纸质文档的数字化实现毕业设计（论文）word格式.doc

          文档数字化一、前言长久以来，我们一直在采用柜架式的资料存放目录本式的查询检索方法管理我们的文档资料。这无疑会占用大量的库房空间，而在查阅档案时又费时费力。即使现在有不少单位使用了计算机管理也多数目录级电脑管理调档，仍然要去库房所以依然存在库房压力大、调卷不便、响应速度慢、原件易损等问题。很显然在信息化社会的今天， 随着科学技术的不断发展，特别是无纸化办公、电子商务等应用技术的不断普及，社会发展和各级政府对档案的数字化建设提出了迫切的需求。上述传统的档案管理方式，已经无法满足社会企事业单位内各层次人员对文档资料的查询调阅再利用等方面的要求。各个事业单位成立多年来，在日常工作和任务活动中形成了一系列纸制档案，纸制档案按内容可分为文书档案、科技档案、财务档案等。按存放的载体可分为：纸质档案；磁盘、光盘、磁带等电子档案；奖状、奖牌、奖旗、奖杯等实物档案；录音、录像、照片、底片等声像档案等。随着信息化建设进程的不断深入，传统的档案管理办法已不能适应单位工作发展的要求，需要进行数字化改造。二、纸制档案数字化的重要意义2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的全国档案事业发展“十五”计划，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。1、数字化是传统档案走向数字档案的必经之路传统档案是以纸制文件为主要载体的一种档案保存方式。是目前档案保存的主要方式，这种档案的管理主要存在以下局限：²     日常的档案整理、保存、查阅工作繁重，效率较低。²     提档与归档的工作量巨大，既耗时又费力。无法满足广大民众的需求、提高窗口的服务效率和质量。²     频繁的调阔、复印原始资料，由于灰尘、湿度等影响， 会对档案造成自然的损害；²     人为的污损、撕页、篡改等，更会造成档案严重磨损和丢失。²     由于逐年递增的纸张档荣占用大量的库房空间。²     难以对档案的实行统一的权限管理。²     难以迅速的不同的档案进行分类，并快速检索到内部直至页面的信息。²     无法满足多用户同时共享档案信息资源的需求。目前，各事业单位保存的纸制档案信息形态也主要以纸质、照片等载体为主要形式的传统档案存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。     只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。2、档案数字化是形势发展的需要。档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，随着办公自动化即OA系统的广泛使用，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案管理提出了一个迫切需要解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用。目前，大多数档案的管理仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。解决这一问题的途径就是档案的数字化。3、档案数字化是社会的强烈需求。当今社会处处离不开档案。商业投资者需要对当地的整体情况有个全面的了解，才敢于投资；关系民生的重大决策需要大量的信息做参考；职能部门的工作比如城市规划，电视、电力、燃气、自来水管道的铺设等等，这些都需要大量的准确的资料做依据，而这些只有档案才是最全、最新、最直接和最方便的一个查考对象，这都迫使档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使馆藏的档案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。纸制档案包含科技档案、文书档案、财务档案等，内含大量的重要信息，随着信息化建设的需要，各种档案利用的需求也在不断增加。4、档案数字化能有效地保护档案原件。1、数字化电子档案能够代替原件使用，保护档案原件，避免因频繁的整理、调阅对原件造成的损坏，同时可以对原始档案进行永久性真空密封保存，更好的保护档案原件。