秘书公关工作第八章 专项公关活动的筹办.ppt
第八章,专项公关活动的筹办,目 录,1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动,一、秘书在新闻发布会前的准备工作,控制使用新闻发布会的字样 说明发布会的主旨内容 通常需要列出会议举办的时间、地点和主办单位 有时可以选择具有象征 意义的标题，一般采取 主题加副题的方式,（一）标题的确定,（二）时间的选择,通常根据组织传播信息的需要和多数媒体新闻播出或刊出的时间而定，避开周末休息日。尽量不选择在上午较早或晚上 一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布应把新闻发布的内容安排在最初的阶段 避开重要的政治事件和社会事件,好恼人啊！时间怎么选啊？,（三）地点的安排,一般选择在室内,也可以选择户外。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。选择酒店的风格要注意组织规模形象相匹配、与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。,（三）地点的安排,其他问题 场地大小、投影设备、电源、布景、相关服务 背景布置，注意美观大方，颜色可以企业VI为基准 酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，酒店和当地市容主管部门是否有限制等,TE（泰科电子）中国区总部落成典礼的花艺设计全部采用配合活动主办方logo颜色的橙蓝配,襟花,（四）席位的摆放,课桌式摆放 主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式圆桌摆放式 回字型会议桌注意席位的预留,（五）其他道具和物品的准备,麦克风和音响设备、投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试 在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌提供媒体的资料：会议议程；新闻通稿；演讲稿；发言人背景资料；组织宣传册和产品说明资料；有关图片或影视材料；组织新闻负责人名片；空白信笺、笔；纪念品或纪念品领用券,媒体签到区的小瓶花,指示牌,（六）发言人的确定,新闻发言人的条件：公司的头面人物之一良好的表达能力和仪表执行原定计划并加以灵活调整的能力 现场调控能力,（七）回答记者提问的准备,一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助 发布会前秘书要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识 不宜事先为媒体安排好提问的问题,（八）对记者的邀请,既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。邀请与自己联系比较紧密的领域记者参加。邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当制造悬念。在新闻发布会之前，重大的新闻内容不可以透漏出去。不能邀请媒体的广告业务部门人员。,二、新闻发布会的误区,没有新闻的新闻发布会 新闻发布的主题不清内容过多偏离主题 谈到敏感话题就“环顾左右而言他”,三、新闻发言的技巧,目 录,1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动,一、公益活动与赞助活动的联系,公益活动是组织不计眼前利益，主动发起、实施有关社会公众的福祉和利益的专项活动，或者赞助、支持社会公益事业的公共关系实务活动。赞助活动是社会组织为其他组织或活动无偿地提供资金或物质支持等，以获得一定形象传播效益的公共关系专题活动。公共关系的赞助活动以公益事业居多；组织开展的公益活动除了通过赞助的形式开展以外，还包括由作为公关主体的社会组织发起和组织实施的公益活动。,二、公益与赞助活动的基本作用,赢得良好声誉 融洽社会关系 扩大社会影响,三、常见的公益和赞助活动项目,体育活动项目 文化生活项目 教育事业项目 社会福利和慈善项目 自然环保项目,四、公益项目或赞助对象的确定,检验赞助对象的自身形象 选择与组织形象相关联的公益与赞助项目 抢占先机或独创项目 坚持长期性和节奏性,五、筹办公益与赞助活动的注意事项,做好专项调研和政策、规划的制定 着眼于社会效益，真诚地做公益 在赞助活动中争取一切有利的宣传机会,目 录,1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动,一、开放参观活动,开放参观活动是指邀请外部公众或内部公众参观本组织的工作现场、设施等。除了平时可进行外，还可以结合一些特殊时机、配合其他公关活动进行，如组织在开幕式、周年庆典之后组织来宾参观。,（一）开展开放参观活动的目的,增加组织的透明度 促进业务 增强员工或家属的自豪感,2006年，驻港部队五一期间开放军营,（二）组织参观的操作方法,准备宣传小册子 放映视听材料 引导观看模型 引导观看实物 安排娱乐活动 中途休息 分发纪念品 征求意见,二、展览活动,展览活动是社会组织将某一主题的文字材料、图片或实物等集中展示给公众的一种公关活动。形式：在组织内部长期设置展板、展台或展厅，宣传组织历史、文化等；配合新产品发布会、看样订货会、开放参观活动等进行的展示；产品展销会等。展览内容：本组织的信息，科普宣传等。