企业会计制度设计-理论与案例分析-3会计凭证的设计.ppt

1,企业会计制度设计理论与案例分析Business Accounting Systems Designing:Theories and Case Analysis罗其安 著,教学课时安排,第三章 会计凭证的设计,1，会计凭证设计的意义和要求；2，原始凭证的设计内容和要求；3，记账凭证的设计内容和要求；4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计；5，案例及其点评。,1，会计凭证设计的意义和要求,一、会计凭证的意义：P541，会计凭证：记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是据以登记账簿的依据。凭证具有法律证明效力。2，按其填制程序和用途的不同，会计凭证分为原始凭证和记账凭证两大类。,1，会计凭证设计的意义和要求,3，会计凭证设计的意义：P54（1）有利于及时、完整和全面地反映各项经济业务的发生和完成情况，保证会计工作的顺利进行 发生经济业务的同时填制和取得凭证，地点、时间、内容以及经办人员，任何一项财务收支都有相应的 证据予以证明,1，会计凭证设计的意义和要求,（2）使会计信息具有可验证性，为有效实施会计控制，提高审计效率和质量提供可靠的依据。通过会计凭证的设计，使会计凭证的填制、审核、传递等符合不相容职务相分离的分工负责原则。能相互监督、相互制约；及时发现和纠正有关错弊。,1，会计凭证设计的意义和要求,（3）有利于加权企业经营管理责任制，完善内部会计控制制度：P55业务经办人员需要在会计凭证上签名或盖章，以明确其责任，从而能促使其严格按规章办事，保证业务处理的质量和工作效率，加强岗位责任制。,1，会计凭证设计的意义和要求,（4）可以加强企业内外和企业内部各部门之间的信息联系。确保在企业内外传递过程中，及时、有效地将经济业务的发生情况和完成情况传达到有关单位、部门和人员，从而可以加强企业内外和企业内部各部门之间的信息联系。,1，会计凭证设计的意义和要求,二、会计凭证设计的要求：P55会计凭证设计必须从各企业（单位）的实际情况出发。但是，在设计会计凭证时，必须考虑以下要求：1，能够及时、完整地反映经济业务的发生情况和完成情况。2，完整记录业务经办和凭证处理的轨迹，明确有关部门和人员职责的履行情况。3，原始凭证和记账凭证的格式和填制要求尽可能简单明了，具有可操作性。,2，原始凭证的设计内容和要求,一、原始凭证的种类：P561、原始凭证的概念：P56在经济业务发生时填制（或取得）的，用以证明经济业务的发生和完成情况，以作为记帐的原始依据。2、原始凭证的分类：P56,2，原始凭证的设计内容和要求,（1）按照来源不同分类：P56外来原始凭证：是指在同外单位发生经济往来事项时，从外单位取得的凭证。如发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时，从供货单位取得的发货票等。自制原始凭证：是指在经济业务事项发生或完成时，由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。如收料单、领料单、开工单、成本计算单、出库单等。,原始凭证,按取得来源,2，原始凭证的设计内容和要求,（2）按照填制手续及内容不同分类：P56一次凭证：一次凭证是指只反映一项经济业务或同时记录若干项同类性质经济业务的原始凭证，其填制手续是一次完成的。如各种外来原始凭证都是一次凭证；企业有关部门领用材料的“领料单”、职工“借款单”。购进材料“入库单”以及根据账簿记录和经济业务的需要而编制的记账凭证，如：“材料费用分配表”等都是一次凭证。累计凭证：累记凭证是指在一定时期内（一般以一月为限）连续发生的同类经济业务的自制原始凭证，其填制手续是随着经济业务事项的发生而分次进行的。如“限额领料单”是累计凭证。,原始凭证,按凭证记录的次数和时限分,2，原始凭证的设计内容和要求,（3）按其用途的不同，可分为通知凭证、执行凭证、转账手续凭证和套写凭证：P56通知凭证：指提示某项经济业务将要发生的凭证。如调拨单、出库通知单、扣款通知单等。这种凭证由有关部门签字发出，通知有关部门执行，它不能证明某项经济业务已经完成。,2，原始凭证的设计内容和要求,执行凭证：是据以办理某项经济业务的凭证。如固定资产调拨单、固定资产报废单、领料单、产品入库单、收据等。转账手续凭证：是指据以办理账项调整的凭证。如各项费用分配表、固定资产折旧费用计算分配表、预提费用计算分配表、待摊费用分配表、红字冲账单、成本计算单等。联合凭证：是指同时具有以上两种（或两种以上）原始凭证功能的凭证，如收料单、限额收料单、工资结算单等。