公文处理规范与技巧探(8.26).ppt

发现 公文 之美,公文处理规范与技巧探讨,电力集团办公室田 玲,提 纲,公文的基本特征 公文之美美在内容 公文之美美在版式 规范性引用文件,壹,公文的基本特征,公文的基本特征,公文具有特定效力公文的时效性内容的法定性作者和读者的特定性,公文具有规范体式法定的文种固定的格式明确的行文方向及方式惯用用语及写作层次,公文具有特定效力,什么是公文的时效性？时效性是指任何一份文件都具有一定的时效。时效的产生，除文件中明确规定生效的时间外，所有文件都以“成文日期”为生效时间。文件时效的丧失，一般有两种情况：一是明确宣布被某一新的文件所代替，从新的文件产生之日起，原某一旧文件的时效即行停止；二是随着客观形势的变化，有些文件的时效自然地被终止。备注：党政机关公文处理工作条例第三十三条：“公文被撤销，视为自始至终不产生效力；公文被废止，视为自废止之日起不产生效力。”,公文具有特定效力,什么是公文内容的法定性？公文是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具，它具有策令、规范、组织、协调、控制、宣传、联系和凭证作用。公文是发文机关集体意志的体现，具体表现为领导机关及其负责人的意愿和要求，一经印发，其内容便具有法定效力。,公文具有特定效力,什么是公文作者和读者的特定性？公文有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。公文的法定作者公文的实际制作者。公文还有特定的读者，也就是主送及抄送单位的相关人员，这种特定性也是其他文体所不具备的。,公文具有规范体式,公文的法定文种有哪些？（1）决议；（2）决定；（3）命令（令）；（4）公报；（5）公告；（6）通告；（7）意见；（8）通知；（9）通报；（10）报告；（11）请示；（12）批复；（13）议案；（14）函；（15）纪要。,公文具有规范体式,什么是公文的固定格式？公文的固定格式，既包括公文惯用的写作格式，也包括公文规定的排版方式。,公文具有规范体式,明确的行文方向和行文方式公文的文种就决定了公文的不同行文方向，相应也就决定了不同的行文方式、使用何种公文用语、用何种写作口气等。一般来说，公文分为上行文、下行文、平行文三种，具体选用哪种，要根据行文对象和行文内容来确定。,公文具有规范体式,公文的惯用用语及写作层次公文的惯用用语包括常用开端用语（如“根据”）、结束语（如“专此函达”），以及行文中涉及承启（如“综上所述”）、称谓（如“贵局”）、引叙（如“收悉”）、征询（如“妥否”）、期请（如“恳请”）、表态（如“遵照执行”）等表述时的常用语。公文的写作层次主要是指公文在篇章结构上的一系列技术要求，如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。,贰,公文之美美在内容,常见行政公文写作,公文之美美在内容,如何选用文种只能单独使用根据权限选用根据行文关系选用考虑发文目的与要求如何辨析近似文种,常见行政公文写作公文标题的规范化请示批复函,报告通知纪要,如何选用文种,选用文种的原则1.正式行文应选用法定文种，且只能单独使用，不能加以合并（如“请示报告”）。,注：非法定文种的应用文（如计划、总结等）在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体，载运着它来行文，这种载体通常被称作文件头。文件头大多由通知、报告、请示、函等来担任。（示例如右）,如何选用文种,选用文种的原则2.文种的确立和使用，要依据制文单位的权限选用，不可超越职权（如公告只有党和国家管理机关才有资格使用）。3.文种的确立和使用，要依据行文关系选用。收文单位是上级，采用 请示、报告、意见等；向下级单位行文，采用通知、批复、意见、决定、决议、通报及纪要等；向平级或无隶属单位行文，主要使用 函。4.文种的确立和使用，要考虑发文的目的与要求。例如，向上级要钱、要物、要人、要政策等，用请示与意见；向上级汇报工作，用报告.,如何选用文种,近似文种辨析 决定与决议 这两个文种近似在“决”上，即均属决策性文件，都是下行文。主要不同：决议的内容必须经会议集体讨论并表决通过；决定则不一定，有的是会议集体讨论通过，有的是由某一机关直接做出。,通知与通报 这两个文种近似在“通”上，即均属告知性文件，都是下行文。主要不同：通知是知照性文种，其内容侧重于提要求、明确界限；通报则是陈述性公文，其内容侧重于说明、介绍情况。,注：表彰类文件最好用“决定”或“通报”，而不用“通知”。,常见行政公文写作,公文标题的规范化1.