首次业主大会召开和业主委员会成立指引.doc

首次业主大会召开及业主委员会成立指引 深圳市光明新区住房和建设局2017年10月一、关于首届业主大会召开条件及程序要求1、【首届业主大会召开条件】深圳经济特区物业管理条例第十九条第一款规定：符合下列条件之一的，应当召开首次业主大会会议，成立业主大会，选举产生业主委员会、通过管理规约、制定业主大会议事规则等事项：（一）物业出售且已经交付使用的建筑面积达到物业总建筑面积百分之五十以上的；（二）首套物业出售并交付使用满二年的。2、【告知主体】建设单位或者物业服务企业应当自物业管理区域符合成立业主大会条件后六十日内书面告知物业所在地街道办事处，业主也可以书面告知物业所在地街道办事处。3、【告知时应当提交的材料】深圳经济特区物业管理条例实施若干规定第二十五条规定：符合条例第十九条规定的业主大会成立条件的物业管理区域，其建设单位或者物业服务企业在书面告知物业所在地街道办事处时，应当提供以下材料：（一）物业管理区域划分备案回执；（二）业主清册、联系方式等资料*；（三）建筑规划总平面图；（四）告知书（见示范文本）*。业主在书面告知物业所在地街道办事处时，应当提供以下材料：（一）告知书及业主房产证、身份证*；（二）符合召开业主大会条件的其他资料。以上带*号项目为必须提供的材料。二、关于首届业主大会召开过程中各主管部门的工作职责4、【区主管部门的工作职责】根据<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定第三条规定：区主管部门接受市主管部门的业务指导，履行辖区内下列物业管理监督管理工作职责：（一）指导街道办事处履行物业管理监管职责；（二）确认未能依法选举产生业主委员会或者业主委员会集体辞职的情形，责令严重违法的业主委员会限期整改、解散；（三）撤销违反法律、法规规定的业主大会、业主委员会的决定，撤销管理规约中违反法律、法规规定和显失公平的内容，决定管理规约中对特定业主显失公平的内容对该特定业主无效；（四）会同街道办事处处理物业管理区域划分的争议；（五）指导、监督和管理物业管理招投标活动；（六）办理物业管理区域、业主委员会及其委员、物业服务合同、物业管理招投标、管理规约、业主大会议事规则、业主大会和业主委员会印章、行业协会制裁、安全防范应急预案等备案事项；（七）批准协议选聘前期物业服务企业的申请；（八）依照条例以及其他有关物业管理的法律、法规、规章作出行政处罚等具体行政行为；（九）依法处理物业管理信访事项；（十）法律、法规、规章和市、区政府规定的其他物业管理监管职责。区主管部门可以根据管理实际，委托街道办事处以区主管部门的名义办理前款第（六）项规定的备案事项和第（八）项规定的行政处罚，但业主委员会成立和行业协会制裁的备案除外。 5、【街道办事处的工作职责】根据<深圳经济特区物业管理条例>实施若干规定第四条之规定：街道办事处在区主管部门指导下，负责组织、协调业主大会成立及业主委员会的选举工作，指导、监督业主大会和业主委员会的日常活动，具体负责下列物业管理监督管理工作职责：（一）负责核实业主大会成立条件并组织、协调成立首次业主大会会议筹备组，指导筹备组开展筹备工作，依照本规定垫付筹备费用；（二）对未能依法选举产生业主委员会、业主委员会集体辞职、业主委员会被区主管部门解散、业主委员会不按规定召集业主大会会议且拒不执行限期召集决定的情形，组织召集业主大会会议；（三）对业主委员会主任、副主任无正当理由不召集业主委员会会议的，负责指定1名委员召集和主持业主委员会会议；（四）调查违反法律、法规规定的业主大会、业主委员会的决定，责令限期改正或者报区主管部门予以撤销；（五）业主委员会未依法完成换届选举的，监督业主委员会组织换届选举，或者组织换届选举；（六）代为管理已经解散或者任期届满但未完成换届选举工作的业主委员会的财物、资料；（七）组织召开街道物业管理联席会议；（八）依法处理物业管理信访事项；（九）法律、法规、规章和市、区政府规定的其他物业管理监管职责。