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物资采购管理办法doc物资采购管理办法 天津长芦海晶集团有限公司物资采购管理办法 第一章 总 则 第一条 为了进一步加强集团公司物资管理，规范物资采购管理程序，强化监督机制，使物资采购管理工作更加制度化、程序化、规范化，达到降低采购成本，节约采购资金，不断提高企业综合经济效益的目的，特制定本办法。 第二条 本办法适用于集团公司各直属单位、全资子公司。 第三条 本办法是对集团公司物资管理过程中的采购、验收、保管等行为的基本规范，将公司所需物资划分为大宗物资、共性物资、设备及普通物资四种类别。 大宗物资：指经常性需要，数量大而品种少，占 用资金多的物资。包括煤炭、液氯、硫磺、红砖、盐膜、钢材、木材、塑料原料、己内酰胺、锦纶、涤纶、氨纶等物资。 共性物资：指批量小、占用资金少，集团公司两个及以上单位共同使用的物资。包括劳动保护用品中的工作服、防寒服、雨衣、绝缘鞋和办公用品中的计算机及配套设施等。 设备：指单批采购合同金额在10万元以上的设备。 普通物资：除上述三类物资以外的其它一般性物资。 第二章 组织机构 第四条 集团公司设立物资采购管理工作领导小组。 组 长：总经理 副组长：公司分管营销工作的领导 成员：市场部、财务部、计划企管部、工程设备动力部、生产质量技术部、技术中心、安全环保保卫部、法律顾问室、人力资源部、监察室、审计部。 领导小组办公室设在市场部，负责日常管理工作。 第三章 职 责 第五条 市场部职责 负责集团公司物资采购管理等相关制度的制定及修改完善工作，并对各直属单位及全资子公司对其办法的执行情况进行监督与考核。 负责公司煤炭、盐膜、钢材、设备及共性物资的采购工作。 参与共性物资及设备的验收工作。 参与硫磺、液氯、红砖、木材、塑料原料、己内酰胺、锦纶、涤纶、氨纶等大宗物资采购工作。 负责按照集团公司质量管理体系文件相关要求，做好供应商评审和管理工作。 负责公司主要物资的市场调研及信息收集、整理、分析、发布工作。 负责监督、检查集团公司各直属单位、全资子公司对各项物资的管理情况，纠正物资管理工作中存在的违章行为。 第六条 财务部职责 负责集团公司直属单位、部室各项物资采购资金计划的核定、发票的把关与审核、采购资金的筹备与拨付等工作。 负责全资子公司物资资金计划及采购资金的监管工作。 第七条 计划企管部职责 负责公司计算机及配套设施的选型把关工作。 参与公司计算机及配套设施的市场调研、供应商考察工作。 第八条 工程设备动力部职责 参与拟购设备市场调研及询价工作。 负责公司主要设备和特种设备的选型把关工作。 负责组织设备采购的验收工作。 负责监督所采购设备的技术资料转移工作。 第九条 生产质量技术部职责 负责公司采购煤炭、盐膜、钢材等物资质量的检验与验收把关工作。 参与公司大宗物资、共性物资及有关检验、计量方面设备供方综合评审工作。 第十条 技术中心职责 负责新产品开发所需设备的选型认定及采购的组织工作。 第十一条 安全环保保卫部职责 参与安全环保设备采购的招标工作。 负责对安全环保设备和劳动防护用品采购选型过程中的监督管理。 负责易燃、易爆品、危险化学品、易制毒品购买过程中相关证件的办理及供方资质审核工作。 第十二条 法律顾问室职责 负责公司物资采购合同的把关与审核工作。 第十三条 人力资源部职责 参与集团公司物资采购管理工作的考核及奖罚认定工作。 第十四条 监察室职责 参与大宗物资、共性物资及设备采购合同的谈判、签定及各类物资采购过程的监督。 第十五条 审计部职责 参与设备采购招投标工作。 负责物资采购行为及其过程的监督工作。 第十六条 各直属单位及全资子公司职责 负责大宗物资、普通物资的采购工作。 负责各项物资的采购计划、供应、验收、发放、仓库管理工作。 建立定点采购供方档案。 实施期量控制，防止超储积压和不合理占用。 第四章 物资计划 第十七条 集团公司物资计划纳入集团公司年度经济工作计划统一管理。各直属单位对生产所需物资均须编制物资采购计划，根据确定后的计划实施采购。