写作与书面沟通课件.pptx

,写作与书面沟通,第 7 讲,书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式）各种书面沟通媒介的比较管理角度写作的基本原则实现写作与阅读双方的心理共识受众导向的文字组织原则与文字组织技能书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通的写作规范管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）,本讲主要内容：,3,7.1 书面沟通概述,一.书面沟通及其作用（一）书面语言：最可靠的沟通方式1.“口说无凭，落笔为准”商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。2.书面沟通基础：写作水平要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件：较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业产生长远的不利影响。,4,7.1 书面沟通概述,3.书面沟通的优点有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来，边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关单位和个人。无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更有诸多限制，而书面无需此类讲究。,5,7.1 书面沟通概述,（二）书面沟通的作用1.沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。2.由于易于保存，且不易被“污染”，可以不在沟通现场的受众能够得到真实的信息。3.对受众来说，书面信息传递方式快速。阅读比倾听快。当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。因为这涉及信息发送者的效率问题。4.书面沟通可以特别关注问题的细节。而且受众可以更多地获取细节方面的信息。5.比口头表达采用更为精确的用词。,6,7.1 书面沟通概述,（三）各种书面沟通媒介的比较,7,7.1 书面沟通概述,二.书面沟通的基本原则（一）管理角度写作的基本原则1.正确性：写作的首要原则写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传递的信息，实现有效沟通。正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。,8,7.1 书面沟通概述,2.清晰性 清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。为此，应该注意：文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等；尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草。3.完整性完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。4.简洁性“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是个“度”的把握问题：“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。,9,7.1 书面沟通概述,三.实现写作与阅读双方的心理共识（一）正确运用写作语气1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢无礼。正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：专业但不能僵硬友善但不虚伪自信但不傲慢礼貌但不卑微,10,7.1 书面沟通概述,（二）克服写作心理障碍1.写作障碍及原因障碍主要有：一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书的格式没有完全掌握。,11,7.1 书面沟通概述,2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越得心应手。掌握各种写作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，使得他们下笔如神，妙笔生辉。树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练，定能越写越好。就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。对不同个体进行分析。在决定书面沟通前，有必要根据以往与读者的交流经历对其进行个体分析，以便增强针对性，实现有效沟通。,12,一.受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则包括三个方面：一是受众对信息的第一反应会是什么？二是受众到底需要多少信息？三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？（一）受众对信息的第一反应 1.报告是否值得看?若受众认为很有用，不但会认真地看，而且会积极采取行动。