山西省社会保险业务档案管理暂行办法.docx

山西省社会保险业务档案管理暂行办法第一章总则第一条为了规范与加强各级社会保险业务档案管理，保护社会保险业务档案真实、完整与安全，有效利用与保护社会保险业务档案，为社会保险事业服务，根据中华人民共与国档案法、社会保险业务档案管理规定（试行）、山西省档案管理条例，结合我省社会保险经办机构工作实际，特制定本办法。第二条本办法所称社会保险业务档案，是指各级社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有储存与利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不一致载体的历史记录。第三条各级社会保险经办机构管理社会保险业务档案。社会保险经办机构包含：省、市、县（区）社会保险经办机构。第四条社会保险业务档案实行集中统一管理的原则，保护社会保险业务档案的完整、准确与安全，积极开展档案的利用工作，实现档案管理的标准化与现代化，为社会保险事业服务，任何部门与个人不得将其据为己有。第二章组织机构及其职责第五条省社会保险局负责各级社会保险经办机构业务档案管理工作的组织领导。各级社会保险经办机构业务档案工作应当同意同级档案行政管理部门及上级社会保险经办机构的业务指导。第六条各级社会保险经办机构应当设置业务档案工作领导机构与工作机构同时要配置业务档案工作人员，健全业务档案工作制度，提供必要条件，保证业务档案工作健康进展。第七条各级社会保险经办机构应建立本单位综合档案室，集中管理本单位各类门类及各类载体的档案。第八条综合档案室的工作任务：1、指导、监督、规范本单位文件材料的构成、积存、格式及归档等工作；2、负责管理本单位的全部档案资料；3、认真开发档案信息资源，积极提供利用，为本单位各项工作提供有效服务。第九条各级社会保险经办机构的业务档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定专业知识，履行业务档案工作职责，圆满完成业务档案工作任务。业务档案工作人员对本单位各部门文件材料的形成积存与归档工作进行指导，并参与对业务档案工作的年度考核工作。第三章业务档案的管理第十条各级社会保险经办机构应根据本单位实际情况，参照山西省社会保险经办机构文件材料归档范围与保管期限规定（附件1）,制定适合本单位工作实际的文件材料归档范围及保管期限。第十一条反映社会保险经办机构工作活动，具有查考储存价值的各类文件材料都应归档储存，任何单位与个人不得据为己有或者擅自销毁。第十二条反映社会保险经办机构各类门类、各类载体的档案应按时归档。各级社会保险经办机构应建立文件材料档案立卷归档制度（附件2.1）。1、文书档案与社会保险业务档案应当在形成年度的下一年6月份往常归档。2、基本建设项目档案应在项目竣工验收后的30日内归档;未竣工验收而投入使用的基本建设项目档案应在投入使用后的60日内归档。3、设备购置过程中形成的文件材料及随机文件材料应在开箱验收后归档。4、财务会计档案在财务工作年度终结后，由财务部门暂保管一年，到期后编制移交清册，移交本单位综合档案室统一保管，出纳不得监管会计档案。5、声像档案、实物档案应及时归档。6、电子文档，每年年底归档一次或者任务完成后随时归档。第十三条社会保险经办机构业务档案的分类：1、文书类：以年度分二级类，以保管期限分三级类。包含党群工作、行政后勤管理、文秘、机要、档案、人事、劳资、综合治理、安全保卫、计划生育等。2、社会保险业务类：以各业务环节分二级类，包含社会保险登记管理类、社会保险费征缴管理类、社会保险待遇核定类、社会保险审计稽核类、社会保险个人账户管理类、社会保险业务信息统计类。以保管期限分三级类，包含永久、100年、50年、30年、10年。3、会计类：分帐簿、凭证、财务报告、其它四个二级类。4、声像电子类：分录音、录像、照片、光盘、磁盘、磁带等若干个二级类。5、实物类：分奖杯、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、其它等若干个二级类。6、科技类：以基本建设档案、设备档案分二级类。基本建设档案以具体工程项目分三级类，设备档案总数量少可不设三级类目。第十四条社会保险经办机构业务档案的收集：一是要按照本单位制定的文件材料归档范围及保管期限的内容，由本单位综合档案室对单位内部各部门各工作岗位应归档的文件材料进行接收；二是征集散失在社会或者个人手中的，但对本单位具有储存价值的文件材料。第十五条社会保险经办机构业务档案的整理：各类门类、载体的档案，规范整理应根据有关标准，做到分类合理，排列有序，编目科学。1、社会保险业务档案根据社会保险业务档案管理规定（试行）（人力资源与社会保障部、国家档案局第3号令）进行整理。2、文书档案根据机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定（国家档案局第8号令）进行整理。3、会计档案根据国家财政部与国家档案局会计档案管理办法进行整理。4、电子档案根据国家档案局颁布的电子公文归档管理暂行办法进行整理。5、其他档案根据国家有关部门颁布的档案管理规定进行整理。第十六条社会保险经办机构业务档案工作应建立全宗卷，建立业务档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行管理。第十七条社会保险经办机构应定期对已超过保管期限的业务档案进行鉴定。销毁档案要逐件登记于销毁清册，经本单位鉴定小组审核签字后，报上级主管领导批准后销毁；会计档案的销毁应按会计档案管理办法执行。销毁清册要永久储存。