包括辅助核算的数据，输入时每一项都必须输入完整。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制2.凭证录入控制（6）凭证修改控制操作员一般不能修改他人填制的凭证，如非得他人修改，应该采用冲销或补充更正法订正。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制4期初数据录入的控制（1）平衡检查控制在所有期初数据转入后，计算机应自动进行平衡检查，内容主要包括：上、下级科目数据要一致，即“上级科目数据=下属明细科目数据之和”；满足“资产=负债+所有者权益”；余额要与科目性质相符，如资产类科目可有余额，损益类科目无余额等。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制4期初数据录入的控制（）记账时的控制只有平衡检查通过后才能记账，同时应封锁该模块，禁止修改期初数据。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制5凭证审核的控制（1）审核人员的控制如果记账凭证已经通过审核，应将该凭证变为已审核状态，增加“审核标记”字样。从而直观的反映出凭证的被审核状况，审核一定要审核人进行。审核人员和制单人员不能为同一操作员，否则系统将拒绝审核。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制5凭证审核的控制（2）审核修改的控制如果要修改审核后的记账凭证，必须先取消审核，即把审核标记改为否后才可以进行修改。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制6 记账的控制（1）上月没有结账，本月不能记账。（2）未审核的凭证不能记账。（3）借贷不平或内容不完整的凭证不能记账。,2.1账务处理系统概述,2.1.3账务处理的系统控制6 记账的控制（4）系统启用第一次记账时，应检查期初余额设置是否合法，否则会导致借贷不平衡等问题。（5）经过记账的凭证以后将不再允许修改，只能采取补充登记或红字冲销凭证的方式进行更正。,2.2账务处理系统的目标,账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的系统，账务处理是指从设置账户、编制凭证和审核凭证、复式记账，一直到会计报表编制和报告的过程。无论是企业内部管理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统的目标如表2-1所示：,2.2账务处理系统的目标,表2-1 账务处理系统目标,2.2账务处理系统的目标,在实际应用中，有些单位的账务处理系统还要进行往来业务管理。对于往来业务较少的单位可以由账务处理系统实现，对于往来业务比较多的单位，则需要通过单独的往来管理系统进行往来业务的核算与管理。,2.2账务处理系统的目标,此外，为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统设计目标还应增加部门核算和管理、项目核算和管理、往来核算和管理等辅助管理以及自动转账等功能。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图账务处理流程主要有5种形式：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式、和多栏账核算形式。不同的账务处理流程其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同，其中科目汇总表核算形式最为常见，这里手工系统的业务流程图以科目汇总表核算形式为依据。账务处理手工业务流程图,图2-6 计算机处理业务流程图,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图由于上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析填制凭证及审核凭证部分流程图,图2-2填制凭证及审核凭证部分流程图,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图由于上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析登记账簿流程图,图2-3登记账簿流程图,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图由于上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析对账流程图,图2-4对账流程图,2.3账务处理系统业务流程,2.3.1 手工业务流程图由于上图比较复杂，特在此分为几个部分进行分析各种账簿、报表交由信息需求者使用部分流程图,图2-5 各种账簿、报表交由信息需求者使用部分流程图,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析1、根据原始凭证编制记账凭证。即日常经济业务发生时，业务人员把原始凭证提供给财会部门。由凭证录入人员在企业基础会计信息的支持下，直接根据原始单据编制会计凭证（其中包括收、付、转凭证）。