《时间管理》-授课完整版.ppt

時間管理,主讲：王修爱,1、正确理解“时间管理”2、了解现状3、时间管理理念的沿革 4、建立正确的时间管理观念,1、计划管理 2、时间“四象限”法 3、时间记录法 4、时间ABC分类法5、二八原则6、时间的统筹方法7、考虑不确定性,1、日常时间管理工具的运用2、时间管理的技巧,课 程 目 录,第一部分：时间管理理念 第二部分：时间管理方法论第三部分：时间管理工具与 技巧,时 间 银 行,请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？,时间管理,建立正确的时间管理观念主要内容：1、正确理解“时间管理”2、了解现状 3、时间管理理念的沿革 4、建立正确的时间管理观念,第一部分,时间管理,第一部分,正 确 理 解“时 间 管 理”,时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年,时间是什么,时间管理,第一部分,牛顿把时间最终定义为数学上的量。但是，这位伟大的英国科学家认为，时间是一个被神秘气息所覆盖着的客体，因为时间独立于任何物体，在一切之上，是绝对的。时间与圣人是如此接近，以至于上帝被比为一座钟。爱因斯坦认为，时间一点也不像是大自然里的一条“自由自在的狗”，而是一个实实在在的尺度。即使在今天，我们仍然不能像定义任何一个实际的事物那样给时间下一个定义。,时间管理,第一部分,我们今天要研究的时间，是人们通常意义上定义的具体的时间区间。一生10年10天1天1个小时,时间管理,第一部分,解决有限的时间与有效的事的问题,时间管理,第一部分,有限的时间,有效的事,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,时间管理,第一部分,休假、白日梦、闹情绪、身体不适 2小时 3.3年,“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理那么你的时间维度的自我管理如何呢？,什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,时间管理,第一部分,时间管理,第一部分,你 的 时 间 管 理 现 状,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812“yes”,48“yes”,04“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,时间管理,第一部分,只有一天在工作-幽默小笑话一员工向老板请一天假,老板推心置腹地说：“你想请一天假，你在向公司要求什么?一年里有365天,52个星期。你已经每星期休息2天，共104天，还剩下261天工作；你每天有16小时不在工作，去掉174天，还剩下87天；每天你至少30分钟时间上网，加起来每年23天，剩下64天；每天午饭时间你掉1小时，又用掉46天，还有18天；通常你每年请2天病假，这样你的工作时间只有16天；每年有5个节假日公司休息不上班，你只干11天。每年公司还慷慨地给你10天假期，算下来你就工作1天，而你他妈的还要请这一天假。,时间管理,第一部分,时间管理,第一部分,时 间 管 理 理 念 的 沿 革,时间管理,第一部分,传统的时间管理理论：,第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间 与精力。第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注 意到规划未来的重要。第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐 日设定实现目标的计划，将有限的时间，精 力加以分配，争取最高的效率。,第四代时间管理理论：,重要的事先做，兼顾重要性与急迫性 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为,时间管理理念的沿革 时间管理的方法有一个演变的过程。1、最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。2、第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。,时间管理,第一部分,3、在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，4、而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。,时间管理,第一部分,时间管理,第一部分,正 确 的 时 间 管 理 观 念,时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。,时间管理,第一部分,正确的时间管理观念：,时间管理,第一部分,小 节 回 映,第二部分 时间管理方法论,主要内容：1、计划管理 2、时间“四象限”法 3、时间记录法 4、时间ABC分类法 5、二八原则 6、时间的统筹方法 7、考虑不确定性,时间管理,第二部分 方法论,计 划 管 理,时间管理,第二部分 方法论,计划管理 关于计划，时间管理的重点是：待办单、日计划、周计划、月计划。