安徽省公文处理常见问题.ppt

公文处理培训,行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题,公文无处不在,孙金龙,王明方,任免干部,公文无处不在,会议通知,公文无处不在,印发文件,制定政策,公文无处不在,部署工作,联系工作,公文无处不在,浙江兰溪退休教师郭家喜（右）在档案馆查找民办教师待遇的“红头文件”。,公文无处不在,安徽省合肥市图书馆内，工作人员正在整理馆藏“红头文件”。,公文无处不在,山东济南市市民正在复印所需的“红头文件”。,放假通知中秋写成端午,四川巴中市政府3官员免职（2008年）,公文代表形象,公文代表形象,汉川怪事：政府红头文件下达喝酒任务,湖北省汉川市下达“喝酒红头文件”，将喝酒指标分解到各部门，完不成任务的将会受到通报批评。,公文代表形象,2009年3月，湖北省公安县下发了一份“抽烟文件”，规定全县一年计划抽烟23000余条，未完成用烟计划的单位将被扣减公用经费。曝光两个月后，这份文件被废除。河南沁阳市为了吸引投资，出台红头文件规定投资5000万元以上或符合其他条件的外地客商，可享受本地开车违法不罚款、娱乐场所消费不受查、子女就学不审核等待遇。江西南昌红谷滩新区出台“窗帘红头文件”，要求所有临街建筑物外露窗帘必须用纯白色.河南漯河裴城镇政府发布“玉米红头文件”，要求农户收割玉米须先缴费办“砍伐证”和准运证。,公文（文字）代表形象,故宫博物院赠警方锦旗被指有错字（2011年5月）,公文处理的法规、规定,中央、国家层面中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文格式国务院国资委国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法安徽省安徽省党的机关公文处理办法？安徽省行政机关公文处理实施细则省国资委安徽省人民政府省国资委公文处理实施办法(试行)？,公文制发常见问题,行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题,公文制发常见问题,行文规则常见问题,一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。,二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。,三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。,四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。,行文关系,行文方向,上行文，指公文向上级机关单位运行。上行文有报告和请示等。,下行文，指公文向下级机关单位运行。下行的公文较多。,平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。,泛行文，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。,行文规则常见问题行文关系欠妥,例如：有的单位机械地按照条例、国家办法和细则的有关规定，向没有直接隶属关系的主管部门行文时，因为认识上的片面，使用函。,行文规则常见问题行文关系欠妥,提示：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。应当指出的是，有些单位（如集团公司与省交通运输厅、省国土资源厅、省林业厅、省环保局等有关厅局）虽然不存在隶属关系，但从职权范围上（工程设计、土地、林地审批）讲是业务主管关系。,行文规则常见问题行文关系欠妥,提示：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。应当指出的是，有些单位（如集团公司与省交通运输厅、省国土资源厅、省林业厅、省环保局等有关厅局）虽然不存在隶属关系，但从职权范围上（工程设计、土地、林地审批）讲是业务主管关系。,行文规则常见问题党政不分,所谓“党政不分”是指党的文件和行政文件互发文件。例如：某单位以公司名义向集团公司党委报送党的工作方面的请示。提示：公司、公司党组织应根据各自的隶属关系和职权范围行文。为沟通信息，党政可以相互抄送公文。公司行政文件不得有向党组织发指示、交任务的内容。,行文规则常见问题越级行文,所谓“越级行文”，是指本级单位越过自己的直接上级单位向更高一级的单位行文。越级行文，违反了行文规则和办事程序。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，使政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。对于越级行文上级单位一般都不予受理，会作退文处理，影响办事效率。