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中外秘书比较笔记 中外秘书比较复习资料 第一章中外秘书比较的目的：为适应国际交往的需要；为适应现代管理和领导活动的需要；为适应我国秘书理论与实践发展的需要。秘书性工作的时代性变化体现在哪些方面：领导视野的拓展与秘书工作；管理要素的拓展与秘书工作；权力运用的主动性与秘书工作。加强中外秘书比较非常必要体现在：工作实践比较研究的必要性（可以更加系统地吸收外国特别是西方发达国家秘书工作有益经验，为我国社会主义市场经济发展服务，二是可以从中外秘书比较中更加深入地认识秘书工作的基本职能和本质属性，提高我国秘书人员的认识水平和职业意识，三是可以通过比较研究，对我国传统秘书工作方法进行摒弃，发扬优良的民族传统，摒弃已经失去的活力的东西，形成我国时代发展需要的秘书工作体系）；发展过程比较研究的必要性；秘书理论比较研究的必要性（一是有益于我国秘书工作理论借鉴西方发达国家秘书理论的有益部分，适应我国社会主义市场经济体制的发展，更好地指导秘书工作实践，二是促进中外秘书理论的融合）。中外秘书比较的基本秘书工作基本属性是对领导者的近身综合辅助性，秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。我们认为，人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。 人类领导活动的出现是产生人类秘书性活动的条件和基础，也是人类早期秘书性活动的标志。外国原始社会秘书生活动萌生：1部落首领的近身辅助需要。部落首领领导活动的辅助需要，是原始人类秘书性活动产生的直接原因。2原始社会秘书性活动。中国原始社会秘书性活动的萌生：1部落首领要的近身辅助需要。2原始社会秘书性活动。原始时期的秘书性活动归纳起来，有以下几个方面：一是听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动。纳言已起到了上传下达的沟通作用，并开展了原始时期的社会调查研究工作。二是原始信访活动，可以说用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的意见和建议，就是原始信访活动，也是我国信访工作之源头。三是原始会务活动，一般由巫史等充当会议的操办人、记录人。原始会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。四是记言记行的史官活动，黄帝时期，就有了仓颉、沮诵、孔甲等充当史官。五是占卜预测吉凶的巫祝活动。可以说巫祝是原始社会的重要秘书性人员之一，也是宗教秘书活动的始祖。六是出现了原始文书。相传在伏羲时代就有了契，作为原始社会和私人文书，据尚书、史记记载，原始时期已有了“典”、“命”、“谟”、“德”、“行”等等公务文书，即以书面文字记载的公务文件。人类的早期文字原始文字，在埃及、古巴比伦、印度及中国均有发现，原始部落联盟在四大文明古国均出现得最早而且存在发展了数千年。这就使四大文明古国，最早萌生原始秘书性工作的基础性条件。中国秘书性活动与外国相比的不同之处：一是中国原始的秘书性活动的遗迹可以为后世所了解，而外国的原始秘书性活动却大多湮灭。二是中国原始性秘书活动的一些重要方法影响着当代的秘书活动，而外国的的原始秘书活动对当代的影响却极小。三是中国的原始文字随历史发展演化为现代中国汉字，古文书也有明显的承继关系；其他古国的文字和文书大都失传了。东方古国文书的伊文斯根据泥板文书书写比较规范统一、字迹清晰等特点分析，古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员“司书”。古希腊文书档案，从已经发掘出的文物来看，古希腊奴隶制国家以不同形式流传下来的文书，大体有以下几种：1、题铭文书，希腊历史之父希罗多德曾广泛地利用题铭文书，撰写了一部希腊波斯战争史。2、神庙文书，它标志着古希腊集中保管国家文书档案的开端。将贵族文书档案保存在太阳神庙内，太阳神庙设有祭司，具有预言者的职能。凡是征战、出航、缔约和其他重要活动，祭司作为预言者均要预先做出预言，日积月累，形成了预言书或秘密书。3、王国文书 公元前4世纪未，文书档案基本上归王室统管，它标志着奴隶民主制的瓦解和神庙文书档案时代的结束。 古希腊的预言书对古罗马的秘书性工作影响较大。由此，以预言书为主体，及查看预言书的有关情况的记录，就形成了古罗马的第一批文书档案，而查阅和记录查阅有关情况的专职人员，就形成了古罗马的秘书性工作人员之一。