,时间管理,第二部分 方法论,待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项 待办单要为应付紧急情况留出时间 最关键的一项，每天坚持。,时间管理,第二部分 方法论,每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作划；每月月末作出下月工作计划；每周周末五作出下周工作计划,贵 在 坚 持！,时间管理,第二部分 方法论,时 间“四 象 限”法,时间管理,第二部分 方法论,时间管理矩阵图,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,危机 急迫的问题 有期限压力的任务 突发事件,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 迎会的活动,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、目标管理 休闲,烦琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,时间管理,第二部分 方法论,I,II,III,IV,结果：压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,偏 重 于 第 一 类 事 务,D,时间管理,第二部分 方法论,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 类 事 务,结果：短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,D,时间管理,第二部分 方法论,I,II,III,IV,偏 重 于 第 四 类 事 务,结果：全无责任感 工作不保 依赖他人,D,时间管理,第二部分 方法论,I,II,偏 重 于 第 二 类 事 务,结果：有远见、有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,D,时间管理,第二部分 方法论,高效能组织,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,20%-30%,50%-60%,15-20%,1%,时间管理,第二部分 方法论,Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）,解决方法,Do it now！（马上就做）,Dont do it。（别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate授权别人去做,时间管理,第二部分 方法论,总结：时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。,时间管理,第二部分 方法论,时 间 记 录 法,时间管理,第二部分 方法论,美国管理学者PFDrucker认为：有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。,时间管理,第二部分 方法论,时 间 A B C 分 类 法,时间管理,第二部分 方法论,将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。,时间管理,第二部分 方法论,二 八 原 则,时间管理,第二部分 方法论,重要的事先做“二八原则”,%,%,A：Activities 活动 R:Results 结果,80/20定律告訴我們，常常是百分之二十的關鍵努力產生百分之八十的績效。換言之，有百分之八十的工作時間與付出是浪費的。,时间管理,第二部分 方法论,时间管理,第二部分 方法论,大石头,小沙子,水,子,理,论,杯,时间管理,第二部分 方法论,大石头,小沙子,水,第一步,第二步,第三步,时 间 的 统 筹 方 法,时间管理,第二部分 方法论,时间的统筹方法记得初中课本上曾学过华罗庚先生的一篇统筹方法 统筹方法，是一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛，在企业管理和基本建设中，以及关系复杂的科研项目的组织与管理中，都可以应用。怎样应用呢？主要是把工序安排好。比如，想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有（烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶（1分钟）茶杯（2分钟）要洗；火生了，茶叶也有了（1分钟）。怎么办？,时间管理,第二部分 方法论,几种答案：办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。,时间管理,第二部分 方法论,洗开水壶（1分钟）,烧开水（15分钟）,洗茶壶（1分钟）,洗茶杯（2分钟）,拿茶叶（1分钟）,泡茶,示意图：,时间管理,第二部分 方法论,图示分析：水壶不洗，不能烧开水，因而洗水壶是烧开水的前提。没开水、没茶叶、不洗茶壶茶杯，就不能泡茶，因而这些又是泡茶的前提。它们的相互关系，可以用下面的箭头图来表示：箭杆上的数字表示，这一行动所需要的时间，例如15表示从把水放在炉上到水开的时间是15分钟。