标题要力求准确、规范、简练例1：可改为“中电荔新公司关于环境保护设施竣工验收直委的请示”例2：可改为“*关于公共化水系统改造项目设计审查的请示”,例1,例2,常见行政公文写作,公文标题的规范化例3：可改为“*关于中电荔新公司公用系统资产分摊电费结算价格 调整的批复”例4：可改为“*关于珠江电厂办公业务综合楼工程设计合同变更的 批复”,例3,例4,常见行政公文写作,公文标题的规范化例5：可改为“*关于转发开展安全发展微电影征集汇演活动的通知”例6：可改为“*关于转发广州发展集团股份有限公司经营预算管理 规定（2013年4月修订）的通知”,例5,例6,常见行政公文写作,公文标题的规范化2.事由项的写作通式（1）动词短语+事项示例：关于开展国有土地清查工作的通知,常见行政公文写作,公文标题的规范化（2）相关单位+动词短语+事项示例：关于广州珠江电厂参加2013年广东省环境保护宣传月活动 的批复,常见行政公文写作,公文标题的规范化（3）相关单位+事项示例：关于珠江电厂#4机组脱硝催化剂加层项目立项的批复,常见行政公文写作,公文标题的规范化（4）动词短语+相关单位+事项示例：关于置换旺隆热电厂农商行借款的批复,常见行政公文写作,请示1.定义适用于向上级请求指示、批准。2.类型请求批准的请示；请求帮助的请示；请求解答的请示。3.请示的特点（1）行文范围广泛（2）要求上级予以回复（3）内容必须是本单位职权范围内无力或确实难以处理的问题与事项,常见行政公文写作,4.请示的写法（1）标题：制发单位+关于+内容+请示。（2）文号：用各单位文号。（3）签发人：向上级请示的文件必须标明签发人姓名，签发人为 制文单位主要负责人，如其外出，由其指定人签发。（4）主送单位：必须用全称或规范化简称。（5）正文：写明制发请示的理由及请示事项。（6）结束语：“专此请示，请批复（审批）”、“妥否，请批复”。（7）落款：制发单位的全称或规范化简称，一般和公章一致。（8）制发公文的日期：会议通过或签发人最后签发时间。（9）盖章及版记,常见行政公文写作,5.请示写作的常见错误（1）用错文种，容易和报告、函混淆。（2）没有签发人(见P64）；或以党政名义报送的请示，只有党或政 单方面领导签名。（3）主送单位用法不规范（如送上级单位有关部门或领导个人）。（4）报送方式错误（如越级请示）。（5）正文没有一事一请示。（6）正文没有使用公文的规范化语言，或者文字不通顺、错别字等。（7）遗漏了公文版记部分,常见行政公文写作,报告1.定义适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。2.类型工作报告（又分为综合报告、专题报告）；情况报告；答复报告。3.报告的特点（1）下级向上级反馈工作信息（2）不需要批复（3）是陈述性公文,常见行政公文写作,4.报告的写法（1）标题：制发单位+关于+内容+报告。（2）文号（3）签发人（4）主送单位（5）正文：包括目前的工作进程，工作措施与体会，工作中的缺点 与不足，今后工作安排等。（6）结束语：专此报告（7）落款（8）制发日期（9）盖章及版记,常见行政公文写作,5.报告写作的常见错误（1）用“汇报”而不用“报告”，“汇报”不是正式的公文文种。（2）在正文中向上级提出解决问题，或要求审批，混淆了报告和 请示。（3）大范围地把文件抄送领导个人。（4）没有签发人姓名。,常见行政公文写作,通知1.定义适用于发布、传达要求下级执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.类型（1）批转、转发性通知。（2）事项性通知（如会议通知）。（3）任免性通知。,常见行政公文写作,4.通知的写法（1）批转、转发性通知批转：适用于批转下级单位公文转发：适用于转发上级或同级单位，及不相隶属单位的公文标题的写法层层转发的公文，直接转发最上级单位的公文标题。如：,讨论：1.标题如何拟？2.三层书名号怎么标？3.意见是否还需用通知作为载体？,常见行政公文写作,讨论：1.标题如何拟？（自拟摘要，只保留一个“的通知”）建议：*关于转发有关2013年进一步加强全市党风廉政建设暨廉洁广州建 设意见等文件的通知2.三层书名号怎么标？史上最雷书名号：*县经委关于转发市经委关于转发省经委关于转发 国家经委办公厅关于批转经济日报发行工作座谈 会纪要的通知的通知的通知3.意见是否还需用通知作为载体？个人意见：意见是法定文种，可以独立行文，且行文方向广，无需再加“通知”的文件头,常见行政公文写作,标题的写法除法规规章的名称要加书名号外，一般不加标点符号（如例1）。如在事由部分出现多个单位、人名并列，应用顿号分开，不用空格。,例1,例2,例2修改：1.*关于转发广州发展下达的2013年度非生产性固定资产预算的通知2.主送单位改为恒益建材公司的股东单位环保建材投资公司,常见行政公文写作,4.通知的写法（2）传达性通知 事由+事项,会议通知的写法：基本要素：会议目的、会议主题、会议时间地点、参会人员、准备材料、报到时间地点。