2、数字化副本异地保存，输出缩微胶片或UDO光盘供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。3、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。5、档案数字化能改善档案的利用方式。1、不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。2、数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。3、“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。三、档案数字化含义和原理档案数字化是指利用高速扫描仪技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。数字档案是传统档案的延伸，是传统档案利用现代信息技术获得自身发展的产物，档案机构通过档案数字化，形成一个电子化信息的仓储，用户通过网络可方便地访问，以获得这些信息。也就是说，档案数字化就是实施档案的数字化存储、管理与维护，以及提供数字档案信息的网络传输和利用服务。整体的整体内容包含：档案的整理、扫描、影像处理、数据归档、影像质检、影像总检、数据刻录、数据挂接、数据存储、数据分析利用等一系列工作。四、扫描仪在文档数字化中的作用扫描仪与数码相机一样,是计算机的外部输入设备.它能将各种图像信息(如图片、照片、透明幻灯片和文字资料等)通过扫描仪扫描后转变成数字信号,并输入计算机.再通过计算机完成对图像和文字信息的处理、管理、存贮和输出等。扫描仪是一种捕获影像的装置，可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式。扫描仪的应用范围很广泛，例如将美术图形和照片扫描结合到文件中；将印刷文字扫描输入到文字处理软件中，避免再重新打字；将传真文件扫描输入到数据库软件或文字处理软件中储存；以及在多媒体中加入影像等等。   作为一种光机电一体化的电脑外设产品，扫描仪是继鼠标和键盘之后的第三大计算机输入设备，它可将影像转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字格式，是功能很强的一种输入设备。   扫描仪的基本原理是通过传动装置驱动扫描组件，将各类文档、相片、幻灯片、底片等稿件经过一系列的光、电转换，最终形成计算机能识别的数字信号，再由控制扫描仪操作的扫描软件读出这些数据，并重新组成数字化的图像文件，供计算机存储、显示、修改、完善，以满足人们各种形式的需要。   目前，扫描仪作为计算机的重要外部设备，已被广泛应用于报纸、书刊、出版印刷、广告设计、工程技术、金融业务等领域之中。它以独到的功能，不仅能迅速实现大量的文字录入、计算机辅助设计、文档制作、图文数据库管理，而且能逼真、实时地录入各种图像，特别是在网络和多媒体技术迅速发展的今天，扫描仪更能有效地应用于传真（配Fax/Modem卡）、复印（配打印机）、电子邮件等工作。依靠其他软件的支持，扫描仪还能够用于制作电子相册、请柬、挂历等许多个性鲜明和充满乐趣的作品。通过扫描仪，计算机实现了“定量”分析与处理“五彩缤纷”世界的愿望，所以有人将扫描仪誉为计算机的“眼睛”。功能特点   纸本文献数字化加工   文档资料扫描：扫描部分提供图像增强处理功能，如电子图像的自动校正、自适应纸张大小、灰度加强和去黑边等功能。   文字识别与影像压缩：对扫描的图像调用OCR程序进行文字识别，对文档著录项辅助标引，影像文档和相应的识别文本检查、订正后自动压缩打包，自动地转换成标准格式。   数字化加工自动化程度高：系统实现文档资料高速扫描，批量汉字自动识别、著录项标引和数字化文档自动入库，整个过程基本自动完成，人工干预很少，大大提高文档数字化的自动化程度。   系统支持各类中、高速扫描仪及普通低速平板扫描仪。    电子文档管理    系统以先进的CGRS全文数据库作为后台管理系统。CGRS全文数据库曾经历TB级数据资源的考验，满足未来数据不断增加的需要。    文档检索与利用    系统支持单字段（著录项）简单查询，也能进行多字段多条件复合检索。    提供导航检索、模糊检索、二次检索、距离检索、内容关联检索和同义词相关词扩展等多种高级查询方式。    