从这个图上可以一眼看出，办法甲总共要16分钟（而办法乙、丙需要20分钟）。如果要缩短工时、提高工作效率，应当主要抓烧开水这个环节，而不是抓拿茶叶等环节。同时，洗茶壶茶杯、拿茶叶总共不过4分钟，大可利用等水开的时间来做。,时间管理,第二部分 方法论,考 虑 不 确 定 性,时间管理,第二部分 方法论,在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。,时间管理,第二部分 方法论,在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。,时间管理,第二部分 方法论,小 节 回 映,时间管理,第二部分 方法论,时间管理,第三部分 工具与技巧,第三部分 工具与技巧,主要内容：1、日常时间管理工具的运用2、时间管理的技巧,日常时间管理工具的运用,时间管理,第三部分 工具与技巧,时间管理工具：传统的笔；纸质笔记本；随手pad；pda；手机；电脑；收纳盒；Listpro；日程表；电子邮箱按日常使用的重要性排序：传统的笔，纸质笔记本，随手pad，收纳盒 Listpro,pda,日程表 手机，电脑，电子邮箱,时间管理,第三部分 工具与技巧,这样排序的原因：1、时间管理的目的是为你节约时间。管理时间的工具应该是你会熟练运用，且本身操作不复杂。工具太复杂让你浪费时间，得不偿失。2、日常使用的便利程度。例如：你是经常在电脑旁，自然电脑是最容易取得的工具。但对于经常在外工作的人们，电脑就是很不方便的。3、每个工具的特性。例如：pda（掌上电脑）他可以灵活实现多种的任务视图，但输入不便。纸质笔记本则刚好相反。熟悉不同工具的特性会让你时间管理更上一层楼。4、我比较注重收集。事情多了，靠记忆实在不行。后续的事情都会很快处理好。,时间管理,第三部分 工具与技巧,第一梯队（传统的笔，纸质笔记本，随手pad=便条纸簿，收纳盒）：特点：高效、便捷、易用、廉价,时间管理,第三部分 工具与技巧,高效：虽说现在是E时代了，但论输入的效率还是传统的笔占有绝对优势。当你要记录事情时，脑随笔动就可以了。如果换成pda，先打开notes.输入还要区分作图还是字符输入。过程有些罗嗦和缓慢。便捷：当我要记录灵感的时候，pda过多的操作会打断思维。笔和纸就顺手拈来，快速完成。电子产品还会因为没电，或其他原因停止工作。笔和纸并不存在这样的难题。易用：写字，大部分人已经熟练掌握。但电子产品的熟练掌握，这个还不容易做到。电子产品使用过程还会出现各种问题，一般用户会犯困。这些问题会让时间管理的效率降低。廉价：这个和第二梯队一看便知了。,时间管理,第三部分 工具与技巧,第二梯队（pda,Listpro,日程表）：ListPro是Shopping必备 的采购清单特点：轻便、灵活、昂贵,时间管理,第三部分 工具与技巧,轻便：pda小巧，方便携带。比起带个电脑方便多了。日程安排，收发电邮，上网，打份小文件等需求还是能胜任的。你还要求它能干电脑做的事情。这就太难为pda了。灵活：pda可以用不同的视图查看任务和约会，随时修改里面的信息。任务的排序、警告、完成情况都可以轻松掌握。这些是用纸质笔记本不能办到的事情。现在的pda是wifi,gprs一个都不能少。随时可以在线，让你的信息沟通更快。所以，pda成为任务管理中心是理所当然的。昂贵：pda不仅在硬件上要花钱，软件你也要付出版权费。这样的花费是大众挺难接受的。在中国软件版权费你就可以不用考虑了。,时间管理,第三部分 工具与技巧,第三梯队（手机，电脑，电子邮箱）：这三个工具在时间管理上只起到辅佐的作用。手机：这里指的是传统手机。它只能起到沟通的作用。你还想它帮你更多就考虑一部pda手机吧。电脑：功能强大我们一般都用它打字。将它作为你时间管理的备份中心绝对是个好选择。汇集你的思想，表述你的看法它可以轻松办到。另外一个出色的功能就是：同步你的pda。我对同步这个功能是投不信任票。尤其是Activesync 同步outlook。当同步出错时你就知道有多狼狈了。尤其你的pda在用第三方pim软件。,时间管理,第三部分 工具与技巧,建议：最好让电脑和pda各司其职。如需交换资料尽量使用导出和导入的功能。在交换资料前尽量做好备份的工作。电子邮箱：接受外来信息。多一种信息渠道而已。使用管理工具的原则：有效率地使用时间。凡是违背这个原则的管理工具都应该放弃。大家应该根据自身的条件才能选择出适当的工具。如果不知道怎样选择，就从最廉价纸和笔开始吧。等到不能满足再上PDA或更昂贵的产品。这样才符合经济原则哦。GTD是一种时间管理理念。但GTD不是时间管理的全部。你理解了，再结合实际情况才能真正做到心中无事天地宽。,时间管理,第三部分 工具与技巧,时 间 管 理 的 技 巧,时间管理,第三部分 工具与技巧,1、制定时间管理计划2、养成快速的节奏感3、学会授权4、高效的会议技巧,时间管理,第三部分 工具与技巧,5、养成整洁的条理的习惯6、专心致志，有始有终7、简化工作流程8、一次做好，次次做好,时间管理,第三部分 工具与技巧,9、克服拖延、现在就做10、当日事当日毕11、善用零散的时间12、用节省时间的工具,时间管理,第三部分 工具与技巧,13、高效的阅读法14、高质高效的睡眠15、处理拖延的秘诀16、提升你的坦诚布公程度,时间管理,第三部分 工具与技巧,17、应对不速之客、等待时间、突发事件和干扰等浪费时间的因素18、管理你的电话时间19、养成清洁和整理的习惯20、时限是时间管理的重要方法,时间管理,第三部分 工具与技巧,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案1、为了避免对棘手的难题采取行动，你于是寻找理由和借口。