要求与“病文”剖析：,常见行政公文写作,关于石化总公司召开开展增产节约、劳动竞赛会议的通知各分公司、分厂、各车间党支部、总公司各直属部门：为贯彻上级精神，总公司董事会研究决定，在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议有关问题通知如下：一、会议时间：十月四日至八日 二、会议地点：总公司招待所 三、与会人员：各分公司、分厂，总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限五千字，报到时交给会务组。并请与会人员于十月四日前来报到。*省石化总公司*年六月八日,常见行政公文写作,（3）任免性通知,适用于对一般干部的任免。重要的干部任免通常有命令（如全国人大常委会委员会令）、决定、公告等。,常见行政公文写作,函1.定义适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（隶属单位：垂直的系统）2.类型发函（商洽函、询问函、请批函）；复函。3.函的写法（1）格式采用正式行文，格式有专门规定（特定格式）。,常见行政公文写作,（2）请批函的标题写法发文单位+关于+申请（批准）+事项+函（3）函的正文写法发函（商洽函、询问函、请批函）的正文：缘由+事项答复函的正文：答复对象（引叙来文）+答复意见（可详可略）（4）写作要求写作时，要注意内容清楚、明白，方法上直叙其事，语言得体，有分寸感。,常见行政公文写作,纪要1.定义适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.纪要的特点（1）格式纪要文种须与纪要格式（特定格式）对应，有别于公文的通用格式。（2）传送方式结合“报告”、“通知”、“函”传送；采用纪要固定版头，不加盖印章，直接分送；（较常用）将纪要与其他种类的公文同等看待。,常见行政公文写作,（3）称谓的特殊性为了更好地概括与会者的集体意愿，常以“会议”作为表述主体，常使用下列短语：“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议要求”、“会议希望”、“会议号召”等。3.纪要的写作（1）标题会议名称+纪要；召开会议单位+会议名称+纪要（2）导言概述会议基本情况（时间、地点、主持人或主持单位、与会单位或人员、基本议程）。承启用语。,常见行政公文写作,（3）主体集中概述式（多适用于小型会议，讨论问题比较单一，意见比较集中统一）分项叙述法（适用于大中型会议或议题较多的会议，侧重横向分析阐述，条与条之间独立，内 容相对全面，一般用于需要领会、贯彻的会议）发言提要法（适用于需要了解与会人员不同意见的会议）（4）结尾可有可无。（5）注意事项会议纪要是根据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨和会议成果来整理、提炼和概括。重点放在介绍会议成果，而不是介绍会议过程，切忌记流水帐。,公文之美美在内容,内容之美体现在哪里朴素简洁的语言表达庄重得体的话语方式模糊语言的精确运用,如何实现这些美美对真的从属性规范严谨的形式美原则（语言表达、行文逻辑）美的和谐性原则实用美原则,小结,公文之美美在内容,该八股时就八股行文立意谋新篇,叁,公文之美美在版式,公文排版格式要求,公文之美美在版式,公文格式主要变化纸张及排版印制要求各要素编排规则公文格式常见错误,背 景党政机关公文处理工作条例、党政机关公文格式国家标准（GB/T97042012），于 2012年7月1日起施行，代替中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式。,公文排版格式要求,党政机关公文格式主要变化口诀公文格式新国标：党政机关公文格式国家标准（GB/T97042012）代替国家行政机关公文格式主题词儿不再标：删除主题词格式要素密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注公文页码不可少：增加页码格式要素,公文排版格式要求,公文纸张及排版印制要求（1）采用国际标准A4型纸（210mm297mm）。（2）页边与版心尺寸：版心210mm297mm，上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm。（3）字体字号：正文3号仿宋体，标题2号小标宋，密级和紧急程度 3号黑体，签发人姓名3号楷体，版记的要素4号仿宋体。（4）行数字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。（本标准中，一字指一个汉字的宽度；一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。具体用几号字，取决于公文要素应当使用的字号。3号字字高约5.54mm，一行约10.39mm。）（5）文字颜色：发文机关标志、版头分隔线、印章为红色。,公文排版格式要求,版心尺寸图示：,公文排版格式要求,印刷装订要求1.