公文写作培训材料(新员工).ppt

中国移动通信集团北京有限公司综合部,1,公文处理知识,综合部2007年3月,中国移动通信集团北京有限公司综合部,2,目录,什么是公文公文分类及文种公文写作公文用语,中国移动通信集团北京有限公司综合部,3,什么是公文,公文是在人类社会活动中为处理各种事务的需要而直接形成和使用的具有规范格式和法定效用的信息记录一种信息记录为直接处理各种社会事务的需要而形成和使用具有法定的效用具有规范的体式,中国移动通信集团北京有限公司综合部,4,如何写好公文,重视管理与能力的综合体现放松作文的一种，是体现一定规范要求的作文简单体现逻辑，说明问题,中国移动通信集团北京有限公司综合部,5,公文的样式,机密特急北京移动通信有限责任公司文件京移市场200617号 签发人：XXX关于开展服务明星评选活动的通知各单位：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。1,中国移动通信集团北京有限公司综合部,6,（此页无正文）附件：1.XXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXX（印章）XXXX年XX月XX日抄送：XXXXX中国移动通信集团北京有限公司综合部印发2,中国移动通信集团北京有限公司综合部,7,公文的要素,基本要素发文机关标识标题正文公文生效标识成文日期,选择性要素发文字号签发人标志受文者附件说明印发说明密级紧急程度无正文说明,中国移动通信集团北京有限公司综合部,8,强调一个原则一个概念,重要性的原则意义重大，具有历史保留价值杜绝滥发文件代拟稿的概念指拟稿人代表何种组织起草公文代表公司代表下级单位代表不同的组织需要选择不同的公文格式、文种和行文方式,中国移动通信集团北京有限公司综合部,9,目录,什么是公文公文分类及文种公文写作公文用语,中国移动通信集团北京有限公司综合部,10,公文的分类,根据公文的重要程度分为两类公司级：公司文件：用于重大事项的发布，如公司管理层做出的重大决策事项、重要的规章制度、重要的规划计划等（给集团公司、通信管理局及其他单位的对外文件必须用公司文件）公司通知：一般事务性通知，仅对公司内部各单位会议纪要：公司领导主持召开的重要会议部门级：部门通知（函）：用于一般性工作安排，如工作商洽、业务管理等备忘录：各单位组织召开的一般性会议只用于内部请示和报告的文件类型：签报,中国移动通信集团北京有限公司综合部,11,公文的常用文种,通知传达上级机关的指示或批转、转发其他机关的文件发布规章传达要求下级办理或有关单位需要周知、执行的事项任免和聘用,中国移动通信集团北京有限公司综合部,12,公文的常用文种,函互不隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等行文单位与受文单位不具有相互隶属的关系若有需要，应明确要求受文单位复函,中国移动通信集团北京有限公司综合部,13,公文的常用文种,请示向上级机关请求指示或批准需要注意的问题请示必须一文一事，只能送一个主送机关请示必须在事前，不得“先斩后奏”得到批复后必须按批复中的指示处理，不能按原请示意见行事上级机关收到请示后必须及时批复,中国移动通信集团北京有限公司综合部,14,公文的常用文种,批复答复下级机关请示事项需要注意的问题批复必须表态，表态要肯定明确对请示持否定态度要写明理由若需进一步指示应提出切实可行的意见或措施,中国移动通信集团北京有限公司综合部,15,公文的常用文种,报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，以及答复上级机关的询问需要注意的问题向上级提出的意见或建议一定要具体、明确上级单位对报告内容不一定予以答复,中国移动通信集团北京有限公司综合部,16,公文的常用文种,会议纪要记载、传达会议主要精神、情况和议定事项由会议组织单位撰写，是对会议情况和决定事项的整理综合、归纳概括,中国移动通信集团北京有限公司综合部,17,其他的公文常用文种,命令决议议案公告通告意见,中国移动通信集团北京有限公司综合部,18,目录,什么是公文公文分类及文种公文写作公文用语,中国移动通信集团北京有限公司综合部,19,公文写作的基本步骤,明确行文目的与要求达到什么目的，实现什么结果要求受文者如何做：阅读？办理？答复？执行？