《秘书工作》PPT课件.ppt

第 二 章 秘 书 工 作,第一节 秘书工作的基本内容与特点,一、学习目标1、掌握秘书工作的主要内容。2、理解秘书工作的基本特点。,第一节 秘书工作的基本内容与特点,二、案例导入：实力挂帅 在台湾，能够找到日系服务的秘书接受访问，并不是太容易，资深绩优而又开朗大方的吴慧玲，在当选为台北台北市秘书书协会第一副会长之后，把个人服务十八年的心得分享大家，是一件难能可贵的经验。以前不知道日系和其他外商有什么不同，但是加入秘书协会这三年，倒是深有所悟。日系人员内敛含蓄，是实力派，其他外商的秘书则比较外向活泼，力求表现。”吴慧玲毫不讳言提到，参与初期，还有人认为她过手矫饰而加以抨击“我倒是后来想通了，只要待人以诚，日子久了，自己的风格才会受人肯定。”,二、案例导入：实力挂帅,辅仁大学东方语文学系毕业之后，就考上亚航的空服人员只是无法戴隐形眼镜矫正视力，就转向外销成衣公司及清华广告公司担任短期工作。最后，亚航招考地勤人员，因缘际会，还是进入日本亚细亚航空公司。在机场担任服务员四年之后，机场经理有秘书的空缺，调任又做了八年。但是有了孩子之后，觉得回到家八、九点太晚，大胆请求调回台北。倒是公司方面也同意安排一份秘书工作在台北，但不久主管调到日本，旋即又调任会计部门。这时工作压力大，很辛苦，表现又差劲。不得已，越级请教人事最高主管，经他指点，才发现：“太刻板，没有微笑亲切的感觉，给人第一印象不快乐，欣赏度因此降低。”改变之后再出发，吴慧玲找到一个机会。日本总公司某一次有两位人员出差到台湾，因为接驳飞机赶不上，她于是将事前事后的准备工作都安排妥当。不久就因为这个表现获得担任台湾支社社长秘书的职位。,二、案例导入：实力挂帅,“这时我虽然已在公司工作了十五年，但才发现自己原来所接触的层面很有限。一切再学习，工作忙也踏实。”这时的吴慧玲坦诚已经进入人生的另一个历程。“尤其是由于代表公司赞助机票给协会之后，我也加入秘书协会，认识很多志同道合的朋友。以往在工作公司内部没有更资深的秘书指导，现在总算有了模仿及学习的新对象。”由全然陌生的一个会员，到贡献服务，而今年最高票荣膺第一副会长，其中的改变，只有自己最能体会。吴慧玲形容说：“我好像变了一个人。”“我希望能为别人做一些事，再往前跨一步。”目前担任支社长秘书，除了一般例行工作，也负责部分招考、福利、体检及免费机票等等事情。“公司的日本人主管来台湾上任，安顿家业，我都愿意帮忙。还有日常要倒茶水、洗茶杯，有些人会以为是很委屈，可是我的想法不同。这些是工作的一部分，没有什么贵贱的区分。”吴慧玲非常识趣地说，就算自己是中国人，为外国人多做点事也没有什么不对。,二、案例导入：实力挂帅,“很多秘书都以为替老板多做一些份外的工作，如板本身或其眷属的私事，就是不该而又讨厌的。其实他们来到陌生的环境，不靠你帮忙要靠谁呢?别人肯相信把事情交给你做，也算是一种肯定。有些事一开始就能欣然接的话,别人也会充满了感激。所以同一件事，往往有不同的结论。”对于这一点不同的看法，吴慧玲充分表示她的担任秘书，第一心要细，设想周到；第二，人际关系要好，不能以老板代言人姿态出现。因为工作不只是与主管配合，需要大家一起帮忙；第三，秘书要有积极的态度。近代女性求知欲很高，无形中提升秘书。能够提供完整资讯的秘书，也往往向上走到管理职级。吴慧玲举例说明，最近十月间曾经与秘协其他伙伴一起往马尼拉参加第十一届亚洲秘书大会，“走前以为大家联谊。去了之后才发现有很多课程需要大家一起讨论，我们不只代表自己协会，还代表国家。”因此，语文能力突然变得很重要。结交的朋友也因而变得多了起来，气势也好像强了很多。工作以外，吴慧玲对艺术、压花、缝纫都很有兴趣。A型射手座的她，也期望有机会到欧洲去留学，只是有家有孩子,一切都要考虑。,第一节 秘书工作的基本内容与特点,三、秘书工作的基本内容1.秘书日常工作和机关行政事务管理工作2文书撰写与制作工作3文书档案管理工作4信息资料管理工作5调查研究工作6信访工作：,第一节 秘书工作的基本内容与特点,三、秘书工作的基本内容7督促检查工作8综合协调工作9会务工作10公共关系事务11保密工作12其他临时交办的事项。