提醒：在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文。在越级行文时，必须同时抄送被越过的上级单位。,行文规则常见问题多头请示,所谓多头请示是指就同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。例如：有的单位报送请示性公文写多个主送单位，或同一个请示变换主送单位分别报送。,行文规则常见问题多头请示,提示：请示一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。请示的主送单位应当是请示单位的直属上级或请示事项的主要负责单位。多头请示会使办理单位（部门）产生交叉，不利于问题的协调，影响办事效率。如果请示事项按规定应有多个单位（部门）共同审核办理，应主送主办单位，由主办单位协调其他单位研究办理。,行文规则常见问题一文多事,所谓一文多事是指一件请示中有多个主旨的情况。例如：有的单位报送集团公司的请示件中，文中涉及互不相关的多个事项。案例提示：请示应当一文一事。如果一件请示中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。,行文规则常见问题向领导个人报文,例如：有的单位认为文件只有直接送到上级单位领导手中，才能引起领导的重视，即无论请示、意见或报告均直接行文主送有关领导。提示：除上级单位领导直接交办的事项外（举例），不得以单位名义向领导个人报送公文。对上级单位领导直接交办的事项，反馈有关办理结果或情况时，可直接报告，并同时抄送该上级单位。,行文规则常见问题请示与报告不分,例如：“请示”、“报告”文种混用，如“关于申请批准事项的报告”、“关于请予解决事项的申请报告”；汇报工作的报告中，夹带需上级批准后才能实施的事项等。,行文规则常见问题请示与报告不分,请示、报告的区别“请示”和“报告”是两个不同的文种。从行文功能看，“请示”主要是请求批准、指示和解决问题，“报告”主要是汇报情况、反映问题、答复上级机关的询问。从处理方式看，“请示”属办件，需要办理、批复，“报告”属阅件，可不回复；若报告中夹带请示事项，则很容易误事。从时限要求看，“请示”应在事前行文，“报告”主要是反馈办理结果或报告有关情况，一般是事后报告。从行文特点看，“请示”要求单一性、时效性和隶属性，“报告”则要求体现陈述性和广泛性。,行文规则常见问题报告夹带请示事项如何处理,例如：有的单位在向集团公司报送某材料的同时，提出请集团公司帮助解决相关问题，或在汇报工作的报告中的“下一步工作打算”或“拟采取的措施”部分，夹带需上级单位批准后才能实现的事项。,行文规则常见问题报告夹带请示事项如何处理,提示：报告中不应有需上级单位批准后才能实施的事项，“拟采取的措施”在表述上应为“我们将（怎样做）”，而不应是“建议（怎样做）”。若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。,行文规则常见问题报告夹带请示事项如何处理,报告中不得夹带请示或需要办理的建议事项。,行文规则常见问题内设部门对外行文,例如：在公文处理实践中，常出现内设部门对外行文等不规范现象。,公文制发常见问题,公文写作常见问题,公文写作常见问题主旨不明,所谓“主旨不明”是指公文主旨表达不符合单一、鲜明、确切的要求。例如：某一公文中表达了多层意思，但未明确真正的主旨（案例1、案例2）；拟文者的态度不明，肯定、否定或表扬、批评，模棱两可，含糊不清。再如：有的单位向集团公司请示企业改革重组事项，但由于历史遗留问题较多，报来的请示不仅包括重组方案，还包括需解决的若干子企业的个案等诸多事项，难以操作。提示：草拟公文前，首先要确定主旨，要将主旨直截了当、准确地表达清楚，并尽可能地通过标题清晰地表达行文主旨，以引起受文单位的重视。,公文写作常见问题层次不清,例如：某一请示件中，反映“基本情况”的部分中含有需解决问题的建议，而在“有关意见或建议”部分中又阐述了存在的问题及解决该问题的必要性等，或“请示事项”与其他内容揉杂在一起，未作为相对独立的部分明确表述，使上级单位在办理过程中，需要重新归纳。提示：安排公文结构时，应当按不同文种的要求和特点，采取恰当的结构方式，并注意对相同部分（意思）加以集中，不同的部分（意思）加以区分。,公文写作常见问题逻辑混乱,例如：语序失当：“我公司召开安全生产会议，董事长和其他公司的领导出席会议。”前后矛盾：“我公司严格遵守与贵行签订的协议，恪守信用，如期归还了所欠贵行的2亿元贷款本息。由于我公司已无力筹集资金按计划还贷，特商请贵行延期”概念不清：“集团公司党委、各级党组织”、“集团公司和集团各单位”前后不一致：“各营运公司”、“各管理公司”。同一公文中同一概念的表述不一致。