收料单既有通知凭证的用途，又有执行凭证的用途。套写凭证：是指兼具有原始凭证和记账凭证双重功能的会计凭证。如银行的各种票据，注明会计分录的各种费用分配表等。,原始凭证,按用途,套写写凭证：是指兼具有原始凭证和记账凭证双重功能的会计凭证。如银行的各种票据，注明会计分录的各种费用分配表等。,2，原始凭证的设计内容和要求,（4）按其反映的业务量和法律效力的不同，可分为直接原始凭证、汇总原始凭证和分割原始凭证：P57直接原始凭证：是指在经办经济业务时直接取得或填制的原始凭证。如材料入库单、领料单等。汇总原始凭证：是指根据一定时期若干份记录同类业务的原始凭证，汇总编制的凭证。如收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、现金收入汇总表等。,2，原始凭证的设计内容和要求,分割原始凭证：是指由主办企业（或单位）将多企业（或多单位）共同负担的费用，按协议分配标准（或方法）进行分配时所填制的费用分割通知书。如本地两个企业分别从同一外地采购一批物质，但共同租用一节货运火车车厢时，由主办企业将共同负担的运杂费按协议标准进行分配所填制的运费分割单。,2，原始凭证的设计内容和要求,（5）按其格式的适用性不同，可分为通用凭证和专用凭证：P57通用凭证：是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。可以在某一地区、某一行业，乃至全国通用，如某省（市、自治区）印制的发货票、收据等等；由中国人民银行制作的转账结算凭证全国通用。专用凭证：是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、收料凭证汇总表、产品入库单、工资计算单等等。,原始凭证,按凭证格式的适用性分,2，原始凭证的设计内容和要求,二、原始凭证的设计要求和要点：P571，设计原始凭证的要求：（1）原始凭证的基本要素：填制原始凭证的单位名称；原始凭证的名称；接受凭证的单位（或个人）名称；原始凭证的编号及填制日期；经济业务内容摘要；经济业务的实物数量、单价和金额；填制凭证单位和经办人员的签名或盖章,2，原始凭证的设计内容和要求,（2）不同的经济业务，经办手续往往有所不同，因此可能影响原始凭证的设计：P58如对于汇总原始凭证，需要在其上面注明“所附凭证张数”。（3）原始凭证既是填制记账凭证的直接依据，也是登记大多数明细账的直接依据。所以原始凭证的格式需要满足这方面的要求。（4）不同的经济业务取得的原始凭证，提供的信息不同。因此，设计原始凭证时，必须考虑由谁来审核，或审核原始凭证需要提供哪些审核标准或依据。例如剧毒材料的领料单，通常还需要专门设置“保卫部门的审核意见”和批准人员的签章等。,2，原始凭证的设计内容和要求,2，原始凭证格式的设计要点：P58原始凭证设计的内容，主要包括确定原始凭证的种类、格式、流转程序和要求。原始凭证格式的设计要点，主要包括：（1）反映经济业务的全貌，并将重要项目放在显著位置；如“领料单”需要设置“请领数量”和“实领数量”等项目。（2）凭证项目的排列顺序应便于书写、计算、核对和阅读；如设置销货发票时，应将“数量”、“单价”、“金额”三个项目按此序连续排列。,2，原始凭证的设计内容和要求,（3）凭证栏目（包括留空）的大小要适当，不宜过大或过小。过大的凭证会造成浪费并不便保管，过小的凭证，不便书写或因字体大小辨识不清；（4）凭证的外形、纸张和尺寸，应尽可能一致并标准化；其优点是：简化设计工作、便于汇总和审计、便于及其或电脑处理、节约设计和印制成本；（5）应尽可能设计和使用套写凭证。其优点是：减少核算工作量，降低差错的可能性。,2，原始凭证的设计内容和要求,（6）设计一式多联的凭证时，应注明各联的用途；（7）重要的原始凭证应事先印好其连续的编号，次要的原始凭证只需设置编号栏目即可；所谓重要的原始凭证，是指如果不事先连续编号，容易产生错弊，且一旦产生了错弊还不容易发现和纠正的凭证。如销货发票，收款收据等。（8）凭证的联次应以不同颜色、质地的纸张加以区别；（9）凭证上的划线等应尽可能柔和，但项目之间的间隔线等应醒目。（10）凭证上留空行线较多时，可在行线两边每隔几行事先加印行号（如3，6，9，。）并改用粗线条。,2，原始凭证的设计内容和要求,三、主要原始凭证的基本格式：P59由于各企业的规模、组织和经营特点、管理要求等不同，其原始凭证的种类、内容和格式都会有所不同。