教学秘书最详细的岗位及工作职责.docx

教学秘书最详细的岗位及工作职责教学秘书工作职责 一、 教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各系领导搞好教学行政及学籍管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。 二、 开学前和学期末的教学准备工作 负责新学期校历的领取和分发。 负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师和学生领取教材。 开学前，协助辅导员组织学生注册，填写学籍信息表。 开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。 学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。 学期末，向教务处提供编排好的新学期课程表，并于开学前将确定的课程表发给师生。 将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。 三、 教学活动的协调与管理 协助系领导检查教学计划执行情况。 根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。 1 维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。 协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。 四、 考试的协调与成绩管理 协助教务处做好各类考试的考务工作。 审查学生考试资格，办理缓考手续。 将教务处批准的考试安排通知有关的师生。 向各系收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。 凭系主任签字批准的成绩变更通知书更改已上报的成绩，并将通知书附在成绩总表后面。教学秘书不得受理教师个人更改已上报成绩的要求。 学期末，基础部教学秘书负责汇总学生公共课程成绩表，并分送学生所在系教学秘书；系教学秘书负责汇总本系学生各科成绩总表，在开学后五天内上报教务处。 学期初，基础部教学秘书负责与教务处联系安排公共课2 程补考日程；汇总学生补考证，分送学生所在系教学秘书；汇总公共课程补考成绩，并将补考成绩表分送学生所在系教学秘书。 学期初，各系教学秘书将学生补考证送达学生个人；及时通知学生补考的时间和地点；汇总学生补考成绩，并将本系学生补考成绩总表在补考结束后五天内上报教务处。 负责本系毕业班学生成绩单的分发工作。 协助教务处做好省教育厅组织的各类统考统测工作，包括报名、收费、审核考生名单、落实监考人员、布置考场等。 五、 学生的学籍管理 负责统计学生的注册情况，完成与学生升级、留级、休学、退学、复学、转学等有关的审核统计工作和学生奖惩的审报、登记、通知、存档等工作，每年九月上旬将上学年学籍变动情况上报教务处。 编制应届毕业生毕业资格名册，并上报、审核和存档。 负责办理选修、重修、辅修、双专业、旁听、进修等手续。 六、 负责本单位教学档案的整理保管工作。含教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案和学生考试答卷等，并按规定时间将有关档案材料移交给学院综合档案室。 3 七、 汇总本单位学生出勤周报表、教师出勤月报表，并按有关规定，将违纪情况及系处理意见及时上报教务处。 八、 将经过公示和核实的本系教师工作量报送教务处审核。 九、 协助教务处开展教师教学质量评估工作。 十、 完成主管领导委托的与教学相关的其它任务。 十一、 熟悉各种教务工作的管理系统，实行计算机规范化教务管理。 教学秘书职责 教学秘书是系主任实施教学管理的助手，是联系学校、教务处及各相关处室、系部的桥梁，为了我系师资队伍建设、教学质量管理、学生专业素质的提高，以及保障日常教学行政工作的顺利进行，系教学秘书必须履行下列职责: 一、忠于职守，做好系行政管理工作 1、协助系主任、配合教研室主任做好教学计划和教学大纲的制定，申报拟开设的新专业及教学评估与教材征订汇总等工作。 2、负责有关系行政管理文件、计划、总结、报告、规定等文书的起草。 