文档内容的全文检索。与国内已有的系统只能通过字段（著录项）检索相比，CGDMS实现了扫描文档正文内容的全文检索，检索结果定位到文档所在页面的具体位置，文件内容原版显示，可自由放大或缩小，大大提高了电子文档利用深度，为进一步开展电子文档内容分析、挖掘打下基础。    图、文、声、像一体化检索。    运行环境    硬件环境：普通PC机，256M以上内存。    操作系统环境：Windows 98 / 2000 / XP / 2003等。    应用领域    系统可广泛地应用于政府机关、图书馆、档案馆、博物馆、出版社、银行、税务、保险等机构，进行文件、图书、档案、票据等的数字化加工、管理和提供信息服务。一、电子文档虚拟性的基本特点    虚拟，是事物存在的一种状态，与“现实”相对，它源于“现实”，高于现实，是事物发展的一种比较高级的境界，如道家所说的“大道无形”。单纯的现实性存在方式是事物存在与发展的初级形态，虚拟性的存在方式才是事物存在与发展的高级形态。因此，关于电子文档虚拟性的哲学研究就是对文档存在方式与发展的高级形态的哲学研究。    档案管理学从实态档案管理学向虚态（电子）档案管理学转变，是正在发生的具有巨大历史意义的档案学术转换。与此相对应，档案哲学也将从现实性哲学转换到虚拟性哲学。它们是新时代档案学超越性发展的标志之一。这种档案管理哲学内涵的转变是档案形态转变的映现，是一个不可逆转的客观趋势。    传统的档案管理哲学以实态档案及其管理为研究客体，它针对的是一个现实中的物理世界，因此是一种现实性哲学；而以电子（虚态）档案及其管理为研究对象的新档案管理哲学，针对的是一个具有虚拟意义的逻辑世界，因此它是一种虚拟性哲学。这种虚拟档案管理哲学与传统的实态档案管理哲学相对应，形成了两个历史时代。它是一场真正的档案管理哲学的革命，是对传统档案管理哲学的具有根本意义和广泛意义的扬弃（继承与超越）。    虚拟，对电子文档意味着什么呢?就其本身来说，虚拟无非是一种数字化方式的构成。它具有两个层次的哲学意义：第一个层次是讲电子文档本身的存在方式；第二个层次是讲电子文档的存在空间。它们与现实存在、现实空间相比，在与人类之间的关系上具有间接与直接的区别。虚拟通过数字化方式为档案工作提供了一个间接空间，而这一间接的虚拟空间与电脑、网络及其他高科技技术相结合，为档案工作的发展创造了一个前所未有的数字化时代。      从实态到虚拟，是人类信息媒介系统一场深刻的数字化革命。人类第一次信息媒介革命的标志是语言文字的产生。它导致世界文明的巨大发展，人类至今取得的一切成果，都与语言文字符号系统密不可分。文件和档案则是这一切伟大成就的具体表现和承载物。    虚拟的数字化方式是比语言文字符号更为重要的一次革命。因为语言文字符号还局限于指称意义对象的关系之中，是一种现实关系的表述和创造。文字符号创造了信息世界的现实符号空间，而虚拟则在符号空间中又创造出了虚拟空间、数字空间、视听空间和网络世界，它使一切可能性得以实现，使现实中不可能的可能性在人类历史上第一次成为一种真实性，创造了实态与虚态、现实性与虚拟性的统一。它使我们从一个有限可能性空间进入了一个无限可能性空间。正如道家所说：道体虚无，故能包容万物；性合于道，故有而若无，实而若虚。    1、电子文档虚拟的三个层次    电子文档作为一种数字化的存在，它对现实性的超越不是完全否定性的，它与传统文档之间存在着一种再现性继承与虚拟性超越。一般来说，这种再现与超越存在着三种不同形式与层次：    1对实存事物的数字化虚拟，即对象性的数字化或现实性的数字化。具体是指对文档信息的数字化；    2对现实中具有可能性的不可能的数字化虚拟，即对可能性或可能性空间的虚拟；    3对现实中的不可能性的数字化虚拟。    以上三种层次的数字化虚拟，共同构成了电子文档多维性的存在空间，使它形成了种种超越传统档案的属性与特点：    第一层次的虚拟是赋予文档本身以数字化。它通过人工语言（计算机语言）将原有的自然语言（文字等）加以转化，使原有的现实存在转化为一种虚拟存在，使之成为电子文档。“对实在的虚拟也可以说是重新定义实在”。“经过明确的标准化处理过程，真实世界的连续性特质，就可以转换成数位形式的表现方式。便宜、易于复制、用之不竭、可以快速传播的数位资讯，挟其标准化的技术规格，逐渐取代所有传统的、非数位的资讯。”“简单的0与1，再现了我们这个多变而又复杂的世界。”