会计基本核算系统.ppt

第三章 会计基本核算系统,会计基本核算系统,一、教学内容第一节 账务子系统1、账务子系统数据流程与操作 2、代码设计 3、时间观念第二节 工资子系统和固定资产子系统1、工资子系统 2、固定资产子系统第三节 报表子系统1、一般报表的编制 2、现金流量表及特殊报表的编制3、会计报表的汇总、合并与分析,二、教学要求1、掌握会计基本核算各子系统从初始设置、数据输入到数据处理和输出的基本设计和使用方法、工作内容和注意事项。2、掌握针对凭证、工资和固定资产数据的特点，在数据的输入环节进行的特殊设计。,三、实训内容配套练习,总账管理系统与其他系统的数据关系：,第一节 账务处理子系统,账务处理系统的主要功能KIS,账务处理系统的主要功能,账务子系统的业务处理流程:,账务子系统的业务处理流程:,账务子系统的操作流程:,账务子系统的操作流程,框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成,总账日常业务处理,账务子系统的操作流程,总账初始化,总账期末处理,账务子系统的操作流程,总账日常业务处理,开始下月业务,一、账务子系统数据流程与操作：1、账务子系统的初始化的定义：见P48 账套设置:称为创建账套或核算单位管理 操作员管理：增减人员、设置密码、授权 会计科目设置 2、初始化 部门设置：用于费用核算，如“管理费用”往来客户设置：用于往来款的核算，如“应收、应付账款”凭证类型设置：通用凭证和专用凭证3、初始化数据流程图：见P50图3.24、日常业务处理数据流程：见P55图3.3 填制与录入分开处理：大中型业务量多的企事业1）记账凭证输入与传递 填制与录入合并处理：中小型业务量少的企事业 分开合作模式部门级的会计信息系统数据的存放特点：见P56企业级会计信息系统数据存放的特点：见P562）记账凭证的审核：直接在屏幕上核对和打印出来核对,3）记账凭证的修改：错误发生的环节：凭证编制错误和账簿登记错误（在手工会计中）。错误发现的环节：凭证审核前、凭证审核中、凭证审核后（记账前）、记账后、结账后等。错误更正的方法：更正的效果：4）记账：也称过账或登账。5）对账：账表、账账、账证和账实（手工会计时代），电算化时代系统自动对账。5、期末处理和数据输出：见P59图3.4 期末业务数据流程1）自动转账分录定义：见P592）自动转账凭证编制：试编和正式编制3）处理自动转账业务应注意事项：见P594）结账5）数据输出,账务子系统初始化：,1、账务子系统的参数设置,2、设置会计科目,账务子系统日常业务处理,账务子系统日常业务处理,账务子系统日常业务处理,二、代码设计：,1、会计科目代码：确保代码的唯一性1）科目代码要有可扩展性；2）代码位数不宜过长；3）要有系统性。2、会计报表项目代码1）会计报表项目：是在会计要素基础上对资金运动的进一步分类，主要用于进行会计报告。2）会计科目代码与会计报表项目代码的区别：见P613、辅助科目代码：指从传统的会计科目体系中移植出来的代码；包含往来账户代码、存货代码、固定资产代码、工资代码等。4、非会计科目编码方案：指不按资金运动分类的管理标识分类方案，包括部门代码设计和项目代码设计等。三、时间观念：时间分类：实际时间、业务时间、操作时间、系统时间、启用时间、登陆时间、会计期间。账务子系统代替会计人员完成了记账、算账、对账、结账、编制会计报表等工作。,第二节 工资子系统和固定资产子系统,一、工资子系统：1、工资：指以货币形式支付给职工的劳动报酬。2、工资核算的特点：数据量大、重复劳动多、时效性强、责任重大、核算方法简单等。3、通用工资子系统的基本功能：1）工资基本核算2）统计3）记账凭证的编制、初始化定义4）表格打印、数据管理与维护4、工资子系统的运行：1）初始化：初始化数据流程图见P67图3.10*工资核心文件：职工工资表文件，包括职工姓名、代码、基本工资、应发工资合计、应扣合计、实发合计等。工资表的栏目标题 职工名单和职务或岗位*工资资料整理包含的内容 职工编码 工资表中各已知项目的金额 工资表中各未知项目的数据来源 工资表各待计算项目中未知金额的计算公式,*初始化定义的次序：设置操作员 定义工资表项目 定义工资发放部门、班组、姓名等字符型常量 各不变工资项目的金额等数值型常量 可变工资项目的来源和计算式 定义打印输出表格格式 自动记账凭证设计*工资子系统功能结构图：见P68图3.92）日常业务：工资核算分为工资分配的核算和工资发放的核算。