街道办事处应当明确机构、人员和工作经费，依法贯彻落实其物业管理监管职责。社区工作站协助街道办事处开展物业管理相关工作。街道办事处可以依法委托社区工作站办理物业管理相关事务，但受区主管部门委托的事项不得转委托。6、【街道办事处核实并协调成立筹备组】深圳经济特区物业管理条例第十九条第三款规定：街道办事处应当在收到书面告知后一个月内，负责核实并组织、协调成立首次业主大会会议筹备组。街道办事处重点核实下列内容： （一）相关告知主体是否符合法律规定，如是否具有业主身份，是否为开发商或物业服务企业并已经提供了营业执照等主体材料； （二）业主大会条件是否成就，具体是指深圳经济特区物业管理条例第十九条规定的条件。 7、【委托】街道办事处核实后符合召开首次业主大会条件的，可以依法委托社区工作站办理首次业主大会召开相关事务。 8、【街道办事处公告】街道办事处在核实符合召开首次业主大会条件后，在物业管理区域内公示关于召开首次业主大会并选举首届业主委员会的公告。三、关于首届业主大会筹备组推选的工作内容 9、【公示推选业主筹备组成员公告】如街道办事处委托社区工作站组织召开首次业主大会的，社区工作站收到街道办事处的委托后，应在物业管理区域内公示关于首届筹备组成员产生办法的公告向全体业主推选筹备组业主代表。10、【筹备组成员人数及推选方法】深圳经济特区物业管理条例第二十条第一款规定：筹备组由五至七名成员组成，其中社区工作站负责人一名、建设单位或者物业服务企业代表一名、业主代表三至五名。筹备组业主代表人数由社区工作站确定。筹备组组长由社区工作站负责人担任。筹备组中的业主代表由社区工作站在愿意参加筹备工作，且有一定人数业主（具体建议参照业主委员会候选人的推荐模式，即十人以上业主可以推荐一个筹备组业主代表）推荐的业主中确定。筹备组成员不得担任首届业主委员会委员。筹备组业主代表可以参照业主委员会候选委员的相关规定设置候补代表，候补代表人数按照业主代表的100%确定，在筹备组业主代表无法履职或辞职等客观原因需要更换时，直接予以更换。 11、【筹备组成员的报名及推选】自愿报名参加业主大会筹备组的业主，应当符合关于首届筹备组成员产生办法的公告规定的报名时间、报名要求、参选条件，将深圳市光明新区XX业主大会筹备组业主代表推荐表、深圳市光明新区XX小区筹备组业主代表承诺书及本人、推荐业主的有效房产证、身份证明复印件(提供原件校对)提交给社区工作站。筹备组业主代表人数不足法定人数时，由社区工作站在业主中确定人选。筹备组业主代表人数超过法定人数的，由社区工作站组织候选人进行互选或抽签方式确定业主代表排名顺序。12、 【筹备组业主代表资格核实】深圳经济特区物业管理条例实施若干规定第三十五条规定：筹备组业主代表应当符合深圳经济特区物业管理条例第二十三条之规定的条件。社区工作站同时核实以下内容：（一）业主身份；（二）推荐表的填写情况以及承诺书的提交情况；（三）是否符合关于首届筹备组成员产生办法的公告规定的条件。13、【筹备组成员名单的公示及异议处理】筹备组人员名单确定后，社区工作站应当在物业管理区域内公示关于首次业主大会会议筹备组成员名单公告，公示时间不少于7日。筹备组名单公示期间，业主对拟定人选有异议的，应当以书面形式向社区工作站提出。