商会组织架构与管理制度.doc

黑龙江省中小微企业商会组织架构与管理制度目录一、组织架构图 2 二、商会各部门职能职责 311（一）商会秘书长 3（二）人力资源部总监 5（三）财务公益部总监 7（四）会员发展部总监 8（五）宣传策划部总监 9（六）行政后勤部总监 10三、商会管理商会基本运行制度 1240（制度一）商会秘书长、商会各部门办公会议和每周例会制度 12(制度二)商会秘书长、商会部门总监请假报告制度 14 （制度三）商会分会及成员年度述职考核制度 15（制度四）财务检查制度 17（制度五）商会分会财务超预算开支审核报批制度 18（制度六）经营情况分析报告制度 19（制度七）年终工作报告和年度工作计划报告制度 20（制度八）优秀服务案例汇编和报告制度 21（制度九）重大突发事件及时报告制度 22（制度十）安全生产及管理制度 24（制度十一）商会及分会管理理事会制度 27（制度十二）管理商会成本费用控制的程序和制度 30（制度十三）管理商会采购控制的程序和制度 35组织架构图一、 商会经营管理和各部门职能职责：（一）商会秘书长职 级： 1 级 ；直 属 上 司 ：商会理事会、商会执行会长、名誉会长直属部下；人力资源部总监、财务公益部总监、会员发展部总监、商会策划部总监、 行政后勤部总监、分会秘书长职务概述： 1. 作为商会的总指挥一职，负责推进商会效益、服务及安全。 2. 带领各部门负责人团结一致发挥各人所长，争取更高的效率。职责范围： 1、直接向会长负责，负责管理商会的日常运营工作。 2、负责监管商会财会部门进行每年管理商会预算计划，并按其实际收入与预算对比做分析，于每月十号前告知各成员商会秘书长。 3、控制商会运行成本及费用支出。监管商会接待、员工工资、员工 福利、维修合同、交费、水电费、通讯费、宴请费等相关费用，以最低的成本及费用得到最高的实际效益。4、整体负责每年会员拓展和维护计划，预算，方案，保养维护计划，人员组织架构， 工资预算及固定资产等报告。 （1）于每年 10 月份提交下年度的收入预算计划，上报商会会长及商会理事会审批及讨论。 （2）与人事资源部总监制定及更新人员组织架构，并以实际预算作对比及分析。 （3）与行政后勤部总监制定所有保养维护计划及其相关的合同。 5、与商会会员保持良好的关系。与每一个会员建立良好的关系。 6、主持各个部门会议及每月汇报会议等。 （1）主持每天与各部门总监的营运会议，讨论成本、费用及营运发 生的问题，给予正确指令于当天解决。 （2）主持每月与各部门总监的商会发展会议，表扬优秀的部门。 （3） 按实际收入、成本、费用与 预算分析及跟进结果。 8、维持与理事会之间的合作关系。与理事会保持良好的合作关系，解决困难及保障管理商会与理事会的利益。 9、维持高水平的服务机制。（1）监管及与各个部门总监制定各成员店及各部门的培训课程。 （2）监管及与行政后勤部总监制定各安全制度（包括：公共区、后台、服务区、办公设备、消防、厨房等），落实到各成员商会并定时安排防火演习及灭火器使用实习培训课程。 10、竖立领导者的形象及与不同阶级的员工作交流。秘书长是代表商会管理商会及理事会， 必需要在会员及客人面前树立良 好形象及标准。 11、制定内部管理政策与程序及员工手册等。 （1）监管及与各部门总监制定其部门的运行政策与程序。 （2）监管及与人资部总监和行政后勤部总监制定适合各员工手册及管理制度、工作流程、奖罚制度。 12、保持与当地各政府部门的关系。 （1）与当地的各政府部门保持良好关系，维护商会的利益。 （2）保持所有营业执照及相关文件按时更换。 （3）监管财务部门，每年按时更换营业执照及相关文件，保证商会的正常运营。 12、开拓商会服务项目及开发合作性商会。（1）对中小微企业进行可行性分析，深入了解其运行困难，并制定办法。（2）与其他可行性商会或各个行业部门进行合作。13、提升商会形象、维护商会形象、开发商会形象，建立和提升知名度，开发未来商会前进方向。（二） 人力资源部总监： 职 级：2 级 直 属 上 司 ：秘书长直属部下：人力资源部员工。 