2、为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。3、你采取折衷的办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。4、你遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。5、当被迫从事一项不愉快的决策时，你避免直截了当的答复。6、你对重要的行动计划的追踪工作不予理会。7、试图令他人为管理者执行不愉快的工作。8、你将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。9、你过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制时），以致无法处理所面对的困 难任务。10、在着手处理一件艰难的任务之前，你喜欢清除桌上的每一个物件。选择答案：A、极表同意；B、略表同意；C、略表不同意；D、极表不同意,时间管理,第三部分 工具与技巧,评分标准：每一个“极表同意”给予4 分；每一个“略表同意”给予3 分：每一个“略表不同意”给予2 分；每一个“极表不同意”给予1 分。请按以上评分标准计算你的测验成绩：结论:总分20 分，表示你不是拖延者，你也许偶而有拖延的习惯；21 分总分30 分，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分30 分，表示你或许已患上了严重的拖延毛病。,时间管理,第三部分 工具与技巧,小 节 回 映,时间管理,第三部分 工具与技巧,时间管理,案例,时 间 管 理 案 例,案例一：何经理的一天,时间管理,案例,背景：本科毕业，在一家民营企业任人事经理。他8：28分打卡，到办公室刚好8：30，然后打一杯水，抽一支烟，正好工程部谭经理来找他说有一个工程师想离职，为了了解情况，两人又抽了一支烟。谈了半个小时没有结果，何经理说你找老板谈谈，按他的条件我没有权利给他加工资。一看9：30了。然后开始签各部门交来的考勤单、奖罚单、请假单等，打开招聘网，顺便看看网易新闻，就已经是10：30。上厕所时碰到几个新员工来应聘，在门口，文员服务又不好，多问了几句，说了文员几句，心情又不好，回到座位上，看看昨天写的报告还没有完，生产部反映天气热，行政主管不在岗，亲自安排厨房烧凉茶，回来已经就差半小时吃饭了，看到做不成什么，就与下属聊天，还差十多分钟下班，就给东莞以前的同事打电话。下班就吃饭了。,下午13：30上班，昨晚打麻将没睡好，午休还没有睡好，迷迷糊糊的坐到办公桌前。自己泡了一杯浓茶。刚好看到应聘的工人不会填简历，又解释一通，回到办公桌前已14：30，这时下午开生产例会，因员工招聘不到，要求参加，大概花了5分钟介绍了招聘情况，散会已经16：30，碰到品管经理来找文员要培训名单，又来聊了一会。明天还要开会，提交一分月总结报告，还没有写好。刚写好就5：30到了。于是下班了。试分析何经理在时间管理上存在那些问题?,时间管理,案例,参考分析结果:1.没有时间的目标计划;2.没有轻重缓急之分;3.不懂得拒绝不必要的时间浪费;4.不能有效的授权;5.未能寻求同事的配合完成任务;6.拖延时间7.外来干扰多8.没有合理的安排时间计划.,时间管理,案例,案例二：做计划假如现在是周一的晚上，面前是这五天要做的事情1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩，你需要整理行李,时间管理,案例,9、你要在周五交计划书前把它复印一份10、明天下午2：004：00你有一个会议11、你欠某人200元钱，他明天也要参加那个会议12、你明天早上从9：0011：00要听一场讲座13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你要好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，预计1小时,时间管理,案例,17、你身上只有5元钱，需要取钱18、大家明晚聚餐19、你错过了周一的例会，要在下周一前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约2小时21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话给他22、星期天早晨要出一份简报，预计准备简报要花费15个小时而且只 能用业余时间23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24、下周二你要参加一个业务考试,时间管理,案例,讨论题：1、对上述事件你如何分类？2、请为你未来一周的工作做一个计划表3、对于不重要的事情你打算怎样处理？,时间管理,案例,你就是时间的管家！,Thank You！,王修爱,