印刷要求双面印刷（决定了版记一定要在偶数页）；页码套正，两面误差不超过2mm。2.装订要求左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm。,公文排版格式要求,公文要素2012版国家标准将一个完整的公文分为版头、主体和版记三部分。这三个部分各有特点，边界比较明显，具有相对的独立性。版头位于公文之首，位置相对固定，与通常说的“红头文件”的“红头”部分相对应。主体的特点是篇幅不固定，依公文内容长短而变化，包含公文的 实质性内容。版记位于公文之尾，位置相对固定。,公文排版格式要求,公文格式各要素划分表,公文排版格式要求,版头图示：,公文排版格式要求,主体图示：,公文排版格式要求,版记图示：,公文排版格式要求,公文要素版头部分1.份号：公文印制的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。2012版国家标准规定编制份号一般采用6位3号阿拉伯数字，实际操作中推荐采用36位阿拉伯数字，编虚位补齐，即“001”、“0001”、“00001”、“000001”。份号居左编排在版心第一行（即紧贴天头下边缘及左边缘）。,公文排版格式要求,公文要素版头部分2.密级和保密期限：涉密公文应当标注密级和保密期限。一般用3号黑体字，顶格置于版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如同时标密级和保密期限，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间，数字和年之间均不空格；如只标密级不标保密期限，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间空1字。注：与1999版标准相比，编排位置从右上角移到了左上角，一是为了统一，二是为公文处理留出更多空间。,公文排版格式要求,公文要素版头部分3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。主要变化：（1）紧急程度由“急件”改为“加急”；（2）排列位置从右上角移到左上角。具体排第几行，有三种方式：有份号，无密级和保密期限，排版心左上角第二行；有份号、密级和保密期限，排版心左上角第三行；无份号、密级和保密期限，排版心左上角第一行。注意事项：如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉 字之间不空格；如果不标保密期限，两字之间应空1字。,公文排版格式要求,紧急程度图示（四种）,000001机 密,000001特 急,特 急,公文排版格式要求,公文要素版头部分4.发文机关标志：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。也可以使用发文单位全称或规范化简称。主要变化：（1）党和行政的公文版式统一；（2）发文机关标志的上边缘至版心上边缘由25mm改为35mm，去掉上行文的要求（不再要求上空80mm）。（3）联合行文时，可并用联合发文单位名称，也可单独用主办单 位名称。注意事项：（1）推荐使用小标宋体字，颜色为红色，居中排布；（2）字体大小以不大于上级单位为原则（上限22mm15mm）。,公文排版格式要求,公文要素版头部分5.发文字号：由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。年份、序号用阿位伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加“第”字。注意事项：（1）采用3号仿宋体，置于发文机关标志下空二行的位置。（2）如果是平、下行文，居中排布。如果是上行文，则居左空 一字编排，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号与最 后一个签发人姓名处在同一行。（3）联合行文时，使用主办单位的发文字号。,公文排版格式要求,公文要素版头部分6.签发人：上行文应当标注签发人姓名（包括上行性意见）。注意事项：（1）“签发人”三字为3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。（2）单一单位或两个单位联合上行文，签发人编排在发文字号右侧，与发 文字号同一行，右空一字。（3）三个及三个以人单位联合上行文，“签发人”三字和全角冒号与首行 签发人姓名编排在发文机关标志下空二行位置，按发文单位顺序编排签 发人姓名，每行一般排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空一字。回行时每行签发人姓名首字对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人 名中间空一字。