光伏电站设备技术档案管理规定.docx

光伏电站设备技术档案管理规定1. 1目的和适用范围：为建立、健全公司设备技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的设备技术档案，充分发挥技术档案在公司生产和发展中的作用，更好地为生产服务。特制订本规定。本公司设备技术档案是指与本公司设备相关的所有应当归档保存的设备图纸、设备使用说明书、电子文档、照片等技术资料。按照集中统一管理设备技术档案的基本原则，生产部设立专门的文件柜统一放置，有设备管理人员兼职管理。本规定适用于光伏发电站及其所属电站。1.2 设备技术文件资料的归档：每一台设备安装竣工验收完毕，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并以每台设备为单位，将所有的技术文件资料进行整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由设备主管审查后及时放入相应的文件柜内。移交设备技术档案或技术文件资料时，交接双方应形成技术资料交付清单并签字确认，交付清单归档备查。凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，须通知生产部设备管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。1.3 设备管理人员的职责：认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。科学地管理公司的设备技术档案，负责设备技术资料和技术文件的收集，进行分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。1.4 设备技术档案的鉴定和销毁：认真做好设备技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经生产部部长审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。1.5 设备技术档案的保管和借阅：对设备技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。认真执行设备技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交设备主管审查。对出现的问题及时进行整改。做好设备技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。设备技术档案的保密制度：全公司职工必须严守机密，维护设备技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由设备主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。设备技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。非工作人员未经允许，不得随意翻阅设备技术档案。技术档案的借阅：凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅设备技术档案。由设备管理人员填写文件借阅登记表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经设备管理人员检查后，方可办理注销手续。设备技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出存放室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经设备主管批准方能借出。经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要,到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由设备管理人员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由设备管理人员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报生产部部长审核，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由设备管理人员报生产部部长审核，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。1.6 技术档案的复制和技术资料的发放：凡归档的设备技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。因工作原因，需要发放设备人员使用的技术资料，应在设备技术档案交接后次日以后发放给专业人员保管。并编制设备技术资料发放清单，设备主管签字后存档备查。发放时注明发放人员、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。发放给专业人员使用的设备文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可申请换取新文件，原破坏或污损文件资料回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求重新发放时,文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价格核算，由生产部部长审核，总经理批准后，送交公司财务部。1.7 设备技术档案和受控技术文件的更改：当设备管理人员需对技术档案实施更改或补充时，应统一做好修改标记，标明日期。同时在修改清单中注明。设备技术档案更改后，应及时通知相关的使用人员，以保证文件的使用得到有效控制O