第十八条社会保险经办机构应积极使用先进的现代化技术设备，实现业务档案管理的科学化、规范化、现代化。第四章业务档案的保管与利用第十九条档案保管应配备专门的库房及相应的符合国家标准的档案装具与设备，并符合防火、防盗、防光、防尘、防潮、防水、防虫鼠、防高温、防震等要求。第二十条各级社会保险经办机构应编制归档文件目录、案卷目录、全引目录、人名索引等检索工具，编写大事记、组织沿革、基础数字汇合、专题概要、利用效果实例汇编、发文汇合等编研材料，满足利用工作需要。第二十一条业务档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。第二十二条各级社会保险经办机构应制定业务档案保管制度、保密制度、查（借）阅制度，规范提供利用工作，确保业务档案安全。第五章附则第二十三条各级社会保险经办机构要积极开展业务档案管理工作，按照人力资源与社会保障部、国家档案局与省人力资源与社会保障厅、省档案局有关规定的要求，在规定的时间内达到国家社会保险业务档案达标验收工作标准。第二十四条本办法由山西省社会保险局与山西省档案管理局负责解释。第二十五条本办法自印发之日起执行。附件：1、山西省社会保险经办机构文件材料归档范围与保管期限规定。2、山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。3、山西省社会保险经办机构业务档案分类编号方案。4、山西省社会保险经办机构业务档案材料移交清单。5、山西省社会保险经办机构业务档案销毁清册。6、山西省社会保险经办机构业务档案借阅登记表。附件1山西省社会保险经办机构文件材料归档范围与保管期限规定第一条为便于本单位各内设机构及全体职工正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所储存的档案既能反映本单位要紧职能活动情况，保护其历史面貌，又便于保管与利用，根据中华人民共与国档案法、中华人民共与国档案法实施办法、国家档案局8号令、社会保险业务档案管理规定（试行），制定本规定。第二条本规定中的本单位文件材料是指本单位各内设机构及全体职工在其工作活动中形成的各类门类与载体的历史记录。第三条本单位文件材料归档范围是：（一）反映本单位要紧职能活动与基本历史面貌的，对本单位工作与历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本单位工作活动中形成的在保护国家、集体与公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本单位需要贯彻执行的上级机关与同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本单位工作具有考查价值的文件材料。第四条本单位文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，通常性文件的历史修改稿，各次校对稿,无特殊储存价值的信封，不需办理的通常性电话记录，内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料，供参阅的简报、情况反映，抄报或者越级抄报的文件材料。第五条凡属本单位归档范围的文件材料，务必按有关规定向本单位档案工作部门移交，实行统一集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。第六条本单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期通常分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案要紧包含：（一）本单位制定的法规政策性文件材料；（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的要紧文件材料；（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；（六）本单位房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。第八条定期保管的文书档案要紧包含：（一）本单位职能活动中形成的通常性业务文件材料；（二）本单位召开会议、举办活动等形成的通常性文件材料；（三）本单位人事管理工作形成的通常性文件材料；（四）本单位通常性事务管理文件材料；（五）本单位关于通常性问题的请示与上级机关的批复、批示，通常性工作报告、总结、人事、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本单位主管业务的通常性文件材料；（七）上级机关与同级机关制发的非单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于通常性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。第九条本单位形成的人事、基建、财务、会计及其他专门文件材料的归档范围与保管期限，按国家有关规定执行。第十条对应归档的电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或者其他形式的副本归档。第一部分山西省社会保险经办机构文书档案归档范围与保管期限表一、本单位行政、后勤管理工作1本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、决议、纪要、记录永久1.2 典型材料、代表发言材料、经验交流材料、简报30年2本单位与其他机关联合召开会议的文件材料2.1本单位主办的2.