工资分配的核算是指应发工资中哪个部分应由哪个产品或部门负担。工资分配明细核算的成果是编制好的工资分配表。工资发放的核算是指应发放给职工工资的构成核算。工资发放明细核算的成果是工资发放表和工资单（条）。工资发放表是以个人为单位、按部门分别编制的原始凭证。工资子系统银行代发工资数据流程图：见P70图3.11工资子系统自行发放工资数据流程图：见P71图3.123）数据输出：数据输出包括工资数据的查询，工资单、工资汇总表的打印等并根据分配结果编制记账凭证，传送到账务子系统和成本核算子系统。数据的输出分为常规数据的输出和临时数据的输出。工资子系统期末处理数据流程图：见P71图3.13,ERP中工资系统与其他系统的关系,库存管理,销售管理,决策支持,财务分析,报表,存货核算,资金管理,固定资产,工资管理,成本管理,应收系统,采购管理,应付系统,采购计划,总账系统,发票,凭证,发票,凭证,材料费,出库单,折旧费,财务子系统,购销存子系统,决策支持子系统,入库单,固定工资数据文件,基本不变数据,人员变动数据,变动数据,工资结算单、工资条,工资费用分配表,转账凭证文件,个人所得税申报表,工资汇总表,输入检测,输入检测,匹配计算,变动工资数据文件,工资计算文件,编辑输出,汇总计算,分配计算,自动转账,账务、成本子系统,工资汇总文件,分配文件,更新,输出,工资子系统数据流程图：,工资子系统,人事变动,初始化,数据录入,打印输出,工资计算,查询工资,转账处理,1.输入数据2.修改数据3.审核数据,1.个人工资计算2.汇总工资数据3.本月扣零处理,1.按代码查2.按部门查3.按工作类别4.按工资项目5.按自由方式,1.工资项目设置2.部门代码设置3.工作性质设置 4.基本不变数据 5.扣零设置,1.人员变动2.基本工资变动 3.固定津贴统一 调整,1.工资结算单2.工资条 3.个人所得税4.工资汇总表,1.转账凭证设置2.转账凭证传递,二、固定资产子系统1、固定资产子系统的特点和功能固定资产，是指同时具有下列两个特征的有形资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度。固定资产同时满足下列条件的，才能予以确认：1）与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业；2）该固定资产的成本能够可靠地计量。相关票据、暂估价值（一）特点1）数据量大：数量多、信息项目多。2）日常数据输入量少：仅限于购入、清理、调动。3）输出内容多：卡片、变动表、资产统计表、折旧表、转账数据汇总表等。（二）功能1）管理固定资产卡片（图示例1）：卡片的增加、删除、修改、查询、统计、汇总等功能。2）处理固定资产的增减变动业务（图示例2）：对固定资产的增减变动进行管理，更新卡片，按月分类汇总固定资产变动信息等。3）计提折旧，计算净值：自动计提折旧和分配，打印折旧分配表。4）自动转帐：系统根据固定资产的增减变动表、折旧费分配表，自动编制转帐凭证，传至总帐和成本系统。,图示例1：,图示例2：,核算固定资产卡片2、通用固定资产子系统的基本功能 核算增减变动情况 计算折旧、固定资产净值3、通用固定资产子系统的运行次序：系统初始化 基础数据输入 变更数据输入 计算汇总 生成自动记账凭证定义 查询打印及系统管理（备份、恢复）。4、初始化：1）部门班组定义：包括定义部门及班组名称和编号。2）类别定义：可按其形态、经济用途和使用情况进行合理分类。3）项目定义：指纳入系统管理的固定资产卡片内容的名称。4）计算公式定义：包括分类、序号、计算项目和计算公式等。5）打印格式定义：一般需要定义序号、栏目、宽度及内容等。