,第一节 秘书工作的基本内容与特点,董事长秘书和董事会秘书的工作内容比较,第一节 秘书工作的基本内容与特点,2.秘书工作的特点(1)机密性：管好自己的嘴，看好自己的门，收好自己的文。(2)综合性：秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等等。,第一节 秘书工作的基本内容与特点,2.秘书工作的特点 3服务性 秘书部门是各级各类机关和企事业单位的办事机构，承担着协助领导者处理日常事务的责任，以保证组织工作的有效与高效运转,这就决定秘书工作的服务性特征。4被动性 秘书工作的被动性特征主要表现在两个方面：第一，秘书部门和秘书人员必须执行领导指示，按领导意图办事，不能自行其是。第二，秘书部门是相关组织的信息枢纽，临时性的工作较多，事先无法预料。,第一节 秘书工作的基本内容与特点,小 结 秘书工作的内容和特征决定秘书人员的角色定位，如何做到工作到位而不越位，如何做好宣传又注意保密，如何在被动中争取主动，如何在综合性的日常事务工作中为领导的决策提供最大的帮助，这是秘书在熟悉秘书各项工作内容和特征的前提下应该追求的目标。,第二节 秘书工作机构,一、学习目标1、了解秘书工作机构的各种类型。2、理解秘书机构设置的设置原则和要求。,第二节 秘书工作机构,二、案例导入,第二节 秘书工作机构,三、知识链接 1.秘书机构的类型(1)党政机关的秘书机构 我国党政机关的秘书机构设置有分理制和综理制两种情况。所谓分理制就是采用分部门办公的形式。所谓综理制就是不分部门办公的形式，由秘书机构综合管理机关的一切日常事务。,第二节 秘书工作机构,(2)民主党派、社会团体和事业单位的秘书机构 我国各民主党派、社会团体和事业单位的秘书机构基本上是参照党政机关设立办公室。(3)企业秘书机构 1)国有企业秘书机构，尤其是大中型国有企业秘书机构，一般设有党委办公室和厂长办公室，实行综理制。2)集体和民营企业的秘书机构，不同规模、不同性质的企业之间差别很大。,第二节 秘书工作机构,3)三资企业是我国改革开放以来发展很快的一类具有中国特色的企业类型，其秘书机构的设置大致可以分为以下几种情况：一是大型的三资企业，由于其发展时间较长，管理比较规范，更多地采用了国际上的管理方式和组织体制，分工比较细，比较专业，人员比较稳定。这些企业的秘书机构一般称为“行政部”或“总务部”等。二是中小型三资企业。经营时间较长并且管理正规的，一般都配备了独立秘书机构，即使没有专门的秘书机构也为企业的重要管理人员配备专职秘书。有的还有速记员、打字员或者前台文员协助秘书工作。至于开办时间不长的小外资企业，往往就只为几位老总配备专职秘书或文员。,第二节 秘书工作机构,(4)临时性秘书机构 临时性的秘书机构是有关部门为应对临时性的大型活动或突发事件而成立的办公机构。一般是从本单位的几个部门抽调人员组成或者从几个单位抽调人员组成。这种临时性的秘书机构一般命名为“秘书处”、“办公室”、“委员会”等。这些机构的下设机构依需要而定，可少设也可多设，北京奥组委的下设机构就达26个之多，包括“秘书行政部”、“总体策划部”、“国际联络部”、“新闻宣传部”、“市场开发部”、“法律事务部”、“运动会服务部”、“监察审计部”、“人事部”、“文化活动部”等。,第二节 秘书工作机构,2.秘书机构设置的原则与要求1)机构设置要精简。2)任务分工要明确。3)工作程序要规范。4)信息渠道要畅通。,第二节 秘书工作机构,小 结 秘书工作机构是秘书工作开展的载体和场所，了解秘书机构的类型能使秘书人员具体问题具体分析，根据秘书机构类型的不同来开展不同的工作，增强工作的灵活性。理解秘书机构设置的精简原则，有利于秘书人员正确对待办公室的纷繁复杂的事务性工作，学会积极主动地开展工作。掌握秘书机构的工作要求，有利于秘书人员积极开展办公室工作的改革，以适应时代的急剧变化。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,一、学习目标 1、了解中国的港台地区及国外秘书工作在理论和实践方面的特点。