小企业采购管理制度.docx

小企业采购管理制度小企业采购管理制度 第 1 页 共 6 页 采购管理制度 为进一步规范公司物资采购供应的管理，提高采购物质质量，完善采购机制，明确采购作业流程，更好地为公司生产经营服务，特制定本采购管理制度。 一、采购申请 1、采购计划 为保证经营活动的正常运行，各申购部门应根据本部门经营需求量做出预测及工作安排，拟定下月采购计划。预算经财务部经理、总经理审核后报总裁审批，经过总裁批准的预算是执行下月采购计划的唯一依据。 2、大宗物资采购 采购部根据使用部门采购物资的申请，对大宗物资进行报价，并填写采购合同审批表，采购合同审批表由经办部门使用部门财务部总经理总裁审批后方可采购。 3、紧急采购 经营或工程用紧急采购，如遇特殊情况来不及按采购程序办理有关手续，须先口头报请总经理批准，并说明要求到货具体时间，由总经理交待采购部落实采购，货到后申购部门需及时补办有关采购手续。 二、采购程序 1、填写采购单 所有的采购申请单必须填写一式四联，第一联：财务部存档；第二联：交成本控制存档；第三联：采购组存档；第四联：第 2 页 共 6 页 申购部门存档。填写申请单应注明、货品名称、规格、型号、数量及数量单位； 有特殊要求的货品，需在采购申请单上注明具体和特殊要求; 无法提供型号、规格或品牌不详的货品，申购部门需将货品样品交于采购员，或使用部门人员会同采购人员前往现场认清样品并说明具体采购要求。 对已签定合同的采购事项可不需采购申请单。 2、采购询价 由采购人员根据需采购物资进行报价，报价要遵循“货比三家”原则； 使用部门负责人根据采购报价，选择是否同意或细则购买价格。选择应遵守性价比最优原则； 现场调整金额较大或技术含量较高的物品采购，采购员应召集公司领导、使用部门、专业技术人员前往现场进行考查，确保采购质量。 3、财务对照预算对采购申请单审核后交总经理批准，总经理批准后方可进行采购。 4、收货 到货前采购员应该向仓库及使用部门下达到货通知，仓库根据到货通知准备收货人员、场地及其验收资料、器具等。 采购员现场采购时，应预先对货品做出必要的检查，以保障公司购入适当的货品；当送到的货品有问题时，如：数量不符、品质参差、逾时未到，采购员应即时知会供应商。 第 3 页 共 6 页 三、采购档案 采购员订货单：采购员应以采购订货单顺序号码排列，对该档案资料进行永久留存。 供应商及产品资料：为方便能随时提供资料予部门参考，采购员应将所有供应商目录、小册子存入档案备查。 价目记录：每类货品须在电脑中备有一份详细的采购记录，将一切曾采购货品的供应商、价目、采购日期、折扣、数量清楚列明，以便日后作价格走势分析可重购时存查。 供应商记录：采购员应根据供应商过去表现，如交货是否依时、服务水准、价格提供等，对供应商进行选择、参考及评价。 其他档案：全公司有关技术性的图纸样本，印刷品等均须集中保存妥当，以备翻查。为避免资料的遗失，借出之资料必须登记并及时退还。 四、采购时限 采购时限：采购人员需根据采购任务合理安排采购时间，保证各部门物品供应及时。 五、监督 公司督察部、财务部组织专人，每月根据采购档案对当月采购的物品价格进行调查，发现问题，及时纠正。 六、采购员职业操守 采购员是直接与供应商接触的员工，因此所聘用的员工必须有诚实、公正的作风。为防止舞弊行为，除公司订立的员工守则内的有关规定外，下列各项规定采购员工必须严格遵守： 1、严禁采购员将公司资料或其他供应商资料外泄，以保证供应商第 4 页 共 6 页 之间的公平竞争。 2、严禁采购员收取供应商提供的任何利益。 3、严禁采购员与供应商除在公事联络外，有任何私人的往来。 4、采购员必须以公正的态度，客观地处理每次采购任务。 5、采购员除获公司批准外，不得兼任其他任何职务。 6、采购员在任职期间，禁止经营或以任何形式参与以牟利为目的的商业活动。 7、采购员应主动与各经营部门联络，密切配合营运，主动积极寻找货源，不可以任何理由放弃、放缓或搁置任何采购要求。 8、要确立货比三家的工作方法，即使是紧俏商品，除确属独家经营的情况外亦应设法多找货源比较。 9、对本职工作要有投入感，做到对各项物料的来源和价格心中有数，在工作上要注意快捷、准确、节约、高效的办事方法，以最低成本购入最高质量的物料，对市场资料应有充分的了解和掌握。 10、对供应商和公司员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完成每一项采购任务。 七、责任界定 1、采购必须保证价廉、质优、及时，严禁以次充好、弄虚作假。 2、采购员如有涂改、假造票据，一经查实，不予报销款项。 3、如因采购员工作失职，导致采购价格高于该物品市场价，给公司造成经济损失，除追回公司损失外，以超出的价格的3倍的罚款。性质严重的给予开除处分或移交国家司法机关处理； 4、采购员必须严格遵守公司规定采购时限，如无特殊理由延误第 5 页 共 6 页 采购，视情节轻重公司将给予处罚； 5、所有资料必须妥善保管，如有资料丢失给公司造成经济上的损失，由丢失者承担。 八、其他 1、公司可以根据本制度的规定制定实施细则，其制定与修改由行政人事部提出，报总经理审批。 2、本制度由行政人事部制定并负责解释。 3、本制度自颁布之日起施行。 第 6 页 共 6 页