5、固定资产日常核算：固定资产日常业务数据流程图见P75图3.161）固定资产增加的业务处理2）固定资产减少的业务处理3）固定资产调整的业务处理4）固定资产折旧的业务处理6、固定资产期末业务和数据输出：期末业务数据流程图见P76图3.171）记账凭证的编制与传递2）固定资产的数据查询方法3）固定资产的报表打印方法,固定资产管理子系统业务流程图：,固定资产管理子系统功能结构图：,固定资产子系统数据处理流程图：,固定资产增减变动,固定资产卡片,输入,固定资产增减变动文件,输入,更新,固定资产卡片文件,提折旧,折旧文件,自动转帐,帐务系统,成本系统,查询输出,分析表,1,2,3,4,5,6,固定资产子系统功能模块图：,固定资产子系统,系统初始化,输入,更新主文件,计提折旧,输出转帐,服务转帐,卡片结构,部门设置,资产类别定义,原始卡片录入,增加固定资产,减少固定资产,内调固定资产,用增加固定资产文件更新,用减少固定资产文件更新,用内部调动固定资产文件更新,部门折旧统计表,折旧费用分配表,增减变动表等,其他信息,*固定资产子系统使用前应做哪些准备工作？(1)规范固定资产数据收集。根据企业管理需要对现有手工系统数据情况进行调查分析，搞清存在的数据冗余、遗漏的原因；制定制度规定数据收集的方式、内容、凭证格式等。(2)规范固定资产的基础数据和历史数据。基础数据是指进行计算机处理必不可少的各种编码和为了管理需要而制定的各种控制指标数据，如各种费用的控制标准。规范历史数据的目的是对原有手工系统进行一次全面清理，解决历史遗留问题。(3)确定折旧方法。计算机方式下单台折旧方法更合适。(4)规范信息输出。手工方式下会计部门和资产管理部门分别根据自己需要编制相应报表，只能反映一部分信息。电算化后要根据企业管理需要确定报表种类、格式、具体内容。(5)规范计算机系统工作程序。目的是确保数据计算的正确性和系统的正常运转。*固定资产系统各类编码的原则是什么？(1)具有国家标准的，没有特殊情况应尽量参照国家标准。如固定资产类别，国家规定六位四级即2112。(2)编码应尽量具有一定层次。如固定资产部门编码，可按使用部门车间工段班组设为四级群码，便于分类汇总。(3)设计代码时不应超过系统允许的编码长度要求。(4)对没有公共码表一致性控制的软件，各子系统的公共码应尽量保持一致性。,第三节 报表子系统,编制会计报表是每个会计期末最重要的工作之一，是一个会计工作完成的标志。会计报表按其使用对象分为：对内会计报表和对外会计报表。我国常用会计报表：资产负债表、损益表、现金流量表、利润分配表。一、报表子系统的初始化：1、报表子系统的功能结构图：见P77图3.182、报表的结构：报表结构图见P79图3.191）报表名称：用汉字表示的某张报表，如资产负债表、损益表。2）报表编码：用数字和字母表示的某张报表，如B001、B002等。3）报表标题：报表标题是用来表示报表的名称。4）抬头：指报表标题和表格之间的部分，通常包括编制单位、报表时间、金额单位等，可看作是副标题。5）表头：通常指报表上部的有关描述部分，如报表标题、抬头等。6）表体：是一张报表的核心，它是报表数据的主要表现区域，是报表的柱体。7）栏目标题：指表体中各栏目的名称。8）行标题：指表格中各行的标题。9）表元：指表体中行与栏交叉的报表元素。,10）表元值：也叫“表项”，指表元中存放的数据。11）表尾：指表体以下进行辅助说明的部分。3、初始化数据流程：初始化数据流程图见P80图3.201）空白报表通常称为报表格式。2）报表公式是指报表编制办法和报表审核方法的一种数学表示方法。3）报表格式和报表公式共同构成了报表模板；定义好报表模板也就完成了报表子系统的初始化工作。二、一般报表的编制报表编制数据流程：见P82图3.21三、现金流量表及特殊报表的编制1、现金流量表：指以收付实现制为基础编制的财务状况变动表，反映企业一定期间内现金的流入和流出，揭示企业获得现金和现金等价物的能力。2、现金：现金流量表中的现金指企业库存现金以及可以随时用于支付的存款等支付手段。3、现金等价物：指企业持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的有价证券。4、现金流量的分类：1）经营活动产生的现金流量2）投资活动产生的现金流量,3）筹资活动产生的现金流量5、现行会计制度现金流量表的编制方法：1）直接法：依据权责发生制和收付实现制之间的内在联系，根据各账户之间的对应关系，进行账户调整，将权责发生制转换为收付实现制。2）间接法：以经营利润为起点，剔除非现金收付的各种收入和支出，调整成“经营活动产生的现金流量净额”。3）其他编制方法：明细账户法、借用部门核算功能法、凭证认定法或专门设计的方法。