“资讯，一方面是将涌现(physis)的内容（即资料）转换成抽象的、自主的、可以认识的东西，亦即，将内容置于形式中，产生秩序与意义；另一方面这种秩序或意义就是某种告知(inform)，某种形塑。可以说，资讯的形成意谓著自我的形塑，将自己放入某种形式中，并获得意义。资讯必须在某种形式中取得意义，而我们则必须在这种形式限制下予以了解。质言之，资讯形成的意义必须从涌现的内容中抽象而得，具有与实在有别的自主性，并要让自己看起来像实在(as reality)，同时可以还原、重回（reduction）实在的样子。这是对实在的一种模拟。”（赖晓黎：资讯时代的虚与实摘自“中国社会学网站”社会学大型数据库）这是一种对实存事物的虚拟，是电子文档这一事物存在的根据。它是电子文档第二、三层次虚拟的基础，它以数字化创造了电子文档的虚拟空间，使电子文档第二、三层次的虚拟得以在这个空间中展开。    第一个层次的虚拟赋予了电子文档的概念基础，即：电子文件是数字化文件。它是电子文件概念的基本内涵。同时，它也规定了电子文件某些特点。如：电子文件信息的非人工直接识读性；电子文件对计算机系统的依赖性等等。在这里，我们要注意直接与间接的关系。事实上，人类活动的低级状态是直接状态；而由工具造成的间接状态是高级状态。电子文件信息的非人工直接识读性正是由于工具的进步所产生的一种高级状态。      第二层次的虚拟对电子文档的管理具有更为重要的意义。它是一种对可能性的虚拟。它与现实性相关，但又是对现实性的某种超越。它将档案管理在传统空间中的种种具有可能性的不可能，变成了虚拟空间的可能。      这一虚拟是虚拟现实中的各种可能性。因为现实性本身尽管有各种可能性，但现实性的发展只能选择一种可能性，如档案排架有分类排架法和流水排架法等可能性，但现实选择只有一种可能性。所以相对地说，没有成为现实性的各种可能性则成为不可能性，从而成为虚拟的对象。应该说，这种不可能性，实际上是可能性，只是由于各种条件的限制，从而成为不可能性。虚拟打破了传统空间的种种条件限制，创造了无限的可能性。正如韩非子·解老：“所以贵无为无思为虚者，谓其意无所制也。”       第二个层次的虚拟，使传统文档的物理存在方式转变为一种逻辑存在方式。这种信息存在方式与我们大脑中信息的存在方式非常相似。我们无法说它存放在哪里，但它切切实实存在着，而且这种存在可以按照不同的逻辑命令进行自由组合。这种可以自由组合的信息存在方式对档案的管理具有革命性的意义。    这种信息的自由组合，可以使我们对现实性关系进行各种各样的展开，因为现实性的关系可以这样展开也可以那样展开。如我们可以从不同的角度编制档案分类方案。虚拟从理论上可以包含关系展开的所有解，即虚拟为我们提供从任何角度展开关系的可能性。不过，尽管现实性并不需要所有的解，但虚拟这一方式却提高了现实性的合理选择性，使现实性的进行有着广阔的空间和可选择性、可比较性。这样，虚拟使现实性的运行进入了一个更高的层次。虚拟的加入使现实性真正成为更高层次的现实性，这对档案工作现实性的发展具有至关重要的意义。      第三层次的虚拟是对不可能性的虚拟，即将现实中的不可能性变成可能性。超市对现实的一种真正以上的超越。如：在现实中，我们对档案的管理最多只能达到文件级；而在电子文档的管理过程中，我们的管理可以达到字词（有具体含义的实词）级，对电子文档实行全文检索。再比如：虚拟使电子文档可以实现网状阅读的多媒体互动。   2、电子文档的数字化虚拟空间    在探讨了电子档案三个层次的虚拟之后，我们有必要对网络虚拟空间问题加以探讨。      “数位形式的资讯似乎永不止息地流动于网路的各节点之间。资讯网路将各个不同的节点连系起来，让分散各处的人们得以构成多向关系并进行远距通讯，他们共构了一个以资讯网路为基础的幻想世界或虚拟空间 (vitural space or cyberspace)。”（赖晓黎：资讯时代的虚与实摘自“中国社会学网站”社会学大型数据库） “这些被数位化的资讯，可以在网路空间中以极快的速度实现各种随选××(xx on demand)，让分散于各处的人共享他们想要的资讯。换言之，数位资讯使网路空间充满了意义的可能性，而网路空间则让数位资讯不再只是电脑孤岛的禁脔。事实上，资讯而无网路是僵死的，网路而无资讯是空洞的。资讯网路是我们时代的基本特徵与客观指标，我们也因而进入了资讯时代。”