,（一）准备阶段的工作,协助组织确定展览会主题和基调 策划活动内容和方式 搜集实物和有关资料 开展预展活动,（二）展览会举办期间的工作,接待、陪同重要来宾观看展览会，介绍情况。收集各方面反馈信息，如参观人数、留言题词、各种意见、报界反应，便于测定展览会效果，并为撰写展览会结束后的总结报告作好准备。,（三）与记者保持联系,展览前：对规模大或影响大的展览会，预定广告版面，争取在展览会开幕前几天刊出或播出；预展时：邀请记者采访，使他们有所了解、准备；开幕式时：邀请记者，并提供一份特写之类的新闻稿，提供采访必须的资料、设备、交通工具等；展览过程中：随时提供具有新闻价值的 信息，及时举行记者招待会。,目 录,1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动,一、签约活动,签约活动又称签字仪式，是政府、部门、企业之间通过谈判，就某一领域缔结关系协议、条约时举行的仪式。签字仪式是双方正式合作开始的象征，有时甚至是历史转折的一个里程碑，因此大多遵循比较严格的程序及礼节规范。,（一）准备工作,1.参加签字仪式的人员确定,签字人,助签人,出席签字仪式的人员,人数、级别需注意,2.签字文本和物品的准备,主方会同有关各方，共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印工作。为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本，必要时还可再向各方提供一份副本。签署涉外商务合同时，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。待签的合同文本以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料作为其封面。签字的物品主要是签字用的文具（签字笔、吸墨器等）、国旗、酒及酒具等。,3.签字场地的布置和人员位置安排,根据参加仪式人员规格、人数多少及协议中的内容重要程度确定场地。一般在客人所住的宾馆或东道主组织的会客厅、洽谈室。签字场地布置：通常在签字厅内设置长方桌作为签字桌。台呢色彩的选择要考虑对对方的习惯与忌讳。桌后放两把椅子，座前桌上摆放各方保存的文本，文本前方分别放置签字用的用具，中间摆放一个旗架和双方旗帜，客右主左。如签署多边行协议，各方国旗则应依一定的礼宾顺序插在各方签字者的身后。面对正门主左右客作为双方签字人的座位。双方助签人员分立于各方签字的外侧。其他参加签字仪式的人员分主方、客方按身份顺序站立于后排，客方人员按身份由高到低从中向右边排，主方人员按身份高低由中向左边排。当一行站不完时，可以按照以上顺序及前高后低的惯例排成多行。,（二）签字仪式的程序,参加签约仪式的双方代表、特约嘉宾及助签人员按时步入签字仪式现场，站立或坐在各自的位置；,入场,交换文本,饮酒庆贺,结束活动,签字人正式签署合同文本,签约仪式开始后，助签人员翻开文本，指明具体的签字处，由签字人签上自己的姓名，并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员，交换对方的文本再签字。通常的作法是先签署己方保存的合同文本，名列首位，再由助签人交换，签署他方保存的合同文本。,签字人正式签署合同文本,入场,签字人正式签署合同文本,交换文本,饮酒庆贺,结束活动,签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。各方签字人热烈握手，互致祝贺，并可相互交换各自方才使用过的签字笔，以示纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。,交换文本,入场,签字人正式签署合同文本,交换文本,饮酒庆贺,结束活动,饮酒庆贺,协议文本交换后，服务人员用托盘端上香槟酒，双方签约人员举杯同庆，以增添合作愉快的气氛。,入场,签字人正式签署合同文本,交换文本,饮酒庆贺,结束活动,结束活动,在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，才正式生效。签约仪式结束后，双方可共同接受媒体采访。退场时，可安排客方人员先走，主方送客后自己再离开。,二、庆典,庆典是社会组织举行的各种庆祝礼仪式的统称（一）庆典的分类内容分类本单位成立周年庆典本单位荣获某项荣誉的庆典本单位取得重大业绩的庆典本单位取得显著发展的庆典形式分类开幕式节日庆典,（二）庆典的筹办,1.准备工作拟出邀请宾客的名单，呈领导审定后，印制成精美的请柬，提前三天左右寄送给宾客；拟定开幕式的程序表，如有必要，印制出来，程序表中应选定致贺词宾客的人选，并提前通知他们作好准备；为组织领导拟好开幕词、答谢词；布置场地，设置主席台或第一排站立的主客方姓名牌，铺设红色地毯，准备音响、照明设备、花篮。,2.开幕活动,签到，签到薄以红色封面、装饰美观的宣纸簿为宜，请宾客用毛笔签名；由接待人员引导至备有茶水、饮料的接待室休息；由专人接待记者，大规模活动最好设立新闻中心；开幕式开始前约5分钟，引导主、宾进入场地，按事先确定的位置入座或站立；开幕式开始，由主方最高领导和重要来宾一起剪彩；主方、客方先后致辞，言简意明，热情庄重；主方领导回答记者、来宾提出的问题。,3.余兴节目,典礼完毕，宜载歌载舞，燃放礼花礼炮；引导来宾参观，可设宴招待来宾；可利用留言簿、召开小型座谈会等形式，征求来宾对新推出事物的意见。,本章思考题,1什么是公益活动？什么是赞助活动？2秘书在组织开展新闻发布会前应做好哪些准备工作？3策划赞助活动应注意哪些问题？4签约活动的一般程序是什么？5请你为所在学校准备一份校庆典礼活动 的策划方案。,
