EXCEL数据处理小技巧.ppt
Excel数据处理小技巧,1.把阿位伯数字录成字符型数字(英文录入方式下)数字2.特殊符号录入 插入-特殊符号-(在Excel中用插入符号，通过选择字体，可获得更多的符号)公式:插入-对象-公式(需安装)3.定义序列(填充柄功能和重复功能)可将常用的固定内容定义为序列，提高录入速度。定义序列方法：单击-Excel选项-常用-编辑自定义列表-录入(半角逗号分开)后添加-确定 2003以下版本：工具-选项-自定义序列,Excel数据处理小技巧,4.利用填充功能 序列填充：如1,3，5，录入1,3，选中1,3光标移右下角，变成+时，按住鼠标左键拖动右移或下移。(可通过自定义序列，减少大量重复录入工作)公式填充：录入第一行公式，光标移右下角，变成+时，双击左键(超过7万多行后，后面的需手工处理)。5.将大量数字型字符转换为数字 空白处录入1-复制-选中需转换的单元格-右键-选择性粘贴-乘以-确定,Excel数据处理小技巧,6.表横向录入 数据-tba-数据-tba-数据-回车7.整表纵向录入 选中整个录入区-数据-回车-数据-回车-数据8.重复数据录入(1)单行或单列重复数据录入：录入第一个数据-光标移右下角变为+-按住鼠标左键右移或下移(2)某区域重复数据录入：选中整个录入区-在编辑栏中录入数据-按住ctrl打回车,Excel数据处理小技巧,9.数据移位 插入一单元，其它单元格下移 选上一单元格-光标移右下角变为+-按住shift键，按鼠标左键下移。插入一单元，其它单元格右移 选前一单元格-光标移右下角变为+-按住shift键，按鼠标左键右移。整行(或连续几行)上(或下)移 选中要移动行-光标移边沿变成-按住shift键，按鼠标左键移至所需行位置。,Excel数据处理小技巧,整列(或连续几列)左(或右)移 选中要移动列-光标移边沿变成-按住shift键，按鼠标左键移至所需列位置。插入多行(或多列)从要插入位置选中要插入的行数(或列数)-鼠标右键-插入,Excel数据处理小技巧,10.数据的转置(行变列，列变行)选中需转置的数据区域-复制 在空白的区域选中一单元格-右键-选择性粘贴-选中转置-确定。,Excel数据处理小技巧,11.分数录入 三分之一录法为：0空1/3 八又七分之三录入法为：8空3/712.对错号快捷录入(常规录入:插入-符号)按住alt+小键盘41420 松开可录入对号 按住alt+小键盘41409 松开可录入错号 笔记本电脑用户必须先打开小键盘(FN+NumLock)，否则无法实现。,Excel数据处理小技巧,13.平方或立方快捷录入(常规录入方法：设置字体为上标或用插入公式进行录入)按住alt+小键盘178 松开可录入平方 按住alt+小键盘179 松开可录入平方 笔记本电脑用户必须先打开小键盘(FN+NumLock),否则无法实现。14.下拉菜单的制作 选中需制作下拉菜单的单元格或区域-数据-数据有效性-数据有效性-设置-充许中选序列-来源中录入可选项(注可选项之间用半角逗号分开)-确定 word2003:数据-有效性-充许中选序列-来源中录入可选项,Excel数据处理小技巧,15.同一单元格中录入两行内容 运用自动换行：选中单元格-右键-设置单元格格式-对齐-选中自动换行-确定 手动换行：alt+回车 如：制作下表时，进程和星期的录入采用手动换行较好。,Excel数据处理小技巧,16.行高度(列宽度)的设置 选中需设置行(或列)-在行(列)标上右键-行高(列宽)-录入数学-确定17.条件格式的应用 可用于出错标色。方法：选中单元格-条件格式-突出显示单元格格式规则-选一项规则进行定义-确定 条件选错时可用条件格式中的清除规则删除自定义的条件格式。,Excel数据处理小技巧,18.处理字符串的函数(1-4)和两个有用的函数left取左边的字符串 格式：left(字符串或单元格引用,长度)right取右边的字符串 格式：right(字符串或单元格引用,长度)trim取字符串右边的空 格式：trim(字符串或单元格引用)&连接字符串 格式:字符串或单元格引用&字符串或单元格引用,Excel数据处理小技巧,rank返回某数在数列中的排名 格式：rank(数字，数字区域，排序要求)注：数字区域绝对引用和相对引用有区别，一般用绝对引用(F4的使用；排序要求1升 0降)vlookup找满足条件的行，并返回指定内容 格式：vlookup(条件，条件所在块，行列偏移数，匹配精度)注：条件类型最好一致。条件所在块最好是绝对引用或整列 匹配精度分false精确匹配，true近似匹配(须以升序排序)这个函数在根据地址码找农户所在乡、村、小区名称时,特别有用,Excel数据处理小技巧,19.快捷键 ctrl+c 复制 ctrl+v 粘贴 ctrl+z 撤消 ctrl+N 插入空白工作薄 ctrl+;当前日期 ctrl+shift+;当前时间 ctrl+shift+下 从选定单元格一直选至尾行 ctrl+shift+右 从选定单元格一直选至尾列 F4 重复上次操作(建工作表、单元格格式定义)ctrl+F 查找 ctrl+H 替换 alt+tab 幻灯放影屏与其它窗口切换,谢谢!,