物资采购计划包括：年度计划、季度调整计划、月份追补计划和固定资产投资项目物资计划。 年度计划。根据年度计划生产任务量、费用指标及消耗定额，结合库存量，按材料类别、料号、规格型号、数量编报年度物资计划。要求在本年度x月x日前编报下一年度物资计划。 季度调整计划。指各单位依据所编报的年度计划，根据实际情况的变化，对品种、规格、数量上的增减进行调整。编报时间要求在季度前一个月的25号以前，以便及时调整。 临时追补计划。指各单位根据生产过程中临时发生的特殊需要，所作的临时补充计划。临时追补计划原则上定在每月5日、15日前两次。 固定资产投资项目所需物资，属固定资产投资项目管理办法规定的由甲方供应的物资，由各单位根据工程预算编制采购计划表，经该项目负责人及单位主管领导审核批准后进行采购。 在物资计划编报中，要坚持计划的科学性、完整性、经济合理性，贯彻统筹兼顾，保证重点，照顾一般的原则。根据生产的实际需要编报物资采购计划，防止物资积压浪费，加速资金周转。 年度物资计划经本单位领导审核签字，报送市场部一式一份。市场部负责各单位年度计划的汇总，并报财务部、计划企管部、集团公司领导。 第五章 物资采购程序 为了强化管理，提高物资采购的效率与效益，公司各单位物资采购方式实行归口集中统一采购制度，避免出现多头采购或分散采购。公司市场部和各经营单位的供应部门为物资采购的实施方，在采购方式上根据采购计划，要紧密结合市场行情，采取大批量与小批次相结合的合理采购方式。 第十八条 大宗物资采购程序 对公司煤炭的采购按照天津长芦海晶集团有限公司煤炭采购工作暂行规定执行。 对公司盐膜、钢材等大宗物资的采购参照天津长芦海晶集团有限公司煤炭采购工作暂行规定的方式。由市场部牵头组织，各相关单位、部室、部门参与，实施集中采购。 对公司液氯、硫磺、红砖、木材、塑料原料、己内酰胺、锦纶、涤纶、氨纶等大宗物资的采购，实行“职能部室参与，使用单位负责”的采购方式。具体为：集团公司物资采购管理工作领导小组成员部室按职责分工参与合格供方的考察及确定、合同的洽谈、价格监管等采购过程中的关键环节，并对采购物资的质量、数量、价格、付款情况进行抽查与监督；各使用单位认真做好物资计划、合同签定、采购、供应、验收、仓库管理等具体工作。 第十九条 共性物资采购程序 对公司劳动保护用品中的工作服、防寒服、雨衣、绝缘鞋和办公用品中的计算机及配套设施等共性物资的采购，市场部牵头实施集中采购。 第二十条 设备采购程序 供应商的选择 1、市场部组织相关部室根据使用单位提供的拟采购设备性能、规格等信息及使用单位推荐的供应商情况，做好预选供应商的考察工作，并认真填写天津长芦海晶集团有限公司设备采购考察表。 2、市场部与相关部室根据考察情况，择优选择设备采购供应商。 3、市场部根据集团公司下发的项目施工计划及各单位报送的采购计划，分别向选择的供应商发出求购通知，并根据供应商交易条件择优选定设备采购供应商。 合同的洽谈、审批与签订 市场部会同有关单位和部室与选定的供应商做好合同的洽谈、评审及签定工作。 对按设备管理办法界定的成套大型设备、特种设备的采购，执行天津长芦海晶集团有限公司建设工程及设备采购招标管理办法，并按天津长芦海晶集团有限公司合同管理办法的规定，履行合同审批程序、签定购买合同。 合同的履行 市场部与各相关单位和部室按职责做好合同的履行工作。 质保金的支付 采购设备质保期满后，使用单位应及时向公司相关部室填报设备质保期间的使用情况，公司视情况决定质保金的支付。 第二十一条 普通物资采购程序 请购审批。各单位严格执行“请购单”审批制度，严禁“请购单”以外的物资采购。采购人员在采购普通物资时，需认真填写天津长芦海晶集团有限公司普通物资比质比价采购审批表，具体审批程序如下： 1、同一物资类别，单批采购金额在1万元以下，经办人员须经单位供应科长审批同意后，方可采购。 2、同一物资类别，单批采购金额在1万元至5万元，经办人员须经单位供应科长、分管领导审批同意后，方可采购。 3、同一物资类别，单批采购金额在5万元至10万元，经办人员须经单位供应科长、分管领导、厂长审批同意后，方可采购。 