若受众认为与自己没有关系，或没有兴趣，就会将之束之高阁。2.那么，如何才能让受众感兴趣呢?用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性；把应付诸实施的内容尽量简化；为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期；信息越短越好。,7.2 文字组织原则与技能,13,7.2 文字组织原则与技能,（二）受众到底需要多少信息这要具体分析三个问题:受众对于讨论的主题知道多少？受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验？需要提供哪些信息？1.受众对于讨论的主题知道多少？如果你所提供的信息完全是新的内容，必须做到：通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚；将新的信息与受众己有的常识相联系；通过分段或加小标题的方式使信息易于理解；用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读，看他们是否领会和运用你所写的内容。,14,7.2 文字组织原则与技能,2.受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、更可信。尽管有些人会把这些经验视为例外、谬论或侥幸，我们自己则会视之为将来更好地开展工作的基础。要想改变受众对某一信息的认知，必须：在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可；用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的经验在此不适用；在不伤面子的前提下，提示受众情况己经发生变化，态度和方法也要作相应的变化。,15,7.2 文字组织原则与技能,3.需要提供哪些信息？为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好：用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么；把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中；需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件和备忘录的附录等形式表达。,16,7.2 文字组织原则与技能,（三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 激发受众兴趣的首要切入点如何减少受众的抵触情绪，消除受众的负面反馈可能给沟通带来的困难。因为如何让消极受众转化为中立受众，甚至积极受众，是沟通中最困难的。如何编辑信息以激发受众兴趣 首先，要考虑的是受众会持哪些反对意见？其次，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好？,17,7.2 文字组织原则与技能,1.要站在受众的立场给他们提供积极信息。具体策略:把好消息放在第一段;把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前;开头先讲你们之间的共同点和一致之处;观点要清楚明确;不要使用煽动性的言论;减少说明或要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类内容;说明你的建议是现有最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。,18,7.2 文字组织原则与技能,强调双方的一致点在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观。因为一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方。具体在沟通相互之间一致点时，建议:*采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处；*写作风格应尽量友善、非正式;*文章结束语和敬称等要让读者感觉到在群体中的归属感。,19,7.2 文字组织原则与技能,2.其次，注意文章的语言、结构和格式在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好。具体在做法上，考虑以下五个方面的问题:受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善的风格;避免使用激进或禁忌的词汇令受众产生反感;了解受众所需信息的具体程度;根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构;根据受众对于表达方式（包括长度、版式、脚注等）的偏好编辑文字。,20,7.2 文字组织原则与技能,二.书面沟通的文字组织技能（一）书面沟通的语言逻辑性，表现在三个层次上:1.最高层次整个文章或报告的前后逻辑性要强，要融为一体，一气呵成。首先要确定文章所要达到的目标。为此，要充分地收集各方面具有说服力、与主题紧密相关的材料来佐证或论证你的观点。而且在论据的组织上，要具有说服力：通过提出问题、分析解决、解决问题的逻辑思路，统筹把握整个文章的结构。2.中间层次在整个论证展开过程中，要遵循其系统逻辑结构。每当提出一个论点，就必须要对这个论点按照“论点论据论证”的结构组织信息。