3、负责本系的文件、报表、报告、通知、信函的收发和传递工作，汇总整理本系人员的考勤和工作量等行政档案管理工作。 4、记录重要的会议内容，做好考勤工作。 4 5、负责本系日常报帐、转帐及出纳的有关工作，做到按规操作，手续清楚，帐实相符。 6、完成系领导交办的其它工作。 二、认真负责，做好教学常规管理工作 1、每学期及时送交教学任务书、期末考试汇总表等。及时处理调课，停课等有关事宜。 2、开学前发放学生名单、课程表、学生成绩单等材料给任课教师。 3、协助系主任检查教学纪律、教学进度以及考场情况。 4、负责教学情况的整理和填写，督促教师和学生上课考勤的记载工作，并及时收回、整理、存档。 5、负责核实教师工作量，做好教师工作量的统计工作和课时费的审核工作。 6、定期召开学生干部座谈会，征求学生对教学和教学管理工作的意见和建议，及时整理报系主管主任，并反馈相关任课教师。 三、坚持原则，做好学生学籍等有关管理工作 1、负责建立学生在校期间的学籍档案。 2、负责本系学生所有课程成绩的核对，安排学生补考工作。 3、做好本系的期末考试安排，负责试卷的收发工作，协助系主任做好考试管理和考务管理工作。 4、做好毕业生成绩统计核对工作，及时向系主任提交毕业生学习成绩及有关数据资料。 5 四、严格保密，做好档案管理工作。 1、管理本系的教学文件、教学资料、教学和行政的档案，按要求整理和上报本部门的档案材料，协助系主任做好定期的清查工作。 2、注意教学各环节原始材料的积累、分类、保管、归档。 3、按保密相关规定，做好试卷的收集、印制、保管和发放工作。 4、做好教学文件等保密工作。 第九条 教学管理工作 1负责本系开设任意选修课的登记、汇总，并及时将选课结果报教务处。 2协助所在系和教务处编制并公布下一学期的教学任务计划和课程表。负责向任课教师提供下一学期授课班级的学生名单，通知教师上课时间和地点。 3按规定的程序为教师办理停课、调课、补课手续。 4按照教务处和系领导的要求，具体组织实施本单位的各项教学活动；协助处理教学过程中的各种偶发事件；协助教学事故的调查、认定和处理工作；维护正常的教学秩序。 5在系主管领导的主持下，负责协助安排本系的教学检查；负责所在系教学检查资料的汇总、上报。 6 6负责系教学文件的收发、保管、归档，做到登记清楚、查用方便、完整完全。 7负责核算本系教师的教学工作量及课时津贴。 8协助教务处组织填写教学管理所必须的表格，核对数据，为教务管理信息数据库建设提供基础资料。 9协助有关部门完成学生专升本考试报名工作及教师资格认定等各项工作。 10协助系做好教学质量评估、课程建设及评估、专业建设、教学成果立项申报、课程评比、优秀课程评估、教材建设等有关工作。 11协助教务处完成学生评教工作，积极开展教学质量监控。 12、配合本系组织有关领导、教师执行听课制度，收集本系听课情况并报教务处，妥善保管听课记录表。 13、负责收集本系班级教学日志，发现问题及时处理并保存资料。 14、完成系领导交办的其它工作，积极支持、参与教务处交办的应急工作。 第十条 教务管理工作 7 1按照学校考试工作管理的有关规定，在系相关负责人的领导下组织落实本教学单位的考务工作，负责落实本教学单位监考教师，将考试安排通知有关的师生，通知监考教师准时到指定考场监考。 2做好考试的组织安排并协助系主任审查学生考试资格，处理学生考试中作弊、缺考、缓考等问题并报教务处，督促任课教师按时上报学生考试成绩。 3按时办理本系学生学籍异动手续。 4及时收集和整理学生各科考试成绩，做好向学校教务管理系统中录入成绩的工作。负责办理学生考试的成绩查询，协助教务处办理有关手续。 5负责向教师催收本单位学生考试、考核成绩原始报表，包括试卷、记分册、答案要点及评分标准、成绩分析表。 6做好本系学生所有课程、教学环节考核成绩的管理、记载、保密工作。严守纪律，不得随意改动或给他人提供学生成绩，以确保成绩管理的严肃性。 7协助教务处做好高等学校应用能力考试，计算机水平考试及其他职业资格考试等组织工作。 8 8、按时办理学生入学注册手续。 9 协助系主任做好毕业生毕业资格审查上报和存档。 第十一条 教材管理工作 1及时准确填报预订教材的清单，交教务处教材科，协助选定教材，协助教材科审查预订教材情况。 2及时通知各班级学生领取教材。 3协助教师领取教学用书。 