4、同一物资类别，单批采购金额在10万元以上，按照天津长芦海晶集团有限公司合同管理办法规定签订合同、履行合同审批手续并报市场部备案。 各单位供应人员根据审批后的请购单及天津长芦海晶集团有限公司普通物资比质比价采购审批表进行采购。 第二十二条 内部供需物资及渤化串换物资采购程序 公司内部供需物资及渤化集团内串换物资的采购按照有关规定及会议精神执行。 第二十三条 对实行项目负责人制的有关甲供材料和设备采购，按天津长芦海晶集团有限公司工程项目负责人制管理办法执行。 第二十四条 合理选择运输方式和运输工具，努力降低采购成本。各单位、部门在物资采购时要紧密结合企业实际、物资特性、市场状况，合理安排采购运输方式和工具，以最小的运输成本，最大限度降低采购费用。 第六章 比质比价采购 为科学做好公司的比质比价采购工作，各单位供应部门要制定明确的岗位职责、岗位分工及工作标准，实行审批与采购相分离，并定期对采购人员实行岗位轮换制度。 第二十五条 各单位根据集团公司质量保证体系中采购产品过程控制程序的要求，对供方进行选择、评价、评审，并对合格供方保持记录，建立档案。 第二十六条 定点采购 定点采购原则 1、严格遵守和贯彻执行国家相关法规和行政文件。 2、各单位所有采购物资，原则上要从定点采购单位进行采购，严格控制从非定点采购单位采购物资。由于受货源量、付款方式及交货期等因素影响而不能去定点单位采购的生产急需物资，须经各单位主管领导批准后，方可实施。 3、对易腐易损及危险品物资的定点采购，按照国家相关行业管理规定执行。 定点采购要求 1、各单位物资供应人员要相互协调，互相监督，共同承担本单位物资计划、采购、验收、供应、保管、仓库管理等工作。 2、供应、采购人员要按照天津长芦海晶集团有限公司合同管理办法规定权限及授权“委托书”代表企业签订“买卖合同”，并加强与供方联系，保持正常的供求关系，催交发货，配合结算货款及清回余款，参与处理违反合同条款所引起的纠纷。 3、积极为设计、生产、技术部门寻找新材料和代用品，提供新材料、新品种的信息。 4、各单位要按计划合理储备物资，防止库存积压，对销售结算抵进物资，要按照天津长芦海晶集团有限公司对内抵帐及对外调剂物资管理办法执行。 5、各单位负责在每月末将材料验收入库统计表，材料收、发、存汇总表，物资采购比质比价登记表一式一份，报送集团公司市场部。 6、定点选择采购渠道，本着先近后远，先生产厂，后批发商，货比三家的原则，做到同样产品比质量，同样的质量比价格，同样的价格比付款方式、比信誉、比售后服务，对所购物资做到物美价廉，择优筛选，降低采购成本，做到交货及时，符合规定要求。 定点采购单位的评审。在正式确定定点采购单位前，由市场部牵头并结合相关部室、单位按集团公司程序文件中采购产品过程控制程序要求进行评审。 1、物资采购单位、部室根据集团公司质量管理体系中采购产品过程控制程序的要求对供方进行选择、评价、评审并建立供方档案，确定定点采购供方。 2、定点采购单位一经确定，要与我方签订供货协议，以确保价格低、质量优、服务到位。 3、对已确定的定点采购单位按集团公司质量管理体系中采购产品过程控制程序的要求每年定期评审一次，凡发现有欺诈行为或两次供货质量不合格，应取消其定点资格。 采购价格的确定。 1、对于实行招投标采购的物资，执投标结果确定采购价格。 2、对重点物资及批量大的物资采购，按照集团“比质比价采购程序”确定采购价格。 3、对于普通物资及零散物资由供应部门结合市场行情与供应商协商确定采购价格。 采购价格的监督。各单位采购部门要定期接受公司有关部门的监督与抽查，每月将“物资采购比质比价登记表”报市场部备查，同时公司将不定期对各单位采购部门采购的物资进行抽查与监督。 第七章 物资的验收保管 第二十七条 物资入库验收程序按照产品的监视和测量控制程序执行。 第二十八条 物资验收工作做到确保到库物资在品种、规格、数量、质量等方面准确无误，不允许未验先发。在货到票未到的情况下，如果急需使用，必须先做暂估验收后发放，未使用的到月底也应做暂估验收，验收中发现问题要及时反馈给有关部门。 