古罗马书有以下类型：1、贵族神庙文书 这些记录的积累形成祭司文书，也就是贵族神庙文书档案的重要来源。2、平民神庙文书档案3、国库文书档案、执政者十分重视，将此类文件与国家重要财物存放在一起，文件档案的管理比较规范，可以说是欧洲历史上出现的最早的比较正规的文件档案管理。4、统一国家文书档案5、皇帝文书档案。贵族神庙文书档案的中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动既有相同之处，又有差别： 相同相近之处：一是职能地位比较确定，均是奴隶制国家最高统治者身边的综合辅助者。二是职能范围比较明确，中外奴隶制国家秘书性工作均围绕实施奴隶占有制统治展开办文辅政活动。三是素质要求比较相近，无论是中国的巫史等秘书性人员，还是外国的司书、祭司及其他名称的秘书性人员都要求有较高的文化水平，具有一定的使用文字的能力，并富有政治统治的经验，要求其对最高统治者忠诚等。这些素质要求，对后世有重大影响。四是在“君权神授“观念的影响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一定的宗教色彩。五是占卜在奴隶制国家秘书性人员办文办会办事中是一个重要环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的重要手段。六是国家秘书性人员的任用，大多受贵族继承制的影响，采用世袭制。七是秘书性人员对其辅佐对象的人生依附关系已经确立，这一关系一直沿袭至封建社会。这一关系的形成和发展，对后世秘书性工作有着极大影响。 中外奴隶制国家公务文书的相同之处，具体体现在以下方面：一是基本 第三章封建领主的秘书性工作工作的特点：一是具有私人秘书性工作的性质，从事秘书性工作的人员与封建领主之间的关系，往往是个人间的雇佣关系或对领主的领队关系；二是秘书性工作的内容，主要以辅助封建领主处理内部事务为主；三是封建领主的文书档案世代相传，长期积累，数量颇丰，但缺乏整理，保管上也带有随意性，而且具有分散性和不完整性的缺陷。 教会活动中的秘书性工作教皇文件档案，是教皇在主持教务中产生、利用和保存的文件档案。4世纪，在圣罗伦萨大教堂里建立了最早的教皇文件档案馆，后来又修筑了多处教会文件档案馆。教会活动中的秘书性工作有以下特点：一是办文办会办事以宗教名义，但活动的内容涉及至社会各个领域，对当时的社会生活有极强的参与性和影响力；二是秘书性工作台的辅助对象虽是教会首领，但并非仅局限在对某一领域的辅助，它有对教会首领的管理具有综合辅助的职能；三是教会秘书性人员虽是基督教徒，但对世俗经济、政治、文化、科学等均有广泛的接触和深入的了解，只有这样，才能适应教会首领的辅助需要；四是教会文件档案虽是教会活动中产生的，主要为教务管理服务，但其中包括大量教会与世俗封建主交往的文件材料，如参与世俗社会活动的文件材料，以及世俗人士请求教会保管的文件材料，因此，它也具备直接为世俗封建统治服务的职能。与西周秘书性工作比较，春秋战国时期的秘书性工作出现以下变化：一是新兴的地主阶级子弟“士”不少人充当了诸侯国君身边出谋献策、草拟文书的秘书性官吏；二是采用了新的文书载体，除了一部分继续使用甲骨文书外，普遍采用了木、缣帛等新的书写材料；三是政务记录已形成制度，不仅记录君主言行，一切政务要事均要记录，并抄录副本多份，客观真实地反映事实已形成传统；四是文书种类有所发展；五是保密制度有所加强，创建了封泥制度；六是文书档案拓宽了利用范围，除了作为统治施政的工具外，还用作传授知识的工具和编写典籍、史册的材料。秦汉王朝的秘书性工作出现新变化：一是皇宫秘书性工作的传统不同：中国国家秘书性工作代代相传有秉笔直书的的客观求实的传统，秦汉王朝又有“五善”、“五失”、“常课”、“集簿”等考核体制，逐步养成了严谨规范的传统。 封建领主的秘书性工作的异同 1、中国与欧洲封建领主的秘书性工作的相同相似之处，一是反映在隶属关系上，秘书性人员都是对封建领主存在人身依附的关系，直接对封建领主负责，由封建领主个人给予工作报偿和提供晋升的机会，带有家臣、管家的色彩。二是在工作宗教活动中秘书性工作的相同相似之处：一是都以传播宗教教义为宗旨，开展办文办会办事等秘书性工作。二是均有一定的宗教组织为活动领域，欧洲以基督教为活动领域，在庞大的教会组织体系内开展秘书性活动。三是均按照一定的宗教活动的程度进行。如在祭典或会议时，往往要对其信奉的神或祖师顶礼膜拜。