需协调之岗位：管理商会各部门人力资源职务概述：作为管理商会的人力资源部门负责人，具体分管商会的招聘培训工作、劳资工作。 于商会日常营运中，须以开源节流之精神，为商会争取最高的经济效益，并须尽力协助总经理完成商会的当年人事指标；同时，协助总经理为商会建立 最佳的形象。工作宗旨：高效服务，廉洁奉公，坚持原则，不徇私情，不谋 私利，以严谨的工作作风和较高的工作效为成员商会各部门服务。职责范围： 1、直接向总经理负责，负责人事行政部的日常管理工作。2、个人操作 （1） 拟定商会人力资源规划，制定商会年度人事工作计划，报上级部门批准后执行（2） 对商会人力资源工作进行指导与服务（3） 制定相关人事管理制度、员工培训管理制度，参与制定针对员工的绩效评价体系、商会员工的岗位描述、薪酬福利体系（4） 审核和承办人事招聘、职称评定、调配任免、晋升辞退等工作（5） 考察、考核、选拔、任用、调整及审核中层领导干部资格，做好公司商会管理人员晋升或调整（6） 参与对商会分会中层管理者的评价工作（7） 承办对新进员工在试用期内每月两次的访谈工作（8） 参与公司重大决策，就人力资源方面提出意见或建议，并解答相关问题（9） 与政府机关、商会上级的联络及部门内部的日常管理工作（10） 协助秘书长办公室做好对下属分会的考核工作（11） 工作临时下达的工作任务3、人事培训 （1） 协助秘书处辅导其所分管部门的主管。（2） 协助秘书处提高其所分管部门的员工士气及改善员工的工作方法。 （3） 协助秘书处维持其所分管部门的员工纪律事宜。 （4） 协助秘书处面试与选聘其所分管部门的管理人员。（5） 协助秘书处培训其所分管部门的管理队伍。（6） 督导所管理部门的培训计划，并保证必要的培训有效、准时的完成。（7） 按时制定各成员商会的培训计划，定时定期给成员商会进行培训。 （8） 建立人事档案，对成员商会试行统一招聘，统一任免。 5、跨部门及分部门协调 （1） 与政府有关部门保持良好的关系及有效的沟通，能够及时得知政策、法规的变化通知。（2） 与各部门总监、经理建立良好的工作关系，保证有效的沟通。（3） 保证所管辖各分支的沟通顺畅、合作密切。 6、汇报及会议 汇报：（1） 按照要求，准时汇总各部门和分商会完成工作报告交于上级领导。 （2） 及时发现工作中遇到的各类问题、及时准确汇报给直接上级， 确保工作准确、高效的完成。 （三）、会员发展部总监 职 级：2 级 直 属 上 司 ：秘书长直属部下：部门员工需协调之岗位：商会各部门 职务概述： 作为商会的会员发展部门负责人，负责协助秘书长执行管理合同内容条款与精神，并具体负责商会日常营运中商会会员的拓展、会员维护等，并须尽力协助秘书长完成商会的当年经营预算指标；同时，协助秘书长为商会建立最佳的形象。予以会员提供优质、高效服务。职责范围： 1、 直接向秘书长负责，负责会员发展部的日常管理工作。2、 个人操作： (1) 友善探访各相关政府单位、会员及听取意见。 (2) 协助秘书长处理各类会员反映的问题。 (3) 负责按国家规定及商会规定拓展商会会员。(4) 协助秘书长处理及安排政府人员巡视商会。(5) 对外方面： A: 协助秘书长建立与当地政府有关部门的良好关系。 B: 协助秘书长维持与其他行业部门及传媒的良好关系。 C:协助总经理不断构思创新的会员发展目标。 3、 管理督导 (1) 协助秘书长处理商会营运中所遇到的任何决策性问题。(2) 拥有商会分会的会员发展部门之营运管理、指挥权力及其管理人员工作表现的评估权力。(3) 督导管理直属员工的日常工作内容及流程在本部门的规定以内。(4) 保证直属部下的正常出勤(5) 检查督导直属员工的仪容仪表、礼仪礼貌达到规定标准，并进行定期或不定期的检查。4、积极培养、主导部门人员相关业务知识，加强相关业务能力，及时总结汇报会员难题。 5、努力帮助下属人员及商会分会人员完成工作任务。6、制定相应的会员发展维护计划及实施方案。并及时反馈秘书长会员有关信息。 7、 制定会员开拓、方案策略和会员维护计划。 8、 统一建立健全商会商会分会的会员档案，积极维护，提升商会形象。