确立主题正确，集中，深刻，简明选择文种通知，函，请示，批复，报告，会议纪要安排结构体现公文内容之间的关系合理使用过渡段与过渡句,中国移动通信集团北京有限公司综合部,20,通知的撰写,标题关于的通知或关于的紧急通知正文通知缘由通知事项执行要求结尾“特此通知”,中国移动通信集团北京有限公司综合部,21,例文（一般性通知）,关于五一放假安排的通知各单位：根据国务院办公厅2006年“五一”放假通知精神，经研究决定，公司2006年“五一”放假安排如下：5月1日至7日放假，共7天。其中，1日、2日、3日为法定假日，将4月29日(星期六)、4月30日(星期日)两个公休日调至5月4日(星期四)、5日(星期五)，5月6日(星期六)、5月7日(星期日)照常公休，4月29日、4月30日正常上班。4月30日13:00至17:30，各单位可视本单位实际情况安排二级经理及必要人员在岗值班。请各单位妥善安排节日期间通信生产、经营服务的值班工作，切实加强节前安全教育，认真开展安全检查，克服麻痹思想，及时消除隐患，确保节日期间通信生产、消防、交通、财产和员工的人身安全。特此通知。XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,22,例文（指示性通知）,关于开展职位梳理工作的通知各单位：为进一步夯实人力资源管理基础，调整和完善公司职位体系，经研究决定开展在公司范围内开展职位梳理工作。现将相关要求通知如下：一、请于2006年5月12日1200前，将职位设置调查表（见附件1）提交人力资源部。逾期不予提交者，视为保持目前职位设置不变。二、请根据各三级单位职位设置图（样例见附件2），编制本单位各三级单位的职位设置图。三、各职位的胜任能力要求可参考各职位胜任能力及定义（见附件3）撰写。特此通知。附件：1、职位设置调查表 2、各三级单位职位设置图 3、各职位胜任能力及定义XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,23,例文（批转性通知）,关于转发中国移动企业文化理念体系VI应用规范的通知各单位：现将中国移动企业文化理念体系VI应用规范（中移发2006110号）转发给你们，请遵照执行。附件：中国移动企业文化理念体系VI应用规范（中移发2006110号）XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,24,函的撰写,标题：关于的函或关于的复函正文发函缘由发函事项结尾“特此函告”、“特此函达”、“请予函复”、“专此函复”,中国移动通信集团北京有限公司综合部,25,例文,关于赴广东考察移动通信系统的函第二十九届奥林匹克运动会组织委员会:作为北京2008年奥运会移动通信服务合作伙伴，中国移动承担了奥运移动通信网络规划建设任务，其中场馆通信系统是奥运移动通信的重要组成部分。为了更好地完成场馆通信系统的规划及建设工作，我公司拟针对多系统覆盖问题赴广东进行实地考察和技术交流，并邀请贵委相关技术专家同行。考察时间为3月28日至3月30日，具体考察日程参见附件。请予函复附件：考察日程安排XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,26,例文,关于北京地铁四号线民用移动通信系统引入技术需求的复函北京京港地铁有限公司（筹）：贵司关于北京地铁四号线民用移动通信系统引入技术需求调研的函收悉。现将我司民用移动通信系信号覆盖要求调查表提交贵司，请查收。联系人：贾焱 附件：民用移动通信系信号覆盖要求调查表XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,27,请示的撰写,标题关于的请示正文请示缘由请示事项结尾妥否，请批示,中国移动通信集团北京有限公司综合部,28,例文,关于调整全球通移动电话SIM卡售价的请示中国移动通信有限公司：为促进北京移动通信市场发展，加业务推广力度，我公司拟于XXXX年XX月XX日起陆续调整全球通移动电话SIM卡售价。拟定价格为：一、8K SIM卡：80元/卡；二、16K SIM卡：100元/卡；三、32K SIM卡：120元/卡；四、神州行储值卡仍为120元/卡。妥否，请批示。