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析3、登记日记账。出纳人员根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析3、登记日记账。出纳人员根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析4、登记各种明细账。一般单位根据业务量的大小设置各个会计岗位，即分别由多个财会人员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收账款明细账；一个会计专门登记材料明细账等。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析5、编制科目汇总表并登记总账。总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析6、月末处理。将本期所发生的经济业务全部登记入账，计算并结转本期损益和成本，结出本月各个科目的发生额和余额，并在此基础上编制会计报表。同时由于总账、日记账、明细账分别由多个财会人员登记，不可避免地存在着这样或那样的错误。因此，月末财会人员还要进行对账，做到账账相符，账证相符、账实相符。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析7、对账人员根据企业银行账和银行对账单中的银行业务进行对账，并编制余额调节表。,2.3账务处理系统业务流程,2.3.2 手工处理业务流程分析8、查询与生成报表。根据现金、银行存款日记账、明细账和总账编制管理者所需的会计报表和内部分析表。,2.3账务处理系统业务流程,计算机处理业务流程图账务系统计算机处理业务流程图如图2-6所示：,图2-6 计算机处理业务流程图,2.3账务处理系统业务流程,计算机处理业务流程分析1、首先，在系统启用时由凭证录入人员将本单位的基础会计信息（如企业基本信息档案、科目编码和名称、期初余额、客户档案、供应商档案、财务人员档案、仓库档案等）通过初始模块输入计算机，并保存在企业基础信息文件中。与手工处理流程相比，新增了初始设置模块，该模块在整个系统中的作用举足轻重。比如科目表的编码设置，直接关系到记账凭证,2.3账务处理系统业务流程,的凭证的录入、存储、查询效率；科目余额表金额的准确性，直接关系到计算机与手工账的接口问题；往来单位信息表和余额表直接关系到对往来单位辅助信息的核算和管理。,2.3账务处理系统业务流程,计算机处理业务流程分析2、新增了录入人员岗位，负责录入原始凭证，虽然工作量增加了，但确是必不可少而且十分重要的，直接关系到整个账务系统数据处理的准确性。,2.3账务处理系统业务流程,计算机处理业务流程分析3、凭证审核部分与手工差不多，有审核人员对未审核的凭证进行审核。如果审核通过，则对记账凭证作审核标记，否则，将审核未通过的凭证返还给录入人员。,2.3账务处理系统业务流程,计算机处理业务流程分析4、记账与手工处理不同，即记账人员发指令，计算机自动将已审核凭证中的数据传递到各类明细账中，实现记账。另外，由出纳人员发指令，计算机自动将已审核凭证中的数据传递到银行存款、现金日记账中。结账，即会计期末结账人员发指令，计算机自动根据凭证模板生成机制凭证，保存在凭证文件中，供记账使用；当所有凭证都记账后，计算机自动计算出本月合计、本年累计数据。,2.3账务处理系统业务流程,比较手工处理与计算机环境下的账务处理流程，可看出计算机处理并没有完全改变手工账务处理流程，而是将许多原手工操作的业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提高了账务核算的效率和准确度。与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有如下特点：,2.3账务处理系统业务流程,比较手工处理与计算机环境下的账务处理流程，可看出计算机处理并没有完全改变手工账务处理流程，而是将许多原手工操作的业务，由账务处理系统设定，在后台自动处理了，从而提高了账务核算的效率和准确度。与手工账务处理系统相比，计算机账务处理流程有如下特点：,2.3账务处理系统业务流程,（1）数据处理的起点发生了变化,表2-2 手工处理与计算机处理流程比较,2.3账务处理系统业务流程,（1）数据处理的起点发生了变化计算机环境下，账务处理系统的原始数据来源于记账凭证（包括收款、付款、转账凭证），而手工条件下，最初的原始数据是原始凭证（单据）。此外，在计算机环境下，打印出的凭证必须签章齐全才能存档。,2.3账务处理系统业务流程,（2）无账账核对的必要手工条件下，总账、明细账、日记账由许多会计人员分别登记，尽管其数据都是来自记账凭证，但由于人们在计算、汇总、抄写等过程中有可能发生这样那样的错误，导致账证不符或账账不符，所以必须月底进行账账核对，直到所有的总账、明细账和日记账相符为止。计算机环境下，既然数据出自一门，计算机又不会发生计算、汇总和抄写等错误，结果必然账账相符，所以没必要进行账账核对。,2.3账务处理系统业务流程,（3）记账的含义不尽相同手工条件下，记账指记明细账、日记账、总账，是由不同人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。