（赖晓黎：资讯时代的虚与实摘自“中国社会学网站”社会学大型数据库）      “透过大大小小、或快或慢的连线电脑，众多的参与者共同创造了网路空间，千万台网路上的电脑创造了网路空间，可以交流、共享所有的资讯，实现（网路）全体大于部分的总合这个古老的命题。”（赖晓黎：资讯时代的虚与实摘自“中国社会学网站”社会学大型数据库）      “Internet的流行是一种象徵，它（虚拟的）再现了世纪末人们的心理与社会状态，冲击了既存的社会结构，并推动了环境的变革。事实证明：改变的是我们这个世界，而不是资讯本身。”（赖晓黎：资讯时代的虚与实摘自“中国社会学网站”社会学大型数据库）企业档案信息数字化建设 范越 提要 阐述企业档案信息数字化建设的现实意义，通过分析当前企业档案数字化建设的现状，结合企业档案信息数据化建设的发展方向，论述不同档案信息数字化管理模式的优劣。关键词 档案管理 档案信息 数字化 云计算信息时代的到来，使人们的工作和生活越来越依赖信息的获取，档案作为历史信息的主要来源，越来越引起人们的重视，档案信息载体也随着时代的现代化进程，发生了深刻变化，从过去单纯纸质、实物存档方式发展到现今多种载体存档，特别档案信息数字化使档案存储电子化、档案检索自动化、档案利用网络化、档案管理现代化成为现实，极大地推动了档案事业的发展。一、企业档案信息数字化建设的现实意义在人类社会发展的历史长河中，档案作为人类活动的真实记载，其保存形式随着社会进步的步伐几经变迁，文字记载的载体由石刻、青铜铭文、铁券、竹筒、木牍演变为丝绸、布、纸、胶片等形式，一些历史悠久的档案材料，由于它们传承历史信息的价值，很多不仅具有档案价值更成为珍贵的文物，但是这些档案载体形式易受环境的影响，占据空间大，搬运困难，保存成本高，容易灭失。今年3月3日德国著名的科隆历史档案馆的坍塌事件使记载德国千年历史的珍贵档案毁于一旦，令人痛惜。20世纪计算机的普及，给档案的保存形式带来了重大变革，档案的载体形式除了采用单纯纸质和实物存档外，还可以采用数字电子形式用软盘、光盘、硬盘等载体形式进行存储，更加方便了声音、图片、影像、文字记录等各种档案材料的保存，极大地丰富了档案内涵，使档案更加全面、真实地反映信息的本来面目。设想如果科隆档案馆的档案全部实现了数字化，世人在今后就能看到它们的复制品，就能较好的了解历史。经济全球化的到来，使企业档案信息的存储量和需求量急剧增加，单纯用传统方式存档已经不能适应企业对档案信息的需求。IT技术的飞速发展为档案数字化保存和使用开辟了新天地，档案信息数字化使档案的海量存储，跨地域检索和资源共享成为可能，除了极大的丰富档案馆藏，还提供了档案信息复制、保存及快速调用的好方法，提高了档案信息的安全性，被列为国家档案局制定的全国档案事业发展“十五”规划重要内容，因此企业实现档案信息数字化对企业的生产经营和现代化建设具有极其重要的现实意义。二、我国企业档案数字化建设的现状随着我国社会主义市场经济的发展，企业面临着激烈的市场竞争，人们的工作生活节奏加快，通过各种渠道快速获取所需信息成为企业生产经营和人们工作生活中的重要内容，电视、广播、网络、报刊、通讯等各种传媒为社会各界快速传递信息，受到人们的广泛关注，但是作为信息记载媒介之一的档案信息却没有得到应有的关注，这是档案的性质所决定的。由于它保存的是“历史”信息，是“完成时”而不是“现在时”，需求迫切程度有限，不能直接为企业创造经济效益，因此造成在一些企业得不到领导的充分重视。在某些领导心目中，档案数字化建设不如生产经营重要，不如办公自动化（OA）重要，是件可以等可以拖的事，因此造成企业档案数字化建设经费不足，硬件设施落后，高素质档案人才匮乏，档案人员知识结构陈旧的现象普遍存在。企业档案数字化建设远落后于政府、事业单位档案的数字化建设进程。根据目前我国大多数企业档案数字化建设的发展现状，笔者认为急需解决的问题有以下几点：1.解决企业领导对档案数字化建设认识不足的问题为使企业领导充分重视档案数字化建设工作，档案人员首先要转变观念，加强学习，提高素质，了解档案数字化建设的先进之处，做到不闭关自守，主动出击，利用传统档案管理的不足之处和当前建设现代化企业的要求，向企业管理层宣传档案数字化建设的重要性和紧迫性，只有实现了企业领导对档案数字化建设工作观念的转变，才能得到领导对我们工作的充分理解和支持，才能使档案数字化建设在资金和硬件设施等方面获得保障。2.