四、会计报表的汇总、合并与分析1、会计报表汇总：1）会计报表汇总功能：结构相同、数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新表的功能。2）会计报表汇总分为：同一报表不同时期的汇总同种报表不同单位的汇总3）注意事项：报表汇总功能不能用于编制合并报表，这是因为合并报表是集团公司汇总总公司及下属各单位的有关会计报表的数据，以反映全公司的综合财务状况。,2、报表合并1）会计报表合并的三个步骤：数据准备、初始化、编制合并报表。2）数据准备的内容：子公司所采用的与母公司不同的会计政策。与母公司及与母公司的其他子公司业务往来、债权债务、投资等资料。子公司利润分配有关资料。子公司所有者权益变动的明细资料。其他编制合并会计报表所需要的资料。3）初始化内容：编制抵消分录和建立工作底稿。格式设计：指在系统中建立起合并报表工作底稿的格式，并输入工作底稿的项目，为下面填入数据做准备工作。公式定义：指按照工作底稿上数据之间的关系定义编制合并会计报表需要的计算公式。3、报表分析：指使用各种方法对报表的数据进行分析。1）图形分析法：指将报表中选定的数据以图形方式显示，使用户直观地得到数据的大小或变化的情况；包括平面图形和立体图形两种分析法。2）视图分析法：将需要分析的数据通过数据关系公式从与其相关联的数据报表中抽取出来，反映在一张“视图”上。,报表管理系统的基本操作流程见图所示：,设计报表格式,定义数据来源及运算关系,报表运算,生成报表,报表图形处理,输出报表,数据录入,数据采集,审核,汇总,创建新表,初始设置,日常处理,报表管理系统的基本操作流程,课外拓展一：调用报表模板,调用系统已有的报表模板，如果该报表模板与实际需要的报表格式或公式不完全一致，可以在此基础上稍作修改即可快速得到所需要的报表格式和公式。【例1】启动与注册UFO报表系统，并调用报表模板。,调用报表模板,启动企业应用平台开始程序用友ERP-U8企业应用平台,调用报表模板,中国矿业大学 管理学院,2023/5/30,42,调用报表模板,调用报表模板,课外拓展二：修改报表模板,双击公式单元，即可弹出定义单元公式向导,修改报表模板,修改报表模板,此处也可直接把QM(“4104”,月,年,)复制粘贴过来，再把4104改为4103即可！,修改报表模板,3.设置关键字,修改报表模板,3.设置关键字,课外拓展三：生成会计报表,调用系统内预置的报表模板或企业自行编制的报表模板，均可随时生成固定格式的标准报表。【例2】接例1，利用已定义好的资产负债表模板，生成华兴公司账套2011年1月份的资产负债表数据。(1)录入关键字。每一张表页均对应不同的关键字，输出时表页的关键字会随同单元一起显示。,点击报表左下角的“格式”状态，转为“数据”状态,生成会计报表,生成会计报表,生成会计报表,(2)生成报表，即按计算公式计算报表中的数据。一般来说，要正确进行报表的编制，首先需要正确定义单元公式，其次还需要正确完成记账工作，这样才能生成正确的报表数据。在编制报表时，可以选择整表计算或表页重算，整表计算是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅是将该表页的数据进行计算。,生成会计报表,生成数据后，点左上角“文件”“另存为”报表文件,【例3】创建新表，并保存为“自制利润表”（存放路径：D:300 账套备份）。,1.创建新表,课外拓展四：报表基础设置,报表基础设置,报表基础设置,2.设计报表格式,(1)设置表尺寸，即设置报表的行数和列数。设置前应事先根据所要定义的报表大小计算该表所需的行、列（行数不仅要考虑表体，还应考虑标题、表头和表尾所占的行数）。,报表基础设置,报表基础设置,2.设计报表格式,(2)定义行高和列宽。设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据溢出的错误。,报表基础设置,注：也可以选中某区域，点击鼠标右键下拉菜单,报表基础设置,报表基础设置,2.设计报表格式,(3)画表格线。报表的尺寸设置完毕后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。,报表基础设置,注：也可以选中某区域，点击鼠标右键下拉菜单,报表基础设置,2.