,公文写作常见问题逻辑混乱,提示：一句话如有若干连续的词语（如领导姓名、单位和部门名称等），一段文字中如有若干连续的语句，就必须按照一定的逻辑顺序（如由远及近、由近及远、由浅入深等）排列。拟写文稿时，语意表述要准确、概念要界定清楚（如集团与集团公司、集团各级党组织与集团公司党委）。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,语法不当搭配不当：“理顺产权”（关系）、“加大管理”（力度，或者改为加强管理）主语缺失：“由于今年原材料价格上涨，使我公司成本费用大幅度增长。”前半部分是是一个介宾短语构成状语，不可以当主语，可删去前半句的“由于”，或删除后半句的“使”。重复使用同义词：“这是非常至关重要的问题。”（“非常重要”与“至关重要”是同义词），“大约50%左右”,公文写作常见问题语言文字欠推敲,选择性句式前后不统一：“我们能否迅速发展，关键在于加速培养一批高素质员工队伍。”前半句谈了两个方面的问题，而后半句只谈了一个方面，应在“加速”前加“能否”介词位置不当。“改革公费医疗制度的问题，对于广大人民群众并不是一下子就能接受的。”此句主语应是“广大人民群众”，因此“对于”应放在句首。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,用词不准词义把握不准：“截止5月底，集团公司资产总额达到360亿元。”“这句话中，截止”应该为“截至”或“截止到”。滥用模糊词语，使公文失去严肃性和真实性。时间表述含糊尽量少用“去年”、“明年”、“下一年”等时间代名词，而应用具体年份，如“2011年”。年份随意简写，如09年、10年、11年等，应写全。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,数字（数量）表达不规范数值范围不规范：“46%”应改为“4%6%”。数字使用形式不恰当：“三、四天”应改为“三四天”，“20世纪八十年代”应改为“20世纪80年代”等。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,提示：出版物上数字用法的规定中明确规定，在表述年代时应当使用阿拉伯数字，如“1998年”、“20世纪80年代”。在表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”。在公文中，10以上的数字及分数，原则上应使用阿拉伯数字表述，如11、1/3；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要注意同一文稿中上下文的统一。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,综合提示：公文中使用数字应注意以下几个方面：公文中使用数字的基本要求公文中使用数字必须用汉字的情形公文中使用数字必须使用阿拉伯数字的情形,公文写作常见问题语言文字欠推敲,公文中使用数字的基本要求：公文中使用数字，首先要实事求是，准确无误；数字来源应可靠、权威；统计口径应统一，具有可比性。公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是阿拉伯数字书写得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,公文中的数字使用汉字的情况主要有：行政公文的成文日期。部分结构层次序数，即第一、二层次序数（一、（一）。整数一到十，如果不是计量和统计数字，在文字表述中常用汉字，如“一文一事”、“一事一议”等。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,词语中作为语素的数字，必须使用汉字。例如：定型的词（如一律、一方面、十滴水）；定型的词组（如星期五、二万五千里长征、五四运动、八国联军、九三学社）；成语（如白发三千丈、七上八下）；,公文写作常见问题语言文字欠推敲,惯用语（如零点方案、零点行动）；缩略语（如“十二五”规划、五省一市）；具有修辞色彩的词语（如不管三七二十一、相差十万八千里、一呼百应、十全十美）。,公文写作常见问题语言文字欠推敲,使用汉字的其他情况。例如：表示概数：相邻两个数字并列连用用以表示概数（例如三四天、十之八九）等；含有月日简称表示事件、节日的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用“”将表示月和日的数字隔开。示例1：“一二八”事变（1月28日）、“一二九”运动（12月9日）；示例2：五四运动、七七事变、五一国际劳动节,公文写作常见问题语言文字欠推敲,公文中使用阿拉伯数字的情况主要有：党的公文的成文日期。印发日期、附件说明的附件序号。计量和统计数字。表示时间，例如年份、日期、时、分、秒。多位数字，如36579.99。