宗教活动中秘书性工作的不同之处：一是宗教与国家统治者的关系有差别；二是对世俗社会生活干预程度和方式不同；三是秘书性活动的第四章城市秘书性工作的当时秘书性工作的这一时期欧洲城市秘书性工作。就秘书工作的发展而言，它为欧洲古代官吏型秘书性工作向社会化职业化近现代秘书工作的发展，打下了基础。 王国政权的秘书性工作如英王亨利一世（1100年1135年在位）时期建立了中央管理机关枢密院，设有专司财政的部门，也先后设立具有顾问咨询性质的御前会议，起着枢密院和最高法院的作用。国王腓力四世（12851314年在位）为取得反对罗马教廷斗争的胜利，于1302年首次召开了有高级骑士、世俗贵族、富裕市民代表参加的三级会议。它成为国王的咨询机关，也是国王同封建贵族、市民上层结成联盟的形式。在英国，号称“末日审判书”形成过程中的全国性社会财产调查登记活动，是一次强化王权的有力举措，其中包含着规模空前的从梁陈开始，文章有了“文”与“笔”之分。“笔”后来发展为应用文。就是公文形成有别于文学作品的简明务实庄重的文风的发端。 2.隋唐秘书性工作：隋设宋代的档案工作也有所发展，设架阁库保存档案。南宋时还设有中央架阁总库，收藏全国重要档案史料。 4.元及明代前期的秘书性工作 元王朝吸取汉族统治者的经验，取消三省制。设有翰林兼国史院草拟皇帝诏令，下属有翻译机构、礼仪管理机构、文书驿传管理机构、档案管理机构等。明初官制沿袭元代，宫廷内设司礼监宦官秘书性机构。在文书工作方面，建立了公文草拟制度，整治了繁文之弊，对提高公文效率有着积极影响。 城市秘书性工作城市秘书性工作特点：一是城市管理方面的秘书性活动增多，二是官营工商活动中的秘书性工作增多。 宗教秘书性工作主要内容：一是协助宗教主持者操办日常教务；二是协助宗教主持者管理教徒弟子；三是协助宗教主持者管理寺院或道观财产；四是协助主持者操办与官府的往来；五是保管宗教经典；六是组织、操办宗教经典研究整理和文化研究，并为教俗研究者提供资料服务。第三节 中外之异同 中国与欧洲国家政权机构秘书性工作的异同1、相同相似之处一是秘书性工作的领域扩大。在这一时期英国进行了规模空前的全国社会财产调查登记活动，形成了“末日审判书”。从南宋绍熙元年（1190年）就开始编制土地登记籍册，并在松江编制鱼鳞图册。 二是秘书性工作的地位有所加强。 2、不同之处一是时间要素上的差异。二是空间要素上的差异。三是受宗教的影响程度不同。四是文书载体的不同。封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的异同1、相同相似之处，具体表现，一是在行政方面均要从事办文辅政的日常事务，充分行政长官的助手，二是均要办理涉及事务和外交文书。三是经济领域的秘书性工作增多。 2、不同之处封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的不同之处，一是城市政务秘书性工作与封建国家的关系状态有所不同。因此，欧洲城市秘书性工作对封建王国具有相对的独立性。二是城市行政秘书性工作的交往渠道和方式有所不同。三是经济领域的秘书性工作专业化程度有所差异，四是秘书性工作与宗教的关系不同。中国与欧洲宗教秘书性工作的异同 1、相同相似之处一是辅助对象和基本职能相似。二是2、不同之处一是介入世俗社会生活的程度不同。二是介入世俗社会生活的方式不同。三是与封建国家政权的关系不同。第五章 中外封建社会秘书性工作比较英国枢密院原是英王的私人顾问机关，也是代表王权的最高行政机关，后演变成为协助国王处理立法、司法和行政事 务的中央政府机关。1688年“光荣革命”后，实行权力法案限制王权，扩大议会权利，逐步确立了君王立宪政体，枢密院失去了实际权力，名义上虽仍是英国的最高行政机关，实际上的职能主要是主持王室典礼、以英国东印度公司为代表的资本主义股份公司，其秘书性工作更为繁多。 西汉汉武帝时，中央官员划分为“外朝”和“中朝”两大系统。到明代，废除中央中书省及丞相制，以六部分理全国政务。设通政司，掌收天下文书，在各中央机关间发挥协调作用，国家机关秘书性工作尚宝司负责皇帝印玺的使用，中央六部和大理寺1、相联相似之处一是秘书性机构的渊源大体相似。二是服务对象的相似之处。三是工作2、不同之处一是在隶属机关上存在差异。二是服务对象的差异之处。三是业务1、相同相似之处一是中国与西方外交秘书性工作的增多，是社会发展的客观要求。二是中国和西方外交秘书性工作均是为国家推行外交政策服务的。三是中国与西方国家的外交秘书性工作，均是国家外交事务中不可缺少的环节。四是外交活动促进了秘书性工作的发展。 2、不同之处一是反映在主动与被动的差异上。二是反映在攻势与守势的差异上。