设计报表格式,(4)定义组合单元，即把几个单元作为一个单位使用。组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。,中国矿业大学 管理学院,2023/5/30,64,报表基础设置,注：也可以选中某区域，点击鼠标右键下拉菜单,中国矿业大学 管理学院,2023/5/30,65,报表基础设置,2.设计报表格式,(5)输入项目内容，并设置单元属性，指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。,报表基础设置,注：也可以选中某区域，点击鼠标右键下拉菜单,报表基础设置,2.设计报表格式,(6)定义关键字，主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。设置关键字。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字。以根据实际需要任意设置相应的关键字。一个关键字在该表中只能定义一次，即同表中不能有重复的关键字。关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。,报表基础设置,2.设计报表格式,调整关键字位置。关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。定义同一个单元或组合单元的关键字之后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值表示向右移。,报表基础设置,报表基础设置,3.设计报表公式,报表公式是指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。,71,报表基础设置,(1)定义单元公式。,报表基础设置,(1)定义单元公式。,(2)审核公式。报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系定义审核公式，可以进一步检验报表编制结果的正确性。审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页之间的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。,报表基础设置,报表基础设置,(3)舍位公式。（主要用于行业汇总报表）方法：1、打开一张已经设计好的表格，并切换至格式状态；2、执行数据编辑公式-舍位公式，打开舍位平衡公式编辑窗口；3、填入舍位表名（如舍位后利润表）、舍位范围（C4:D16）、舍位位数（1-8位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。），填写4（将以万元反映报表的内容）、在平衡公式处填写公式，如：原表中有：？+？+？=C16，？+？+？=D16但在此处应填写C16=？+？+？,D16=？+？+？.也就是说，与统计编辑公式相反。,报表基础设置,报表基础设置,课外拓展五：报表数据处理,1.生成报表,(1)录入关键字。(2)生成报表(一般报表和舍位报表),报表数据处理,注：生成一般报表,报表数据处理,报表数据处理,注：生成舍位报表,报表数据处理,(3)增加表页，可以通过插入表页，也可以通过追加表页来实现。其中，插入表页是在当前表页后面插入一张空表页；追加表页是在最后一张表页后追加n张空表页。,报表数据处理,三、网络课程制作特色,2.审核报表,在一张报表的某些单元之间存在着内在联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系，即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验证报表的正确性。审核时，执行审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。,报表数据处理,2.审核报表,导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找不到）或账套数据等数据源错误等。,报表数据处理,注：数据正确不会有提示，数据计算不正确有提示！,