3.基础层次每个完整的句子，都要有逻辑性。当一个句子没有表达完整之前，不要轻易断开；一个段落内部不要前一句和后一句出现完全不同、或不相关的表述。,21,7.2 文字组织原则与技能,（二）如何增强文章的说服力1.通过运用演绎、归纳等推理方式增强文章的说服力一篇文章的思维模式，直观地反映出了沟通者的思维方式和技巧。这里简要地以例子进一步探讨如何通过论证、论据和结构的有机结合，组织信息的内容。2.一个例证：现A商场通过市场调查发现，最近的市场份额正在向B商场转移。A商场分析后认为，原因在于：B商场运用彩色的广告方式；B商场重新布置商场以吸引新的顾客；B商场的媒体暴光度提高了20%；A商场在库存、采购和促销方面能力较差；A商场降低了广告预算；A商场在维持商场整洁和有序方面有不良记录。,22,7.2 文字组织原则与技能,3.显然，上述这些观点可以为你的论证提供依据通过列举上述关键的依据，可以使论证有一定说服力。还要在识别出上述各种依据后，组织一个清晰的结构框架:主题和目的：如果我们不改变现实，B商场将继续侵蚀我们的市场份额。（引入）假设（大前提）：B商场正在侵蚀A的市场份额的原因在于：A商场的内部问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面的缺乏控制，顾容在逐渐疏远，他们不能识别他们想要的东西。（主体）B商场先进的市场营销策略。当我们在减少广告预算的同时，B商场加大了在媒体上的投入，通过设计更好的广告、重新布置商场以吸引新的顾客。（主体）因为（小前提）：尽管提高A商场的内在能力一开始会提高成本，但从长期看，这些成本能从长期收益中得到补偿。（主体）因此（结论）：我们应该采取以下一些措施。,23,7.3 书面沟通的写作过程,一.写作过程的五个阶段,24,7.3 书面沟通的写作过程,（一）阶段一：资料收集1.资料来源主要有两大类：一类是文献资料：文献资料如以前的信件、文章、数据、财务报告、网络上下载的资料、各种磁性介质上存储的电子文档等。另一类是调查材料。调查材料包括与各类人员面谈、电话访谈、个人的笔记、采用头脑风暴法得到的信息等。2.在信息收集时，要训练两个基本功：一是勤作笔记的基本功，尤其是当有新的想法和灵感出来时，要尽快记录下来；另一基本功是以带问题的方式与人沟通的基本功。3.注意：收集资料前必须明了写作的意图，与读者的关系，文稿的性质，有针对性地收集资料。,25,7.3 书面沟通的写作过程,（二）阶段二：组织观点1.分组以问题和原因，时间和步骤，主要观点和次要观点的思路将相似的观点和事实组合成一体；2.选择观点和素材根据分组的结果，提出初步的结论和建议；3.归纳标题将结论归纳成一个简短明了的标题。若想介绍某个信息，标题就是你的结论，如以“过低的广告投人”作为标题表明问题的关键。4.论据和结论的合理编排根据不同的沟通对象，策划相应的编排次序。如公司的高层领导，你就应该先把结论提出来，放在开头；如果是公司内部具体操作人员在阅读你的报告，可能更关心的是理由、操作方式，因此，要把依据放在前面。,26,7.3 书面沟通的写作过程,（三）阶段三：提炼材料1.在材料提炼上，做到以下几点：首先要概括文章的主要观点，要善于用一两句话来概括整篇文章的主要观点，同时分清主要和次要观点；其次要根据不同的对象选择论证材料，有的喜欢理论性的材料，有的喜欢实证性的材料，要根据对象的特点组织提炼材料以提高说服力；再次，要以尽可能快的速度来表达观点说服对方；其四，用最精练的词句说明观点，做到惜字如金。,27,7.3 书面沟通的写作过程,（四）阶段四：起草文稿建议运用以下四个方面的技巧：一是养成用电脑写作的习惯可以大大提高写作效率，其中最大的好处在于修改的方便。二是不要一边写一边改文章的写作过程是一个创造的过程，这时连续的思路比语句的润色更为关键，如果写的过程当中去改，就会局限在细节性的问题上，中断连续的思路。三是不要拘泥于写作顺序可以从结尾开始写，也可以从中间开始写，总体来说，应该从自己最有把握的地方开始写。四是不要断断续续地写，最好能够一气呵成“打补丁式”的写作风格，会使思路经常中断，逻辑性下降，效率也降低。,28,7.3 书面沟通的写作过程,（五）阶段五：修改成文文稿的修改，要注意时间间隔：当文章写完后，最好放一两天，使得作者有时间思考新的观点，或更好地理清自己的观点。另外，注意修改的层次性：先从整体上修改文章的观点、逻辑性;再修改文章中的词句，要避免冗长的、啰嗦的语句，要注意文体。最后修改文章的具体措辞、语法和标点符号。在措辞的使用上，要尽量避免“我认为”、“笔者提出”这样的语气，而尽可能用中性的表达方式。,29,7.3 书面沟通的写作过程,二.书面沟通的写作规范（一）文稿类型1.通用公文是指党政机关、群众团体、企事业单位处理公务的有专定规范的应用文书，它从属并服务于一定的社会集团。一般具有政治性、权威性、实用性、规范性、特定性等特点。包括决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定等。商务文稿也可套用通用公文格式，尤其是通知、报告、公函、会议纪要等。2事务文书包括计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议纪录、提案、简报等等。这类应用文往往是写作中的一个重点，在后面还有讲述。,30,7.3 书面沟通的写作过程,3.专用文书包括财经调查、经济活动分析、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文等等。4.生活文书指的是日常生活中经常使用的文书。