三是反映在外交的立足点的差异上。 航海事业中秘书性工作的异同： 相似之处：一是都要作详细的航海记录将所到之处的自然和社会情况，相互交往情况等，作准确记载；二是整理和保管有关文件档案，特别是与往来国家或地区交换的文件、本国政府颁发的有关证书，以及各种关防文件等；三是要参与海洋首领与所到国家或地区政府官员和国家首脑的往来活动等；四是协助航海首领管理航海使团或探险团体的第二节西方近现代秘书工作 法国大革命胜利后的秘书工作 在抓住了政权和军权后，立即组织秘书班子草拟了人权宣言，并在议会通过了这一确立人权、法制、公民自由和私有财产权等资本主义基本原则的文件。在“国民会议组织条例”的最后一章规定成立国民会议文件档案馆，并从议员中选出馆长，由议长、会议秘书、馆长分掌文件档案馆的三把钥匙。 法国大革命中的秘书工作，为推行革命措施，发动群众，打击封建反动势力，发展革命形式，巩固新生政权，起到了不可低估的作用。采取了一系列秘书工作改革、特别是批准了卡缪起草的国家档案馆条例。这个条例是近代史上关于档案的第一个重要文件，按此条件建立的国家档案馆也是历史上第一个具有近代意义的档案馆，它具有全国性，公开为全国公众服务。巴黎公社的秘书工作，具有为无产阶级服务的鲜明的阶级特征。巴黎公社的秘书工作特征具体表现在以下方面：一是为夺取无产阶级政权服务，二是为组建无产阶级政权机构服务。三是为打击阶级敌人服务。四是为保持无产阶级本色服务。五是为维护人民的根本利益服务。六是为发展无产阶级事业服务。西方国家近现代秘书工作的发展 表现在：一是秘书部门的地位得到巩固。二是国家秘书机构的负责人一般都是决策层的重要成员，三是国家秘书工作的分工得到进一步发展，出现了政治秘书、安全事务秘书、文化事业秘书、宣传事务秘书。四是政权首脑一般都配备有个人专职秘书或为首脑个人公务服务的秘书班子。五是国家机构中的秘书人员的素质得到进一步的提高，要示熟悉文书、晚清，民间还出现了专门培养幕僚的私人开办的学校“幕馆”。 为了便于文件处理，在天京设立了“诏书衙”，专门管理公文和缮写公文。公文撰制过程由负责制发公文的侯爵官员 定稿，呈送翼王审核，准行则送诏书衙缮写。太平天国专设了公文传递机构“疏附衙”，每隔三五十里置一所，每年驿递员二古十名不等。 南京临时政府的秘书工作根据临时政府组织大纲，总统府设秘书长一人，由临时大总统直接任命，胡汉民被任命为首任大总统府秘书长。 南京临时政府时期的秘书工作改革，首先在公文称谓上，废除“大人”、“老爷”等封建称谓，规定一律称现在职务名称，普通民众则称“先生”或称“君”。二是规定凡发文必须盖印、签名。三是公文文尾均要以公元署年月日，改变原来不署年月日或用阳历署年月日的做法。四是改革公文文体，废除封建王朝使用过的制诏诰敕题奏表笺等文体，尽可能地简化公文。五是高度重视人民来信。总统府秘书处在总统府东西栅门处设立揭示处，专门公布对人民来信的批答处理情况。凡人民群众对总统府提陈的建议，或要求解答、解决问题的信用，以三日为限做出处理。南京临时政府的秘书人员主要有秘书长、秘书处长、秘书、顾部、参事、书记长、书记员、文牍员、公牍员、监印员、收发员、记录员、缮写员、电务员、译员、编制员、调查员、应接员、录事、文书、司书及副官等等。一般来说，顾问、参事是总统、部长、都督等行政主官的高级参谋和辅佐人员。南京临时政府，它的行政体制具有近代鲜明的反封建性和资产阶级民主性，其秘书工作，首开中国现代国家秘书工作之先河，秘书工作运作中同样体现了反封建的民主思想。 北洋政府的秘书工作北洋军阀政府国务院的秘书机构是中央政府的秘书机构，国务院的秘书机构主要是秘书厅。秘书厅还有以下人员：秘书，协助秘书长办理公务，佥事，掌官一般文书的撰拟和处理编纂记录、保管文件图籍、翻译文电、核对文稿、收发文件、处理庶务等；主事，辅助佥事分办各类事务，相当于科员；参议，主要是审议法令。 北洋政府秘书工作1916年7月29日公布的公文程式规定，凡处理公事的文件通称公文，确定的公文种类有大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等文件。加强了盖印署名制度、副署制度、发文编号制度，完善了档案工作制度。 1913年1月9日，北洋政府公布了秘书任用法草案，规定“秘书”包括秘书长在政府颁布了暂行公文革新办法，整顿公文文风，强调公文分行、分段、使用标点，要以白话文撰写。1947年，国民党政府组织了“文书工作竞赛运动”，成立了专门的竞赛组织机构，颁布了竞赛的有关规则，对公文的撰拟、办量、书写、打字的速度、数量、质量进行比赛，以提高秘书人员的业务能力。 