解决企业档案信息化建设滞后问题企业档案信息化建设由于种种客观原因，往往滞后于企业其他信息化建设水平，企业愿意自己办刊物，办网站，却总是在档案数字化建设问题上止步不前，档案管理部门要想尽快实现档案管理现代化，就必须开动脑筋想办法，寻找机会推动这项工作的开展。3.解决企业档案数字化建设中标准化问题我国企业档案管理工作基本上还处于各自为政的状态，档案管理规范各不相同，严重影响企业档案数字化建设的整体水平。由于档案数字化存储格式标准不统一，档案管理软件缺乏规范，硬件设施参差不齐，网络架构的自成一体等原因，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了企业档案数字化建设的发展。有的企业在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响企业对档案数字化建设的信心。因此，笔者认为，为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据我国企业的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，帮助企业在档案数字化建设中少走弯路。三、企业档案信息数字化建设的发展方向数字档案是未来档案信息的主要形式，是档案管理现代化的发展方向。当今IT技术的迅猛发展，各种数字信息采集设备的出现，计算机存储设备的完善，网络技术的日益成熟，为企业档案数字化建设的进步提供了契机，企业针对各自实际情况可以选择不同的档案信息数字化建设方案。但随着计算机技术的进步，一些新的信息管理模式正在推出，我们在进行档案数字化建设时应当密切关注，在充分考虑企业需求的情况下，保证档案数字化建设方案在技术上具有一定的先进性和前瞻性，努力使企业档案信息建设与时代发展同步。当前企业数字档案使用的持久存储方式主要是文件系统和数据库相结合的方式，档案部门首先利用扫描仪将文字档案进行数字化处理，利用声像采集设备将模拟声像档案转化为数字档案，然后将数字档案信息分类存入档案数据库，由专用档案管理软件提供录入和检索方式，设置档案管理系统专用服务器，为保证数据安全，定时进行数据自动备份，此种方案一般在本地或企业局域网内使用，优点是信息存储在本地，感觉相对安全，当档案资源增加时，只需要增加服务器不断增容就可以了。但传统存储方式在互联网上要避免服务器/客户端架构的IO（输入/输出）瓶颈，往往采用文件系统的存储镜像来分担访问压力，本地存储量的上升会直接影响检索效率，特别是档案信息量巨大的单位，如建筑勘察设计院、大集团企业等，面对日益增加的档案存储量和迅速降低的检索速度，就要不断投入资金，增加或更新设备，因此在应对当今信息资源海量存储和网络档案资源共享等方面存在缺陷。目前IBM、微软、惠普等大型IT企业正在研究和推广的云计算、云存储技术正在改变着人们的观念，云计算平台是IT厂商为企业、机构提供的一种新型信息技术平台，具有广泛的应用前景。什么是云计算？举例说，我们常常发现自己使用的电子邮箱，在不断的增容和提高带宽，而且不用付出多少成本，为什么呢？因为它是一种云计算模式，大家在Google、百度等搜索引擎上搜寻到的海量信息，也是云计算、云存储的结果。云计算数据平台是一种允许大量的网络系统共享的数据平台，可以为企业、机构提供以最小的成本，最便捷的方法建立自己信息库的新模式，同时可以获取最完善的IT技术支持服务，并为用户节约大量的IT基础建设和软件资金投入。企业通过互联网和云计算平台连接，云存储方式将大量的信息内容分片、适度冗余并分散存储，这种存储方式几乎是可以无限扩展的。云计算、云存储运用先进而灵活的分布式算法，在存储量、分布式规模增长的同时保证检索效率，在实现海量存储的同时，大大降低用户成本。通过云计算技术，网络服务提供商可以在数秒之内，处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大的网络服务。通过web2.0技术，云存储的使用者可以通过计算机、手机、移动多媒体等多种设备，实现数据、文档、图片和视频、音频等内容的集中存储和资源共享。了解了云计算的技术特征，我们不难看出，云计算平台符合电子档案管理的基本要件，对于保密程度有限的档案材料，云计算平台无疑是一个好的可选方案。