在计算机环境下，记账仅是一个数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使已审核的凭证数据输入凭证成为正式会计档案，记账后的凭证不再允许修改。,2.3账务处理系统业务流程,（4）账表的存在形式发生了变化账表存在形式的变化包括两方面的含义：首先，账表存贮的介质由手工处理方式下看得见、摸得着的纸张介质，变成了计算机处理方式下看不见、摸不着的电磁介质，存贮介质的变化使得会计档案的保管要求、会计数据的审计方法都发生了巨大的变化。其次，类似手工的账表格式、内容在计算机中往往不是永久存在的，而是在需要查询、打印时临时生成的，这样做既不影响使用者获得资料的速度，又能保证数据的准确性和时效性，同时还可以节约计算机存贮。,2.3账务处理系统业务流程,（4）账表的存在形式发生了变化尽管计算机环境下，账表已在磁介质上作了保存，但由于目前保管磁性介质的条件所限和一些其它原因，财政部仍要求实现信息化的单位定期把有关账表打印出来，日记账要求天天打印，明细账、总账至少一年打印一次。,2.3账务处理系统业务流程,（）资料的积累和查询更为方便由于各种需要，我们经常要查询一些已发生的历史会计业务，在手工条件下，只能一本本翻阅账簿，不仅工作量大，而且准确性难以保证，要想重新计算某些指标就更难。计算机环境下，历史的会计资料均保存在计算机中，只要告诉计算机查询资料应满足的条件，计算机能很快查到这些数据，而且计算机可按多种途径查询（可从凭证查账，亦可从账反过来逆向查凭证，还可进行各种复合条件查询）。资料的不断积累还为财务分析打下了良好的基础。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构图 通过以上对账务处理系统的分析可知,账务处理系统的主要功能包括凭证处理、账务处理、会计账户管理以及账簿输出等。另外，账务处理系统的特点又决定了对系统初始化设置等的要求。账务处理系统功能结构图,图2-7账务处理系统功能结构图,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置账套设置利用计算机进行账务处理工作，首先必须进行账套文件设置，以存放企业开展会计工作的全部信息。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、账簿、会计报表等。一个账套只能保存一个公司或一个独立核算单位的会计资料。在实际工作中可以根据需要建立多个账套，通过合理组织账套文件，及时掌握各子公司或下属独立核算单位的财务状况，为加强企业管理和经济核算提供必要的信息。建立账套通常是在建账向导指引下进行的，主要确定：账套文件名、账套名称、企业所属行业、记账本位币、会计科目体系结构、会计期间的划分和设置账套启用期间。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置凭证类型设置凭证类型设置功能用于定义账务处理系统软件所用的各种凭证类型及其编码。即定义制单时允许使用的记账凭证类型。如收款、付款、转账凭证三类凭证；现收、现付、银收、银付、转账五类等等。凡是在“凭证处理”功能中所涉及到的凭证类型，都应在该功能中定义相应的凭证类型编码。该功能的运行时序应是在“输入凭证”功能前进行。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置会计科目设置设置会计科目编码。科目编码必须唯一，科目编码必须按照其级次的先后次序建立科目编码用数字、英文字母等表示，并且一级科目编码应当按照会计制度的规定统一编制。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置会计科目设置设置会计科目名称。科目名称不能为空，与科目编码有一一对应的关系。设置科目性质。根据会计制度中规定的科目类型（如工业企业科目类型包括资产、负债、所有者权益、成本、损益），定义每个科目的性质。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置会计科目设置设置科目辅助核算。根据核算和管理的需要设置科目辅助核算项目。如是否按外币核算，外币核算的币种，是否核算数量、计量单位，是否按部门、个人、往来客户、往来供应商、项目等进行辅助核算。只有正确定义科目的辅助核算项目，才能在日常的业务中完成外币核算、数量核算等业务的处理。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置会计科目设置设置会计科目的余额方向。根据会计科目的性质确定该科目的余额是“借”或“贷”。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置期初余额的设置期初余额的录入功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用会计期间月份前各月的发生额和累计发生额，并按照会计制度的要求进行余额试算平衡。该功能的运行时序应是在“凭证录入”功能前“科目设置”后进行，并且只能在建账会计期间使用一次。