战争年代中国共产党的秘书工作 1923年毛泽东同志担任中央秘书，负责起草文件、处理文件、会议记录和保管档案。1926年7月，中国共产党中央设秘书处，负责全党的文件处理、机要交通、文件管理等工作。建党初期，国家政权机构秘书工作的异同 近现代中外秘书工作均在古代秘书工作的基础上有所发展。其发展的相同相似之处，体现在以下方面：一是秘书工作机构更为健全。二是秘书工作的中外国家政权机构的秘书工作的不同之处，体现在以下方面：一是服务对象的不同。二是运作体制不同。三是变革程度不同。四是外事工作的立足点不同。 中西方企业秘书工作的异同相同之处：一是服务对象相似心。二是工作内容大体相似。秘书工作的内容强调为经济事务服务是中外企业秘书共同的特征。三是职能地位大体相似。四是秘书人员的任用方式大体相似。 不同之处一是规范性的程度不同。二是受政府的影响不同。三是企业秘书与企业主管的关系有所差异。中西方无产阶级革命中秘书工作的异同 1、相同相似之处一是秘书工作的利益目标相同。二是无产阶级革命中的秘书工作与广大人民群众有着密不可分的血肉联系。无产阶级的秘书工作既要辅助其领导者代表人民利益开展领导活动，又要和人民群众紧密联系在一起，反映人民群众的利益和要求。这是无产阶级革命中秘书工作与其他阶级秘书工作的根本区别，它有着极强的战斗性和影响力。无产阶级秘书工作所具有而其他阶级秘书工作所没有的独特优势。三是无产阶级革命中的秘书与领导者之间的关系，在政治上是平等的同志关系，在工作上是主辅配合的上下级关系。 2、不同之处一是所处的社会环境不同。二是文化上的差异。三是复杂性程序不同。四是曲折性程度不同。秘书理论与实践发展的异同1、相同相似之处，一是秘书工作向社会各个领域扩展。二是秘书工作业务分工向专业化分展。在这一时期中国和西方国家在文书和档案方面，都已彻底分工。三是在秘书业务操作上融入了大量相关方面知识和方法。 2、不同之处一是强调秘书工作的政治性方面，二是秘书工作的社会普遍性上的差异。三是对秘书工作的制约上的差异。四是在秘书行业发展上的差异。五是秘书教育体制上的差异。第七章 中外秘书参谋比较 秘书参谋职能基础的异同一、相同相近之处 ：领导者主事者对秘书参谋的需要，中外秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件 1、领导者主事者对秘书参谋的需要，表现在：一是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位，因此，其参谋辅助活动，对领导者 主事者具有不可替代的重要作用。二是承担责权压力的需要。三是科学决策的需要。2、秘书具有参谋辅助的便利条件表现在：中外秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件。具体体现，一是秘书处于组织管理的中介位置。二是秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅助作用。三是秘书工作具有综合职能的优势，便于站在领导工作需要及全局的高度，发挥参谋辅助作用。四是秘书具有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋辅助作用。中外秘书工作者在其领导者主事者身边工作，中国和西方国家秘书参谋辅助职能基础的相同和相近之处，是秘书工作近身综合辅助的基本特征所决定的。由于秘书具有这种基本特征，其参谋辅助作用才具有其他人员所不可替代的特点。秘书参谋辅助职能的强化，是由于领导工作近身综合性参谋辅助需要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两个方面的因素所决定的。二、中外秘书参谋的不同之处 ：1、参谋辅助环境的差异 2、参谋辅助功利目标的差异；3、参谋辅助能量的差异。 功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向，这就使西方社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归。参谋辅助能量的差异受哪些因素影响：一是就领导者的信任程度而言，中国与西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。二是就秘书的参谋智能而言，中国与西方的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。三是在秘书参谋辅助的主动性上，西方秘书人员提出参谋建议，大多要考虑上司的态度。 