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的原件永久2.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年2.2本单位协办的2.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或者副本30年2. 2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或者副本10年3上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料3.1上级领导讲话、指示、工作部署或者上述领导机关派人督办事件、处理专项业务问题形成的纪录、纪要、总结等材料永久3. 2省部级下列领导通常性检查、视察工作的文件材料30年3.3本单位专项或者综合工作汇报材料30年4本单位业务文件材料4.1本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料永久4.2本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知4.2.1方针政策性业务问题的永久4.2.2通常业务问题的30年4.2.3其他具有参考价值的10年4.3上级机关制发的文件材料4.3.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料4.3.1.1重要的永久4.3.1.2通常的10年4.3.2上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年4.4同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年4.5下级单位的文件材料4.5.1重大问题的来函、请示与本单位的复函、批复等30年4.5.2其他的10年4.6本单位联合行文的文件材料4.6.1本单位为主办的4.6.1.1重要业务问题永久4.6.1.2通常业务问题30年4.6.2本单位协办的4.6.2.1重要业务问题30年4.6.2.2通常业务问题10年4.7计划、总结、统计、调研等方面的材料4.7.1年度与年度以上的计划、总结、统计材料永久4.7.2年度下列的计划、总结、统计材料10年4.7.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久4. 7.4通常活动的总结、通常问题的调研材料10年4.8出国或者出境访问考查等外事活动的文件材料4.8.1发表的公报，签订的协议，重要会谈纪录纪要等永久4. 8.2出国审批手续、执行日程、考查报告、通常性会谈纪录30年4.9本单位编写的文件材料4. 9.1大事记、组织沿革永久5. 9.2本单位编辑、编写的制度、文件汇编、报告汇编、工作目标汇编、统计分析汇编、信息汇编与工作手册30年6. 9.3简报、情况反映、工作信息等10年5本单位各类规章制度永久6本单位事务管理文件材料6.1 房产、土地所有权与使用权的文件材料永久6.2 与有关单位签订的合同、协议等文件材料6.2.1重要的永久6. 2.2通常的10年6.3 本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年6.4 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交换）文件材料6.4.1重要的永久6.4.2通常的10年6.5职工承租、购置本单位住房的合同、协议与有关手续永久6.6职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年二、人事党务与工会工作1本单位党员大会、党支部支委会议1. 1请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、选举结果、讨论通过的文件材料永久1.2民主生活会、领导成员民主评议产生的文件材料10年2计划、总结等方面的材料2.1 年度与年度以上的计划、总结材料永久2.2 年度与年度下列的计划、总结材料10年3党、团、工会工作活动中形成的文件材料3.1 工作报告、总结，换届选举结果永久3.2 重要专项活动的报告、总结等到永久3.3 党团员名册、工会会员名册、批准加入党团、工会的文件材料永久3.4 先进集体、先进个人、优秀党员、党务工作者等文件材料永久3.5 位党、团员组织关系介绍信及存根永久3.6 位党员、干部、职工违法违纪等文件材料6.1 案件调查、处理受警告以上处分的有关文件材料永久6.2 受到警告的30年6.3 查无实据的文件材料10年6.4 受到通报批判的10年6.5本单位党支部组织开展的各项教育活动30年6.6情况反映、通常的工作总结、汇报等文件材料10年7本单位精神文明建设方案7.1本单位精神文明建设方案永久7.2本单位精神文明单位检查评比实施细则永久7.3本单位精神文明单位责任书永久7.4本单位精神文明建设进展规划永久8统计机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年9本单位机构编制、干部人事文件材料9.1 机构设置、机构撤并、名称更换、组织简则、人员编制、印信启用与作废等文件材料永久9.2 本单位的人事工作制度、规定、办法等文件材料30年9.3 本单位干部职工的任免文件永久9.4 本单位职工名册及年度统计报表永久9.5 本单位干部、职工的录用、转正、聘任、调资、定级、辞退、离退休、死亡、抚恤等有关文件材料永久9.6 人事考核、职称评审等有关文件材料永久9.7 本单位职工调入、调出的行政关系介绍信及存根永久第二部分山西省社会保险经办机构业务档案归档范围与保管期限表一、社会保险管理类（一）参保单位登记材料。