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行。,公文排版格式要求,上行文版头示例：,公文排版格式要求,案例（上行文发文单位标志位置）：,公文排版格式要求,案例（联合行文上行文）：,公文排版格式要求,公文要素主体部分7.标题：由发文单位名称+事由+文种组成。注意事项：（1）3个和3个以下单位联合行文时，应列出所有发文单位名称；4个及4个以下单位联合行文，可以采用排列在前的单位名称加“等”的方式。（2）标题使用2号小标宋体，居中排布于红色分隔线下空二行的位置。（3）标题需分行排列时，应使用梯形或菱行。回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当（采用3号字字高的7/8作为行间距即可，不宜采用2号字字高的7/8，行距过大显得不美观）。,公文排版格式要求,案例（联合行文下行文）：,注：三个及以下单位联合发文，标题应列出所有发文单位名称，并与发文单位署名及印章相符。标题建议改为：南沙电力公司及南沙电力公司工会关于印发2012年度“安康杯”竞赛活动实施方案的通知,常见行政公文写作,标题分行排列时应采取梯形或菱形，间距恰当,例：,改为：广州市旺隆热电有限公司关于申报财务事项审批及资金支付管理制度等核心制度的函,常见行政公文写作,标题分行排列时不要破坏词语的完整性（1）固定词语不能上下分拆,例1,例2,改为：关于对广州恒丰染整厂有限公司拖欠的热费账销案存资产进行销案处理的函,改为：关于修订广州发展新塘水务有限公司财务事项审批及资金支付制度等核心制度的函,常见行政公文写作,改为：关于修订广州发展新塘水务有限公司非生产性固定资产与办公用品管理规定等制度的函,标题分行排列时不要破坏词语的完整性（2）相对固定的短语，也要尽量予以顾及，以保证概念的完整性,公文排版格式要求,公文要素主体部分8.主送单位：公文的主要受理单位，应使用全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。注意事项：（1）上行文原则上只能有一个主送单位。（2）如主送单位太多导致公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记。（3）各有关单位之间用顿号或逗号分清层次。（4）同类型单位统称，如“各下属企业”、“广能公司下属企业”。,公文排版格式要求,公文要素主体部分9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。注意事项：（1）公文首页必须显示正文（联合行文单位多、主送单位多、签发人多的情况）。（2）引文：先引标题，后引发文字号。（3）日期：要用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2013年写成13年。（4）公文中标点符号、计量单位及数字的用法（本PPT第四部分）。,公文排版格式要求,公文要素主体部分（5）结构层次一般不超过四层，其层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第 三层和第四层一般用仿宋体标注。此外，“一”后跟顿号，“（一）”后不跟标点符号，“1”后跟小圆点“.”，“（1）”后不跟标点符号。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可以用“1.”。,公文排版格式要求,公文要素主体部分10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称首字对齐。注意事项：（1）附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。（2）在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志 后附的内容不是公文的附件，在附件说明处不必标注相关内容。,公文排版格式要求,不必标注附件说明的情况：,公文排版格式要求,公文要素主体部分11.发文单位署名：署发文单位名称或规范化简称。主要变化：1999版国家标准中，单一单位和两个单位行文时，不要求署名，三个以上单位联合行文时，要求署名。新标准统一规定单一行文、联合行文时一般须标注发文单位署名。注意事项：（1）联合行文时，发文单位署名的顺序应与发文单位标志的排列 顺序一致。（2）排列位置在成文日期之上，单一单位发文以成文日期为准居 中编排，联合行文按发文单位的顺序排列。,公文排版格式要求,公文要素主体部分12.成文日期：署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。主要变化：新标准统一用阿拉伯数字。