云计算平台提供商对于加入其平台的企业、机构负有保护其信息安全的责任，它会用最先进的技术手段、完善的技术服务保证其云计算平台的安全运行，因此，我们有理由相信云技术的开发和利用必将成为未来数年IT先进技术的主流，成为未来档案信息数据化管理的发展趋势。我国房产管理实行房屋所有权登记发证制度，作为房屋产权登记发证制度的载体和依据，房产权属档案管理是房产管理的基础和核心。据了解，绝大多数城市的房产管理部门实现了利用计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理，而且部分城市还实现了房产权属档案数字化。而目前我市产权登记发证虽实现了计算机系统管理，但房产权属档案管理还采用人工整理、纸质档案保存、人工查找与计算机检索并存的信息条结合目录管理方式，已落后形势发展要求。实现房产权属档案的数字化，是我们目前将面临的重要而紧迫的任务。    一、房产权属档案数字化内容    我市开展的房产档案数字化系统建设，是将房产档案馆库藏的120万卷左右档案通过扫描技术，建立与纸质档案(原件)一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产权属电子档案数据库，同时建立历史档案房屋权属登记簿；实现计算机辅助房产权属档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产权属档案处理流程和管理体系；通过计算机网络，支持房产交易、抵押、登记发证等业务的档案生成、电子化查询、档案调阅，以及满足社会各界的档案电子化查询，保证房产权属档案安全性、准确性、保密性和及时性，大幅度提高工作效率。    二、我市房产档案数字化意义    1、可实现数据的计算机存储和管理。档案数字化不但可实现档案数据的计算机存储和管理，而且与GIS相结合可将信息置于空间坐标系内，利用GIS支持多种查找的方式，可以在最短的时间内查找到所需要的房产信息，在任意指定范围内统计和查询相关数据，为房地产市场分析提供实时数据，同时可使相关部门更直观快速的对房产规划等做出决策。    2、可规范我市房地产交易等业务流程。系统建成后，交易、登记、租赁等方面业务工作将更加简捷、规范。如：在办理房屋登记、转让、抵押、租赁、物业管理等业务时，可及时在网络中调阅档案信息，并在计算机内确认所在位置是否是限制交易地域等。    3、可提高档案管理、利用的工作效率，提高经济效益。系统建成后，可改变传统的人工档案丘地号查阅档案方式，方便、快捷地在网络系统中取得所需数字化信息；查档等工作应用部门可通过计算机网络进行，使管理工作规范、高效；档案可实现全市可利用范围内的数据有偿共享，最大化提高经济效益。    4、可确保档案的安全。档案数字化后，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等带来的损失。数字化副本异地存放，输出缩微胶片供永久保存，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复，因此实现“数字档案”是档案保护的一种必要手段。    三、实现计算机管理房产档案的方式    首先，规范房产档案资料。    房产档案数字化的目的是最大限度地提供利用，满足社会需求。如果档案资料不真实、不完整、不规范，就失去了数字化的意义。因此，数字化前应对存量房产档案进行清理和检查，一是要确保房产档案资料的真实，即房产档案与房屋权属及房屋现状的一致。二是要确保房产档案资料的完整，检查城市房地产权属档案管理办法规定的五个方面的文件材料是否全部归人房产档案。三是要确保档案资料字迹清楚，排序符合规定，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。    其次，制定扫描规范。    1、确定扫描内容。要实现计算机管理房产档案，就是要实现房产档案数字化，首先要制定一套档案数字化规范，确定哪些档案数字化，哪些不用数字化，如何进行管理。    2、制定操作规范，将房产档案卷内材料的扫描、录入、卷内文件的排列与编号、卷内文件目录、备考表的编制、案卷的装订、排列、库房排架等工作的完成形成一套严密的工作流程。    3、确定扫描方式。根据扫描幅面的大小，选择相应规格的扫A3、A4扫描仪及A0滚筒扫描仪进行扫描，形成一个图像文件，存在计算机的硬盘中，并定期通过磁盘阵列进行备份。    4、进行图像信息修正。