A3报告制作技巧PPT.ppt

1,专门职特别研修A3资料制作技巧,2,本日日程,什么是“TOYOTA的A3资料”？明确资料的目的制作纲要制作简洁易懂的资料,3,为什么要“制作简洁易懂的资料”（对资料使用者而言）能够尽快理解能够供每一位相关人员理解即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。,课程介绍,4,什么是“TOYOTA的A3资料”,在TOYOTA，A3资料是强有力的沟通工具之一。能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。通过视觉表达，使内容一目了然有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。A3资料是培养问题解决能力的交流工具（问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）,5,今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧,什么是“TOYOTA的A3资料”,并非只在形式上满足A3要求即可一味的填充令资料不得要领不知图表为何而做图表、表格的表现内容艰涩难懂理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心,6,A3资料制作的步骤,资料的撰写,5大步骤,顺序,Step.检查校对资料,Step.撰写资料内容,Step.确定版面设计,Step.撰写资料纲要,Step.明确资料目的,（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提纲的制作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”,重点,7,资料的撰写,5大步骤,顺序,Step.检查校对资料,Step.撰写资料内容,Step.确定版面设计,Step.撰写资料纲要,Step.明确资料目的,（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提纲的制作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”,Step1.明确资料目的,8,Step1.明确资料目的,资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长,面向谁,资料的内容,传达什么,分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,如何使用,说明,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,用途如何,报告,联系,商谈,裁决,裁决：决定是否批准提案,9,请看教材第9页,10,资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定,即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有所改变。,首先自问自答“资料的目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息,从以下角度出发，明确目的“面向谁”“如何使用”“用途如何”此3点,Step1.明确资料目的学到的技巧,11,Step2.撰写资料纲要,资料的撰写,5大步骤,顺序,Step.检查校对资料,Step.撰写资料内容,Step.确定版面设计,Step.撰写资料纲要,Step.明确资料目的,（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提纲的制作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”,12,制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理、符合逻辑。,纲要主体每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑整体的长度以口头表述秒到分钟为佳,纲要补充内容 简洁地整理出个左右的理由或数据，以从逻辑上支持各步骤所给出的信息,各个步骤所传达信息的理由和补充数据,Step8巩固成果,Step7评 价,Step6执 行,Step5制定对策,Step4把握根本原因,Step3制定目标,Step2分解问题,Step1明确问题,Step2.撰写资料纲要,13,（1）确定纲要的主体将每一步所要传达的信息用至多1句话表述 类似报纸上的新闻标题 口头念一下，长度以从30秒到1分钟为最佳（2）确定对纲要主体进行补充的内容为每条信息找出3个左右的理由或数据（3）检查纲要整体比照资料的目的反复通读（思考“面向谁”“如何使用”“何种用途”）,Step2.撰写资料纲要顺序,14,资料不可能一次制作成功,思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性,首先考虑每个文本框的主题信息，检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性,制作纲要的要点在于：掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）语言是否简明易懂各项主题的串联是否合乎逻辑此3点,Step1.明确资料目的学到的技巧,15,资料的撰写,5大步骤,顺序,Step.检查校对资料,Step.撰写资料内容,Step.确定版面设计,Step.撰写资料纲要,Step.明确资料目的,（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提纲的制作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”,Step3.确定版面设计,16,根据做好的纲要，确定资料的版面设计（模板）。顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点步骤。,标题,Step3.确定版面设计,顺着思路展开！,17,资料的撰写,5大步骤,顺序,Step.检查校对资料,Step.撰写资料内容,Step.确定版面设计,Step.撰写资料纲要,Step.明确资料目的,（）确定纲要的主体（）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板）（）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提纲的制作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料（）考虑要“如何使用”资料（）考虑资料用于“何种用途”（）考虑要传达“什么内容”,Step4.撰写资料内容,18,确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要，并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。修饰资料，使资料更简洁明了，使着重强调的部分一目了然。关键技巧在于统一文体和书写格式，只强调需要强调的要点。,标题,行文要求“简明扼要”“具体”“主动语态”,使用图表，强化视觉效果,用粗体、加大字号修饰须强调的文本框或文字,文体和书写格式要统一，各文本框的上下左右要对齐,Step4.撰写资料内容,19,整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面/整体内容方面）符号和编号是否注意保持了同整体统一避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）,技巧篇,20,资料（特别是A3资料）的效果 从问题的发生到解决，过程一目了然明确制作资料的目的 资料所传达的内容因目的而不同 从“面向谁”、“如何使用”和“用途如何”3个角度考虑并决定目的首先制作资料的纲要 确定纲要的主体 检查纲要整体的整合性版面设计要考虑读者阅读的便利性 始终保持“简明扼要”、“强视觉效果”和“整体一贯性”制作完毕后仔细校对 检查整篇资料是否尚有逻辑不通的地方,从本课程中学到的技巧,