XXXX 年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,29,批复的撰写,标题关于的批复正文引述来文日期、文题和发文字号写具体答复意见同意：明确表示肯定意见，并做出必要指示不同意：明确表示否定意见，并简要说明理由结尾“此复”、“特此批复”,中国移动通信集团北京有限公司综合部,30,例文,关于综合即时通信IVR项目方案相关问题的批复 北京移动通信有限责任公司：你公司关于综合即时通信IVR项目方案相关问题的请示（京移物供2006163号）已收悉，针对你公司在确定最终中标公司时遇到的两大困难，现批复如下：1.综合即时通信业务及IVR平台的定位：综合即时通信业务是有限公司确定的一类产品，全网统一规划、集中运营。该业务的核心目的是建立中国移动自有社区，增加用户黏性，抢占未来业务的制高点，其中IVR是综合即时通信业务向用户提供的多种接入方式之一，是该产品不可缺少的功能。2.两家候选公司的评估选择：综合即时通信业务需要长久运营、不断优化，因此在IVR平台的选择上要重点考虑业务的可持续发展性，与现网彩铃、位置服务、号簿管家产品整合的能力，以及设备厂家长久的业务保障能力、研发能力、本地支持能力。请你公司根据以上原则，结合厂家设备情况、商务条款等因素，尽快确定IVR平台厂家，完成系统开发建设工作，保证综合即时通信业务的快速顺利开展。此复XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,31,报告的撰写,标题关于的报告正文概括说明事件的整体情况和发展动态点明事件中发生的问题和倾向提出解决问题的方法或建议结尾“特此报告”、“以上报告，请审阅”,中国移动通信集团北京有限公司综合部,32,例文,关于地下管线安全隐患排查情况的报告北京市市政管理委员会：根据贵委北京市市政管理委员会关于报送地下管线安全隐患的通知（京政管字200570号）要求，依据北京市城市地下管线管理办法规定，我公司对权属管线地下隐患问题进行了排查，现将排查结果及解决方案汇报如下。一、加强地下管线的管理办法 1、加强对管线维护单位的考核力度。2、制定相关的规定及流程，减少因流程不畅造成的抢修时限延误。3、对于工程遗留下来的安全隐患做出改造方案，并尽快实施。二、解决安全隐患 1、详细调查可能出现安全隐患的工程项目具体情况。2、对可能出现问题的管道工程进行整改立项并抓紧实施，完成后逐个验收。3、加强日常维护工作的管理，尽量避免出现问题。我公司将把地下管线安全隐患排查工作列入日常维护性工作，并纳入全年计划，确保地下管线安全。特此报告XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,33,例文,关于第21届世界大学生运动会通信服务保障工作情况的报告 中国移动通信集团公司：为期11天的第21届世界大学生运动会于9月1日正式闭幕。此次大运会是建国以来我国举办的最大规模的综合性体育赛事，是北京承办2008年奥运会前的第一次实战演练，备受瞩目。作为此次大运会的“唯一指定移动通信运营商”，中国移动通信集团公司委托北京移动负责大运会的通信服务保障工作。经过前期大量细致的准备工作，我公司胜利完成了本届大运会的通信服务保障工作，赢得了社会各界的好评。现将北京移动在大运会期间通信服务保障工作情况报告如下。一、周密部署，确保网络安全（内容略）二、积极做好业务准备，提供优质的移动通信服务（内容略）三、努力做好业务宣传，提升企业形象（内容略）四、推广新业务，拓宽赢利空间（内容略）通过大运窗口，世界不但了解了中国，也了解了中国移动。作为中国移动大家庭的一员，北京移动将不断提高网络质量，提升服务水平，向全国、向全世界展示中国移动的企业风采。特此报告XXXX年XX月XX日,中国移动通信集团北京有限公司综合部,34,会议纪要的撰写,标题会议名称“纪要”正文简要介绍会议召开时间、地点、人员、目的、内容等强调会议主要精神、要求列出会议议定事项结尾提出贯彻执行的意见，或提出希望，也可省略必须附出席人员名单，如有必要也可附上会议材料,中国移动通信集团北京有限公司综合部,35,例文,2006年1月17日，何宁总经理主持召开了通信生产经营分析会。公司副总经理汪正文、范云军，工会主席庄兴无，以及各单位的主要负责人出席了会议。财务部、市场部、网络部、计划部、大客户中心、客服中心、业运中心、数据中心分别就2005年12月份及公司2005年全年的经营发展情况进行了汇报。