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析1、初始设置码表初始设置码表初始设置是第一次启用系统的时候对所有码表的操作，其中分为公共码表和辅助核算码表两个模块，公共码表中又包括币别、权限、部门等等码表的初始化。主要功能是把初始的值放在各个码表里面去，账套启用后使用根据需要可以使用。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析2、凭证管理凭证录入 凭证录入是账务处理系统中使用最频繁的功能，应该通过全屏幕凭证编辑功能输入和修改未审核的凭证数据。会计人员通过键盘录入记账凭证，与手工方式不同之处是：在录入过程中，系统会对会计科目及辅助项目进行正确性检查，凭证录入完毕存盘时系统自动对借贷方金额是否相等进行检查，如果借贷不平衡，拒绝保存，等待会计人员修改后再进行保存。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析2、凭证管理凭证录入 凭证修改可分为两种：记账前修改，记账后修改。记账前修改，如果凭证没有审核，录入人员可直接在凭证上进行修改；如果凭证已审核，只有取消审核标记后才可以进行修改，取消审核标记只能由审核人自己进行。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析2、凭证管理凭证录入 凭证修改可分为两种：记账前修改，记账后修改。记账后修改，凭证记账后就不能进行修改，如果发现有错，只能用补充凭证法和红字冲销法进行修改。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析2、凭证管理凭证审核审核凭证是实现对输入的会计凭证在计算机中确认审核和取消审核功能。审核人员应该按照会计制度的要求，对录入人员填制的记账凭证进行审核，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确、记账凭证内容是否完整无缺等。审核人员和录入人员不能为同一个人，审核人员不能直接修改会计凭证，如发现有错，应先取消审核，然后交由录入人员修改。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析2、凭证管理凭证记账（过账）记账（过账）实现对已审核过的会计凭证进行批量或单张记账的功能。记账，即记账人员发指令，计算机自动将凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新总帐、明细账、日记账。当所有凭证都记账后，计算机自动计算出本月合计、本年累计数据。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析2、凭证管理查询凭证 查询凭证功能是实现以某种查询条件为基础的查询任何年月的任何类型凭证的查询。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析3、出纳管理由于企业银行存款和现金比较重要,所以单独设计出纳管理模块，对其进行重点控制和管理。出纳管理的有关模块有：“现金初始余额录入”、“银行存款初始余额录入”、“现金日记账”、“银行日记账”、“银行对账”等。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析3、出纳管理1现金初始余额录入中由出纳录入企业现金初始金额。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析3、出纳管理2银行存款初始余额录入中由出纳录入企业银行存款日记账初始金额，并对存在的未达账项进行相应的处理。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析3、出纳管理2.现金日记账现金是流动性最强的一种货币性资产，加强现金的管理和控制是至关重要的。企业通过设置现金日记账，随时掌握现金收付的动态和库存余额，保证现金的安全。每日终了现金日记账的结余数应与实际库存数进行核对，做到账实相符。月份终了，现金日记账的余额必须与现金总账的余额核对相符。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析3、出纳管理银行日记账银行存款日记账是用来反映银行存款增减变化和结余情况的账簿。银行日记账由出纳人员进行登记。其依据是银行存款收付款凭证。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析3、出纳管理银行对账 一般来说，银行对账模块必须包括以下几项内容功能：（）输入对账单；（）初始化日记账；（3）自动对账；（4）手工核销未达账项；（5）余额调节表输出。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析4、账表管理账表管理主要包括“总账查询与输出”、“明细账查询与输出”、“日记账查询与输出”、“辅助账查询与输出”、“余额表查询与输出”功能模块。这些功能不仅要实现相应账簿的查询和显示，还应提供相应的查询条件供用户筛选账簿数据和账簿、账簿与凭证之间的关联查询。