社区工作站应当自收到书面意见7日内进行核查，经核查拟定的业主代表不符合条件的，应当取消其代表资格并公告全体业主。筹备组成员发生变化的，可按第10条规定补充人员，重新进行公示。 14、【筹备组最终名单的公示】筹备组名单公示期满后业主无异议或经社区工作站核实异议不成立的，社区工作站应当将筹备组成员最终名单在物业管理区域内公示。筹备组最终名单公布之日为筹备组成立之日，筹备组即开始履行筹备组工作职责。四、关于首届业主大会召开过程中筹备组的工作内容15、【筹备组会议及成员分工】筹备组会议是筹备组开展工作的主要方式，除首次筹备组会议外，其余筹备组会议的召开时间、议事内容等事项由筹备组组长根据工作需要另行确定。在筹备组组长的组织领导下，筹备组首次会议一般需要完成下列事项：（一）对筹备组成员的工作内容进行分工，起草业主大会召开所需的工作文件；（二）讨论并确定首次业主大会的会议议题、会议召开形式、会议时间、地点以及表决事项；（三）确定建设单位或物业服务企业提供业主清册的时间，并在收到业主清册之日起10日内完成业主人数及业主在首次业主大会会议上投票权数的统计，并向全体业主进行公示；（四）确定业主委员会委员、候补委员候选人的人数及产生办法。筹备组需要完成起草的工作文件包括但不限于：业主大会议事规则、管理规约、关于推荐业主委员会委员候选人（含候补委员）的公告、关于报名参加首届业主大会筹备工作热心业主的公告、关于报名参加首届业主大会选票发放人、计票人和监票人的公告等。16、 【业主委员会人数及推选办法】深圳经济特区物业管理条例第二十四条规定：业主委员会由五至十七名委员组成，组成人数为单数，具体人数由筹备组根据该物业管理区域的实际情况确定。候补委员人数按照委员人数的百分之四十设置。业主委员会委员、候补委员实行差额选举，差额比例不得低于百分之二十。业主委员会委员、候补委员按照预定名额和候选人得票顺序当选。深圳经济特区物业管理条例第三十九条规定：分期开发的物业，可以在分期开发期间成立业主大会，选举产生业主委员会。新一期物业的业主入住后，应当增补业主委员会委员和候补委员，但增补后的业主委员会委员总人数不得超过十七人。深圳经济特区物业管理条例实施若干规定第二十九条第三款规定：业主委员会成员实行差额选举，差额比例不得低于20%，且不得高于50%（举例说明：如A小区拟选举7位正式委员，则候补委员人数应当为：3人，参加业主委员会选举的候选委员应当为：12到15人之间）。深圳经济特区物业管理条例实施若干规定第二十九条第一款规定：业主委员会成员候选人由筹备组推荐，10名以上业主也可以联名推荐1至2名候选人，但同一业主只能联名推荐一次。业主委员会委员、候补委员候选人不足筹备组拟定人数的，由筹备组在业主中推荐或筹备组决定减少业主委员会人数。业主委员会成员候选人超过筹备组拟定人数的，筹备组可以组织互选或根据联名推荐人数先后顺序确定候选人；推荐人数相同的，可以通过抽签确定排名顺序。17、【推选业委会候选人】 筹备组确定业主委员会人数及选举方案后，应向全体业主公示关于推荐业主委员会委员候选人（含候补委员）的公告以及推荐表、承诺书、简历等文件。18、【业委会候选人报名要求】自荐或被推荐的业主委员会候选人应提交下列材料供筹备组审核：（一）自荐表或推荐表（含10名推荐人的权属证明，验原件，留存复印件）；（二）权属证明（产权登记中心房产信息查询单原件，验原件，留存复印件）；（三）业主的身份证复印件；（四）物业服务企业出具候选人未欠交物业服务费和物业专项维修资金的证明；（五）承诺书。