第二章采购的组织结构与管理制度课件.ppt

第二章采购组织机构与管理制度（自学与答疑）,第一节 采购组织结构的设计第二节 采购队伍建设第三节 采购管理制度,第一节 采购组织结构的设计,一、企业采购管理组织（一）采购管理组织的含义 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。,第一节 采购组织结构的设计,(二)采购管理组织的功能、凝聚功能 明确采购目标及任务；良好的人际关系与群体意识；采购组织中领导的导向作用。、协调功能 一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。,第一节 采购组织结构的设计,、制约功能 采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。、激励功能 采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。,第一节 采购组织结构的设计,二、采购管理组织机构的设计（一）采购管理组织机构的设计原则 1、目标可行原则 组织目标应具备如下特征：社会性；共同性；清晰性；层次性；参与性。2高效原则 采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。3、统一指挥的原则 包括三个方面内容:目标统一;命令要统一;规章制度要统一.4、责、权、利相结合的原则 责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智5、精简的原则 精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购组织结构设计的影响因素 1、企业规模 2、经营范围 3、市场供应状况 供应点的分布情况 市场供求态势 4、信息传递形式与速度 5、采购人员素质 6、企业内部各部门的配合程度 7、其他因素 如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。,第一节 采购组织结构的设计,三、采购部门在企业组织中的地位（一）采购部门隶属于生产部副总经理,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购部门隶属于行政部副总经理,第一节 采购组织结构的设计,（三）采购部门直接隶属于总经理,第一节 采购组织结构的设计,（四）采购部门隶属于资材部,第一节 采购组织结构的设计,四、采购管理机构的组织结构形式（一）直线制的采购组织结构 直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：加强管理控制的力度；实现有效沟通，使管理符合实际；实现个性化管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。（二）直线职能制的采购组织结构 这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。,第一节 采购组织结构的设计,（三）采购事业部制 事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。,第一节 采购组织结构的设计,（四）矩阵制采购组织结构 矩阵制是为了完成指定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。,第一节 采购组织结构的设计,五、采购部门的组建（一）采购部门的建立方式1、按物品类别划分 按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。,第一节 采购组织结构的设计,2、按业务过程划分 按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。,采购部门,第一节 采购组织结构的设计,3、按采购地区划分 企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。,第一节 采购组织结构的设计,4、按采购物品的价值划分 为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。,第一节 采购组织结构的设计,5、混合式组织形式 不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。,第二节 采购队伍建设,一、采购人员的工作职责(一)采购人员职位 与任何典型的员工组织一样。采购部门的职位可以分为五类：管理者、采购员、专业人员、行政和培训人员。职位头衔有各种各样，一般来说，部门由一名副董事长、总裁、采购经理来领导，如果组织的经营领域比较宽，可能还会包括一个供应经理。(二)采购人员的工作职责 1、保证生产用料供应的不间断 2、指导产品生产和工艺的改进 3、编报企业物资计划,第二节 采购队伍建设,(三)不同职位采购人员的职责 1、采购主任的工作职责 新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商的比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。2、采购主管助理的工作职责 协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作等。3、采购工程师的职责 主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等。4、采购文员的工作职责 各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等。,第二节 采购队伍建设,二、采购人员应具备的素质(一)思想品德素质 觉悟高、品行端正，爱岗敬业是一个采购员应有的基本素质。(二)知识素质 1、政策、法律知识 2、市场学知识 3、业务基础知识 4、社会心理(三)能力素质 1、分析能力 2、协作能力 3、表达能力 4、成本分析和价值分析能力 5、预测能力,第二节 采购队伍建设,三、现代采购人员应具有的观念(一)战略观念:即从企业大局出发，把握企业发展战略目标，使采购工作符合企业整体发展要求。(二)经济观念:即在采购过程中讲究经济核算，提高购进环节的经济效益，尽量组织本地产品购进，货比三家，择优而购，精打细算，节省开支。(三)市场观念:把握市场发展规律，调整市场变化趋势，善于抓住每一个市场机会。(四)竞争观念:竞争是市场经济条件下的必然现象，在采购过程中同样充满了竞争，既有同行之间的竞争，又有采购人员与供应商的竞争。