包含参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及有关审核材料永久（二）参保人员登记材料。包含缴费单位职工与退休人员，以家庭为单位或者个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及有关审核材料100年（三）社会保险个人账户管理材料。包含养老保险个人账户对账、个人账户修改等有关材料100年（四）社会保险登记证管理材料。包含社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及有关审验材料10年（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及有关材料50年（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包含对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的有关审核材料50年（七）退休人员社会化管理服务材料。包含对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及有关材料50年（八）异地安置登记材料。包含异地安置应享受社会保险待遇人员与长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或者派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及有关材料50年（九）服务协议管理材料。包含与基金收付款协议银行等签订的协议书、考核材料、终止协议材料10年二、社会保险费征缴类（一）社会保险费征缴核定材料。包含缴费基数核定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及有关审核材料100年（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按会计档案管理办法确定保管期限。（三）社会保险基金征缴明细表与汇总表50年（四）社会保险基金征缴年度汇总表永久（五）催缴材料。包含社会保险费补缴通知书、补缴协议10年（六）缴费证明材料。包含为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及有关材料10年三、养老保险待遇类（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供给直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及有关审核材料50年（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及有关审核材料50年（三）劳动能力鉴定材料。包含参保人员劳动能力鉴定结论通知书及有关文书与审核材料50年（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按会计档案管理办法确定保管期限。（五）养老保险支付明细表与汇总表30年（六）养老保险基金支付年度汇总表永久四、社会保险业务统计报表类（一）各项社会保险年度统计报表永久（二）社会保险数据与分析报告等资料30年（三）社会保险业务月/季统计报表10年（四）各项社会保险基金年度预决算表按会计档案管理办法确定保管期限。五、社会保险稽核监管类(一)社会保险稽核材料。包含稽核方案、稽核通知书、工作记录、有关证据、稽核告知书或者整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及有关材料30年(二)社会保险监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及有关行政执法文书与其他材料30年(三)社会保险经办机构内部操纵材料。包含内部操纵监督工作方案、内部操纵检查通知、工作记录、有关证据、告知书或者整改意见书、内部操纵报告等专业文书及有关材料30年(四)社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料永久第三部分会计档案归档范围及保管期限表一、会计凭证类(1)各类会计凭证(包含原始凭证、记账凭证汇总表)15年(2)银行存款余额调节表与银行对账单5年25年二、会计账簿类(1)现金、银行存款日记账（2）总账15年（3）明细分类、分户账或者登记簿15年三、财务报告类（1）会计年报（决算，包含文字分析）永久（2）会计月、季度报表（包含文字分析）5年四、会计档案移交清册等（1）会计档案移交清册15年（2）会计档案保管清册永久（3）会计档案销毁清册永久第四部分声像电子类归档范围及保管期限表1.单位全体工作人员的照片、底片永久2 .上级领导来本单位视察、指导工作形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等长期3 .本单位召开的各类会议及重要业务活动形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等长期4 .