第二十九条 所有采购物资实行入库验收制度，严格按“请购单”和产品的监视和测量程序的要求及有关方面出具的检验报告与发票认真核对到库物资的品种、规格、质量是否符合合同或以上各种规定要求。 第三十条 库管人员经核对无误后，登记到货记录和编制验收单据。 第三十一条 仓库验收后的票据，交由供应、采购人员登记台账，报主管领导审批后转财务部门核算，并接受上级有关部门监审。 第三十二条 库存物资的保管，实行五五摆放，四号定位。对需润滑、防锈的物资定期进行润滑保养和防锈处理，注意物资的防雨、防潮、防冻保护，加强防火、防盗措施。定期对库存物资进行盘点，做好盘盈、盘亏、报废及退料工作。 第三十三条 直供物资管理 为减少搬倒，降低费用，减少消耗，能从发货地直接送达使用现场的物资应采取直达送货。 直达送货应持有采购员开据的“海晶集团材料采购送货通知单”或依据“材料采购电话通知记录”，按通知单中的材料名称、规格型号、数量、质量要求由使用单位仓库负责验收，并将验收结果认真填写在统一的“收货凭证”内，经收货人员签字，加盖物资专用章后生效。“收货凭证”一式三联，第一联存根，第二联发货单位结算，第三联收货单位供应联。 收货人的责任：收货人员要秉公办事，验收物资要准确无误，收货凭证一经核签，说明该物已交该仓库保管，以后再发现收料差异由该库的保管人员负责。 第三十四条 采购资金和储备资金管理及核算 物资采购资金由财务部根据各单位年度材料采购计划及分月执行情况，统一调度、安排，具体按集团公司资金管理办法执行。 验收后的票据，设专人登记台账，支付货款须经分管领导签字批准后，履行相关手续，由财务部门办理付款手续。 各单位要严格按核定的储备资金定额进行控制，本着先进先出的原则，在保证生产的前提下，做到合理库存。 各单位要严格按照公司下发的计划价格进行物资核算。 第八章 奖 惩 第三十五条 集团公司和各经营单位要认真做好物资采购过程各环节的监督和管理工作，要严格按照公司有关规定，科学做好物资比质比价采购，确保生产。对于节约采购资金的单位和个人，凡属下列情形之一者，经集团公司物资采购管理工作领导小组认定同意后，公司将视具体情况给予奖励。 在物资采购串换过程中，在确保生产的前提下，切实节约采购资金者，按实际节约金额的1%至10%给予奖励。 能够密切关注市场变化，准确把握采购时机，切实节约采购资金者，按实际节约金额的1%至5%给予奖励。 能够如实检举、揭发在采购管理工作中违反程序、违章操作行为者，给予100元至1000元奖励。 第三十六条 在物资管理过程中，凡属下列情形之一者，经集团公司物资采购管理工作领导小组认定，并经公司党政班子研究同意后，视情节轻重给予相应处罚，并追究单位领导的责任。 在物资采购及管理过程中，严重违反程序，有章不循，违章操作者，每次给予100元至1000元处罚。 由于个人过错，在物资采购及管理过程中给企业生产经营造成损失的，按损失金额的1%至5%给予处罚。 为逃避本办法的制约，人为地将成套设备、批量物资分批采购的，视情节轻重给予责任人警告、记过、记大过等处分。 第三十七条 奖励资金来源 奖励资金从集团公司工资总额中列支。 第九章 附 则 第三十八条 本办法由市场部负责解释，自发布之日起执行。 第三十九条 本办法与上级规定相抵触时，按上级规定执行。 附件1： 天津长芦海晶集团有限公司普通物资比质比价采购审批表 年 月 日 所采购物资情况 物资名称及规格 数 量 总 金 额 供应商序号 供应商名称 联系电话 企业资质 企业信誉及地位 质量体系及保证 产品质量报告 价格情况 付款方式 服务水平 供应商情况 第一供应商 第二供应商 第三供应商 选择结果 备 注 单位领导： 分管领导： 科长： 经办人： 附件2： 天 津 长 芦 海 晶 集 团 有 限 公 司 设备采购考察表 年 月 日 设备名称 使用单位 规格型号 数 量 总金额 供应商情况 供应商序号 第一供应商 第二供应商 第三供应商 供应商名称 联系电话 企业资质 企业信誉及地位 质量体系及保证 供应产品 质量水平 价格情况 付款方式 服务水平 考察 小组 意见