,公文写作常见问题标点符号使用不规范,引号的使用。引号表示文中直接引用的部分，有时也用来表示需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语等。常见问题主要是后引号语句号位置错误。例如：国资委领导的批示是：“抓紧健全公司法人治理结构”。此句的句号应在引号之内。,公文写作常见问题标点符号使用不规范,国资委领导高度重视国有独资公司董事会试点工作，要求“抓紧健全公司法人治理结构。”此句的句号应在引号之外。我们要按照国资委领导“抓紧健全法人治理结构。”的批示精神，搞好国有独资公司董事会试点工作。此句引号中间的句号应去掉。,公文写作常见问题标点符号使用不规范,逗号的使用。不规范的问题是当用不用，引起歧义。例如：“3日内蒙古人民共和国有暴风雪。”在“3日内”后边应当有一个逗号，但因缺少了这个逗号后，容易引起歧义，甚至可能带来严重的政治问题。冒号的使用。常见的问题主要是当冒号用在总括性话语的后面表示引起下文的分说时，往往忽视冒号的提示范围或用逗号或用分号的句内停顿，只有句号才能终结冒号。,公文写作常见问题标点符号使用不规范,“.”的使用。“.”与“、”混用，如结构层次序数第三层序号，“4.”写成“4、”。公文中附件说明的标点符号问题。根据有关规定，公文中附件说明应尽量不使用标点符号。例如：“附件：集团先进单位名单。”或“附件：集团先进单位名单；”该例中的书名号、句号及分号均应去掉，应改为“附件：集团先进单位名单”。提示：附件名称一般不用书名号“”，附件名称后不加分号“；”。案例,公文写作常见问题标点符号使用不规范,公文标题中一般不使用标点符号，但下列特殊情况除外：公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号。例如：关于开展“小金库”专项治理工作的通知、关于开展庆祝“七一”系列活动的通知。有时还使用缩略点，例如关于积极配合“315”活动做好维护消费者权益工作的通知。,公文写作常见问题标点符号使用不规范,公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号。例如：关于印发工作规则（试行）的通知。公文标题中出现法规、规章、书刊、内部规章等名称时用书名号。例如：关于印发管理规定的通知、关于做好杂志征订发行工作的通知。,公文写作常见问题标点符号使用不规范,公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号。例如：关于、同志职务任免的通知（例）、厅、局关于的通知（例）当标题中出现两个以上单位并列时，也可不用顿号，可在单位之间空格以示区别。（例）,公文写作常见问题标题中出现说明性词语,在公文标题的拟制过程中，有时需要用到诸如“征求意见稿”、“讨论稿”、“草案”、“试行”等说明性词语，一般多见于法规、规章制度等公文中。此时，需要将有关说明性词语用括号括入。例如，子公司需转发集团公司公文处理办法（暂行），在拟制公文标题时，应将“（暂行）”用括号括入并置于该规定名称之后、书名号之内。即关于转发集团公司公文处理办法（试行）的通知,公文写作常见问题标题中出现说明性词语,需说明的是，公文标题中的这种说明性词语，括号只有在题尾说明时才可使用，例如：可以写成集团公司暂行办法或集团公司办法（暂行），但不能写作集团公司（暂行）办法。,公文写作常见问题如何表示公文的结构层次序数,国家行政机关公文格式的规定，公文结构层次序数，应按“一”、“（一）”、“”、“（）”的顺序使用，即第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。需注意的是，“1.”不是“1、”。在实际中，如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。例如：如果结构只有一个层次时，可在“一、”或“1.”中选用；只有两个层次时，可用“一、”和“1.”表示。,公文写作常见问题公文中“时间”的表达应注意啥,公文中的“时间”，要表明完整的年、月、日，尽量避免使用“上年”、“明天”、“本月”、“上月”、“上月以前”、“去年之后”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词。年份一般不能简写，例如：“1985年”不能简写为“85年”。表示时间范围时，可用“20002005年”、“34月”，但不能用“20002005年度”、“34月份”。,公文写作常见问题标题拟写不规范,要素不全。公文标题由发文单位、事由和文种三要素组成。根据有关规定，具有固定版头（印有发文机关标识）的文件，公文标题中可以省略发文单位。常见问题主要是缺失文种或事由关键字，如关于 设计变更的回复，缺失文种；公司公文管理办法，缺失事由关键字“印发”和文种“通知”，应改为关于印发 公司公文管理办法的通知,公文写作常见问题标题拟写不规范,提炼不精。