2、掌握秘书工作的本质规律和发展趋势，适应进一步改革开放的需要。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,二、案例导入,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,三、知识链接 1.中国港台地区的秘书工作（1）中国港台地区对秘书的理解有两种：广义的秘书是指投资经营者或组织管理者处理业务的辅助性工作人员，包括助理人员、参议咨询人员、决策智囊团人员及办公室专司文秘业务的工作人员。狭义的秘书则是专指跟随组织体系的经营者和管理者并给予协助和服务的专司文秘工作的人员。中国港台秘书人员绝大部分都是机关或公司的雇佣服务人员。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,（2）中国港台地区秘书种类繁多。从横向分，秘书类别的多少随社会行业的多少而定。从纵向分，企业界有初级秘书、中级秘书、高级秘书。初级秘书是指从大专院校商文科、秘书科或相关科系毕业的初入企业界从事此工作者。高级秘书亦称执行秘书，她并非以例行性的秘书工作为主，事实上她十分了解公司的组织、政策和业务状况，在上司的授权下，作若干行政上的决定，并代表上司和其他公司的业务代表洽谈；尤其当上司不在时，并须督导下属处理一切业务，因此她在上司的信任与授权下，侧重于主动决定与督导执行的工作。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,（2）中国港台地区秘书种类繁多。在港台的一般组织系统中，按照职能可分为决策层、经营层、管理层、监督层和执行层。秘书人员按其资历和等级分属于各个不同的层次中，例如助理级秘书包括在决策层中，主任级秘书包括在经营层中，部长、科长级秘书包括在管理层中，股长级秘书包括在监督层中，而一般的中、初级秘书和见习秘书则包括在执行层中。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,2.国外秘书工作(1)政府机构的秘书工作 在欧美国家政府机构内，秘书部门都处于政权的中枢位置，充当各级首脑的重要参谋助手。政府机构的秘书工作具体体现在以下方面：1)秘书的地位得到巩固。2)秘书的工作分工更细。3)政府要员一般都配备有私人秘书或秘书班子。4)秘书人员的素质要求更高。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,(2)工商企业的秘书工作 大、中型企业的企业主管身边配备了秘书机构或秘书人员，如董事会秘书的职责是处理董事会文件、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、发布信息、对外联络等，甚至还要承担经营管理和决策的职能。人员不多的小公司，也配备了办理日常事务的秘书。企业的秘书机构和秘书人员，为企业主管分担事务，收集、处理、利用经营管理信息，综合处理各方面的关系，逐步成为企业经营管理机构中的不可缺少的组成部分。但是工商业秘书机构一般结构简单，人员不多，大多是一名秘书为几个高层服务或者专职辅助一名主要管理者。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,3.秘书工作的职业化发展(1)秘书事务所、专司参谋咨询的机构和专门从事参谋咨询有偿服务的中介机构的出现。(2)秘书行业组织的出现，如秘书协会。美国、英国、法国等国家都先后出现了秘书协会。（3）是秘书工作职业要求的日益突显。,第三节 中国港台及国外秘书工作基本情况,小 结 中国港台地区及国外秘书工作，尤其是欧美发达国家的秘书工作，具有职业化程度高、社会分工明显、综合素质能力强等显著特征，并且开始影响到我国国内的部分企业，尤其是大型三资企业和国有企业的秘书用人标准。,本 章 练 习,一、阅读下面材料，回答文后问题：,本 章 练 习,二、请根据你掌握的知识针对下面的报道谈谈你的看法。,本 章 练 习,三、阅读下面材料，结合所学谈谈你的看法。,