,主要原始凭证的设计,1、货币资金业务原始凭证的设计 2、材料采购及入库原始凭证的设计：1）材料采购：订货单、发货单 2）入库：收货单（三联：收货人、收货仓库、财务核算）、商品入库单、商品验收报告单（四联：仓库、业务、财务或结算、供货单位）3、产品生产、成本计算及产品入库凭证的设计：领料单、职工薪酬及有关费用分配表、固定资产折旧计算表等 4、库存商品或商品销售原始凭证的设计：销售专用发票或增值税专用发票、发货单 5、固定资产业务原始凭证设计 6、往来结算业务的原始凭证设计 7、转账、结账业务的原始凭证设计,1，增值税专用发票：P59,（1）增值发票简介：实行增值税专用发票是增值税改革中很关键的一步，它与普通发票不同，不仅具有商事凭证的作用，由于实行凭发票注明税款扣税，购货方要向销货方支付增值税，它具有完税凭证的作用。更重要的是，增值税专用发票将一个产品的最初生产到最终的消费之间各环节联系起来，保持了税赋的完整，体现了增值税的作用。,1，增值税专用发票：P59,（2）增值发票构成：增值税专用发票每联的颜色和名字。四联：第一联 蓝色 存根联,销货方留存备查。第二联 棕色 发票联，购货单位作付款的记账凭证。第三联 绿色 税款抵扣联，购货方作扣税凭证。第四联 黑色 记账联，销货方作销售的记账凭证。,1，增值税专用发票：P60，表3-1,2，普通发票：P60,（1）普通发票可设置一式三联：存根联；发票联（购货方记账）；记账联（销货方记账）。（2）样式如表3-2：P60,销货发票,3，收款收据：P61,可设置一式三联：存根联；收据联（交付款人）；记账联（收款方记账）。,3，收款收据：P61，表3-4,4，备用金报销清单：P62,可以设置一式二联：会计部门记账联；备用金使用部门存根联。,4，备用金报销清单：P62,5，借款单：P62,可以设置一式四联：借款单位（或人员）留存联；报销联（会计部门用于反映实际报销金额和报账时收回多余现金额）；核销联（报账后退还借款人），交回多余现金时代还款收据；借款记账联（即借款收据，作借支时会计部门的记账依据）,借据,借款结账联,6，请购单：P63,可以设置一式二联：送采购部留存；请购部门留存。,6，请购单：P63,请购单,7，订货单：P63,可以设置一式四联：交供应单位（与合同一起送供货单位）；采购部门留存；交请购部门；交收货部门。,订货单,8，收料单（或收货单）：P65,可以设置一式三联：仓库留存（作为登记材料吊卡等的依据）；交采购部门（作为登记供应合同备查簿的依据）；交会计部门（记账依据）。,收货单,材料或商品验收报告单,供货单位：发票或送货号：制单日期：第号,9，材料交库单：P65,如果是自制材料或在生产过程中回收的废料入库，应由交料部门填制“材料交库单”。月末，对于本月已领未用而下月继续需用的材料，可以同时办理本月退料和下月领料的凭证手续，材料仍留存车间，这种处理方法称为“假退料”。“假退料”可以采用“材料交库单”，也可以填写红字“领料单”。,9，材料交库单：P65,材料交库单也可以设置一式三联：交料部门留存（作为登记材料吊卡等依据）；交会计部门（记账依据）；交仓库（作为登记库存材料明细账的依据）。,10，委托加工材料收料单：P66,可以设置一式三联：供应部门存查；交仓库（据以发料和记账）；交会计部门（据以记账）。,11，收料凭证汇总表,在实际工作中，为了简化核算（尤其是手工核算），会计部门通常于月末根据各种材料入库凭证，填制“收料凭证汇总表”。可以设置为一式一联。,12，退货单：P67,可以设置一式五联：（1）采购部门留存；（2）交供应单位（由会计部门按合同计算赔偿金后，与“代垫运费清单”一起寄供应单位）；（3）交会计部门（记账联）（4）交仓库（作退货凭证）（5）交运输部门（据以发运货物）,12，退货单：P67,13，材料卡片：P67,材料卡片是为了仓库部门设置的核算材料收发数量的悬挂与货架上的卡片。应按材料品种，规格设置，并根据收发凭证逐笔登记。,13，材料卡片：P67,14，产品入库单：P67,可以设置为一式三联：（1）生产部门留存；（2）交仓库；（3）交会计部门（记账联）,15，产品交库汇总表,在实际工作中，为了简化核算（尤其是手工核算），会计部门通常于月末根据各种产品入库凭证，填制“产品交库汇总表”。可以设置为一式一联。,16，领料单：P69,领料单是一种一次性使用的发料凭证，适用于没有消耗定额和不经常领用的材料。它一般采用一单一料式，即每次领用一次材料，就要填写一份。可以设置一式四联：（1）领料部门留查；（2）交仓库（3）交会计部门（记账联）（4）交供应部门（如果供应部门也设置了外购材料明细账）。,领料单,17，限额领料单：P69,“限额领料单”是多次使用的累计领发料凭证。在有效期间内(一般为一个月)，只要领用数量不超过限额就可以连续使用。“限额领料单”包括一单一料式和一单多料式两种。可以设置为一式四联：（1）领料部门留查；（2）交仓库；（3）交会计部门（记账联）（4）交供应部门（如果供应部门也设置了外购材料明细账）。