(五)服务观念:采购过程实际上是一个服务过程。一方面采购要为本企业经营服务。另一方面，在采购过程中应着眼于长远利益，为供应商提供力所能及的服务.(六)创新观念:一方面在采购过程中要有新招数，如开发新货源或选择更好的供应商，以提高采购工作的效率；另一方面也要在企业经营项目上独辟蹊径，做到“人无我有、人有我优、人优我廉、人廉我转”，从而使企业立于不败之地。,第二节 采购队伍建设,四、提高采购人员的素质(一)采购人员的选拔配备 专业的企业采购人员至少应受过良好的教育、了解顾客的需求、了解供应商的需求、了解本公司或企业的需求、了解法律税务、具有考虑综合成本的头脑、具有质量及环境(如环境管理体系IS014001)意识、是谈判高手、善于处理人际关系与社会关系、精通至少两门语言(母语及英语等)、能熟练使用计算机，此外还应有良好的身体素质和道德品质。(二)采购人员的培训 不仅是新招收的采购人员应强化培训，对原有的老采购员也应该加强培训。1、专门培训 2、在职培训 3、现场培训,第三节 采购管理制度,一、采购管理制度概述（一）采购管理制度的概念 采购管理制度是指企业的采购工作管理，管理方式的确定，表现为企业以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。为了规范采购工作，提高采购工作的效率，企业必须建立健全多种采购管理制度，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。,第三节 采购管理制度,二、采购管理制度的内容(一)采购领导制度 1集中制 采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购。优点 集中采购可使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，享受数量折扣，降低进价并易获得良好服务。只有一个采购部门，使得采购方针与作业规则较易统一实施 集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。统筹安排，避免各自为政。各部门的多余存货及过剩物资，亦可相互转让。,第三节 采购管理制度,（2）适用情况 企业产销规模不大，采购量值均匀，全公司一个采购单位即可满足各部门的供货需求。企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要。采购部门与需求单位非同处一地，但距离不远，加之通信便捷，集中办理采购，不至影响需求时效。企业虽有数个生产机构，但产品种类大同小异，集中采购足以达到“以量制价”的效果。,第三节 采购管理制度,这种集中采购的方式有下列几项优点：1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。2.可发挥集中议价功能。3.价格形象一致。4.利益控制较佳。5.活动易于规划。6.易掌握供应来源。,第三节 采购管理制度,采购委员会采购 大型企业通常都成立采购委员会，裁决采购事宜。采购委员会的成员，则从各单位中选出，目的在综合各单位的意见来决策采购问题。理论上这种组织比较能客观地采购，但因组成成员过于复杂，意见分歧时，往往会延迟采购时效。故一般来说，以物料变动与更替较小的企业，较适合采用这种方式。采购委员会的组织结构示意图，如图所示。,第三节 采购管理制度,其优点有：1.可避免随意引人物料，减低库存。2.采购能较公正，非优良品也不会被导人。3.可以求得较优惠的进价。4.采购相关单位参与决策，较能同心协力。5.属于计划性采购。,第三节 采购管理制度,2、分散制 将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。此钟制度通常适用于企业规模较大，且分公司(分厂)分散在各地，企业的各分公司(分厂)所需的物资差异较大的情况。若采用集中制，容易产生延迟，且不易应付紧急需求，而采购部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。其组织结构举例，如图所示。,第三节 采购管理制度,优点 对利润中心直接负责。对于内部用户更强的顾客导向。较少的官僚采购程序。更少需要内部协调。与供应商直接沟通。缺点 分散的采购能力，缺乏规模经济。缺乏对供应商统一的态度。分散的市场调查。在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。,第三节 采购管理制度,3、混合制 兼取集中、分散制优点而成，凡属共同性物资，采购金额较大，进口品种多等，均由总公司集中统一采购；对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。,第三节 采购管理制度,一般采购部门的人员应承担的职责有：采购主管和计划人员的职责。制定采购计划；制定和修订采购制度；统筹安排采购资金；监督和考评采购人员，并指导其工作；审议和管理合同；决策购进业务活动，以提高经济效益；组织搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为企业主管领导当好参谋；指导采购人员与供应商搞好关系。一般采购人员的职责 货源、价格、服务等市场调查；与供应商谈判，确定有关事项，如：价格、质量、交货期及结算条件等；催货；处理退货、索赔；发票的核对与付款；办理物品入库手续；与供应商建立良好关系；搜集调拨信息，预测可供资源及其趋势，供领导决策参考；节省购进费用支出，提高企业经济效益,本章小结,1、采购机构在企业中的隶属关系受到采购金额、采购的物品及劳务的性质、获取难易、对人员素质的要求、采购对企业目标的影响等五种因素的影响。采购机构在企业中的隶属关系可采取隶属于生产部、隶属于行政部、隶属于总经理、隶属于资材部四种方式。2、采购部门的建立，亦称为采购内部组织的部门化，也就是将采购部门应负责的各项功能整合起来，并以分工方式建立不同的部门来执行采购任务。其分工方式可采取按采购物品类别、按采购地区、按采购价值或重要性、按采购过程和混合式的编组等。3采购制度是指企业对采购工作的管理，究竟采取中央集权方式的“集中制”，还是地方分权式的“分散制”，抑或兼采分权与集权的混合方式的“混合制”。一般来说，企业规模越小，分支机构分布越邻近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采取分散制或混合制。4采购人员的管理与发展是企业或企业人力资源管理与发展的一个重要组成邵分，是保障采购能力形成与培养保购队伍建设与发展的基本内容，因此采购人员的选用对于企、业的发展是非常重要的。采购人力资源管理包括采购人员招聘、甄选、培训与开发等,