本单位概貌及其所属基础设施的照片、底片、录音带、录像带、光盘等永久5 .反映全单位基本历史面貌与重要职能活动中形成的磁永久带、光盘、软件等第五部分实物档案类归档范围及保管期限表1.各类奖状、奖杯、奖章、锦旗、荣誉证书等永久或者长期2 .对外交流活动获得的各类重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传与欣赏价值的）永久或者长期3 .其他具有储存价值的手迹、字画、牌匾等永久4 .已停止使用的印信（章）永久第六部分其它档案类其它档案根据国家有关规定执行。附件2山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度为了规范与加强全省社会保险业务档案管理，保护社会保险业务档案真实、完整与安全，有效利用与保护社会保险业务档案，为全省社会保险事业服务，根据中华人民共与国档案法、社会保险业务档案管理规定（试行）、山西省档案管理条例，特制定山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。一、业务档案立卷归档制度为确保社会保险业务档案资料内容完整、条理清晰，业务档案管理工作井然有序，规范并加强社会保险业务档案立卷归档工作，特制定本制度。一、社会保险业务经办机构在行使社会保险事业管理职能的实践活动过程中，直接形成的具有储存与利用价值的各类门类与载体的文件材料，包含各类文字、图表、声像、实物、电子文件及其它形式的原始记录，均需进行整理、立卷、归档。归档文件的印件与定稿、正文与附件、转发件与被转发件、请示与批复、来函与复函均应齐全，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。二、业务档案立卷归档工作应在档案室的统一指导下进行,本着“谁承办，谁立卷”的原则，分工立卷，两个部门共同承办的文件，由主办部门立卷。三、应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律与特点,按照文件之间的有机联系分级分类，系统排列，编定案卷号、案卷目录，填写全宗号、目录号，固定案卷的位置与顺序，将档案按序入库并上架保管。对不符合归档要求的案卷进行加工整理或者退回部门重新整理。四、业务档案管理人员要树立档案管理意识，严格履行档案交接签字手续，提高业务档案立卷归档质量，以便于日后查阅与利用。二、会计档案管理制度为了提高社会保险会计档案管理水平，统一社会保险会计档案的管理制度，根据会计法与会计档案管理办法的规定，特制定本制度。一、财务部门形成的会计凭证、帐簿、报（表）告等能够记录与反映单位经济业务的重要史料与证据，由财务部门各岗位的人员按工作程序进行整理、立卷。二、财务部门人员与单位档案室务必按期交接，交接时，双方应当面进行清点，并在移交清单上签名盖章。三、财务部门所交档案室接收的案卷，要求所交材料齐全、完整，装订成册，加统一的封面，填清填全封面与卷脊上的项目。四、会计档案归档后，应保持原卷册的封装。个别卷册确需拆封重整的，应会同财务科室原经办人共同进行，以分清责任。五、档案室要为会计档案编制档案检索工具，积极提供服务。因工作需要查阅会计档案时，须办理有关借用手续并按时归还。六、会计档案保管期满需要销毁时，应由档案室提出意见,会同财务科室进行鉴定，编制销毁清册，经领导批准后监销。三、档案库房管理制度为确保业务档案的安全，防止业务档案的自然损毁或者人为破坏，最大限度地延长业务档案的寿命,做好社会保险业务档案管理工作，特制定本制度。一、设置有规范标准的业务档案专用库房，能够容纳应同意的全部社会保险业务档案。办公室、档案库房、阅览室应分设。档案库房内不得存放与档案无关的物品。二、业务档案入库出库要及时登记，业务档案存放要有固定位置，编存放位置索引，业务档案用毕要及时归回原处。三、档案橱柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合国家与省有关规定，数量充足。四、档案库房内应配置空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度计、遮光窗帘、防盗监控系统等设施，要达到“十防”（防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等）的要求。五、业务档案管理要与办公现代化同步进展，应配备计算机、扫描仪、复印机等现代化设备及档案管理软件。六、档案人员应定期检查档案保管情况，对破旧档案及时采取相应的专门技术进行修补处理。七、严格遵守档案法、保密法，做好档案的保卫、保密工作，杜绝泄密与散失事故发生。四、业务档案移交制度为加强社会保险业务档案的统一管理，做好社会保险业务档案移交工作，制定本制度。一、严格按照山西省社会保险业务档案管理暂行办法的要求，对符合立卷归档范围的档案，定期移交档案室集中统一保管，任何单位与个人不得以各类理由留存或者拒绝移交业务档案。二、各部门移交的业务档案，务必符合业务档案的规范要求，做到完整、准确，帐物相符。必备的检索工具应随同业务档案一并移交。三、接收业务档案时应严格审核案卷质量，符合要求的办理移交手续；不符合要求的，退回移交部门限期整改。四、各部门在移交业务档案时，应严格履行手续，按照移交清单所列内容逐项交接，并由移交、接收双方负责人监交。交接完毕后，交接人、监交人应在移交清单上签名或者盖章。移交清单长期保管。