比如介绍信、证明信、感谢信、慰问信、建议书、聘书、请柬、启示、海报、贺词、申请书等等。5.涉外文书涉外文稿写作常有特殊的格式和要求。包括涉外意向书，合资企业可行性研究报告、涉外合同、涉外公证书、涉外仲裁申请书、外贸商业信函等等。,31,7.3 书面沟通的写作过程,(二)文稿的宏观布置1.整体要求：文稿应清晰、整洁，可读性强，尽量避免失真。而不应层次不清，书写潦草，涂涂改改。2.具体要求：标题在大量信息面前，标题是选择所需信息的第一个关口，一个好的标题可以使读者产生阅读的兴趣，而一个平庸的标题则会使信息沟通到此中断。标题是指运用语言符号传输信息的标记，标题既是构成整体的一个因素，同时还指称整体，标题应抓住整体中有代表性的因素。标题一般放在整个文稿的最前面，采用横排形式，选用较大、较粗的字体，对有些较长的标题可分为两行来布置。,32,7.3 书面沟通的写作过程,次序最重要的内容放在最前面来表述。相对而言，文章的中部，尤其是段落的中间，有价值的信息、观点往往不能为读者注意。若次序颠倒或安排不合理，则会极大地影响到沟通效果。空白空白对于一篇文稿来说是十分重要的，空白包括空行、行间距、字符间距、页边距等多项内容.空白是文稿格式上的需要，适当地使用空白能大大增加文稿的可读性，并有利于突出重点。,33,7.3 书面沟通的写作过程,字体不同的场合适于用不同的字体（宋体、楷书、隶书，简体、繁体）及不同的字体大小，但应该以便于阅读为原则。在谋篇布局中，选用不同字体与字号往往就反映了作者的逻辑及思路，也就突出了重点。其他相关的比如黑体、下划线、斜体、英文字母的大小写等等都是文稿中需注意的地方。项目符号及标号一般而言，用数字来表示意味着各项权重是不同的，并有一定的优先次序；而用项目符号表示，则意味着各标号下的条目处于相同的位置。但实际上，由于阅读习惯的原因，放在前面的就显得重要一些。合理地使用项目符号及标号会使得文稿的可读性大大加强。,34,7.3 书面沟通的写作过程,（三）影响风格选择的因素1.句子长短句子应尽量简短，且保持“思想观点的一致、统一”。2.句子结构根据文章表达的需要，选择句子结构（是复杂句还是简单句，要不要倒装等）。3.段落段落以简短为最好，而且开头就亮出本段的主旨。过于冗长的段落使人厌烦，且不便读者把握该段的要旨和作者的思路。4.标点符号标点符号使用的目的在于保证读者能迅捷、有效地阅读、理解、吸收书面材料所要传达的思想观点。标点符号也用于表示思想观点的分开，以便埋解。标点符号本身就表达了一定的思想观点，尤其是问号和惊叹号。,35,7.3 书面沟通的写作过程,5.术语术语指那些只有有限的或专业化的读者群才能理解的专门化词语。术语的应用要看读者群的范围，若是限于专家学者，那么使用他们的术语是可以接受的。但是，如果作者试图说服影响那些并非专家的交际沟通对象，就必须限制使用术语。即使用了，也要给出通俗易懂的解释。6.语气语气指的是使用的词语以及词语使用的方式所表达出来的态度。例如，一封信的语气可以是直率的，也可以是婉转的；一篇报告，既可以用主动语态写成，也可以使用被动语态。其他的一些语气包括否定、肯定语气、正式、非正式语气等。一般而言，主动、直率、非正式的语气风格通常易于被读者接受，但实际的应用还需依据实际情况而定。,36,7.4 管理公文的书写,一.报告的书写（一）报告的概念和类型1.报告的概念报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而需要了解相应情况的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为决策和行动的基础。2.报告的类型长度不同，有短报告和长报告；语气不同，有非正式报告、一般报告和正式报告；主要内容不同，有工程报告、财务报告、营销报告和事故报告；时间或进度不同，有每天报告、每周报告、月度报告；或中期报告、进度报告、最终报告；重要性不同，有日常报告、特殊报告和紧急报告；写作风格不同，有叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告和统计性报告；流通范围不同，有办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告。,37,7.4 管理公文的书写,（二）报告的目的和成功报告的必备条件1.报告的写作目的：应准确地知道写些什么内容及其原因如果这是领导布置的任务，还得弄明白授权调查的范围，即确定调查范围和限制，使得调查对象能够清楚调查的背景，因为调查得到的资料将为你提供沟通目标，指导调查和报告写作。授权调查范围常常在报告开始时被引用：如果得到的指示是很正式的书面形式，并且措词合理，那么可以直接写进报告。如果得到的指示很清楚但比较冗长，可以在写进报告前精简一下。如果不清楚授权调查范围是什么，必须向要求提交报告的人或委员会进行询问：为什么需要这份报告?到底报告是为谁写的?他们想用这份报告干什么?,38,7.4 管理公文的书写,2.成功报告，要具备以下几个方面的条件:报告内容统一，一般只涉及一个主题，不应包括读者不需要的内容、与主题无关的内容；报告内容完整，包括读者需要的所有内容；信息准确，根据事实作出的推理合乎逻辑；按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容；内容表述清楚，以使读者很清楚有关内容所在及原因；报告应以简单、精炼的风格写作，要便于阅读，不会令人误解；不管读者是否知道有关的技术和细节，报告对于所有可能的读者来说都应是易于理解的。,39,7.4 管理公文的书写,（三）报告的基本结构 报告的三个基本部分及其要素,40,7.4 管理公文的书写,1.