由于房产档案最早保存至道光年间，故采用局部消蓝技术能够对字迹褪变的档案进行修复，然后转换成实际黑白二值文件进行存储，从而使档案原貌能清晰地显示出来。    5、完成图像压缩。使用国际上标准的图像压缩方法去除冗余信息，节省图像文件的存储空间。图像文件按指定的大小和位置入库，有利于数据的维护和备份。压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，可按照自己的意图输出比例图像，从而增加图文信息提供利用的灵活性。    6、建设档案数据库。在档案扫描阶段建立单独临时档案数据库，扫描完成后，把临时档案数据库与目前正在使用的房产属性数据库连接，使之成为正式使用的档案数据库，供档案管理系统使用。    7、对目录数据与图像进行链接。扫描完成后，要结合计算机中的数据条，建立目录索引，对原计算机中的数据条与档案信息不符的要进行解决，同时要通过图像指针把图像与数据目录条联系起来，将数字化后图像与目录数据无缝连接。    再次，建立数据中心。    1、管理统一：通过为每个具有查阅档案的人员配发专用的用户名及密码，加上水印技术，并为持有人建立唯一确定的身份编号，纳入系统的统一管理。    2、查询方便：持有人在查阅档案的同时，现场即可快速根据多种查询手段，完成调档操作。    3、安全交换：通过网络进行数据的远程交换，瞬间即可将数据安全准确的本地和异地传送。    4、数据安全：通过设立数据库管理员、系统管理员等特权用户职位，并提供相应权限，同时考虑部分人员的数据库修改权利，只有得到特殊授权，才能改动系统的数据库和图像库结构，保证系统安全性。    5、日志功能。系统自动将每天登人系统的用户名和登人时间记录下来，并记录查阅的档案内容，有利于系统的保密安全和掌握系统的使用情况。    6、双重异地备份。建立电子副本，实现异地存储。同时在保存电子档案时科学保存相对应的纸质档案，确保档案信息内容的安全、完整、真实、可靠，并能最大限度地发挥作用。    四、我市房产档案管理网络化发展趋势    档案数字化后利用计算机管理档案有人工管理无法比拟的优势，但如果只是单机作业或局域网应用，会在时间和空间上受到限制，不利于更大范围、更加有效的发挥开放档案的社会作用。将分布在不同地理位置上的计算机或数据中心服务器连接起来，实现广域范围内的网络连接，是房产档案管理实现网络化发展趋势。目前我市已实现房产档案管理局域网的应用及管理，新生成的档案全部通过交易登记中心系统自动生成数据及形成电子档案，并传送至信息中心数据库供电子档案调阅。    为从更长远的角度考虑，实现互联网管理，还应逐步建立统一标准。按建设部技术规范及城市房地产基础信息数据标准大纲的要求，结合国家档案局电子文件档案制定标准和行业特点，应确定技术标准和管理规则，系统的目录数据、图像数据格式必须完全遵照国际标准设计，用户间可以相互交换数据、共享数据，实现网上档案信息传输，形成包括管理、业务、技术三个层面的房产数字档案标准规范体系，使数字化档案建设从开始就在法制化的轨道上运行。    建设部近几年也在不断研究房产档案管理网络化的应用，通过建立电子登记簿，统一数据标准，要求各地在实现局域网电子登记簿应用的同时，也为下一步全国范围内房产档案数据连网做准备。当房产档案真正实现网络化管理的时候，届时不论你身在何处，只要登录互联网专线，通过设定的密码或权限等，即可随时查询到所需的房产信息，真正体会到数字化的方便及数字房产的理念。数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。（一解） 数字化将任何连续变化的输入如图画的线条或声音信号转化为一串分离的单元，在计算机中用0和1表示。通常用模数转换器执行这个转换。（二解）当今时代是信息化时代，而信息的数字化也越来越为研究人员所重视。早在40年代，仙农(香农)证明了采样定理，即在一定条件下，用离散的序列可以完全代表一个连续函数。就实质而言，采样定理为数字化技术奠定了重要基础。数字化技术的重要性至少可以体现在以下几个方面：数字化是数字计算机的基础：若没有数字化技术，就没有当今的计算机，因为数字计算机的一切运算和功能都是用数字来完成的。数字化是多媒体技术的基础：数字、文字、图像、语音，包括虚拟现实，及可视世界的各种信息等，实际上通过采样定理都可以用0和1来表示，这样数字化以后的0和1就是各种信息最基本、最简单的表示。因此计算机不仅