公文标题提炼不精的问题，多见于转发性通知。如某集团公司转发国资委转发的财政部的有关文件，标题为：集团公司关于转发国资委关于转发财政部关于做好2009年 工作有关问题的通知 的通知的通知，明显冗长。转发式公文标题的拟制，有以下三种处理方法供参考。提炼不准确、不全面。案例,公文写作常见问题标题拟写不规范,方法一：省略法。此种方法是将标题中涉及到的所有书名号去掉，在保证标题必备要素（事由+文种）的情况下，对可省略的内容进行压缩。如：关于转发国资委关于转发财政部关于做好2009年 工作有关问题的通知 的通知的通知 转发国资委关于转发财政部做好2009年工作有关问题通知的通知,公文写作常见问题标题拟写不规范,方法二：替代法。此种方法是根据拟转发文件的要求，替代为布置该项工作的通知。如：关于转发国资委关于转发财政部关于做好2009年 工作有关问题的通知 的通知的通知 关于进一步做好2009年工作的通知,公文写作常见问题标题拟写不规范,方法三：直转法。此种方法是对拟转发的文件仅要求照章执行，但未提出具体要求的情况下，直接转发需执行的主体文件。如：关于转发国资委关于转发财政部关于做好2009年 工作有关问题的通知 的通知的通知 转发财政部关于做好2009年工作有关问题通知的通知,最佳,公文写作常见问题标题拟写不规范,集团公司转发公文标题处理实例：源文件：中央组织部关于在中国共产党成立90周年之际开展走访慰问老干部、老党员活动的通知关于转发中央组织部关于在中国共产党成立90周年之际开展走访慰问老干部、老党员活动的通知的通知转发关于在中国共产党成立90周年之际开展走访慰问老干部、老党员活动的通知,第一次转发,第二次转发,公文写作常见问题标题拟写不规范,概括不准确。例如：关于进一步加强当前营运管理工作的通知，文中主要内容是对人员编制管理、员工配置、营运管理、有关考核等，可以改为关于合理配置营运一线人员进一步加强营运管理的通知。源文件。,公文写作常见问题标题拟写不规范,又如，某公司申请有偿转让一部分国有股权，并非公司进行有关改革改制工作，但上报件的标题却拟为关于公司进行改制的请示。再如：关于高速公路建设有关问题的请示，该标题是指地方环境问题、资金问题还是合同履约问题，表述不清，使人不知所云。提示：公文标题应题文相符，全面准确。,公文写作常见问题标题拟写不规范,使用介词不恰当。例如：公文标题中介词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上。如关于对案件查处情况的通报，其中“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要且显得累赘，应删去“对”。,公文写作常见问题标题拟写不规范,公文标题中缺少介词“关于”，或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。例如对执行规定有关问题的通知与关于执行规定有关问题的通知，显然表达的意思不一致。公文标题中介词“关于”的位置不正确。如关于公司请求协调解决问题的函，“关于”应移至“公司”之后。,公文写作常见问题标题拟写不规范,错用标点符号。例如：标题中错用标点符号常见于应使用书名号时错用引号，或不该使用的地方用了书名号，或在标题中使用逗号等。如关于印发“管理办法”的通知，“管理办法”应使用书名号，而不应用引号。关于印发领导同志在会议上的讲话的通知，其中领导同志的讲话外不应使用书名号。,公文写作常见问题标题拟写不规范,提示：国家行政机关公文处理办法（国发200023号）和安徽省行政机关公文处理实施细则规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。集团公司公文处理暂行办法增加规定：内部规章、书刊名称名称加书名号。,公文写作常见问题标题拟写不规范,误用“的”字。例如：文种前随意省略“的”字。如关于工作安排（的）通知。“的”字位置不对。如关于的情况报告，应改为关于情况的报告；关于同志的考察报告应改为关于考察同志情况的报告。提示：公文标题文种前面的结构助词“的”字不可随意省略，也不能错用。“的”字位置不对，容易产生歧义。,公文写作常见问题文种使用不当,例如：“请示”和“报告”不分而错用。该用“请示”的用了“报告”，如关于申请核销的报告“申请核销”应请示上级单位批准，文种应为“请示”；又如：先进性教育领导小组关于工作情况的请示，“工作情况”无须请示，文种应为“报告”。案例1 案例2 案例3,公文写作常见问题文种使用不当,“通报”和“通知”不分而错用。一是习惯地认为“通报”只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地用“通知”取代“通报”；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神时也用“通报”。