五、在移交、接收业务档案过程中，因工作人员循私舞弊,玩忽职守，造成业务档案丢失、损坏的，应视情节给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、业务档案统计制度为提高社会保险业务档案管理水平，保护业务档案完整与安全，做好业务档案统计工作，特制定本制度。一、对现存档案数量及管理状况按全宗、年代、类别、保管期限进行检查与统计，并认真做好分类与记录。二、做好每年归档案卷、归档材料、照片及实物的数据统计工作，建立接收移交清册。三、建立各类管理登记簿，比如收集、移出、整理、鉴定、利用等，做到帐物相符，准确无误。四、做好日常工作中的业务档案查、借阅情况统计。并随时登记业务档案资料的利用情况与利用效果，做好业务档案利用实例的统计。五、准确编制业务档案工作综合情况的统计分析年报，及时反映业务档案工作的现象与问题，并上报有关部门。六、对档案库房装具、设备要定期进行检查统计。七、进行业务档案鉴定与销毁时要及时做好登记统计工作。八、电子档案的统计参照上级部门有关规定执行。六、业务档案利用制度为有效利用社会保险业务档案，发挥其在社会保险经办及管理工作中的服务作用，特制定本制度。一、社会保险业务档案资料要紧供本系统与上级主管部门利用。二、利用社会保险业务档案、资料务必严格履行手续，填写档案借阅登记表（见附件6）。利用者有义务将利用业务档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应全面登记档案利用效果。三、在出借利用的同时不能忽视保密问题。业务档案只在限定范围内使用。原件通常不借出档案室；因特殊情况需要借出时，须经档案室负责人批准，借出时间不得超过两星期。到期仍需继续利用，须办理续借手续。四、爱护业务档案资料原件，严禁在档案上打点、划线、折角、做记号与涂改、撕、拆档案；借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。五、阅览室内严禁吸烟，阅览桌上不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。六、利用者务必遵守档案法、保密法规定，未经分管领导或者主管档案工作领导批准，不得擅自公布档案内容。七、业务档案保密制度为确保社会保险业务档案安全，避免发生业务档案内容失密、泄密现象，做好社会保险业务档案保密工作，特制定本制度。一、档案人员与利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行档案法与保密法，共同保守业务档案机密。二、对各类业务档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行业务档案借阅手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。三、严格管理机密档案，不得将机密档案私自带出档案室或者外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或者复制。四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关业务档案机密内容，不得在普通电话、明码电报与私人通信中暴露档案机密。五、利用者对所借业务档案资料务必妥善保管，及时归还,不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。六、对保管期满、失去储存价值的业务档案资料要按档案保密规定进行销毁，不得以废纸出售。销毁记录要全面备案在册。七、发生失密、泄密与业务档案被盗事故时，要立即报告主管领导、保密或者保卫部门，查明情况与原因，当事人要写出书面报告。对因违反保密规定而造成失、泄密的当事人，按事故性质及情节给予严肃处理。八、业务档案鉴定销毁制度为确保社会保险业务档案完整、安全与有效，做好业务档案价值的鉴定工作，规范业务档案销毁工作，特制定本制度。一、社会保险经办机构要严格按照社会保险业务档案管理规定要求，参照各类业务档案保管期限表定期鉴定档案价值，对超过保管期限、失去查考价值的档案及时按业务档案管理规定进行处理。二、社会保险业务档案鉴定由鉴定工作领导小组负责。鉴定工作领导小组由社会保险经办机构有关负责人、档案管理人员与业务人员构成。三、现存业务档案中已超过保管期限的，须由档案人员提出处理意见，确定鉴定时间，由鉴定工作领导小组对档案进行价值鉴定。四、业务档案鉴定应从档案文件的内容、来源、产生时间、成分、效能与文件名称等方面综合分析推断业务档案的储存价值。五、业务档案鉴定要本着科学、进展的观点，考虑业务档案的长远价值。随着时间进展业务档案价值发生改变的，要及时调整并重新确定其保管期限。六、社会保险业务档案的销毁，务必严格按照山西省社会保险业务档案管理暂行办法中的保管期限认真进行审查批准、鉴定后执行。未经批准、鉴定，任何人不得销毁档案。七、经鉴定建议销毁的档案，须编制山西省社会保险经办机构业务档案销毁清册与销毁报告，经主管领导批准后方可进行销毁。销毁清册包含卷册、所属全宗号、目录号、鉴定小组负责人签字及日期、批准人签字及日期、监销人、销毁方式、销毁日期、顺序号、案卷（或者文件）题名、年度、案卷号、卷内文件页（件）数、备注等。销毁报告包含立档单位、案卷的完整程度、经鉴定后保留下的业务档案数量与分类介绍;鉴定业务档案的情况与销毁根据。八、销毁档案时要严格执行保密制度，由鉴定工作领导小组指定地点由两名以上人员进行销毁与监销，并在销毁清册上签名、盖章，注明销毁方式与时间。销毁清册与销毁报告长期保管。九、已销毁的档案，须在社会保险业务档案销毁登记目录中注明“已销毁”字样。3536373835363738