19、【核查业委会候选人】深圳经济特区物业管理条例第二十三条第一款规定：业主委员会委员、候补委员候选人应当是本物业管理区域内的自然人业主或单位业主授权的自然人代表，筹备组应当就候选人是否符合下列任职条件进行核查：（一）具有完全民事行为能力；（二）履行业主义务，未欠交物业服务费和物业专项维修资金；（三）遵纪守法，热心公益事业，责任心强，具有较强的公信力和组织能力；（四）本人、配偶及其直系亲属未在为本物业管理区域提供服务的企业及其下属单位任职；（五）书面承诺积极、及时、全面履行工作职责，具体主要核实是否履行承诺书内容。 20、【公示业候选人名单及异议处理】 筹备组在候选人员名单确定后在本物业管理区域内公示关于首届业主委员会候选人的名单通告，于选举前15日在所在物业管理区域进行公示，公示期不应少于30日。在公示期内，如有业主对候选人的资格提出异议，并有证据证明该候选人不符合候选人条件的，筹备组应在社区工作站的监督指导下予以核实，并在正式公布候选人名单之前将核实情况和处理结果书面告知异议业主。公示期满后筹备组确定正式的业主委员会委员候选人，并公布正式业主委员会人员名单。21、【筹备组的抄送内容】深圳经济特区物业管理条例第十三条规定：筹备组应当于首次业主大会召开十五日前将会议议题、时间、地点、方式以及表决事项等内容在本物业管理区域予以公告，并同时抄送全体业主。22、【筹备组的公示内容】深圳市业主大会和业主委员会指导规则第二十一条规定：筹备组在首次业主大会召开前需要公示的内容包括但不限于下列文件，公示期限不得少于7日：（一）业主公约（草案）、业主大会议事规则（草案）、业主委员会议事规则（草案）；（二）业主委员会候选人简历表、会议的表决票、业主委员会选票、业主大会会议议程。23、【筹备组的公示要求】 筹备组工作内容的公示应当采取在物业管理区域内的楼（栋）或者单元张贴的形式进行，并采取下列至少一种形式作为补充：（一）在物业项目服务场所、业主委员会办公室张贴；（二）在物业管理区域的主要出入口张贴；（三）在物业管理区域内的广场、商场等人流密集的商业、文体服务设施出入口张贴。24、【筹备组的抄送要求】 筹备组应当采取下列方式之一抄送业主：（一）采用信函；（二）电子邮件；（三）手机短信；（四）送达至业主信箱，如采用投递至业主信箱的方式送达时需拍照或录像存档。25、【业主异议处理程序】 业主对上述公示事项有异议的，应当在公示期内以书面形式实名向筹备组提出，筹备组收到异议书后应当5日内回复，如遇到影响业主大会召开事宜的重大事项需征求街道办事处的意见后方能回复。26、【首次业主大会应当表决的事项】深圳经济特区物业管理条例第十九条第一款规定：筹备组应当组织全体业主在业主大会会议上表决下列事项：（一）表决业主大会议事规则、管理规约等；（二）选举产生业主委员会委员及候补委员名单；（三）其他需要业主大会表决通过的事项。 27、【业主大会决议通过的条件】业主大会会议与会业主所持有的投票权超过本物业管理区域内投票权半数，且与会业主人数超过全体业主人数半数的，业主大会会议方为有效。业主大会作出决定，应当经与会业主所持投票权二分之一以上和与会业主人数二分之一以上多数同意。业主大会作出本物业管理区域物业专项维修资金（以下简称物业专项维修资金）使用和续筹方案，改建、重建建筑物及其附属设施的决定，应当经与会业主所持投票权三分之二以上和与会业主人数三分之二以上多数同意。28、 【筹备组的解散】 筹备组成立6个月仍无法召开业主大会并选举产生业主委员会的，街道办事处可以解散筹备组并重新成立筹备组。