,公文写作常见问题文种使用不当,“意见”和“批复”不分而错用。如关于工程变更的审核意见，该文是答复下级单位对工程变更的有关请示事项，文种应使用“批复”。,公文写作常见问题文种使用不当,“批复”和“决定”不分而错用。问题多出现在单位的纪检监察部门对事故和违纪人员处理时的行文。如某一单位在向上级单位报送了关于事故和违纪人员的处分决定，上级单位批复同意了该决定。,公文写作常见问题文种使用不当,上述案例中的问题主要有两点：一是下级单位若有权决定，则无须请示，上级单位也无需批复；二是下级单位若无权决定，则必须请示，应向上级单位报送关于事故和违纪人员的处分意见的请示，而非“决定”，上级单位应针对下级单位的“请示”予以“批复”或作出处理问题的“决定”。,公文写作常见问题文种使用不当,“批复”和“复函”不分而错用。如对不相隶属单位的询问或申请批准事项的答复，错用“批复”行文；对下属单位的请示应用“批复”而错用“复函”。,公文写作常见问题文种使用不当,提示：中国共产党机关公文处理条例、安徽省党的机关公文处理办法规定14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要国家行政机关公文处理办法、安徽省行政机关公文处理实施细则规定13种公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,公文写作常见问题文种使用不当,通知和通报：两者都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广泛于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。,公文写作常见问题文种使用不当,请示和报告：行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。,公文写作常见问题文种使用不当,通知和函：在行文关系上很容易判断使用何种文种，但事务类通知与事务类函极易发生混淆。区别如下：当告知对象是一个同级或不相隶属单位时，一般用函；举例告知对象是多个同级或不相隶属单位，特别是同时告知下级单位和同级单位时，一般用通知。,公文写作常见问题文种使用不当,请示和函：在公文处理实践中，请求批准的请示与请求批准的函容易发生混淆。在集团公司公文实务中，主要根据公文主送单位与集团公司是否存在隶属关系或业务管理关系，分别选择请示或函：如果公文主送单位是上级单位，或者是有关业务主管部门（如林业厅、国土厅、交通厅等），而且公文制发单位向其请求批准的事项由该部门主管，就应当使用请示。举例如果公文主送单位不是公文制发单位的上级单位或有关业务主管部门，就使用函。举例,公文写作常见问题文种使用不当,批复和复函：批复属下行文，批复适用于答复下级单位的请示事项；举例 复函是函的一种形式，属平行文，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。举例,公文写作常见问题未标注联系人及方式,例如：在请示以及需要对方复函（答复）的函中，没有标注联系人及联系方式，当对方需要进一步咨询了解公文中有关事项时，不知道找那个承办部门或承办人，不利于工作的推进和问题的解决。提示：请示、征询意见函、请求批准函中一般要标注联系人和联系方式，以方便对方联系，有利于对方快速批复或答复。联系人一般是办文部门负责同志。举例,公文写作常见问题引文不规范,引用表述不规范。例如：“根据皖2011号关于通知的有关精神”。规范表述应为“根据关于通知（皖2011号）的有关精神”,公文写作常见问题引文不规范,引用不全。例如：“根据皖2011号精神”，该表述中引用不全，令人不知具体是指哪一个文件。引用内容不合规。例如：引用文件或材料内容断章取义。,公文写作常见问题引文不规范,提示：引用公文，应先引标题，后引发文字号；涉及引文出处的标注，要讲究顺序，不能随意颠倒。在公文中引用材料（文件、领导批示、领导讲话等），要准确全面。,公文写作常见问题引文不规范,引用某个管理办法、方案、计划等，如：“根据 管理办法”，一定要引用全名，不可简化。例如：“根据公司招标投标管理办法”，不可写成“根据公司招投标管理办法”或“根据招标投标管理办法”等。又如：随意简化规章制度，表述模糊。,公文写作常见问题表述不规范,名称混乱。例如：单位名称在同一公文中出现多种称谓。如某一份文件中，对集团公司的名称使用了多个版本，在该文件中第一次出现时为“安徽省集团公司”，在未标注简称的情况下，第二次出现时为“集团公司”，第三次出现时为“集团”。又如：省交通运厅与交通厅、省厅，集团公司领导与集团公司，集团公司办公室与集团办公室，等等。