内容简介这一部分的目的在于为读者引入报告的正文部分。一般，内容简介按以下的格式来写：清楚说明主题；指出报告的目的，并介绍有助于理解这一目的必要的背景信息；简介如何去获得这些信息；以最简单的形式列出结论、事实和建议等；说明据以安排正文的计划。注：这可较好地解决开头没有条理、比重失调、重点不对的问题。总体而言，报告简介应做到：越简单越好，但要清晰；正确地把读者的注意力吸引到你真正的主题和目的上；与后面的内容相协调。,41,7.4 管理公文的书写,2.正文部分报告的正文部分是在内容简介和最后部分之间的内容。其中：列出所有的事实（例如调查的性质、有关采用方法的详细解释、整个过程、得到的结果），并分析这些事实，引导读者合乎逻辑地得出最后部分的结论和建议。3.最后部分最后部分的作用在于简要、清楚、总结性地提出得到的结论建议。一个成功的结论部分的特征是：不要再引入任何新的观点；内容简介和正文部分相协调；给读者留下你想留下的印象。,42,7.4 管理公文的书写,（四）报告的格式、布局、标题和编号 1.格式与布局信函、便笺式最简单的短小报告可以信函或便笺的形式采写。这种格式不一定要设立小标题，但仍具有上面讲到的报告基本构成部分。,43,附：信函式报告,44,7.4 管理公文的书写,纲要式上述关于开发区内设厂的报告也可以采用一个单独的小报告加上一封说明信的形式。将报告分为不同的部分，使用标题，但是基本结构不变。纲要式报告有助于读者一眼就能发现所需的信息。,45,附：纲要式报告,简介部分,正文部分,最后部分,46,7.4 管理公文的书写,混合式混合式即为介于上述两种格式之间的一种形式，它整体上是一封信，但是可能在正文部分有一些简单的标题，如：“工业园区”“建议地点”“工人”等等。这种格式也很常见，因为它适用于各种长度的信，只要再加上小标题即可。在报告的写作过程中，只考虑格式还不够，更主要的还是报告的主题内容。在主题内容的安排上，要强调其内在逻辑关系，使得读者看了之后能马上明白报告的内在联系。（因此，在写作的过程中，要强调各部分标题的设计。）,47,7.4 管理公文的书写,2.标题与编号标题设计的目的在于便于读者的阅读和理解。如果没有一个统一的标题体系，就会使读者搞不清楚主题内容之间的关系。具体在标题设计上要注意以下几个问题：标题的排版和空格应该反映报告的内在条理性；避免攻击性的标题，尤其当报告是针对矛盾事物的解释时，一定不能采用有损读者尊严的标题；标题应富于启发性，且让人容易理解，否则就失去标题的价值；标题一般应由单词和短语构成，尽量避免用句子。标题应准确，但又要简洁。,48,7.4 管理公文的书写,在标题设计中，很重要的一点是要注意一致性原则。通过一致性的标题把整体的不同部分联系在一起。当然，在通常情况下，即使有了标题，仍要求写作中在上下文之间使用承上启下的词句以及前后引用，以帮助读者能有机地从前一部分过渡到后一部分。这种过渡性的句子，在大型报告中，可能是“功能性”段落，这些段落不增加新的信息，只是起介绍、总结、过渡的作用。标题的一致性，是以标题编号来实现的。标题的编号方式可以根据个人不同的偏好作选择。有些作者喜欢用编号体系来强调不同层次标题的重要程度；有的作者喜欢用数字和字母混合使用的方式来说明重要性次序。当然，假如标题的外观巳经足够清楚，也可以不用编号。,49,7.4 管理公文的书写,常用的标号方式有编号组例A,B,C;1,2,3;(a),(b),(c);等等编号组例1,2,3;(a),(b),(c);(i),(ii),(iii);等等编号组例“数字”体系：1.1.1 1.2 2.2.1 2.1.1 2.2 2.2.1 2.2.2,50,7.4 管理公文的书写,二.长篇正式报告格式简介（一）长篇报告的典型格式：1.前页(a)扉页(b)授权（授权调查范围、区域、目标）(c)目录(d)附表与附图一览表（如果合适）(e)前言、引言(f)致谢(g)摘要2.主报告（所有的报告至少需要如下三部分）(a)内容简介(b)事实与讨论(c)结论和建议3.附页(a)参考书目与文献(b)附录(c)索引,上述格式是典型的参考格式，也可根据实际需要加以修改和调整。比如，在学术性论文中，“授权”部分可以没有。,51,7.4 管理公文的书写,（二）扉页：读者阅读报告时首先接触到的内容扉页中应说明以下几个问题：关于什么内容的?(报告的主题)谁写的?(作者)为谁写的?(要求提交报告的人或团体)从哪儿来的?(写作人所代表的机构的通信地址)什么时间?(报告完成的日期)扉页中的标题是最重要的部分尽管标题很短，一眼就可以看完，但是也应该很仔细设计。首先，标题应在一页中间位置；其次，标题的字符应该居中；第三，如果标题超过两行或更多，应注意把重要的词放在一起，不能把语意拆开。,52,7.4 管理公文的书写,（三）参考书目和文献1.谨记以下注意事项：如果在写报告时引用了别人的著作和观点，应该在报告中予以声明，列入后面的参考书目和文献中。这对于学术论文和毕业论文来说，非常重要。如果引用人家的观点，又没有列示出来，可以被认为是剽窃他人的成果，侵犯他人的知识产权。要求大家从平时的写作中就注意这个问题。,53,7.4 管理公文的书写,2.在报告写作中，应该严格遵守下面五条规则：任何不是自己的原创部分都应该清楚地注明参考文献，以免被认为是剽窃他人作品；引用他人的话时请用引号，即使只有一个词，如果引用了别人的主要观点，也必须用上引号；报告中的文字和插图的每个参考文献都应列入参考书目中；参考书目中的每一项在文字中都应该涉及，要养成在文字中说明引用出处或数据来源的良好习惯；所有的数据和图片必须在文中注明出处。,