第四章 教学秘书的管理与考核 第十二条 教学秘书接受系和教务处的双重领导，各系和教务处分别对教学秘书的工作进行领导、指导、管理和考核。 第十三条 建立教学秘书考核和评优制度，由教务处组织实施。 第十四条 教学秘书主要考核其德、能、勤、绩，重点是其工作绩效，考核结果存入本人档案。 摘要本文通过分析教学秘书队伍目前存在的主要问题，探讨了造成这种局面的人事管理制度上的欠缺，并对如何改变这种局面从制度设定的层面进行了分析。 关键词教学秘书 职业困境 制度安排 9 教学秘书作为高校教学管理中的重要一环，许多教学日常事务的处理依靠教学秘书。教学秘书在教学管理中具有协调沟通、参谋助手、管理建设、检查监督等重要作用。但目前高校的教学秘书队伍建设、教学秘书的普遍工作状态却不容乐观，存在许多问题，主要表现在以下两个方面： 首先，教学秘书处于被忽视地位，人员流动性大。在高校，教学及科研是高校的核心工作，衡量一所学校的主要标准是教学和科研两方面。过于忽视教学秘书工作，认为教学秘书所作的工作只是排课、调课、统计成绩、管理学籍等简单的事务性工作，这样最终削弱了教学秘书工作的主动性和积极性。 其次，教学秘书普遍存在着不同程度的职业倦怠，工作状态不容乐观。随着近几年来，高校逐年扩招，教学秘书的工作量越来越大，而严峻的就业形势使得越来越多的高学历人员走上教学秘书的岗位，工作任务的重复、烦杂，工作量的逐年增大，责任的重大、前途的渺茫使得越来越多的教学秘书身心疲惫，身体和情绪都处于极度疲劳状态，工作态度消极，产生职业倦怠感。 这两个问题一方面影响着稳定的专业化教学管理队伍的建设，另一方面影响到实际的教学管理效率和效果，从而直接影响到整个高校教学管理的质量。造成这种现状的原因是多方面的，高校的管理模式、教学秘书工作的自身特点、传统的人事管理方法等等都有关系。实际上，目前教学秘书队伍建设的不稳定性和教学秘书的工作状态与现有管理机制中对于这一职位的制度安排有密切的关系。10 下面我们就从制度安排分析一下造成这种状况的原因： 第一，缺少合理的职位发展定位。教学秘书被提升的机会很少，没有确定的晋升发展，这是教学秘书的普遍状况。在现有的管理体制下，学校各类人员基本可以分为三个主要系统：最主要的是教学、科研系统，这一部分以教师、科研人员为主，由确定的职称晋升途径和制度。另一部分是包括辅导员序列在内的教辅人员，目前这一部分人的也逐渐建立起了较为合理的晋升发展制度。其次为学校的行政管理系统，作为管理的主体，其行政晋升途径也是较为清晰和稳定的。而教学秘书既不能作为教师、科研人员参与专职人员的技术职务晋升，也没有自成一体的合理晋升途径。这导致了教学秘书的发展前景缺乏稳定性和确定性，也是大多数教学秘书对本职工作丧失主动性的重要原因。在现代组织体制中，每一个固定的职位都有确定的晋升途径是职位设定的必要条件。而目前为止，教学秘书职位仍然缺乏这种设定，这是非常不合理的制度问题。 第二，教学秘书的待遇偏低。教学秘书的工资、津贴及待遇难以和教师、科研人员相比，和其他行政管理人员相比也不高，是院系中待遇最低的人员。由于教学秘书属于管理岗位，按科员级别聘任，这样，教学秘书即使评上副高级职称，其岗位津贴也只能是按科员档次领取。这样就造成教学秘书工作的实际情况与其基本的工资福利等关系不大，从而使教学秘书失去工作热情。 转 第三，缺乏统一的管理部门，没有归属感。教学秘书作为联系学校教务部门和各教学执行院系的纽带，作为各院系领导与广大师生之11 间的沟通桥梁，其实际的定位却模糊不清，与其工作职能不相吻合。在实际的工作中，教学秘书既受到教务部门的领导，又在院系领导的直接管理之下，但实际上造成了这样一种局面，两边的事情都要做，却没有确定的管理部门，造成教学秘书实际归属感的缺乏。教学秘书的培训、交流基本处于荒芜状态，没有主管部门负责组织安排，更没有固定的制度安排。 第四，没有建立起与现代人力资源管理相适应开发、培训机制。由于缺乏统一的管理机构和明确的主管部门，教学秘书队伍建设无法有效开展，没有对于教学秘书人力资源管理开发的相应制度安排，也缺乏固定的交流、培训制度，及时保证教学秘书工作技能的更新。 第五，完善职能设定，确定合理的职责范围。目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同，在教学秘书的工作职能定位上缺乏清晰的定位。