,公文写作常见问题表述不规范,又如：某一规章制度名称在同一公文中多次使用，公文显得累赘。如集团公司公文处理暂行办法。提示：内部发文，公文中若使用本单位或本单位所属单位、各部门名称时，可用规范化简称（因为大家都知道指的是哪个单位或部门），如“驿安高速开发公司”。,公文写作常见问题表述不规范,在对外行文时，使用本单位或本单位所属单位、部门时，宜采取先全称后简称。,公文写作常见问题表述不规范,公文中要多次出现某一规章制度名称时，也宜采取先全称后简称。,公文写作常见问题表述不规范,提法不当。例如：请示件中有关表述缺少“拟”字，如“我公司决定采取措施”、“我公司同意实施改制”等。案例请示件中标题或正文中出现“要求”字样。案例,公文写作常见问题表述不规范,某子公司向集团公司报送的公文中，对集团公司的称谓表述为“贵公司”（听起来与集团公司是不相隶属的关系）、“你公司”（上级称呼下级）。提示：用词要注意行文关系，上行文上注意用敬语（如请、恳请、敬请等），平行文要注意礼貌（友好）用语（如贵公司、为盼、为荷等），下行文要求严肃（一般不使用“建议”等影响上级单位权威的词语，要确保公文的严肃性和权威性，一是一，二是二。）。,公文写作常见问题表述不规范,某子公司向集团公司报送的公文中，对集团公司的称谓表述为“贵公司”（听起来与集团公司是不相隶属的关系）、“你公司”（上级称呼下级）。提示：制发文件时用词要注意行文关系，上行文上注意用敬语（如请、恳请、敬请等），平行文要注意礼貌（友好）用语（如贵公司、为盼、为荷等），下行文要求严肃。,公文写作常见问题表述不规范,办理收文时也要根据上下级关系使用拟办、批办意见，如集团公司内部办理发文时，“呈请董事长阅示。”这一拟办意见不可写成“请董事长阅办。”同样，向上级或同级之间传递公文的拟办意见也要用敬语。上对下，可使用阅办、阅处、阅提意见等词语，但下对上不可使用。,公文写作常见问题表述不规范,概念模糊。集团各单位公文常见的不规范现象主要有：集团公司与集团的概念。集团公司是母公司，具有独立法人资格；集团公司所属各子公司具有独立法人资格；,公文写作常见问题表述不规范,集团的范畴是母公司与所有子公司的统称，是“联合体”的概念，不具有独立法人资格。可见：集团公司与集团不论在概念上，还是在法律范畴上具有本质的区别。关系如下图所示,公文写作常见问题表述不规范,关于集团公司领导和部门的提法。“集团公司领导”不可写成“集团领导”、“集团公司办公室”不可写成“集团办公室”等等。集团公司领导指的是集团公司党委成员、董事长、副董事长、经营班子成员，都不能称为集团公司领导.,公文写作常见问题表述不规范,简称和统称不规范。“上海测绘所”“上测所”（同音词：上厕所）“我公司将推行竞岗制度”中，“竞岗”一词是将“竞争上岗”随意删减后产生的难以理解的“简称”。未按照统一的规范使用地名的简称。如“内蒙古自治区”可简称为“内蒙古”，而不能简称为“内蒙”。,公文写作常见问题清稿、校对和错字、漏字等问题,清稿问题。清稿中因误操作电脑又未认真核对等原因造成新的差错；对改动较多或有原则性修改的文稿，清稿后未报经办文部门主管领导重新审阅。校对问题。校对只注意点校，未全文校核，忽略了在排版时可能出现的错误（如一级标题、二级标题的序号标识不连续，不一致等）；校对时未比照签发稿（定稿）校核，遗漏了签发人重要签发意见；校对人不是拟稿本人或不熟悉文稿内容，难以发现有关问题。,公文写作常见问题清稿、校对和错字、漏字等问题,错字、漏字问题。掌握不好易混淆字词的辨析，出现错别字。如“截至”与“截止”等。在使用电脑打字时，由于使用输入法不同，因字词音同形似而出现错误，如“截至”与“截止”，“及时”与“即时”，“亟待”与“急代”，“常年”与“长年”，“遏制”与“遏止”，“法制”与“法治”，“反应”与“反映”，“工夫”与“功夫”等。,公文写作常见问题清稿、校对和错字、漏字等问题,误删字句、复制字句问题。编辑排版是注意力不集中，误操作造成误删词句。更为严重的是，对于同类文件，如放假通知，为了减少打字劳动量，往往采取复制的办法，容易出现日期或假日名称的重大错误。见下面案例,公文写作常见问题清稿、校对和错字、漏字等问题,放假通知中秋写成端午,四川巴中市政府3官员免职,公文写作常见问题清稿、校对和错字、漏字等问题,提示：消灭清稿、校对和草拟文稿中的错字、漏字等问题，是对公文拟制者最基本的要求，没有任何诀窍，必须要有很强的责任心，做到精心、静心、耐心、细心地校对。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,例如：截至、截止等音同形似的词语常出现混用现象。提示：要弄清常用词义相近词语辨析。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,拜见拜会拜见：一般用于访问长辈、有威望者或上级等，表示郑重其事。拜会：一般用于外交场合和礼节性的社交场合，表示尊重、客气的态度。