,17，限额领料单：P69,18，领料登记簿：P70,适用于经常领用的消耗性材料。平时由仓库保管，并在领料时填写，月末汇总后再分送有关部门。可以设置一式四联：（1）交领料部门备查；（2）仓库留存（据以登记材料吊卡）（3）交会计部门（记账联）（4）交供应部门（如果供应部门也设置了外购材料明细账）。,19，委托外单位加工材料发料单：P71,可以设置一式三联：（1）供应部门存查（2）交仓库（据以发料和记账）（3）交会计部门（据以记账）,20，发料凭证汇总表：P71,在实际工作中，为了简化核算（尤其是手工核算），会计部门通常于月末根据各种材料出库凭证，填制“发料凭证汇总表”。可以设置为一式一联。,21，存货清查盘点单（表）：P72,可以设置一式一联，由清查人员在清查过程中根据清查结果填写实存数量，并由有关人员签章。,22，存货盘盈盘亏报告单（表）：P72,可以设置一式三联：（1）清查小组存查；（2）交使用（保管）部门（3）交会计部门（记账联）实现存货按计划价核算时，应设置“材料成本差异”一栏。,22，存货盘盈盘亏报告单（表）：P72,23，盘点报告表（实地盘存制）,可以设置一式二联：（1）使用（保管）部门留存（2）交会计部门（记账联）,24，分期付款发票,可以设置一式三联：（1）收款收据（未交款的，此联作为购货人分期交款的凭证，每期交款和出纳员盖“收讫”章后，则作为收据）（2）交销售部门留存（3）交会计部门（记账联）,25，交货单：P74,可以设置一式五联：（1）交仓库（2）销售部门留存（3）交运输部门（据以办理送货）（4）交门卫（5）交会计部门,发货单,26，提货单：P75,采用提货制商品交接方式对外销售，可以设置一式四联：（1）交仓库（2）销售部门留存（3）交门卫（放行）（4）交会计部门,26，提货单：P75,27，固定资产清查盘点表：P76,可以设置一式一联由清查人员在清查过程中，根据清查结果填写实存数量，并由有关人员签章。,固定资产盘点表,28，固定资产盘盈盘亏报告单：P76,可以设置一式三联：（1）清查小组存查（2）交使用保管部门（3）交会计部门（记账联）,固定资产盘盈、盘亏报告单,29，固定资产报废申报单：P76,可以设置一式三联：（1）使用部门留存（2）交固定资产管理部门（3）交会计部门（记账联）,29，固定资产报废申报单：P76,30，固定资产内部转移单：P76,可以设置一式四联：（1）交调入部门（2）交调出部门（3）固定资产管理部门留存（4）交会计部门（记账联）,30，固定资产内部转移单：P76,31，固定资产（设备）登记卡：P77,可以设置一式三联：（1）交设备管理部门（2）交设备使用部门（3）会计部门自存,32，固定资产（房屋）登记卡：P78,33，土地登记卡：P80,34，财产保管卡：P80,35，差旅费报销单：P81,36，医疗费报销单：P81,3，记账凭证的设计内容和要求,一、记账凭证的种类及其优缺点：P821、记帐凭证的概念：记帐凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，确定会计分录并填制的，是进行帐簿登记的直接依据。2、记帐凭证的分类：按填制记帐凭证的依据不同：直接记帐凭证、汇总记帐凭证。（1）直接记帐凭证直接根据审核后的原始凭证填制的记账凭证。按作用和格式分为：复式记帐凭证、单式记帐凭证。,3，记账凭证的设计内容和要求,1）复式凭证：又叫多科目凭证，将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。优点：可以集中反映一项经济业务的科目对应关系，便于了解有关经济业务的全貌减少凭证数量节约纸张等。缺点：不便于汇总计算每一个会计科目的发生额。,3，记账凭证的设计内容和要求,（P82）复式记账凭证按期适用范围，又可分为通用记账凭证和专用记账凭证两种。1)通用记账凭证：用来记录各种经济业务的记账凭证。,2）专用记账凭证：用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用凭证按其所记录的经济业务与现金和银行存款的收付有无关系，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。a.收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。它是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据。b.付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的会计凭证。它是根据有关现金和银行存款支付业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员付讫款项的依据。