会议认为，20054年度各主要经营指标总体完成情况良好，取得了令人满意的经营业绩，这是各级管理者和广大成员共同努力的结果。在新的一年，我们要继续保持谦虚谨慎的工作作风，不断查找自身存在的问题与不足，积极提升“短木板”，不断激发持续进步的活力和激情，努力实现从优秀到卓越的新跨越。会议指出，3G时代和北京奥运会日益临近，留给我们的时间窗口越来越小。各单位要在认真总结上年工作经验的基础上，放眼未来，密切关注市场发展变化情况，提早安排全年工作任务。会议强调，集团客户市场发展空间较大，要继续加大对集团客户市场的开发力度，深入分析客户需求，加大资源投入，着力做好信息化解决方案的推广工作。会议议定以下事项：一、请市场部加强对每日市场经营情况的研究，找准问题背后的实质原因，防微杜渐，未雨绸缪。二、请市场部牵头，营销中心、各分公司紧密配合，积极做好节日营销准备，精心组织，周密策划，抓住节日市场商机。三、春节长假将至，各单位要进一步提高安全生产意识，加大管理力度，注意防火防盗，确保生产安全、资金资产安全和员工的人身安全。,中国移动通信集团北京有限公司综合部,36,目录,什么是公文公文分类及文种公文写作公文用语,中国移动通信集团北京有限公司综合部,37,公文的专用词语,称谓词语直呼职务、单位全称或规范简称阁下、先生、女士、夫人、小姐，等本、贵、该领叙词语根据、据、依照、按照、本着、接、奉、鉴于、欣悉、惊悉、收悉、为了特现如下，等等,中国移动通信集团北京有限公司综合部,38,公文的专用词语,追叙词语经、业经，等补叙词语另、再，等承转词语为此、据此、故此、综上、总之、鉴于此，等祁请词语请、敬请、谨请、务请、烦、希、敬希、望、尚望，等,中国移动通信集团北京有限公司综合部,39,公文的专用词语,商洽词语妥否、当否、是否可行、是否得当、能否、可否、意见如何，等受事词语蒙、承、承蒙，等感盼词语深表谢意、谨致谢忱、渴盼、切盼，等,中国移动通信集团北京有限公司综合部,40,公文的专用词语,令知词语责令、责成、务须、务必、切勿、严禁、不得，等告诫词语切切、以为要见解词语应、理应、确应、均应、应将、准予、特予、不予、拟于、同意、拟同意、碍难同意、宜判定词语是、系、确系，等,中国移动通信集团北京有限公司综合部,41,公文的专用词语,时态词语兹、现、就、已、即、届时、值此、立即、将要、届时、值此、先期、逾期、亟待、方，等目的词语特予公告、特此公告、特此批复、此复、以利以便、特此函告、特此函复、特备案存，等报送词语呈、呈请、呈送、呈交、报请、申报、报送，等,中国移动通信集团北京有限公司综合部,42,公文的专用词语,颁行词语颁布、颁发、发布、下达、印发、转发、遵照执行、参照执行，等核查词语审核、审定、审议、核准、核发、核销、查验、查照、查收、查备，等,中国移动通信集团北京有限公司综合部,43,公文撰拟的语言规范,时间的表达精准，避免使用今年、本月、上月等禁止使用“上月以前”、“去年之后”等词语年份一律用公立年份，且要写全空间的表达城市、地区、县的名称第一次出现时，要注明其所在的国家（国外）或省（区、市）使用标准的国名和地区名,中国移动通信集团北京有限公司综合部,44,公文撰拟的语言规范,职务、姓名的表达涉及到的职务、人名应用全称一人承担多种职务时，列与文件有关的职务列出一个人的多种职务时应该以先党内、再党外，由大至小的顺序若干人物并列时，要按一定顺序排列程度的表达避免使用“极其”、“万分”、“非常”等词语,中国移动通信集团北京有限公司综合部,45,公文撰拟的语言规范,数量的表达尽量使用确数表示“以上”、“以下”概念时要注明是否包含本数度量衡单位使用国家法定计量单位和国家公布的名称,中国移动通信集团北京有限公司综合部,46,公文写作过程中的常见问题,小题大做或大题小做逻辑不清内容叙述不完整病句、罗嗦、口语文字错误：错别字、多字、漏字、标点符号排版格式、项目符号附件的问题（附件序号、名称、文件名、压缩文件、表格）,中国移动通信集团北京有限公司综合部,47,公文的基本要求,书写格式统一，段首空两格，回行顶格字体统一，字号统一(小三)，行距统一（1.5倍）正确使用标点符号同一公文中的数字表示方式前后一致（除约定俗成的数字外）序号的一般按层次用“一、二、三”“（一）（二）（三）”“1.2.3.”“（1）（2）（3）.”加注页码美观整齐附件题名与电子文档的文件名相同，附件正文左上角及电子文档的文件名中应标注附件编号,中国移动通信集团北京有限公司综合部,48,谢谢大家,