第二节秘书参谋职能体现的异同 中外秘书参谋辅助的体现相近之处：参谋辅助的体现形式相近，参谋辅助效果的制约因素相近，参谋辅助多种价值性相似。1、 参谋辅助的体现形式相近体现在：秘书体现参谋辅助职能形式的多样性和中外秘书参谋不同之处：参谋辅助层次区别差异，参谋辅助运作上的差异，参谋辅助障碍上的差异。参谋辅助层次差异表现在：一是体现在高层秘书的参谋辅助上。在西方国家，如英国，设有“国务秘书”。国务院书名为秘书，实为部长级官员。大多以“研究室主任”“办公室主任”、“秘书长”、“副秘书长”命名。中国政府的秘书长职级高于各部部长，主要职能是对政常日常事务进行综合协调管理，其参谋辅助主要是对政府最高决策层的综合性参谋辅助。二是中层秘书辅助上的差异。在西方国家如英国，中层秘书分行政级和执行级两类。执行级的职责是对次要的提案进行初步的审查分析，解决和处理行政事务中可能出现的一般问题。三是低层秘书参谋辅助上的差异。 参谋辅助运作上的差异表现在： 中外秘书参谋辅助活动运作上的差异，一是体现在对重大决策参谋辅助的程度上。在中国，在制定重大决策前，秘书一般要协助领导者进行深入地调查研究，全面地收集信息。配合包括智囊团在内的各有关人员拟定可行方案。二是体现在参谋辅助的主动性上。三是体现在参谋辅助对群体智能开发的程度上。 参谋辅助障碍上的差异表现在：中外秘书参谋辅助活动都存在着一定的障碍，一是体现在管理体制上的障碍。主要指管理组织的结构、分配、运行制度和管理观念等。二是体现在领导人方面的障碍。三是体现在秘书方面的障碍。 第三节 秘书参谋方式的异同一、秘书参谋方式相相似之处 ：对决策的参谋方式相似 ，把握参谋时机的方式相似，提供参谋辅助的沟通方式相似，提出参谋辅助的思维方式有相似之处。参谋方式相似之处具体表现在：一是在领导决策前要作大量铺垫性参谋辅助。二是决策形式时要作有效的辅佐性参谋。三是在决策执行中要做全过程的参谋辅助。把握参谋时机的方式相似具体表现在：一是跟踪把握参谋时机的方式相似。有利于领导活动全过程的有序性、有效性和规范性；也有利于秘书在领导活动全过程中，全面地发挥参谋辅助作用。二是重点把握参谋时机的方式相似。中外秘书参谋辅助，重点把握参谋时机的方式，有利于适应和满足领导者对参谋辅助的需求，有利于秘书参谋辅助活动的针对性和有效性。三是预测把握参谋时机的方式相似。参谋辅助的沟通方式有：一是咨询方式。二是进谏方式。三是探索式，即针对要解决的某一难题，组织有目的、有计划的群体探索，广泛地征求意见或建议。采用这种方式，能集中开发群体智能。中外秘书参谋辅助的思维方式相似之处表现在：一是比较式。二是补充完善式。补充完善式参谋辅助是在不改变原有目标和总体构想基础上的参谋辅助，秘书在草拟文稿、办理文件等过程中，经常运用的这种方式。三是诊断式，即秘书协助领导分析组织管理运转状况，找出存在的问题，分析造成此问题的原因，提出相应的对策，或者针对已经出现的不正常的现象，找出产生这种现象的关键要素，提出改进的措施。多维思维式参谋辅助，不仅能使秘书参谋辅助更具活力。更有利于拓展思路，补充疏漏，论证其决策意向的科学可行性，四是多维思维式，即秘书在提供参谋辅助时，要进行全方 位、多角度的思考。中外秘书参谋方式不同之处： 1、秘书参谋辅助与事务服务结合的差异，秘书的参谋辅助与事务服务紧密结合，以充分发挥近身综合辅助的职能作用。2、秘书参谋辅助活动层次上的差异，主要是在对决策层决策和执行进行补充完善的参谋制度，大多采用的是跟踪式参谋辅助和随机式参谋辅助。 第八章 中外文书撰似与处理比较 第一节 文书撰拟的异同 一、相同之处 1、任务性质相似在中国，秘书被称为“秀才”、“笔杆子”，为组织领导者草拟各类文书是其最基本的工作任务之一。草拟文书的基本性质不是秘书个人意图或情绪的表达，而且作为组织和领导代表，表达的是组织和领导意图。2、文书撰拟基本要求有相似之外 在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。要通过法定的程序，运用规范的体式和程序，准确地进行表达。在美国，除了要求秘书文件撰拟在美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分强调动笔前的准备工作，要由领导者交待文书的二、文书撰拟不同之处 1、文书撰拟的传统影响的差异 特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。