c.转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的会计凭证。它是根据有关转账业务的原始凭证填制。转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据。,3，记账凭证的设计内容和要求,2）单式凭证：又叫单科目记账凭证。每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。记账凭证优点：内容单一，便于汇总计算每一会计科目的发生额，便于分工记账。缺点：制证工作量大，且不能再一张凭证上反映经济业务的全貌，内容分散，也不便于查账，还易出差错。单式记账凭证按其格式的不同，可分为借项凭证和贷项凭证两种。借项凭证是用以填写借方科目的凭证；贷项凭证是用以填写贷方科目的凭证,3，记账凭证的设计内容和要求,（2）汇总记账凭证：P83汇总记账凭证：是根据同类记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证，目的是为了简化登记总分类账的手续。汇总的记账凭证根据汇总方法的不同，可分为分类汇总和集中汇总两种。分类汇总凭证。分类汇总凭证是根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制的。集中汇总凭证。全部汇总凭证是根据一定期间的记账凭证全部汇总填制的。,3，记账凭证的设计内容和要求,从设计的角度，主要是结合业务特点，对现有凭证的选择。,3，记账凭证的设计内容和要求,二、记账凭证的设计要求和要点：P831，记账凭证的基本内容：P83记账凭证种类甚多，格式不一，但其主要作用都在于对原始凭证进行分类、整理，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制会计分录，据以登记账簿。因此，记账凭证必须具备以下基本内容：（1）、记账凭证的名称 记账凭证（2）、填制记账凭证的日期（3）、记账凭证的编号（4）、经济业务事项的内容摘要（5）、经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向（6）、经济业务事项的金额（7）、记账标记（8）、所附原始凭证张数（9）、会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员的签章。,记账凭证的基本要素：,3，记账凭证的设计内容和要求,2，设计记账凭证格式的基本要求：P84（1）应清晰反映应借、应贷的会计科目和金额（2）应符合会计审核和会计内部控制的要求（3）应有利于控制和查阅相关原始凭证（4）应尽可能减少填制凭证和记账的工作量，提高核算工作效率。,3，记账凭证的设计内容和要求,3，设计记账凭证的基本步骤：P85（1）确定记账方法：采用复式记账法，其格式具有下列特征：可以将借贷记账符号固定 通过设置“合计金额”，可以利用借贷相等原理，及时检查凭证编制是否正确。凭证栏目较少。可设置一个或两个金额栏。（2）确定记账凭证的单、复式形式。（3）确定每种记账凭证的设计项目，并合理设计其格式,3，记账凭证的设计内容和要求,三、记账凭证的主要格式：P87复式记账凭证按其设置的具体形式不同分为通用记账凭证和专用记账凭证。,复式记账凭证按其设置的具体形式不同,1，通用记账凭证：P87复式记帐凭证的优缺点及适用范围：优点：清晰反映经济业务的全貌，资金运动的来龙去脉；便于检查、审核；减少核算工作量和凭证数量。缺点：不便于人工记帐的分工和科目汇总。适用：中小企业,3，记账凭证的设计内容和要求,3，记账凭证的设计内容和要求,2，专用记账凭证：P87,收款凭证,付款凭证,转账记账凭证,3，记账凭证的设计内容和要求,3，分类汇总记账凭证（简称“汇总记账凭证）：P91 根据分类记账凭证或累计记账凭证汇总编制成记账凭证汇总表，然后据以登记总账。汇总记账凭证不设经济业务的摘要说明和每一笔经济业务的金额，而只设有在一定期间内经济业务所涉及的汇总金额。汇总凭证可按业务量大小每月汇总一次或多次（如一天、五天、十天、半月编制一次）。现单位所用的汇总凭证一般有“科目汇总表”、“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”、“汇总转账凭证”等。,汇总收款凭证,汇总付款凭证,至 号,至 号,至 号,汇总转账凭证,3，记账凭证的设计内容和要求,4，集中汇总记账凭证（即科目汇总表）：P92,科目汇总表的设计,3，记账凭证的设计内容和要求,5，单式记账凭证：P93 单式记帐凭证：按每项经济业务所涉及的会计科目分别填写凭证，从而一张凭证只登记一个总帐科目的记帐凭证。