（四）财务公益部总监： 职 级：2 级 直 属 上 司 ：秘书长直属部下：商会财务公益部及分会财务公益部，部门下属人员 需协调之岗位：商会各部门职务概述：作为管理商会的财务公益部门负责人，负责协助秘书长执行合同内容条款与精神，并具体分管商会及分会财务部。于商会日常营运中，尽力协助秘书长完成商会的各项开支财务支出，并依据法律制定财务、公益方面相关规定制度，并负责商会的各项活动联谊：1、 直接向秘书长负责，负责财务公益部的日常管理工作。2、 根据国家财务、财经、公益有关制度和法规，结合商会实际情况，制定商会及各成员 、 商会财务公益管理办法。3、 按照国家统一的会计制度设置和使用会计科目。4、 负责编制管理商会及分会财务计划和费用预算，有效地筹划和运 用商会资金。5、 商会及分会各项资金的收取与支出管理。6、 财务统计和会计帐目、报表及年终结算工作。7、 管理商会各种票据和帐目，杜绝资金流失。8、 本部人员的业务培训和考核监督工作。 9、 向商会领导及政府职能部门作出财务报表。 10、 负责各成员商会收银工作，做好收银员的管理。 11、 配合总经理制定财务制度及报销制度。12、 做好商会及分会商会月、季度、年审核工作。 13、 统计和出具各项成本及支出数据。14、 做好应收应付款的结款工作。15、 财务责任 （1） 审阅其所分管的部门值班记事簿、每日财务收入和成本分析表。 （2） 协助商会及分会会处理会员会费付款方法所引起的问题。 （3） 协助商会及分会处理商会各类财务有关事件。 （4） 协助商会及分会处理逃帐事件。 制订每年的各成员商会的每年经营预算，并保证其执行的有效性。（五）宣传策划部总监 职 级：2 级 直 属 上 司 ：秘书长直属部下：商会及分会策划宣传部门 。 需协调之岗位：商会管理各部门 职务概述：作为管理商会的宣传策划部门负责人，负责协助秘书长策划商会管理有关方案，并具体分管个成员商会的宣传策划部门。为商会的宣传做好预案，并上报秘书长通过后进行组织实施，进行商会活动、网站等的维护策划。职责范围： 1、 直接向秘书长负责，负责商会宣传策划部的日常管理工作。2、 定期检查监督各成员商会的台账登记工作。3、 维护各成员商会的厨房设备、物资、工具。必须正确使用和科学管理；（六） 行政后勤部总监职 级：2 级 直属上司 ：秘书长直属部下：管理商会及各成员商会；餐饮部、客房部、娱乐部、保安部、康乐部 需协调之岗位：管理商会各部门 职务概述： 作为整个商会行政后勤部总监，负责整个商会的后勤保障及办公室人员管理、办公物品的登记、购办整理，负责办公室人员的培训，监督，制定商会各项工作制预案，经过秘书长同意，进行制度的执行及监督。职责范围：1、 直接向秘书长负责，负责行政后勤部的日常管理工作。 2、 制定本部门的工作计划，主持建立和完善所属各岗位的规章制度及工作 程序与标准，并 组织落实。3、 制定服务标准和操作规程。检查和督导管理人员的工作和各成员商会的 服务质量、服务 规程及各项规章制度的执行 情况，发现问题及时纠正和处理。4、 计划与组织方面 - 协助秘书长制定及执行其所分管部门的制度运行。 - 协助秘书长制 定与执行每年的规定制定及改动。 5、 管理督导 ： （1） 协助秘书长争取商会按照规定执行工作。（2） 协助秘书长处理商会营运中所遇到的各项办公室问题。（3） 拥有所分管的部门之间办公室人员工作表现的评估权力。6、 有针对性的组织服务人员学习外单位的技术和经验。7、 负责下属部门负责人的任命并对其管理工作进行日常督导。 8、 主持部门例会，完成上传下达工作。 9、 做好各成员商会、各班组的内部协调及其他相关部门的沟通合作。10、 定期对下属进行绩效评估，按照奖惩制度实施奖惩。11、 组织落实所管辖部门的员工培训，提高员工素质。12、 完成总经理指派的其他工作。 13、 对本部门的管理、服务和营销工作负全部责任。 14、 计划与组织方面 - 协助总经理制定及执行其所分管部门的营运机制。 15、 跨部门及分部门协调（1） 与政府有关部门保持良好的关系及有效的沟通，能够及时得知政 策、法规的变化通 知。（2） 与各部门总监、经理建立良好的工作关系，保证有效的沟通。 保证所管辖各分支的沟通顺畅、合作密切。