注意事项：（1）成文日期确定的原则：会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经发文单位负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的单位负责人签发的日期为准。（2）成文日期在正文之下若干行（行数多少由印章大小决定，要确保成文日期处于印章中心下边缘位置，同时印章顶端距正文或附件说明一行之内）居右空四字排列，用阿拉伯数字标注。,公文排版格式要求,公文要素主体部分13.印章：公文中有发文单位署名的，应当加盖印章，并与发文单位署名一致。电报和纪要可以不加盖印章。主要变化：（1）不再分上套、中套、下套方式，统一采用下套方式。（2）联合行文由“两个印章均压成文时间”改为“最后一个印章端正、居中 下压发文单位署名和成文日期”。（3）增加首排印章顶端上距正文或附件说明一行之内的要求。注意事项：（1）联合上报的公文，可以由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单 位均应加盖印章。每排最多排3个印章，互不相交或相切。（2）居中下压：指印章、发文单位署名和成文日期的纵向中心线重合，印章 下边缘与成文日期下边相切。,公文排版格式要求,公文生效标识编排图示（单一单位行文）：,公文排版格式要求,公文生效标识编排图示（两个单位联合行文）：,公文排版格式要求,公文生效标识编排图示（多个单位联合行文）：,公文排版格式要求,公文要素主体部分不加盖印章的公文（2012版标准新增，略）加盖签发人签名章的公文（2012版标准新增，略）特殊情况处理:当正文之后的空白容不下印章、成文日期时，一般应采取调整正文行距或字距的措施加以解决。务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决（此为1999版标准要求，集团仍沿用）。,公文排版格式要求,公文要素主体部分14.附注：是需要说明的其他事项，如联系人和联系方式等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。注意事项：“请示”件应在附注处注明联系人和电话。,公文排版格式要求,公文要素主体部分15.附件：公文正文的说明、补充或参考资料。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。注意事项：（1）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（2）如果附件不能与正文一起装订，则应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号加“附件”二字及附件顺序号。（3）报送、转发、印发类公文，其内容不按附件处理。,公文排版格式要求,附件编排图示,公文排版格式要求,公文要素版记部分主要变化：（1）删掉主题词；（2）增加分隔线推荐高度，明确首、末条分隔线位置；（3）取消各要素下均加分隔线的要求。注意事项：（1）2012版标准规定公文双面印刷，版记置于最后一面，版记 最后一个要素置于最后一行，因此版记一定要在偶数页上。（2）如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。（3）版记中分隔线与版心同宽，首条及末条分隔线用粗线（推 荐高度0.35mm），中间的用细线（推荐高度0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文 最后一面的版心下边缘重合。,公文排版格式要求,公文要素版记部分16.抄送单位：除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位。如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。主要变化：（1）字体由“3号仿宋”改为“4号仿宋”；（2）取消抄送单位间用顿号隔开的要求。注意事项：（1）回行时与冒号后首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。（2）如需把主送单位移至版记，将“主送”改为“抄送”。既有 主送又有抄送时，将主送单位置于抄送单位上一行，之间不 加分隔线。,公文排版格式要求,公文要素版记部分17.印发单位和印发日期：公文的送印单位和送印日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标全，后加“印发”两字。版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用细分隔线隔开。主要变化：（1）字体由“3号仿宋”改为“4号仿宋”；（2）位置由位于抄送单位（或主题词）之下改为末条分隔线之上。