单式记账凭证主要是借项记账凭证和贷项记账凭证。如果要求分别收、付款业务和转账业务填制记账凭证，则收、付款业务的记账凭证应采用复式记账凭证中的收款凭证和付款凭证，仅转账凭证采用单式记账凭证，将“借项记账凭证”更名为“转账借项记账凭证”、“贷项记账凭证”更名为“转账贷项记账凭证”即可。借项记账凭证、贷项记账凭证的一般格式：,借项记账凭证 编号：借方科目：年 月 日 附件：张,财会主管：记账：复核：制单：出纳：,贷项记账凭证 编号：贷方科目：年 月 日 附件：张,财会主管：记账：复核：制单：出纳：,转账借方凭证,转账贷方凭证,单式记帐凭证的优缺点及适用范围：优点 便于科目汇总；有利于记帐分工。缺点：人工记帐时，编制记帐凭证的工作量较大；出现差错时，不易查找。适用：业务较复杂、凭证较多、分工较细的企业,3，记账凭证的设计内容和要求,6，套写凭证：P94 以某些原始凭证作为代用记账凭证时，在复写原始凭证时，单独套写一联作为记账凭证使用，这种凭证即为套写凭证。如银行结算凭证中的银行收入、支出传票（银行记账联）通常设计成套写格式，如支票正联、银行汇票的第二联（兑付行作联行往账付出传票）和第三联（签发银行作多余款收入传票）、银行承兑汇票的第二联（收款人开户银行作联行往账付出传票）、银行本票联（签发银行付出的传票）、贴现第一联（银行代申请书，银行作贴现付出传票）等。,3，记账凭证的设计内容和要求,在设计时，只需在作为记账凭证的那一联上注明是记账凭证和哪一类记账凭证即可。套写凭证的优点是能节约填制凭证的时间，提高工作效率，在银行会计中普遍使用。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,一、原始凭证处理规则的设计：P951，凡是能够证明本公司会计事项(主要是可以用货币计量的经济业务)的发生和完成情况，并可作为编制记账凭证的文书单据。2，原始凭证必须内容完整，缺一不可生效（即无效），其内容包括：凭证名称，填制凭证日期和凭证的编号，填制凭证单位名称或填制人名称，经办人员的签名或盖章，接受凭证单位名称，经济业务内容、数量、单价和金额，其他要求。从外单位取得的原始凭证，并须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签章；自制凭证必须有经办部门负责人或其指定人员的签章；对外开出的凭证，必须加盖本公司的公章。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,3，填制的字迹清晰，填有大写和小写金额的原始凭证，其大写与小写金额必须相符。4，购买实物的原始凭证，必须有实物验收证明。5，支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。6，一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,7，一式几联的发票和收款收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。8，已事先印好编号的原始凭证作废时应作“作废”标识，连同存根一起保存，不得撕毁。9，经上级有关部门批准的重大经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,10，应具备原始凭证而实际无原始凭证，或原始凭证无法取得的会计事项，应由经办人员及主管领导编制无单据证明并经总经理审批后方可进行会计处理；此证明必须内容完整，注明经济业务内容（人物、事项、时间、地点）、数量、单价和金额或其他要求，经办人员须签名或盖章。11，职工因公借款的借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,12，原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补。未入账的原始凭证，应退回填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单位的公章；发现有违反财经纪律和财会制度的，应拒绝受理，对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证，报告领导处理。已经入账的原始凭证，不能抽出，应另外以正确原始凭证进行更正。13，原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人共同签名或盖章。