2、文书撰拟的文体模式的差异 在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经常大量使用的文种。3、西方国家各国的文书语言风格也有差异，但总体来看，有诸多共同之处。特别在企业文书的语言风格上，除了强调简洁、明快外，十分注重在商务公共关系、联络感情、宣传效果、心理需要等方面的促销作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、风趣，以求取得读者的好感。4、文书撰拟中领导与秘书配合方式的差异。第二节 文书运行处理的异同 一、收文处理的异同 1、中国收文处理收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、中国收文处理程序：接收。签收。拆封。清点。分类。收文登记。摘要。提要。拟办。负责文件处理的秘书对收来文件提出初步的处理建议，供领导人在批办时参考。需要拟办的文件，一般是上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；重要的机密文件等。批抄。批办。传阅。催办。承办。办复。需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关做出答复。它体现收文处理的最终结果。可用复函的方式。办结。2、美国收文处理程序：进行初步分拣。邮件拆封。注明收件的日期和钟点。进一步分拣。阅读来件。在登记簿上登记来件。 3、英国收文处理程序：分拣、拆开、将信封内的信函展开，将附件与信函订在一起，将收到的每份公函上盖上日戳，对挂号信函和汇款单要输签名盖章手续，私人信件或机密件，应交给收信人本人及有关人士，按来文登记制度，用登记簿或登记卡将收到的公文逐一登记。4、日本收文处理程序：分清邮件的种类。开封要精细。来件一定要登记在收信簿上。要妥善处理来信的损毁问题。注意必须回复的来件的处理。要根据来件提供的有关信息，把要事记入行事表中西方国家收文处理异同分析 相同相似之处，一是收文处理都有系统有序的程序，每一程序的每个环节都规定了操作2、美国发文处理准备好将要寄发的文件。查对地址。查对邮件标记。查对签名。查对附件。查对副本标记。复写副本标记（CC）或副本标记（C）表明信件的副本发给何人，要仔细查对那些已经写好的地址。定期发出的私人信件的标记有复写副本（CC）和加发复写副本标记（BCC）的信封。发文处理异同分析相同相似之处：一是都有确定的程序。每套程序中的各个环节，都有具体的操作要求。二是中国和西方国家发文处理中都十分强调清理核查工作。三是都强调发文处理的规范性和完整性。四是都强调有领导人的签署。这是中外公务文书信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的关键。五是一般都有发文登记制度。不同之处：一是中国高层领导机关发文时，与公文一同寄发发文通知单，以便收文方按发文通知单清点收文。西方国家一般没有此规定。二是在寄发文件信函的信封书写格式上，各国按自己的传统贯彻有着一定的区别。三是西方国家发文中往往使用一些标记符号。如美国使用了复印副本标记（CC）、副本标记（C）、加发复印副本标记（BCC）等，中国一般未使用这类标记。 第三节 文书档案及资料管理的异同 文书立卷归档是文书处理的最后一个环节，文书立卷的范围的确定，一是要保证文书档案的齐全和完整；二是要保证文书档案的精确；三是要便于有效管理。 立卷归档的文件材料主要是：指在本机关主要职能活动中形成的文件材料，即已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料，包括会议文件、上级机关文件、本机关文件、下级机关文件、声像材料等。文书的立卷程序包括：244页。 归档的工作步骤：一是编制案卷的系统化存放号。二是案卷移交前检查验收。三是案卷移交归档，上一年度的案卷，一般在第二年12月份集中立卷，3月份全部移交归档。四是办理移交手续，包括验收、签字、连同案卷目录、检索目录一起移交。档案的利用是以馆（室）藏档室信息资源为基础，档案的编研工作，是以馆藏档案为主要对象。美国秘书的文书档案工作：美国常用的一是主题分类法，即按文件最重要的主题名称作为归档分类的首要因素，次要的主题作第二个因素，依此类推；二是按地区分类，以地域位置作为分类的最主要依据；三是与主题结合的分类，如“主题数字”分类；四是由主题要点派生出来的“十进位制”分类法；五是按语音归档分类法；六是按年月日归档分类法等等。美国文书档案归档，首先是要处理案卷。 