部分院校笼统地将教学秘书纳入行政人员之中，使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而是杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大，工作压力过重，从而降低了实际的教学管理质量。 因此，针对这些制度设定上的欠缺，必须以“以人为本”的管理理念，秉持平等、公正的制度安排，对于教学秘书职务的设定做出相应的调整。可以从以下几个进行调整： 首先，合理教学秘书职业发展规划。要改变教学秘书队伍缺乏稳定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解决途径在于从制度安排上建立教学秘书合理的职业发展规划。明确教学秘书职务序列，不12 管是纳入教师、科研序列增加教学秘书与教学管理的直接联系，还是纳入教辅人员的晋升序列。对于教学秘书岗位的工作人员来说，确定的工作前景无疑是最重要的一颗定心丸。确定的职业发展定位现代人事制度的重要指标，也是目前人工作中考虑的最重要的一点。 其次，建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇。在合理的职业定位的基础上，建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇，是改善教学秘书职位困境的重要一环。通过合理的工作考核机制，实际的反映教学秘书工作的基本特点，反映出教学秘书工作的实际业绩，增进教学秘书工作的成效感，并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起，逐步提高教学秘书的实际待遇。 再次，明确教学秘书工作职能。为了保证教学管理的质量，必须制定明确的教学秘书职能范围。现代专业分工的基本要求决定了，要想提升教学秘书工作的质量，必须保证其工作的职能的明确和合理性。将琐碎繁杂的行政事务笼统地归入教学秘书的职能范围势必会降低其工作质量。教学管理应该是完全独立于行政事务的一项工作内容。 第四，统一教务人员管理机构，建立公平、合理的工作培训机制。为了更好的建设稳定的教学秘书队伍，需要建立起统一的管理部门，负责教学秘书的管理和考核，并负责教学秘书的培训，定期开展教学秘书之间的交流和学习活动，提高交学秘书的基本素质，增强教学秘书归属感。 13 教学秘书是在教务科科长的直接领导下，协助、配合教研室主任，组织、参与教学、教学研究工作，检查教师的日常教学工作，收集教师教学、教研室教学活动等资料，收集、分析研究学生对教学工作的反馈信息，提出教学教改意见和建议。其主要职责如下： 1、协助、配合教研室主任，根据学院的发展和教师自身实际，拟订教师培养学习计划，不断提-高教师素质和执教、研究能力。 2、协助、配合教研室主任，拟订学期教学研究活动计划，并督促实施。 3、检查教师的日常教学工作，帮助教师规范教学行为、完善教学资料，使学院的教学工作能够保质保量的完成。 4、协助、配合教务科科长组织全院性的教学、教研活动，并做好活动记载。 5、通过多种渠道收集学生对教学工作的反馈信息，定期或不定期召开学生座谈会，组织学生对教师的教学工作进行测评，统计相关信息，反馈给有关部门和领导。 6、根据收集到的意见建议，结合教学和社会需求的实际，提出教学和教学管理改革的意见和建议。 7、协助教务科科长安排和组织相关教师编制、修订相关专业培养计划和课程教学大纲。 8、负责学院职业技能鉴定所的日常工作，组织学生参加职业资格鉴定的相应工作。 9、收集、整理相关教学资料，并分类存档管。 10、完成教务科科长安排的其它工作 一、教学行政管理 1在分管院长领导下，认真贯彻执行教学管理的各类文件和法规。 2协助分管院长做好专业设置和人才培养方案的制(修)订工作。 14 3参与全校课表编排过程的协调及其他工作并及时将本单位的课表发至任课教师及学生班级。 4负责本院调停课的报批工作，并将课程变动的时间、地点等有关内容及时间通知有关教师和学生班级。 5参与各类考试的组织工作，参与学校考试安排表的编排并蒋实杏单位监考教师名单，及时向教师和学生公布考表，将监考任务准确通知到监考教师。高 6组织学生办理四、六级英语等统考课程的报名工作。 