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,14，有关责任人（审批人、审核人、核准人、经办人）应严格审核原始凭证，对记载不正确、不完整、不符合规定的凭证，应退回补填或更正；对于伪造、涂改的凭证，应拒绝受理，并及时报告领导。15，一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,16，发生销货退回的，（1）如退货时购货方尚未付款，并且未作购货账务处理，应要求购货方退还发票联和抵扣联；（2）如果购货方已付款，则除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及当地主管税务机关开具的“进货退出或索取折让证明单”，不得以退货发票代替收据。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,17，销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况分别按以下规定办理：（1）购买方在未付货款并且未作账务处理的情况下，须将原发票联和税款抵扣联主动退还销售方。销售方收到后，应在该发票联和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证。未收到购买方退还的专用发票前，销售方不得扣减当期销项税额。属于销售折让的，销售方应按折让后的货款重开专用发票。（2）在购买方已付货款，或者货款未付但已作帐务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单（以下简称证明单）送交销售方，作为销售方开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票；收到证明单以后，根据退回货物的数量，价款或折让金额向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联、记账联作为销售方扣减当期销项税款的凭证，其发票联、税款抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证。（3）购头方收到红字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的，属于偷税行为。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,18，发生销货退回时，除按上述第16条规定进行处理外，还应有退货验收证明；退货时，必须取得对方的收款收据（或银行转来的汇款凭证），不得以退货发票代替收据。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,二、记账凭证处理规则的设计：P991，应根据审核无误的原始凭证编制；除结帐和错账更正等事项外，记帐凭证必须附有原始凭证。2，记账凭证必须具备的基本内容有：（1）填制单位的名称；（2）记账凭证的名称；（3）填制凭证的日期；（4）凭证的编号；（5）经济业务内容的摘要；（6）应借、应贷的会计科目（包括一级科目、二级科目或明细科目）和金额；（7）所附原始凭证的张数；（8）会计主管、制证、审核、记账等有关人员的签名或盖章。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,3，应由专人严格审核记账凭证。记账凭证审核的主要内容包括：（1）记账凭证是否附有经审核无误的原始凭证，原始凭证记录的经济内容与数额是否同记账凭证相符。（2）记账凭证上编制的会计分录是否正确，即应借、应贷的会计科目名称及业务内容是否符合会计制度的规定，科目对应关系是否清晰，金额是否正确等。（3）记账凭证中的有关项目是否按要求正确地填写齐全，有关人员是否签名盖章等。审核中如果发现有差错，应查明原因，并按规定的方法及时更正。只有经过审核无误后的记账凭证，才能据以登记账簿。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,4，可以根据每一张原始凭证、若干张同类经济业务的原始凭证或原始凭证汇总表，填制记账凭证。5，如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。6，一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，给对方开具原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,7，记账凭证在一个月内应当连续编号，以便查核。在使用通用记账凭证时，可按经济业务发生的顺序编号。