英国秘书的文书档案工作常用方法有：字母表顺序排列表、分专题排列法、按地区分类法、数字排列法、按日期排列法等。 日本秘书的文书档案工作日本秘书收集处理文书档案要求：一是要根据本单位工作的需要，要讲求效率，当上司需要某种材料时，能够及时准确地提供；要集中管理本单位的文书档案，以供全体人员查阅，避免文书档案成为个人所有；要规范有序地进行整理，防止丢失或损坏；要有序地排列在文件档案柜中。二是要科学合理地分类。永久保存的档案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契约、特许证等；十年保存的文书档案是关系重大但可以再得的，如有关税务问题的文件资料、决算表等；三至五年保存的文书档案，是一般性的可以再得的文件档案材料；半年至一年保存的文书档案是到期可以毁掉的。三是要掌握文书归案处理的流程，要对文书资料进行选择，要进行分类；保管文书档案的重点是借出时使用者要办理有关手续，并使用指引卡，以防失散；保存文书档案的重点是确定保存期，在保存期资料工作的异同 1、中国秘书的资料工作指的是通过一切有效的途径和方法手段，有目的、有计划地对各类文献资料进行收集、整理，为领导机关和领导人的工作提供服务的工作。收集资料的方法有：积累、采集、交换、索要、购买、复制等。 3、英国秘书的资料工作 其必备的参考资料一般有以下几种：电话号码。街道姓名地址录。邮局指南。参考书。关于旅行的资料。名人的资历材料。4、日本秘书的资料工作配备有关参考书籍和资料外，特别强调要根据上司工作的需要，整理有关剪报。 资料工作的相同相似之处体现在以下方面： 目的相同，资料的种类相似，悼念处理的方式在体相似，资料选择的标准大体相似。资料工作的差异之处体现在以下方面： 侧重存在一定的差异。中国秘书除了购买必备的工具书、参考书外，更强调上级机关的方针、政策的收集整理，调查研究、各种会议中获取的实践中产生的资料的收集、整理，而且实践资料对中国秘书的价值更大。西方秘书侧重于出版物资料的收集和整理。为领导者服务要求上存在一定的差异。中国秘书的资料工作主要为领导的组织管理工作和行使其职权服务，也就是为领导者的公务服务。而西方国家秘书的资料工作，既为领导者的公务服务，也要为领导者的个人事务，即“私务”服务。如美国秘书要为其雇主的股票债券投资准备资料；西方秘书要为雇主的个人交际、个人纳税、个人消费等提供资料服务。中国秘书则一般不将这方面的资料服务纳入正式工作的范围。 第九章 中外秘书会务工作比较 中国秘书的会前计划和安排主要包括以下12点：拟定会议议程、日程和程序。议程是指对会议要通过的文件、解决的问题作总体安排。日程是根据会议的议题，对开会期间会议进程的具体安排。确定与会人员。会议通知。会议组织机构。经费预算。会议须知。会议证件。会议报名与报到。会议接待。会场布置。准备会议的文件材料。会议筹备计划安排的注意事项。 中外秘书筹备会议计划安排异同分析相似之处：一是会话筹备都要按照会议的目的、差异之处的主要体现，一是大型会议的会场布置，中国强调系统、规范、严谨。各个细节都强调精心设计，仔细安排；而西方则比较灵活。二是中国会场装饰布置，受中国文化的影响，强调典雅、庄重而有意韵；而美英等国的会场布置受西方文化的影响，相对比较自由、浪漫。三是在会场桌椅的排列上，中国强调整齐，变化比较少；而西方则比较富于变化等等。会议前的文字材料准备：中国秘书会前的文字材料一般指会议的指导性文件，如上级谇文件、上级指示性文件，会议题文件、如开幕讲话、主题报告、专门报告等。中外秘书会前文字材料的相同相似之处：都把会前的文字材料工作作为确保会议效果的重要环节，作为会前准备工作的重要组成部分，二是各国秘会前准备文字材料时有自己撰稿印制任务，有与提供文字材料的单位和个人联系，有会议字材料的清点、核对、汇总、整理的任务。三是各国的会议文字材料都必须为会议目的、内容和进程服务，四是准备会议文字材料的秘书既要有较高的思想水平又要有较强的文字表达能力。 中外秘书会前文字材料的差异之处：一是体现在执笔撰稿任务的轻重上。二是体现在对调查研究的重视程度上。三是体现在侧重点的差异上。中外秘书准备会议文字材料，都十分重视报告，特别是主题报告，但对其他文字材料，则各有侧重点。中国不少会议中，典型材料占很大比重，特别是总结性会议、工作研究性会议等，典型材料往往能产生极大的影响，会议秘书对这类材料也极为重视，要花费极大精力。西方国家秘书在准备会议文字材料时，比较重视各类数据报表，通过提供数据报表，让与会者进行定量定性的分析，对问题做出判断。第二节 会间秘书工作的异同 1、中国秘书开会时的事务服务 会议签到。引导与会者入座。分发会