谋划筹划谋划：强调思谋考虑，想办法。筹划：强调定计划并考虑或研究有关准备的事项。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,常年长年常年：指历年，长期。长年：指整年，一年到头。成绩成就成绩：一般指工作、学习、体育运动等方面的收获、效果。成就：用于有较大社会意义的事情，一般指大的成功和显著的成绩。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,制订制定制订：指创制拟定。制定：指定出。两者区别：制订强调方案、计划等的形成过程，制定则强调规章制度等的定型和拍板定案。（拟定制定）订定订：多指事先经过双方商讨而定下协议，并非确定不变的。定：侧重在已经确定，不轻易变动。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,遏制遏止遏制：强调用强制手段控制住。遏止：强调阻挡住，使停止。反映反应反映：侧重强调把意见、情况向上级单位或有关部门报告，主动性强一些。反应：侧重强调由外界刺激所引起的相应活动，或事件所引起的意见、态度或行动，被动成分浓一些。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,公布颁布公布：使用范围比较宽泛，内容涉及面也相对较广，强调的侧重点在“使大家都知道”。颁布：主要指党政机关的重要决定、政策等自上而下地发布。功夫工夫功夫：多指本领、造诣。工夫：多指时间或精力。如“我们要在创新上多下工夫”，而不是“我们要在创新上多下功夫”。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,会见接见会见：用于正式场合，多用于外交场合，可以是上对下，更多地是指平等相见。接见：用于正式场合，一般只用于上对下。函复复函函复：是动词，指用“函”的形式答复对方。复函：是名词，指用来答复对方询问或商洽公务的“函”。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,亟待急待亟待：急迫地待办，强调意义重要性。另外，还包含问题的严重性已达到极点，否则不宜用“亟待”一词。急待：紧急待办，强调时间的紧迫性。记录纪录记录：指把听到的话或看到的事写下来，也指记录下来的材料。纪录：指在一定时期、一定范围内记载下来的时间或极限。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,截至截止截至：指截止到某个时点，强调的是该时点上的事态，并不意味终止和结束。例如：截至2011年6月底，集团总资产达到360亿元。截止：指到一定期限为止或停止，强调终止和结束的意思，即在等时点上，所进行的事情已经完结。例如：报名截止日期为2011年12月31日。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,界限界线界限：强调作为不同事务范围据以划分开的东西，多用于抽象意义，少用于具体意义。界线：强调成为不同事物相互邻接而又能明显区分开之处；多用于具体意义，少用于抽象意义。论述阐述论述：表示分析说明和叙述，侧重于作有条理的分析。阐述：侧重于作解释、说明。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,吸取汲取吸取：强调采取、吸收，常用于经验、教训、成果、精华等。汲取：强调吸取、取得，一般用于养分、力量、知识、词语等。以致以至以致：指事态发展形成的结果，强调原因导致的后果。以至：指事物扩展、延伸或发展到一定程度产生的效果，强调程度的升级。,公文写作常见问题词义相近的词语混用,作做作：有从事、制作、充当的含义，涉及的事情一般较抽象。例如：作报告、作决议做：指从事某种工作或活动，强调干一些具体的事。例如：做文章、做作业,公文写作常见问题公文用语不够简明、规范,例如：“书面材料直接送至集团公司部”、“根据具体情况给予适当扣分”、“根据这种实际情况”等，上述公文用语表达不够简明，可改为“书面材料径送集团公司部”、“酌情扣分”、“鉴此”。提示：要熟悉掌握公文常用词语。公文常用词语类型及举例如下。,公文写作常见问题公文用语不够简明、规范,一、领叙词：表示行文目的、原因、根据、时态、范围和背景，常用词语有：为、为了、本着据、根据、依据、遵照、按照关于经查、据查欣悉、电悉兹、兹定于鉴于、随着、由于,公文写作常见问题公文用语不够简明、规范,二、称谓词：表示人称或对单位的称呼，常用词语有：第一人称：我、本，我们、我单位、本单位第二人称：你、贵，你单位、贵单位第三人称：他、该，该单位、该同志、同志,公文写作常见问题公文用语不够简明、规范,三、期请词：表示期望请求，常用词语有：请、请予拟请、