注意事项：（1）印发单位不是指公文的发文单位，而是指公文的印制主管部 门。有的单位没有专门的文秘部门，发文单位就是印发单位。（2）印发日期与成文日期通常存在时间差。,公文排版格式要求,版记编排图示,公文排版格式要求,公文要素版心外要素18.页码：页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，置于公文版心下边缘之下，数字左右两边各空1个半角空格，放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不标注页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。注意事项：如果有横排表格，页码位置与公文其他页码保持一致，即页码应 放在横表的左侧，单页码在表的左下角，双页码在表的左上角。横表的表头，单页码放在订口一侧，双页码放在切口一侧。,公文排版格式要求,横排A4纸型表格图示（单数页）,公文排版格式要求,横排A4纸型表格图示（双数页）,公文排版格式要求,公文特定格式信函格式与通用公文格式的区别：（1）发文单位名称后不加“文件”二字。联合行文时，只使用主办单位标 志，且标志上边缘距离上页边为30mm，居中排布。（通用格式上白边 37mm，标志与版心上边缘35mm，比通用格式上移了42mm。）（2）发文机关标志下4mm处印一条上粗下细的红色双线，距下页边20mm 处印一条上细下粗的红色双线），线长170mm，居中排布。第一条红 线下面的文字和第二条红线上面的文字距红色双线的距离为3号字字高 的7/8（3号字字高约5.54mm，其7/8约为4.85mm）。（3）份号、密级和保密期限、紧急程度，分行顶格居左编排在第一条红色双 线下。发文字号顶格居右编排在第一条红色双线下。,公文排版格式要求,公文特定格式信函格式与通用公文格式的区别：（4）标题编排在份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号中最后一个要 素的下边缘下空二行位置。（5）公文首页不显示页码，由第2面开始标注页码。（6）公文版记中不加印发单位、印发日期，只有抄送单位，抄送单位上下不 加分隔线。,公文排版格式要求,信函格式公文首页图示,公文排版格式要求,信函格式公文末页图示,公文排版格式要求,公文特定格式纪要格式与通用公文格式的区别：（1）纪要标志由“*纪要”组成，不加“文件”二字。（2）纪要编号等同于发文字号，可居中编排在发文单位标志下空二行位置，可以采用“第*号”的形式，不编虚位。（3）出席、请假、列席人员编排规则：用3号黑体字在正文或附件说明下空 一行居左空二字标注“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋 体字标注出席人单位、姓名，同一单位不同人员之间、不同单位之间的 分隔符号可根据实际情况确定，回行时与冒号后的首字对齐，段末加句 号。如需标注请假和列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字 改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。,公文排版格式要求,纪要格式公文首页图示,公文排版格式要求,纪要格式公文末页图示,公文排版格式要求,公文格式常见错误1.没有发文单位标识（如便函）2.上行文（请示、报告、意见）没有签发人3.公文标题缺要素、用词不当4.正文错别字、层次不当、字体字号不规范5.附件格式不规范6.日期格式不规范7.抄送不规范（大范围抄送，抄送领导个人等）8.版记要素不全或多余,公文排版格式要求,案例交流（各单位公文实例，另附）,附录,规范性引用文件,计量单位、标点符号 及数字的用法,规范性引用文件,2012版国家标准引用了6个相关的国家标准：GB/T 1481997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸GB 31001993 国际单位制及其应用GB 31011993 有关量、单位和符号的一般原则GB 3102（所有部分）量和单位GB/T 158342011 标点符号用法GB/T 158352011 出版物上数字用法,计量单位、标点符号及数字的用法,计量单位使用注意事项：1.不应在组合单位中同时使用单位符号和中文符号，如：速度单位不得写 作km/小时。2.摄氏度的符号可以用作中文符号。3.单位符号应写在全部数值之后，并与数值间留适当空隙。4.单位名称和单位符号必须作为一个整体使用，不得拆开。如：20摄氏度 不得写成或读成摄氏20度或20度，也不得写成20 C，只能写成20。5.单位符号一律用正体字母，除来源于人名的单位符号第一字母要大写 外，其余均为小写字母（升的符号L除外），如：米（m），安培（A），瓦特（W），帕斯卡（Pa）。