29、 【业主大会召开方式】 业主大会召开可以采用集体讨论方式、书面表决方式、微信投票方式召开，根据深圳市住房和建设局关于启用物业管理微信投票系统的通知自2016年4月1日起，停用原物业管理电子投票系统，业主大会会议召开和投票表决改用微信投票系统。30、【集体讨论召开业主大会的程序】 筹备组决定以集体讨论方式召开首次业主大会的，按以下程序进行签到：（一）筹备组组织全体业主在签到表上签到，并在签到前完成对到会业主的身份核对。（二）非业主、物业使用人参加大会的，需出示业主身份证复印件、房产证复印件、书面委托书（核原件）、受托人身份证复印件，以及本人合法的有效证件。31、【书面征求意见召开业主大会的程序】筹备组采用书面征求意见形式召开首次业主大会的，按以下程序进行。（一） 筹备组发放选票和表决票 筹备组应当在筹备会议中确定选票及表决的发放方式以及发放时间。（二）投票业主投票可以采取当场投票以及事后投票的方式进行。（三）验票、计票以及结果的公示筹备组应在投票之前公示验票、计票的具体时间、地点以及现场唱票、验票、计票人员名单。唱票、计票、监票人员可以由筹备组成员、业主代表、社区工作站人员、物业公司人员组成（候选人应回避）。在开箱之前，应该由唱票、计票、监票人员签署票箱检验确认书，确认票箱的完整性。在社区工作站、街道办、辖区派出所的指导监督下，由监票组、计票组进行公开唱票、验票，统计投票结果，并向全体业主公示关于首次业主大会表决结果的公告，公示期为7日。 公示期内如有业主投诉选票、表决票发放、回收、计票环节工作人员有违法行为，且提供了合法、有效证据资料的，筹备组应在5个工作日内核实并进行整改，并将有关情况向全体业主公布。32、【微信投票召开业主大会的程序】筹备组召开首次业主大会的，应当使用微信投票方式（部分小区客观原因无法使用微信投票系统的，仍以书面表决、集体讨论等方式召开业主大会）并提前做好微信投票系统开通等各项准备工作，并按照下列步骤操作进行：（一）筹备组决议采用微信投票系统召开首次业主大会。筹备组应当在筹备组会议中确定使用微信投票系统的方式召开业主大会，并向全体业主发送绑定微信投票账号的倡议。（二）筹备组开通微信投票申请筹备组应申请开通微信投票账号。操作指南：筹备组访问网址：向街道办事处（社区工作站）申请开通微信投票系统，并提交申请材料（包括小区规模、户数、票权数、表决议题、会议起止时间等），经社区工作站核实后提交市物业专项维修资金管理中心开通小区业主身份绑定和微信投票功能。1、 录入信息：系统开通后由筹备组录入投票议题、投票事项，设定投票范围、投票起止时间等信息。（三）业主身份绑定筹备组应提前通知业主绑定业主身份，并在公共区域张贴微信公众号和微信投票操作指南。操作指南：1、关注微信公众号并完成绑定：业主通过微信搜索关注或扫码添加深圳市物业专项维修资金管理中心微信公众号（微信号：szwyglzx），在公众号菜单中录入身份证、手机号等信息绑定业主身份，经系统验证后，将业主微信号与房屋进行绑定。业主通过下列方式进行身份验证与房屋绑定：（1）自行录入手机号码验证：对于手机可正常接收运营商发送的系统验证短信的，业主需在微信投票系统中录入姓名、身份证件号码和个人手机号码，经系统自动对比产权登记信息后，向该手机号码发出验证码确认业主身份，完成房屋绑定；（2）在线提交照片验证：对于手机无法接收运营商发送的系统验证短信的，业主除了录入姓名、身份证件号码之外，还需在线提交产权证明、身份证件照片和个人手持该身份证件的照片，经筹备组在线审核确认业主身份后，完成房屋绑定；（3）现场核实验证：对于多次提交身份信息仍无法通过验证的，业主可携带产权证明、身份证件前往所在小区，由筹备组现场审核确认业主身份、拍摄该证件照片和业主手持该身份证件的照片，并上传微信投票系统后，完成房屋绑定。