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析4、账表管理总账在计算机环境下，总账数据是根据会计人员指定的会计科目、日期等查询条件由系统自动生成的。输入查询条件就可显示查询结果。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析4、账表管理明细账 明细账一般有三栏式、数量金额式等形式，其格式与手工明细账基本一致。此外还可输出多栏式明细账。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析4、账表管理日记账 日记账输出格式与手工会计的基本一样。现金日记账既可以输出某一天的现金数据也可以输出任一个会计月份的现金数据；银行存款日记账可以输出银行存款科目某一天的或任一个会计月份的发生额、余额情况。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析4、账表管理辅助核算账表账务处理系统除了提供基本会计核算功能外，一般还具有辅助核算功能。辅助核算通过核算项目可以全方位、多角度地反映企业的会计信息，并且核算项目可以在多个会计科目中存在。利用系统提供的核算项目账表输出功能，可以输出核算项目总账、明细表等。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析4、账表管理余额表 科目余额表数据是根据会计人员指定的会计科目、日期等查询条件由系统自动生成的。输入查询条件就可显示查询结果。综上所述，账务处理系统的账表管理模块，支持多种会计信息输出功能，可以方便快速地输出各种账表。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析5、期末处理结转损益期末时，应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目，以反映企业在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析5、期末处理期末结账期末结账是账务处理系统中相当重要的一项功能，该功能主要实现将本月各会计科目的余额转入下个月会计期间，作为其期初余额，以便开始下一个月会计期间的账务处理工作。“期末结账”功能有相当严格的时序限制，只能每月进行一次，结账后本月不能再作凭证的处理工作。月末结账时会产生一些结账凭证，并且计算机控制系统会改变某些状态，如做月结标识等。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析6、系统维护更改密码 操作员成功进入系统后可以根据自身的需要，对密码进行修改。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析6、系统维护操作员及其权限设置 操作员及其权限设置是按照会计信息化的要求，设置操作人员，并规定其操作权限。会计信息化必须建立岗位责任制、操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、会计档案管理制度。凡是允许操作计算机系统的会计人员应该首先设置为操作员，成为系统的合法用户，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同操作员相应的权限。每个操作员进入系统时，系统将根据其编号、密码及操作权限限制其操作内容，从而避免无权操作、越权操作情况的发生，保证系统的安全性、保密性。,2.4账务处理系统功能结构,账务处理系统功能结构分析6、系统维护设置辅助核算项目 设置辅助核算项目功能是输入账务处理系统所有的辅助编码数据。为了便于管理和控制，辅助核算项目一般都归类设置。所以预设了核算类别，如往来单位、部门等。,2.5账务处理系统数据流程,账务处理系统数据流程图账务处理系统的数据流程图，如图2-8所示：,图2-8账务处理系统的数据流程图,2.5账务处理系统数据流程,账务处理系统数据流程分析 1、首先，在系统启用时由系统管理人员对企业新建的账套进行初始化设置，也就是会计信息系统初次使用时，系统管理人员根据单位的实际情况进行参数设置的过程。主要包括“账套设置”、“凭证类型设置”、“科目设置”、“初始余额设置”等，将相关的账套信息存入账套信息表中。,2.5账务处理系统数据流程,账务处理系统数据流程分析2、业务人员利用建立好的账套信息，根据原始凭证输入记账凭证，生成未审核的记账凭证。,2.5账务处理系统数据流程,账务处理系统数据流程分析3、凭证审核人员根据原始凭证或其他信息对未审核的记账凭证进行审核，未通过审核的凭证并保留在凭证信息表中，等待业务人员去进一步修改或是重新输入等；通过审核的凭证注上审核标记，生成已审核凭证。,2.5账务处理系统数据流程,账务处理系统数据流程分析4、系统将根据已通过审核的凭证生成各种账簿，这里省略了对账的过程，因为数据都是由计算机处理的，所以不存在数据处理错误的可能。,2.5账务处理系统数据流程,2.5.3 数据字典1外部实体描述外部实体的描述如表2-3所示：,表2-3 外部实体的描述,2.5账务处理系统数据流程,2.5.3 数据字典2处理的描述处理描述如表2-4所示：,表2-4处理描述,2.5账务处理系统数据流程,2.5.3 数据字典2.数据存储的描述数据存储描述如表2-5所示：,表2-5数据存储描述