《安排会议》PPT课件.ppt

,安 排 会 议,教学策划,教学内容:了解会议概念、会议的类型和功能;掌握会议工作的任务和原则;熟悉会前的准备工作;熟悉会中的组织、服务工作;熟悉会后的善后工作.教学重点:熟悉会前、会中、会后各环节的 工作内容及要求。教学难点：各种会议及活动的筹备方案和组 织工作。,一、引言,会议：1、有组织、有领导地召集人们商议事情的集会 2、还可以指：一种组织、一种机构。,二、会议的类型和功能,（一）会议类型1、按会议的规模分：小型会议：三五人数十人。中型会议：一百人 一千人。大型会议：一千人以上。,2、按会议的性质分：规定性会议（也叫法定性会议）。日常性会议。专业性会议（也叫业务性会议）。纪念性会议。座谈性会议。,3、按会议的形式分：集中性会议 分散性会议 4、按会议的时间特征分：定期性会议（也叫例行性会议）：不定期性会议,视频会议与传统会议形式的比较：,1、减轻地方负责人出席多个会议的压力，减少与会者离开岗位对工作的影响；2、降低差旅成本和会议开支；3、让更多的人员出席会议，减少了会议精神的传达失真度，增进了会议的效力；4、方便地方部门邀请高级领导远程出席会议和视频讲；5、视频会议不能完全取代传统会议形式，但可作为一个有效的补充形式。,（二）会议的功能,1、决策功能。2、指挥功能。3、沟通功能。4、协调功能。5、动员功能。6、显示功能。,三、会议工作的任务和原则,（一）会议工作的任务会议的组织工作、文书工作、组织联络工作、后勤服务工作、接待服务工作、选举工作。,（二）会议工作的原则1、充分准备。2、严密组织。3、周到服务。4、勤俭节约。5、安全保密。6、提高效率。,四、会前的准备工作,（一）制定会议预案11、会议名称。2、会议主题（议题）3、会议时间和地点。4、会议规模。5、参加人员。,（一）制定会议预案2,6、会议议程和日程.主题集中的原则。分散安排的原则。7、会议的组织和领导。8、与会人员的食宿安排。9、会议经费预算和开支办法。会议成本隐性成本显性成本 23（G平S平）NTX,（二）组建会议机构1,秘书组负责会议文字工作以及领导会议期间交办的事项等.宣传组负责宣传报道、简报编写、摄影录象等。会务组负责安排和布置大会会场、讨论会场、参观考察等。材料组负责会议文件印制、保管、发放、回收、会议文件的汇集、归档工作等。,（二）组建会议机构2,接待组编制接送计划、迎接礼仪、剪彩礼仪、安排文化娱乐等。后勤组负责会议票证准备、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等。组织组负责与会人员编组、签到、代表选举、代表资格审查等。保卫组负责重要会议的安全与保密工作。,（三）发送会议通知,书面通知：便函、通知 电话通知：当面通知：要求：及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。,（四）准备会议文件,会议文件主要有：会议日程、会议通知、主席日程和报告、会议须知等。,会议文件的种类,会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。会议传达文书。包括会议通知等。会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。,（五）选择、布置会场,选择会址要考虑以下几个因素：,1租借的日期和时间？2便利？3大小？4设备配置？5安静？6停车场？7租借费用？8配套的餐饮和娱乐设施？,2、会场布置,(1)主席台的布置要求：干净、整洁，色彩协调。注意：座次排列规则。,与会代表的座次排列,1、按汉字笔划顺序、2、按地理位置、3、按行业系统等方法。,(3)装饰性布置,会标、会徽、标语、旗帜、花卉、书画等的布置。基本要求：朴素、大方，体现出会议的主题和气氛。,(4)附属性布置,1）会议的必备用品：文具用品、桌椅台布、茶具、扩音设备、照明设备、通风和空调设备等.2）会议的特殊用品：颁奖时的音乐、国歌音乐、投影仪、录音录象机、投票箱和选票等。还有停车场。,（六）人员编组,可按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等。,（七）制作会议证件,种类有：,代表证,列席证,工作证,记者证,签到证,出入证,一般采用卡片式，分折叠和单页两种。,（八）安排食宿和车辆,包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。,（九）会前检查,会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等方面。,（十）接站与报到,应注意：（1）弄清接站时间和地点；（2）记住来人姓名，并确定接应方法；（3）要准备一旦晚点的接应措施。,五、会中的组织、服务工作,基本要求：组织严密，服务周到，确保安全。（一）会场签到签到的方式分：簿式签到、卡式签到、电子签到机三种。姓名、单位、职务、到达时间，,（二）会间调度,指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务所作的调整和安排。包括引导与会人员入座、投票，指挥车辆停靠位置等。,（三）会议记录,会议记录分：文字记录、电子记录两种。文字记录分：详细记录、摘要记录两种。电子记录分:录音、录像两种。会议纪要（公文）,（四）会议简报,会议简报：是反映会议进程、动态，向与会者和领导者通报会议情况的文书。编写要求：新、实、短、快 写法：转发式、报道式,（五）会议选举 1,会议选举的一般程序是：(1)宣布参加选举的人数和选举的内容；(2)通过会议选举办法；(3)通过监票人、总监票人名单；(4)核实出席会议参加选举的人数；(5)检查票箱；,（五）会议选举 2,(6)分发选票；(7)填写选票；(8)宣布投票顺序和进行投票；(9)开箱清点选票；(10)报告收回选票数，宣布选举是否有效；(11)进行计票；(12)宣布选举结果。,（六）会议总结（闭幕式）,内容包括：代拟领导讲话稿；由领导者作总结讲话；表彰先进；合影留念等。,（七）后勤保障,内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、医疗、交通和业余文化生活、参观访问等。,六、会后的善后工作,（一）印发会议纪要（二）清理会议文件（收、存、带、销）（三）组织代表离会（四）搞好宣传报道（五）会议工作总结（六）会后催办工作（发文、电话、会议）,会议保密工作,1、会前布置；2、会议内容；3、领导重要讲话；4、会后检查；5、清退文件。,