,计量单位、标点符号及数字的用法,6.当组合单位是由两个或两个以上的单位相乘而构成时，其组合单位写 法可采用下列形式之一：Nm，N m。其中文符号为两个单位符号 之间加居中圆点，如牛米。7.国际单位制（SI）词头（如“千、k”，“吉咖、G”）用于构 成倍数单位，但不得单独使用，词头符号与单位符号应作为一个整体 对待，他们共同组成一个新的单位，并可以和其他单位构成组合单位。8.我国部分法定计量单位（如“h”）可与国际单位制的单位构成组合 单位（如“km/h”）。9.常见错误：kwh，KWh，千瓦时；正确用法：kWh，千瓦时。10.注意上标、下标，“#”的用法。,计量单位、标点符号及数字的用法,标点符号使用注意事项：1.相邻或相近两数字连用表示概数通常不用顿号（如“一二十公里”），若相邻两数字连用为缩略形式，宜用顿号（如“二、三产业”）。2.标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号，若有其他成分插在并列的引号或书名号（如括注）之间，宜用顿号。例1：“日”“月”构成“明”字。例2：红楼梦三国演义西游记水浒传，是我国长篇小说四大名著。例3：李白的“白发三千丈”（秋浦歌）、“朝如青丝暮成雪”（将进酒）都是 脍炙人口的诗句。例4：办公室订有人民日报（海外版）、广州日报等报刊。,计量单位、标点符号及数字的用法,3.独立成段的引文如只有一段，段首和段尾都用引号；不止一段时，每段开头仅用前引号，只在最后一段末尾用后引号。4.标志公文发文字号中的发文年份用六角括号（如国发20131号）。5.连接号的形式有短横线“-”、一字线“”和浪纹线“”三种。公 文页码数字两边应放一字线（一字线比汉字“一”略长，占一个字位置）。6.以月、日为标志的事件或节日，用汉字数字表示时，只在一、十一、十 二月后用间隔号；当直接用阿拉伯数字表示时，月、日之间均用间隔 号（半角字符）。例：五一劳动节、“一二九”运动、“315”消费者权益日。是否加引号，视事件的知名度而定。,计量单位、标点符号及数字的用法,7.图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使有时 说明文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。8.不能视为作品的课程、课题、奖品奖状、商标、证照、组织机构、会议、活动等名称，不应用书名号。9.序次语之后的标点用法：不带括号的汉字数字用作序次语，后用顿号；不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母或罗马数字作序次语，后用下脚点；加括号的序次语后不用任何点号；阿拉伯数字与下脚点结合表示章节关 系的序次语末尾不用任何点号；用于章节、条款的序次语后用空格。同 类数字形式的序次语，带括号的通常位于不带括号的下一层。,计量单位、标点符号及数字的用法,数字使用注意事项：1.新标准与原标准相比，原标准更倾向于使用阿拉伯数字，新标准不再强 调这种倾向。2.以下情况宜选用阿拉伯数字:（1）使用数字进行计量的场合（如“34.05%”）。当数值伴随有计量单 位，特别是该单位以字母表达时（如“605g”）。（2）使用数字进行编号的场合（如“101国道”）。（3）已定型的含阿拉伯数字的词语（如“3G手机”）。,计量单位、标点符号及数字的用法,3.用阿拉伯数字表示数值范围，连接号前后两个数值的符号或单位相同 时，在不造成歧义的情况下，前一个数值的单位可省略（如“2050 页”）。反之则不能省（如“9亿16亿”，不能写为“916亿”）。4.计时方式既可采用12小时制，也可采用24小时制（如“21时12分”“晚上9时12分”)，“时”“分”也可用“:”代替（如“21:12”)（错误:“2112”）。5.以下情况宜选用汉字:（1）非公历纪年（如“八月十五中秋”）。（2）数字连用表示的概数（如“三四个月”）。（3）已定型的含汉字数字的词语（如“不管三七二十一”）。,计量单位、标点符号及数字的用法,6.年份简写后的数字可以理解为概数时，一般不简写（如“一九七八年”不写为“七八年”)。7.阿拉伯数字“”有“零”两种汉字书写形式。当用作计量时，其汉字 书写形式用“零”，用作编号时，其汉字书写形式用“”（不同于数 字“0”和英文“O”）。例1：“3052（个）”的汉字数字形式为“三千零五十二”。例2：“公元2013（年）”的汉字数字形式为“二一三”。8.如果一个数值很大，数值中的“万”、“亿”可以采用汉字数字，其余 部分采用阿拉伯数字（如“10亿零817万人”）。一般数值不能同时采 用阿拉伯数字与汉字（如“四千”不应写作“4千”）。,计量单位、标点符号及数字的用法,9.如果表达计量或编号所要用到的数字个数不多，在书写的简洁性和辨识 的清晰性两方面没有明显差异时，汉字形式与阿拉伯数字均可使用。例:17号楼（