（四）业主微信绑定情况公示筹备组应当在物业管理区域内将微信投票系统中业主身份验证与房屋绑定的情况向全体业主公示不少于7天。操作指南：公示内容包括业主姓名、房号、手机号码（参考示范文本关于微信投票账户绑定情况的公示）向全体业主公示至少7日，业主手机号应当进行保密处理。资料公示期间，业主可以核对业主信息。业主书面提出异议的，筹备组应当及时予以核实。（五）投票 筹备组在业主大会会议召开15日前，应当将会议时间、地点、方式、议题、表决事项等录入微信投票系统发起投票，系统自动向所在街道办事处（社区工作站）发送列席邀请。筹备组应当提前15日依法将会议相关信息在物业管理区域张贴公告并抄送全体业主。 由于不可抗力、意外事故、技术故障等异常情况导致微信投票系统不能正常运行，或者投票时限届满，参与投票的业主未达到法定数量等原因，筹备组决定延长投票时间的，应当通过系统向社区工作站提出申请，经社区工作站审核同意后，投票时间可以顺延。 （六）纸质票补录业主大会召开期间，部分业主使用书面投票的，需将纸质票补录到系统。如果业主既有纸质票又进行了微信投票，以微信投票结果为准，无须补录。业主大会纸质表决票应当公开唱票，由筹备组依法邀请社区工作站工作人员和监票人员监督，将分户表决结果补充录入微信投票系统，统一计票。 （七）投票结果确认 微信投票系统根据业主微信投票结果、书面投票补录情况以及筹备组确认的物业管理区域业主总票数、总票权数，自动计算投票结果，生成投票结果统计表。筹备组应当通过微信投票系统打印业主大会投票结果统计表分户结果统计表并加盖公章，经监票人员签字确认后，提交社区工作站审核确认。社区工作站应当在5个工作日内审核确认投票结果。（八）投票结果的公示筹备组应当将业主大会会议结果在物业管理区域内张贴公示并抄送全体业主，公示时间不得少于7日。五、关于首届业主委员会的召开及工作内容33、【首届业主委员会召开的时间】深圳市业主大会和业主委员会指导规则第三十条第一款规定：筹备组应当自业主委员会选举产生之日起30日内组织召开首次业主委员会会议，由业主委员会委员推选产生业主委员会主任一名、副主任一至两名。34、【筹备组与首届业主委员会资料的移交】首届业主委员会选举完成后，应在三日内与筹备组完成下列工作档案的交接，并将档案资料向街道办事处备案：（一）筹备组、业委会发布的公告；（二）筹备组历次会议纪要；（三）筹备成员简历及基本信息；（四）业委会委员及候补委员简历及基本信息；（五）成立过程中所涉投诉及对外发布的各种回复或函件；（六）领票、投票登记表；（七）街道办认为需要的其他资料。35、【首届业主委员会的备案】深圳市业主大会和业主委员会指导规则第三十八条第一款规定：业主委员会应当自选举产生之日起十五日内，将成立情况向区主管部门备案，并提交下列资料：（一）业主委员会备案登记表；（二）业主公约；（三）业主大会、业主委员会议事规则；（四）选举和表决结果统计表；（五）业主委员会组成人员基本情况及委员分工情况。业主委员会应当在管理规约和业主大会议事规则通过之日起十五日内报区主管部门备案。业主委员会依法刻制业主大会、业主委员会印章后，应当在十五日内将公章式样报区主管部门备案。36、【首届业主委员会成立后的公告内容】 业主委员会应将业主委员会成立通告、业主委员会备案证明（复印件）、业主大会议事规则、管理规约等在物业管理区域内公告，并在十五日内抄送全体业主。37、【首届业主委员会印章的刻制】 业主委员会凭备案资料到相关部门办理刻制印章手续。首次业主大会成立流程简图