采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的，可采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号，例如：收字第号、付字第号，转字第号等。也可采用“双重编号法”，即按总字顺序编号与按类别顺序编号相结合，例如：某收款凭证为“总字第号，收字第号”。一笔经济业务，需要编制多张记账凭证时，可采用“分数编号法”，前面的整数表示业务顺序，分母表示总张数，分子表示第几张。在使用单式记账凭证时，也可采用“分数编号法”。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,8，正确填写记账凭证的日期。收、付款凭证应按货币资金收付的日期填写；转账凭证原则上应按收到原始凭证的日期填写。当一份转账凭证依据不同日期的某类原始凭证填制时，可按填制凭证日期填写。在月终时，若有些转账业务要等到下月初方可填制转账凭证，也可按月末的日期填写。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,9，在采用收款凭证、付款凭证和转账凭证等专用记账凭证的情况下，凡涉及到库存现金和银行存款的收款业务，填制收款凭证；凡涉及库存现金和银行存款的付款业务，填制付款凭证；涉及转账业务，填制转账凭证。但是涉及库存现金和银行存款之间的相互划转业务，按规定只填制付款凭证，以免重复记账。若一笔经济业务既涉及库存现金（或银行存款）收入或付出，又有转账业务时，应相应地填制库存现金（或银行存款）收款凭证或付款凭证和转账凭证。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,10，如果在填制记账凭证时发现错误，可将错误凭证撕毁并重新填制正确的记账凭证；如果在记账凭证登记入账后发现填制错误，应按更正错账的方法及时予以更正。并由更正人员在更正处签章，不得将已入账的记账凭证撕毁。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,11，记账凭证填制完毕后,应对其进行复核与检查，并进行凭证分录试算平衡。下列记账凭证为不合规、不合法，应及时予以更正：1记账凭证根据不合法的原始凭证填制者。2未依规定程序编制者。3记载内容与原始凭证不符者。4会计法规定应行记载事项未记明者。5依照规定，应经各级人员签章，但未经其签名盖章者。6有记载、抄写、计算错误而未遵照规定更正者。7其他与法令、公司规章不合者。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,12，记账凭证上应注明所附原始凭证的张数，张数的数字要用汉字大写，要顶着“附件”写，不要留空白。13，一张记账凭证填写完经济事项后，如果还有空白，应在记账凭证的空行中采用“/”（斜线）注销。14，对于机制记账凭证，应进行认真的审核，做到借贷方向和会计科目正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证，应由制单人员、审核人员、记账人员、会计主管签字或盖章。对于收付款凭证，还需由出纳员签字或盖章。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,三、会计凭证管理规则的设计：P1011，各种会计凭证必须按要求及时传递，不得积压。记账凭证登记完毕后，应按分类和编号顺序妥善保管，防止散乱丢失。2，根据本公司会计部门分工情况和会计内部控制的要求，各工作岗位在规定的时间内、按传递顺序办理有关手续。3，期末终了，应将各种输出的机制记账凭证连同所附原始凭证，按编号顺序装订成册并加具封面，注明本公司名称、年度、月份、起日期、凭证种类和号码。由装订人员在装订线封签处签章。,4，会计凭证的处理规则和管理规则的设计,4，重要的原始凭证及其附件（如各种经济合同、存出保证金收据、涉外文件等）应另编目录，单独保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。5，会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）至少保持15年以上，其中涉及重要凭证应该永久保管。经单位领导批准后，保主管部门审核同意后，方可办理凭证注销手续。6，会计凭证应由指定的专人保管。非保管人员不得擅自接触已经归档的会计凭证。,5，案例及其点评,案例1，现行事业单位会计制度（1997年5月财政部颁布实施）的“附件一”中设计的转账凭证格式：P103案例2，现行财政总预算会计制度（1997年6月财政部发布实施）的“附件一”中设计的记账凭证格式：,