7组织学生选课、重修和退选等工作。 8编制和填报本单位教材预订计划。组织教师填报和审核教材供应计划，并及时通知到学生。 9负责教学文件和教学资料的收集、整理和档案管理工作。 10其他教学报表(各类评估、评选、评价等)的领发和报送。 二、学生学籍管理 1主持新老学生的入学注册及并时统计学生报到注册情况。 2编制新生分班名单，填、发学生证和校徽。 3办理学生休学、复学、转学、退学和学生奖惩的审报、登记、通知、存档事宜。 4根据学籍移动情况及时更正学生名单并将变动情况登记存档。 5负责审查本单位毕业生的毕业资格及学位资格，填发毕业证书和学位证书，办理毕业手续。 6协助分管院长做好第二次选择专业和双专业、双学位的招生和培养工作。 15 三、学生成绩管理 1考试结束后，督促教师及时在网上提交成绩、进行试卷分析，并负责收齐试卷和试卷分析，留院(系、部)存查，试卷保留至学生毕业一年后销毁。 2负责审查成绩登记表，无误后加盖印章并报送有关单位和留存。 3负责汇总本院(系、部)各班的成绩登记表并存档，及时通知学生的考试、考查成绩。 4每学期开学前应准确无误地将本院(系、部)各班学生补、缓考和重修的学生名单报教务处。 四、完成学校教务处和分管院长布置的其它工作。 本科生教学秘书工作职责 教学秘书在教学院长直接领导下工作，是教务处、教学院长、系、专业、课程、任课教师等各个教学环节之间的重要联系人，是教务处各职能科室落实教育教学工作的有力保证。 教学秘书应熟悉学校教学工作的有关规章制度，熟悉本学院各专业的教育教学规律和培养计划，宣传并认真贯彻执行；应经常深入教学第一线了解教学情况，对教学中发现的问题及时向教学院长或有关部门反映并提出意见和建议；应有较强的责任心、办事认真，热心教育教学研究和教学管理工作、有良好的协作意识；在教学院长的领导下与教务员互相配合，做好学院的教学管理工作。 教学秘书一般应设专职行政岗，若由教师兼任，每星期坐班时间不少于三天。 教学秘书的具体工作及职责范围： 16 一教学规划与建设 1 协助教学院长与专业负责人调整专业设置、制定培养计划、组织编写课程教学大纲、协调设课学院与开课学院之间的关系，及时沟通并处理有关开、设课等需求信息。 2 协助教学院长与专业课程负责人制定“双、二、辅”教学计划，做好“双、二、辅”学生的课程安排。 3 协助教学院长制定转专业的接收计划，做好转专业学生的课程调整计划。 4 协助教学院长制定学院课程建设规划、组织各级各类课程建设及奖励等工作。 5 协助教学院长制定学院教材编写规划。 二教学运行与管理 6 协助教学院长与系教学主任完成主讲教师的聘任工作，并负责填报开课通知书、制作教学平衡表、审核任课教师课表和班级课表等。 7 协助教学院长监控教学计划执行情况、审定主讲教师资格、组织申报校级公共选修课。负责申报期末集中考试科目、监督学院非集中考试工作的实施情况、填写各种与教学管理有关的统计报表。 8 协助教学院长与系教学主任检查课程设计、上机、实验课程等的开课情况、落实暑期各项实践教学环节的场所、时间、教师等情况。负责填报有关实习报表，发放实习资料；收集、上报实习总结。 17 9 协助教学院长组织毕业设计的选题、开题、答辩、优秀论文评选等工作；落实学生毕业设计场所、教室；协调毕业设计过程中出现的问题。负责领取、发放有关材料 10. 协助任课教师领用教学用书。 11. 协助教学院长组织本科生科技创新项目的申报、中期检查及结题工作。 三教学研究与奖励 12. 协助教学院长组织学院日常教学研究。 13协助组织各级教学研究与改革的立项、中期检查、结题等工作。 13. 协助教学院长组织各级各类教学奖的申报、宣传工作。 15努力学习教育理论，结合工作实际开展教学研究工作并撰写教学研究论文，提升教学管理的工作水平。 四教学质量与监控 16协助教学院长搞好教学质量调查、期中教学检查、学院干部听课查课、试卷质量分析、教学信息反馈、教学事故申报核实等工作。 17. 协助教学院长检查教材编写规划的执行情况，统计学院编写出版教材的情况。 18. 协助教学院长检查教材选用的质量及使用情况，做好“选优用新”的统计，组织教师在网上填写个人基本情况信息与教材使用信息。 五其他工作 18 19. 与教务员一起做好教学管理工作文件、毕业设计等的归档工作。 20. 完成教务处和学院布置的其他工作。 19